発言録（例・架空）
誰が・何と言ったかを、順に残す
- 10:02田中：新しい受付システムの導入時期ですが、私は11月からを提案します。
- 10:03鈴木：11月は繁忙期なので、現場の研修時間が取れないと思います。
- 10:04佐藤：研修を2回に分けて、少人数ずつにすれば11月でも回せませんか。
- 10:05鈴木：2回に分けるなら、11月の後半からなら対応できます。
- 10:06田中：では11月17日開始で進めます。研修の日程は鈴木さんにお願いします。
会議の書記・記録係
書記とは？会議での役割と、記録の取り方
会議の書記の役割、議事録係・ファシリテーターとの違い、何を記録するか、発言録と議事録の違い、参加しながら記録するコツを解説します。会議前・会議中・会議後の書記チェックリストつきです。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
会議における書記の4つの役割
記録する
日時・出席者・議題ごとの議論の要点・決定事項・ToDo・未決事項を書き留めます。
その場で確かめる
決定があいまいなまま次の議題に進みそうなとき、「今の結論は〇〇でよいですか」と確認します。書記にしかできない大切な仕事です。
記録を整える
メモを議事録の形に清書し、数字・日付・固有名詞を資料や録音で確かめ、主観が混ざっていないかを見直します。
共有し、保管する
承認を受けた議事録を関係者に配布し、資料や録音とともに決められた場所に保存します。
書記・議事録係・ファシリテーター・タイムキーパーの違い
小さな会議では一人が複数の役を兼ねますが、進行と記録だけは別の人にするのが基本です。進行しながら正確に書くのは難しいためです。
| 役割 | 主な仕事 | 会議中に見ているもの |
|---|---|---|
| 書記 | 記録・確認・議事録の作成と共有。役職として置かれる場合もある | 決定・ToDo・理由が言葉になったか |
| 議事録係・記録係 | 書記とほぼ同じ。その会議だけの担当として決めることが多い | 同上 |
| ファシリテーター（進行役） | 議論を進め、意見を引き出し、結論に導く | 議題が目的に向かっているか |
| タイムキーパー | 議題ごとの時間を管理し、超過を知らせる | 残り時間 |
| 決定者（議長・オーナー） | 議論を踏まえて決める | 判断に必要な材料がそろったか |
書記が記録すること・しなくてよいこと
- 雑談、結論に関係しない言い直し、同じ意見の繰り返しは書かなくてかまいません。
- 個人への評価や、発言者の感情（「強く反対した」など）は、事実として必要な場合を除き書きません。
- 出席者の名前の書き方（敬称略にするか、役職をどう書くか）は、会議の前に決めておきます。
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 日時・場所・出席者 | 開始・終了時刻、欠席者、途中の入退室も | 10月3日 10:00〜10:45／第2会議室・オンライン併用 |
| 議題 | アジェンダの順に、見出しとして | 1. 受付システムの導入時期 |
| 決定事項 | 主語と条件まで一文で | 11月17日から導入する |
| 理由・経緯 | 決定に影響した意見を短く | 繁忙期のため、研修を2回に分ける |
| ToDo | 担当・内容・期限を一組で | 研修日程の案を作成／鈴木／10月24日 |
| 未決事項 | 誰が・いつまでに判断するか | 研修会場は佐藤が10月10日までに確認 |
発言録と議事録の違い
同じ会議でも、何のために残すかで記録の形が変わります。下の例は、同じ5分間のやり取りを発言録と議事録で書いたものです。
| 記録 | 残すもの | 向いている場面 |
|---|---|---|
| 発言録 | 誰が・何と言ったかを発言の順に。要旨にまとめる場合と、ほぼそのまま残す場合がある | 発言者ごとの意見を残す必要がある会議（審議会、委員会、意見交換会など） |
| 議事録 | 議題ごとの要点、決定事項、ToDo、未決事項、その理由 | ほとんどの社内会議・打ち合わせ |
| 逐語録 | 言いよどみや相づちまで含め、一言一句そのまま | インタビュー調査、面談の記録、研究データ |
議事録（例・架空）
決まったことと理由を、要点で残す
- 議題
- 受付システムの導入時期
- 決定事項
- 11月17日から導入する。
- 理由・経緯
- 11月は繁忙期のため、研修を2回に分けて少人数で行うことで対応する。
- ToDo
- 研修日程（2回）の案を作成する／鈴木／10月24日まで
会議に参加しながら書記をするコツ
書記も会議の参加者です。書くことに追われて発言できない状態を避けるには、書く量を減らす工夫が必要です。
- 01
議題を見出しにしたひな形を作っておく
出席者欄と議題の見出しを先に書いておけば、会議中は中身を書くだけで済みます。
- 02
決定・ToDo・保留に記号を付ける
「決」「T」「？」のような記号で印を付けておくと、会議後の清書が速くなります。
- 03
発言したいときは、ひと言断ってから
「記録を少し止めて意見を言います」と伝えれば、周りも書き漏れに気づけます。録音していれば後から補えます。
- 04
最後の5分は、確認に使う
決定事項・ToDo（担当・期限）・未決事項を読み上げ、その場で直してもらいます。
書記チェックリスト（会議前・会議中・会議後）
タブを切り替えてチェックを入れてください。チェックの状態ごとコピーして、次の会議の準備メモにも使えます。
書記チェックリスト
会議前・会議中・会議後の15項目です。チェックの内容はどこにも送信されません。
0 / 15 完了
3つのタイミングすべてを、チェックの状態つきでコピーします。
AI文字起こしで、書記の役割はどう変わるか
録音と文字起こしを使っても、書記の仕事はなくなりません。変わるのは、時間の使い方です。
- 01
冒頭で録音の目的と共有範囲を伝える
主催者から、議事録作成のために録音・文字起こしすることを伝え、参加者の同意を得ます。
- 02
会議中は、確認と判断に集中する
書き取りはKlangに任せ、書記は「今の結論は何か」「担当と期限は決まったか」を見て、足りなければ確認します。
- 03
AIの下書きを、元の発言と照らして直す
要約・決定事項・ToDoの下書きのうち、数字・日付・担当を文字起こしと音声で確かめます。文をクリックすると、その箇所の音声が再生されます。
- 04
承認を受けて共有する
Wordなどに書き出して主催者の確認を受け、関係者に配布します。
| 仕事 | 手書き・手入力の場合 | 録音・文字起こしを使う場合 |
|---|---|---|
| 発言の書き取り | 会議中ずっと書き続ける | ツールが記録する。書記は判断と決定に集中する |
| 聞き逃し | その場で聞き返すか、記憶で補う | 該当箇所の音声を後から聞き直せる |
| 発言録 | 作るのに多くの時間がかかる | 話者ごとの文字起こしをもとに、要旨にまとめる |
| 議事録の下書き | メモから一から書く | AIの要約・決定事項・ToDoの下書きを確かめて直す |
| 確認と承認 | 必要 | 必要（AIの下書きは必ず人が確かめる） |
書き取りはKlangに、確認と判断は書記に
Klangは会議を録音・文字起こしし、要約・決定事項・ToDoの下書きをAIで作ります。書記は会議中に書き続ける必要がなくなり、決定を確かめることと、記録を整えることに時間を使えます。
- 文字起こしはフリープランでも無制限。Zoom・Teams・Google Meetの会議ボット、スマホアプリでの対面録音に対応
- 文をクリックして元の音声を再生。Word・Excel・TXTなどに書き出して清書できます
- 話者の自動識別はプロプランの機能です。会話データをAIの学習に使いません
よくある質問
書記とは何をする役割ですか。
会議の内容を記録し、議事録にまとめて共有する役割です。日時・出席者・議題ごとの要点・決定事項・ToDo・未決事項を記録し、決定があいまいなときはその場で確認します。
書記と議事録係の違いは何ですか。
企業の会議ではほぼ同じ意味で使われます。書記は生徒会や労働組合などで役員の一つとして置かれることもあり、議事録係はその会議ごとの担当として決めることが多い、という違いがあります。
書記の言い換えにはどんな言葉がありますか。
企業の会議では「議事録係」「記録係」「記録担当」が書記とほぼ同じ意味で使われます。社外向けの案内では「議事録作成担当」のように、何をする役かが分かる言い方にすると伝わりやすくなります。
発言録と議事録の違いは何ですか。
発言録は、誰が何と言ったかを発言の順に残す記録です。議事録は、議題ごとの要点・決定事項・ToDo・未決事項とその理由を残す記録です。発言者ごとの意見を残す必要がある会議では発言録、ほとんどの社内会議では議事録が使われます。
書記は会議で発言してもよいですか。
書記も参加者なので、発言してかまいません。「記録を少し止めて意見を言います」と一言断ると、周りも書き漏れに気づけます。録音している場合は、後から補うこともできます。
AIで文字起こしすれば、書記はいらなくなりますか。
書き取りの負担は大きく減りますが、決定をその場で確かめること、AIの下書きを元の発言と照らして直すこと、承認を受けて共有することは人の仕事として残ります。