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採用面接の文字起こし

採用面接の文字起こし：同意の取り方から公平な評価まで

応募者の同意を得て録音した面接を文字起こしし、評価の根拠を発言と時刻で残す実務ガイドです。そのまま使える同意の文例、評価メモの記入例、保存と削除の決め方をまとめました。

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執筆・運営：

  1. 1. 応募者の同意を得て録音

    録音の目的（選考の正確さ・公平さ）、閲覧範囲、保存期間を面接の案内と冒頭で説明し、同意を得てから録音します。

  2. 2. 発言を話者ごとに整理

    面接官と応募者の発言を分けて確認します。質問に対する実際の回答を、記憶ではなく記録で振り返れます。

  3. 3. 評価は人が行う

    文字起こしは判断材料であって、評価そのものではありません。評価基準に沿って、面接官が発言を根拠に評価を書きます。

  4. 4. 保存と削除を管理

    応募者情報は機微な個人情報を含みます。閲覧を採用関係者に限定し、説明した保存期間が来たら削除します。

面接メモは書いた人の印象に引きずられがちです。発言の記録があれば、複数の面接官が同じ材料で議論でき、「言った・言わない」ではなく実際の回答に基づいて選考できます。面接官はメモ取りから解放され、応募者との対話と追加質問に集中できます。

CONSENT

同意は「録音します」の一言ではなく、目的、閲覧できる人、保存期間、断っても不利益がないことをそろえて伝えます。［記入］は自社のルールに合わせて記入してください。

日程確定の連絡時

面接案内メールに添える一文

【面接の録音について】 当日の面接は、選考内容を正確に記録し、複数の面接官が同じ内容をもとに公平に評価するため、録音（オンラインの場合は録画・録音）し、文字起こしを作成させていただきたいと考えております。 ・利用目的：本選考の評価と選考記録の作成のみ ・閲覧できる者：本選考に関わる採用担当者と面接官 ・保存期間：選考終了後［記入］か月で削除 録音を希望されない場合は、事前または当日にお申し出ください。録音の有無が選考結果に影響することはありません。

録音開始の前

面接冒頭の口頭説明

本日の面接は、評価を正確に行うために録音し、文字起こしを作成したいと考えています。記録を見るのは今回の選考に関わる担当者だけで、選考が終わってから［記入］か月後に削除します。録音を控えてほしい場合は、今おっしゃってください。録音しなくても選考上の不利益はありません。よろしければ録音を始めます。

応募者が希望しない場合

録音を断られたときの返答

承知しました。本日は録音せずに進めます。評価のために面接官がメモを取りますので、ご了承ください。録音の有無が選考結果に影響することはありませんので、ご安心ください。

文例は一般的な運用例で、法的助言ではありません。自社の個人情報の取扱い方針や応募者向けのプライバシーポリシーと表現をそろえ、人事・法務の責任者の確認を経てから使ってください。

STRUCTURED INTERVIEW

構造化面接では、全員に同じ質問をし、同じ基準で評価します。文字起こしがあると、評価の横に「どの発言を根拠にしたか」を時刻付きで書けるため、面接官どうしの議論がかみ合います。

根拠メモの記入例（架空の応募者・架空の発言）
評価項目共通の質問根拠となる発言（時刻）面接官のメモ
課題解決力前職で最も難しかった課題と、あなたが取った行動を教えてください。「問い合わせの一次回答を48時間から当日中に縮めるため、よくある質問を30件に整理した」（00:12:40）行動と結果が具体的。数値は本人の申告として扱い、裏付けは求めない
協働意見が対立したとき、どのように進めましたか。「営業側の要望を週1回の定例で聞き、優先順位を一緒に決めた」（00:21:05）具体的な場面あり。追加質問で本人の役割を確認済み（00:22:10）
学習姿勢最近、仕事のために新しく学んだことは何ですか。「SQLを独学し、月次の集計を自分で出せるようにした」（00:30:18）具体例は1件。深掘りの時間が足りず、二次面接で確認する

評価と根拠を分けて書く

「主体性がある」だけでは議論できません。評価の横に、根拠とした発言を引用して時刻を添えます。

要約ではなく発言を引く

AIの要約は探す手がかりにし、評価の根拠には元の発言を使います。重要な箇所は音声で確認します。

足りない根拠は次に回す

根拠が1件しかない項目は「二次面接で確認」と書き、推測で埋めません。

評価項目・共通の質問・行動の目安を事前にそろえ、根拠の発言と時刻を書き込むには、面接評価シートのテンプレート（Excel・Word）を使えます。平均の自動計算と、公正な採用選考のために聞かない事項の確認欄が付いています。

FAIR RECRUITMENT

厚生労働省は、公正な採用選考の基本的な考え方として「応募者の基本的人権を尊重すること」と「応募者の適性・能力に基づいた基準により行うこと」の2点を挙げています。面接についても、あらかじめ質問項目や評価基準を決め、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう求めています。

面接で尋ねると就職差別につながるおそれがある事項（抜粋）

  • 本籍・出生地に関すること
  • 家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、学歴、収入など）
  • 住宅状況や生活環境・家庭環境に関すること
  • 宗教、支持政党、人生観、尊敬する人物、思想に関すること
  • 労働組合や社会運動、購読新聞・愛読書に関すること

出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」。全項目と解説は出典ページで確認してください。

記録を公平性の点検に使う

  • 面接官ごとの質問を読み比べ、共通の質問が抜けていないか、関係のない事項を尋ねていないかを確認します。
  • 応募者が自分から家族や信条の話をした場合も、その内容は評価に使いません。評価メモに書き写さないルールにします。
  • 点検で見つかった質問は、面接官の研修と次回の質問設計に反映します。個人を責めるより、質問リストを直すほうが再発を防げます。

同ページは、個人情報保護の観点から、職業安定法第5条の5と関連する告示により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は原則として認められないことにも触れています。記録を残すからこそ、何を尋ね、何を残さないかを先に決めておきます。

PRIVACY

面接の録音と文字起こしは、応募者を識別できる個人情報です。取得時の説明、利用目的の範囲内での利用、閲覧権限、保存期間、削除までを一つの表にしておくと、担当者が替わっても運用がぶれません。

選考記録の管理表の例（期間は例。自社で決めてください）
記録閲覧できる人保存期間の例削除の担当
録音・録画ファイル担当の採用チームと面接官選考終了後3か月採用担当者
文字起こし担当の採用チームと面接官録音と同じ期間採用担当者
評価メモ（根拠の引用を含む）採用チーム・評価会議の参加者社内の採用記録の規程に従う人事責任者
同意の記録採用担当者録音を削除した後も一定期間人事責任者
  • 録音は選考の目的だけに使い、研修用の教材などに使いたい場合は、改めて目的を説明して同意を得ます。
  • 不採用や辞退の後も同じルールで削除します。削除したことを記録しておくと、問い合わせに答えやすくなります。
  • AI議事録ツールを選ぶときは、会話データの学習利用、保存場所、削除の範囲を確認します。録音データの保存場所と学習利用の確認項目も参考にしてください。

WITH KLANG

Klangは録音から文字起こし、要約、共有までを一つの画面で扱えます。会話データをAIモデルの学習に利用することはありません。

  1. 01

    オンライン面接は会議ボットで記録

    Zoom、Microsoft Teams、Google Meetの面接に会議ボットを参加させます。ボットを参加させることも、同意を得る際に伝えておきます。

  2. 02

    対面面接はアプリかファイルで

    スマートフォンアプリで録音するか、ICレコーダーなどの録音ファイル（最大10GB）をアップロードします。

  3. 03

    選考ごとのフォルダで閲覧範囲を絞る

    フォルダごとに公開範囲を設定し、その選考に関わるメンバーだけがアクセスできるようにします。

  4. 04

    話者名と重要な発言を確認

    話者の自動識別（プロプラン）で面接官と応募者の発言を分け、評価に引く発言は元の音声で確かめます。

  5. 05

    チャットで該当箇所を探す

    「転職理由について話した箇所」のように質問し、根拠にしたい発言をすばやく見つけます。答えは必ず元の発言で確認します。

  6. 06

    保存期間が来たら削除

    削除した情報は、バックアップを含むシステム全体から継続的に削除されます。書き出しはWord・Excelなどに対応します。

フリープランは文字起こしが無制限で、会議ボットやアップロードも使えます。話者の自動識別はプロプランの機能です（料金プラン）。複数人の発言を分ける仕組みは話者分離の解説、データの保護はKlangのセキュリティで確認できます。

採用面接を録音してもよいですか？

録音の目的、閲覧できる人、保存期間を応募者に説明し、同意を得てから録音する運用が一般的です。録音しないことを選んだ応募者に不利益を与えないことも大切です。具体的な運用は、自社の人事・法務の責任者と確認してください。このページは法的助言ではありません。

録音と文字起こしは、公平な評価にどう役立ちますか？

評価の根拠を面接官の記憶ではなく実際の発言に置けるため、複数の面接官が同じ材料で議論できます。質問項目と評価基準を事前に決め、評価ごとに根拠となる発言と時刻を残すと、評価のばらつきや、適性・能力と関係のない質問がなかったかを振り返れます。

AIが応募者を評価するのですか？

いいえ。文字起こしと要約は発言を振り返るための材料で、評価は評価基準に沿って面接官が行います。AIの要約だけで合否を判断せず、根拠となる発言は元の音声で確認してください。

面接の録音はいつまで保存すればよいですか？

法律で一律の期間が決まっているわけではないため、選考の目的に必要な期間を社内で決め、応募者への説明と同じ期間で削除します。例えば「選考終了後3か月」のように、起点と期間を明確にしておくと運用しやすくなります。

オンライン面接でも使えますか？

はい。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetの面接には会議ボットを参加させて記録できます。対面の面接はスマートフォンアプリで録音するか、録音ファイルをアップロードします。いずれの場合も、録音前に応募者の同意を得てください。

面接官と応募者の発言を分けられますか？

話者の自動識別はプロプランの機能で、7日間の無料トライアルで試せます。自動で区切った後も、話者名と重要な発言は元の音声で確認してください。

参考にした公的資料

2026年10月1日時点で内容を確認しています。制度や資料は改定されることがあるため、実務では最新版を確認してください。

質問の準備、社内ルール、ツールの確認まで、採用の記録にかかわるページです。

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