面談記録・相談記録の書き方。事実と判断を分けて残す

記録の種類

面談記録・ケース記録・支援経過記録の違い

現場では同じ記録が別の名前で呼ばれることも多くあります。まず、何のための記録かを分けて考えます。

記録は、担当者が替わっても支援を続けるため、本人の状態や希望を計画に反映するため、そして判断の理由を説明するために書きます。「自分が思い出すためのメモ」ではなく、ほかの人が読んで同じ場面を思い浮かべられることを目標にします。

書き方

書き方の基本ルール7つ

所属先に記録規程がある場合はそれが優先です。規程がない場合や、新任の職員に伝えるときの共通ルールとして使えます。

1. 01

   日付・時刻・場所・参加者を必ず書く

   いつ、どこで、誰が、何をしたか（5W1H）が分かるように。時刻は録音の経過時間でもかまいません。

2. 02

   主語を省かない

   「〜と話した」の主語が本人か家族か関係機関かを明記します。一文を短くすると主語の入れ替わりを防げます。

3. 03

   根拠になる発言は「」で原文のまま

   言い換えると意味が変わることがあります。要約した場合は「〜と話した」と書き、原文ではないことを示します。

4. 04

   本人以外からの情報は出所を書く

   「家族によると」「関係機関の担当者から電話で」など、誰から得た情報かを添えます。

5. 05

   あいまいな表現を避ける

   「特に変わりなし」「様子が気になる」ではなく、何を見て、何を聞いたかを書きます。

6. 06

   文体と略語をそろえる

   常体（〜である・〜した）か敬体かを統一し、略語や内輪の言葉は避けます。記録は本人や第三者が読むこともあります。

7. 07

   本人が読んでも不快にならない言葉を選ぶ

   「頑固」「だらしない」などの評価語を使わず、行動と発言で書きます。

居宅介護支援経過

居宅介護支援経過（第5表）とサービス実施記録の記入例

経過記録とは、支援やサービスの経過を日付順に1件ずつ残す記録です。介護保険では、介護支援専門員が書く居宅介護支援経過（ケアプランの第5表）と、訪問介護などの事業所が書くサービス実施記録（サービス提供記録）がこれにあたります。

【居宅介護支援経過（第5表）記入例（架空）】
利用者 A様　記載者 介護支援専門員 佐藤

11/5（水）10:00〜10:40 訪問（自宅）本人・長女
  モニタリング。短期目標「寝室からトイレまで手すりと足元灯で歩ける」：
  手すりは11/2に設置済み。本人「夜も手すりがあるから安心」。
  長女：11/2〜11/5の夜間の転倒なし（長女の記録を確認）。
  （判断）目標に向けて順調。サービスの変更は不要。
11/7（金）14:20 電話（受信）○○デイケア 理学療法士 田中
  「歩行時のふらつきが減った。訓練を続けたい」と報告。
  次：12月のモニタリングで歩行の様子を確認（佐藤）
11/14（金）16:00 電話（受信）長女
  「夜中に一度ふらついたが、手すりにつかまって転ばなかった」。
  （判断）計画の変更は不要。デイケアに情報提供する。
  次：11/17までにデイケア 田中へ電話（発信）で伝える（佐藤）

【サービス実施記録 記入例（訪問介護・架空）】
提供日時：11/10（月）8:30〜9:00　担当：訪問介護員 山田
サービス内容：服薬の声かけと確認、お薬カレンダーの確認、朝食の配膳
利用者の様子：朝食後の薬を自分でカレンダーから取り出して服用。
  「昨日の夜の分は飲んだかな」と話し、確認すると11/9夜の分が残っていた。
特記事項：11/9夜の飲み忘れ1回。9:20 サービス提供責任者 鈴木へ報告し、
  鈴木から介護支援専門員へ連絡済み。

• 厚生労働省の記載要領は、第5表を主語と述語を明確にし、共通的でない略語や専門用語を使わず、曖昧な抽象的表現を避け、箇条書きを活用して書くよう示しています。
• 居宅介護支援の運営基準では、モニタリングで少なくとも月に1回利用者に面接し、少なくとも月に1回その結果を記録することとされています（テレビ電話装置等を使う場合の例外があります）。
• 訪問介護の運営基準（第19条）は、サービスを提供した際に、提供した具体的なサービスの内容等を記録することを求めています。

記入例の短期目標はケアプラン文例の「転倒リスク」の事例、サービス実施記録は「服薬」の事例と同じ利用者を想定しています。経過記録は、ケアプランの目標が達成できているかを確かめる材料になります。

職場の面談

職場の面談記録（上司・人事）の書き方

上司と部下の1on1、人事面談、退職面談でも「面談記録」という言葉が使われます。目的は違いますが、事実・本人の発言・面談者の判断を分けて書くという基本は同じです。

1on1の記録シートと質問例は1on1シート・記録テンプレート、退職面談の質問と記録は退職面談（エグジットインタビュー）の進め方で紹介しています。

ケース会議

ケース会議の進め方と記録

ケース会議（ケースカンファレンス、事例検討会議とも呼ばれます）は、一人の相談者について関係する職員や機関が情報を持ち寄り、支援の方針と役割分担を決める会議です。文部科学省の生徒指導提要は、学校のケース会議の目的を「その児童生徒や家庭に必要な指導・援助は何か、どうやってそれを届けていくか、を決定すること」と説明しています。福祉の相談支援でも、考え方は同じです。

ケース会議の流れ

1. 01

   目的を確かめる

   「支援方針を見直す」「役割分担を決める」など、会議で決めたいことを最初に共有します。

2. 02

   事例を共有する

   事例提供者が概要と経過を説明し、参加者が知っている事実を出し合います。事実と見立ては分けて話します。

3. 03

   アセスメントと課題の明確化

   集めた情報から、何が課題で、本人の強みや使える支援は何かを整理します。

4. 04

   目標と役割分担を決める

   長期目標と、そこに向かう短期目標を決め、誰が、どこで、何を、いつまでに行うかを決めます。

5. 05

   次回と評価の観点を決める

   支援は続くため、次回の日程と、何をもって進み具合を確かめるかを決めて終わります。

【ケース会議記録】
開催日時：　　年　月　日（　）　：　〜　：　　場所・方法：
ケース番号（氏名は書かない）：
会議の目的：（例：支援方針の見直し）
司会：　　　事例提供者：　　　記録：
参加者（所属・職種）：
本人・家族の参加：なし／あり（意向の確認方法：　　）

■ 事例の概要（事例提供者から）
・

■ 共有した情報（事実と出所）
・

■ アセスメント（見立てと根拠）
・

■ 課題と目標
・長期目標：
・短期目標：

■ 役割分担（誰が・何を・いつまでに）
・
・

■ 決まらなかったこと・持ち越し
・

■ 次回：　月　日（　）　：　　評価の観点：

生徒指導提要は、チーム支援の留意点として、会議の録音や会議録、チームとしての活動記録などを適切に保存しておくことも挙げています。会議を録音する場合は、参加者に目的と保存期間を伝えて同意を得てから録音し、記録を確定したら規程どおりに保存または削除します。介護保険のサービス担当者会議の記録は、サービス担当者会議の要点（第4表）の書き方で、標準様式に沿った記入例を紹介しています。参加者の役割、60分の進め方、学校のケース会議、Word・Excelの記録シートはケース会議とは：進め方と記録シートにまとめています。学校の先生が会議や面談の録音を使う前に確かめることは、教員のAI活用と、校務で録音ツールを使う前の確認項目で、保育所の場合は保育所で面談を録音する前に確かめる秘密保持義務と保育所保育指針で紹介しています。

録音の活用

録音から記録を作る手順

録音がある面談では、記録を書く時間を減らしながら、発言の正確さを上げられます。ただし、録音そのものは記録ではありません。担当者が確かめて書いた記録が残ります。

1. 01

   同意を得て録音する

   面談の冒頭で、録音の目的、誰が聞くか、保存期間、同意しなくても不利益がないことを伝えます。同意の有無は記録の冒頭に書きます。

2. 02

   文字起こしを作る

   録音を文字にし、面談のどの時点の発言かが分かる時刻つきで残します。話者の区別があると、誰の発言かを確かめやすくなります。

3. 03

   事実・発言・判断に分けた下書きを作る

   文字起こしから、根拠となる発言と時刻を拾い、テンプレートの3列に振り分けます。AIに下書きを頼む場合も、判断の欄は担当者が書きます。

4. 04

   引用を元の音声で確かめる

   「」で残す発言は、時刻から音声を聞き直して確認します。聞き取れない部分は推測で補わず「聞き取り不能」と書きます。

5. 05

   記録を確定し、録音の扱いを決める

   記録を確定したら、録音と文字起こしを規程どおりに保存または削除します。確認欄にチェックを入れて完了です。

発言をそのまま文字にした記録（逐語録）が必要な場合は、逐語録の作り方で表記ルールと記入例を確認できます。話者の区別については話者分離の解説、文字起こしの修正はヘルプセンターの編集手順を参照してください。

後から書いた記録に、出来事と記入の時刻を残す

記入日を出来事の日として扱わないための追記例です。

以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。

後日思い出した内容を、当日の逐語記録のように見せません。時刻が不明なら不明のままにします。

出来事：10月2日14時の電話。記入：10月3日9時、担当A。当日のメモを基に記入。本人は午後の連絡を希望。希望する曜日は未確認。

本人から聞いた話と、別の人から届いた話を並べる

情報が伝わった順番と、誰が直接確認したかを残します。

以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。

違う情報が届いても、どちらかを消す前に時点と確認経路を確かめます。

希望の経過：10月2日Bから午前希望との報告。10月3日本人がAへ午後希望と回答。希望が変わった時期・理由は未確認。現在の日程相談は本人の最新回答を基に行う。
10月4日の本人記入の確認票でも水曜午後を希望。電話と書面の現在の希望は一致。書面を他の相手へ転送してよいかは別途確認し、参照範囲を広げない。

四回の接点から、希望が変わった経過を読む

同じ希望を四回書くのではなく、変化した点を抽出します。

以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。

一覧の受領と候補の選択、実施の確定を区別すると、次の担当者が確認を飛ばしにくくなります。

経過要約：当初は午前希望。その後午後も検討し、候補一覧を受領。4回目に水曜午後を希望と回答。受入先の可否確認が残っており、実施日は未確定。

• 相談支援の記録をAIで作成：モニタリング訪問の録音から様式の項目ごとに下書きする例

よくある質問