日程確定の連絡時
面接案内メールに添える一文
【面接の録音について】 当日の面接は、選考内容を正確に記録し、複数の面接官が同じ内容をもとに公平に評価するため、録音（オンラインの場合は録画・録音）し、文字起こしを作成させていただきたいと考えております。 ・利用目的：本選考の評価と選考記録の作成のみ ・閲覧できる者：本選考に関わる採用担当者と面接官 ・保存期間：選考終了後［記入］か月で削除 録音を希望されない場合は、事前または当日にお申し出ください。録音の有無が選考結果に影響することはありません。
採用面接の文字起こし
採用面接の録音と文字起こし：同意の取り方から面接メモ、公平な評価まで
採用面接の文字起こしは、応募者の同意を得て録音・録画した面接をKlangにアップロードすれば無料で作れます。このページは、評価の根拠を発言と時刻で残す実務ガイドです。面接の形ごとの録音の方法、そのまま使える同意の文例、録音から作る面接官メモの例、保存と削除の決め方をまとめました。
面接の録音で試すフリープランは文字起こしの時間枠なし・月額¥0・クレジットカード不要。
更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
採用面接の録音から評価までの4段階
1. 応募者の同意を得て録音
録音の目的（選考の正確さ・公平さ）、閲覧範囲、保存期間を面接の案内と冒頭で説明し、同意を得てから録音します。
2. 発言を話者ごとに整理
面接官と応募者の発言を分けて確認します。質問に対する実際の回答を、記憶ではなく記録で振り返れます。
3. 評価は人が行う
文字起こしは判断材料であって、評価そのものではありません。評価基準に沿って、面接官が発言を根拠に評価を書きます。
4. 保存と削除を管理
応募者情報は機微な個人情報を含みます。閲覧を採用関係者に限定し、説明した保存期間が来たら削除します。
面接メモは書いた人の印象に引きずられがちです。発言の記録があれば、複数の面接官が同じ材料で議論でき、「言った・言わない」ではなく実際の回答に基づいて選考できます。面接官はメモ取りから解放され、応募者との対話と追加質問に集中できます。
面接は録音してよいか：オンライン・対面・ボイスレコーダー別の早見表
採用面接は、応募者に目的・閲覧できる人・保存期間を伝え、同意を得てから録音するのが基本です。オンラインでも対面でも、同意の取り方は変わりません。変わるのは録音の道具と、その置き方です。
| 面接の形 | 録音の方法 | 同意の取り方 | 気をつけること |
|---|---|---|---|
| オンライン面接（Zoom・Teams・Google Meet） | Klangの会議ボットを参加させる。各ツールの録画機能も使える | 案内メールで伝え、冒頭で口頭でも確かめる | 会議ボットが参加者として入ることも伝える |
| 対面面接（スマートフォン） | KlangのiOS・Androidアプリで録音し、終了後にそのまま文字起こしへ進む | 冒頭で口頭で確かめ、同意したことを記録に残す | 机の中央に置き、通知を切っておく |
| 対面面接（ICレコーダー・ボイスレコーダー） | 録音ファイル（mp3・wavなど）をKlangにアップロードする | スマートフォンと同じ。機器は応募者から見える位置に置く | パソコンに移したら、機器の中の録音を消す |
| 応募者が自分で録音したいとき | 応募者自身のスマートフォンなど | 面接の冒頭で申し出てもらい、可否をその場で伝える | 社外秘の説明がある場合は、その部分だけ断ることもできる |
個人情報保護委員会のFAQは、通話の録音について、通話内容から個人を識別できれば個人情報にあたり、事業者は利用目的を通知または公表する義務を負うと説明しています。同じFAQは、録音していること自体を伝える義務までは負わないとしています。
採用面接では、義務の有無より、応募者が安心して話せるかを優先します。録音を伝えずに始めると、あとで知った応募者の信頼を失います。録音を断られた場合は、下の文例の3つ目のとおり録音せずに進め、選考で不利に扱いません。
録音同意の文例：案内メール・冒頭説明・断られたとき
同意は「録音します」の一言ではなく、目的、閲覧できる人、保存期間、断っても不利益がないことをそろえて伝えます。［記入］は自社のルールに合わせて記入してください。
録音開始の前
面接冒頭の口頭説明
本日の面接は、評価を正確に行うために録音し、文字起こしを作成したいと考えています。記録を見るのは今回の選考に関わる担当者だけで、選考が終わってから［記入］か月後に削除します。録音を控えてほしい場合は、今おっしゃってください。録音しなくても選考上の不利益はありません。よろしければ録音を始めます。
応募者が希望しない場合
録音を断られたときの返答
承知しました。本日は録音せずに進めます。評価のために面接官がメモを取りますので、ご了承ください。録音の有無が選考結果に影響することはありませんので、ご安心ください。
文例は一般的な運用例で、法的助言ではありません。自社の個人情報の取扱い方針や応募者向けのプライバシーポリシーと表現をそろえ、人事・法務の責任者の確認を経てから使ってください。応募者の側から見た面接の録音の考え方は、面接の録音と練習のページにまとめています。
面接メモの書き方：面接官メモは録音から仕上げる
面接官メモは、質問ごとに「回答の要点」「根拠の発言と時刻」「次に確認すること」を分けて書き、評価は最後に面接官が付けます。面接中は単語だけを書き留め、録音があれば面接後に発言を引いて仕上げます。そのぶん、面接中は応募者の話を聞くことと追加の質問に集中できます。
| タイミング | 書くこと | 書かないこと |
|---|---|---|
| 面接中 | 質問の番号、回答のキーワード、追加で聞きたいこと | 回答の全文。書き取りに気を取られて質問が浅くなる |
| 面接の直後 | 印象に残った回答と、評価の仮の見立て | 他の面接官と話す前の結論。見立ては仮のままにする |
| 録音を確かめたあと | 状況・課題・行動・結果と根拠の時刻、次に確認すること、評価 | 家族・信条など、適性と能力に関係のない事項 |
次の例は、行動の事実を「状況（S）・課題（T）・行動（A）・結果（R）」に分けるSTARの形で、面接官メモの下書きを作ったものです。
文字起こし（抜粋）
- 06:10面接官前職で一番難しかった顧客対応について、そのときの状況から教えてください。
- 06:24応募者契約更新の3か月前に、使い方が分からないので解約を考えている、とお客様から連絡がありました。
- 07:02応募者先方は担当の方が1人で運用していて、社内に教えられる人がいませんでした。
- 07:40面接官そのとき、ご自身は何をしましたか。
- 07:48応募者週1回30分のオンライン勉強会を6回開いて、よく聞かれる操作を手順書にまとめました。
- 09:15応募者契約は更新していただけて、使う部署も2つから5つに増えました。確認1
- 12:30応募者子どもが小さいので、残業の少ない職場を探しています。確認2
- 12:45面接官勤務時間の制度は、最後に人事から説明しますね。
Klangが作る下書き
- 質問と評価項目
- 前職で最も難しかった顧客対応（課題解決力）
- 状況（S）・課題（T）
- 契約更新の3か月前に、顧客から解約の検討を伝えられた（06:24）
- 顧客側の担当者は1人で、社内に教えられる人がいなかった（07:02）
- 行動（A）
- 週1回30分のオンライン勉強会を6回開いた（07:48）
- よく聞かれる操作を手順書にまとめた（07:48）
- 結果（R）
- 契約は更新され、利用部署が2つから5つに増えた（09:15、本人の申告）
- 次に確認すること
- 勉強会は本人の発案か、チームの方針か
- 手順書をほかの顧客にも使ったか
記録にする前に確認すること
- 確認109:15 「2つから5つ」は本人の申告です。メモには「本人の申告」と添え、評価では行動の具体性を見ます。数字の裏付けを応募者に求める必要はありません。
- 確認212:30 家族の事情は、応募者が自分から話した場合も評価に使いません。文字起こしには残るため、下書きの指示に「家族や私生活の話は書かない」と入れ、面接官メモにも書き写しません。
下書きを作るときは、AIチャットに「評価項目ごとに、状況・課題・行動・結果と根拠の時刻を書く。評価は書かない。家族や私生活の話は書かない」と指示します。見出しは自社の面接評価シートの項目に合わせて変えられます。
評価の点数と理由は、面接官が評価基準に照らして書き足します。面接後の評価会議の議事録には、各面接官のメモから評価と根拠の時刻だけを持ち寄ると、議論が発言に沿って進みます。
評価の根拠を、発言と時刻で残す
構造化面接では、全員に同じ質問をし、同じ基準で評価します。文字起こしがあると、評価の横に「どの発言を根拠にしたか」を時刻付きで書けるため、面接官どうしの議論がかみ合います。
| 評価項目 | 共通の質問 | 根拠となる発言（時刻） | 面接官のメモ |
|---|---|---|---|
| 課題解決力 | 前職で最も難しかった課題と、あなたが取った行動を教えてください。 | 「問い合わせの一次回答を48時間から当日中に縮めるため、よくある質問を30件に整理した」（00:12:40） | 行動と結果が具体的。数値は本人の申告として扱い、裏付けは求めない |
| 協働 | 意見が対立したとき、どのように進めましたか。 | 「営業側の要望を週1回の定例で聞き、優先順位を一緒に決めた」（00:21:05） | 具体的な場面あり。追加質問で本人の役割を確認済み（00:22:10） |
| 学習姿勢 | 最近、仕事のために新しく学んだことは何ですか。 | 「SQLを独学し、月次の集計を自分で出せるようにした」（00:30:18） | 具体例は1件。深掘りの時間が足りず、二次面接で確認する |
評価と根拠を分けて書く
「主体性がある」だけでは議論できません。評価の横に、根拠とした発言を引用して時刻を添えます。
要約ではなく発言を引く
AIの要約は探す手がかりにし、評価の根拠には元の発言を使います。重要な箇所は音声で確認します。
足りない根拠は次に回す
根拠が1件しかない項目は「二次面接で確認」と書き、推測で埋めません。
評価項目・共通の質問・行動の目安を事前にそろえ、根拠の発言と時刻を書き込むには、面接評価シートのテンプレート（Excel・Word）を使えます。平均の自動計算と、公正な採用選考のために聞かない事項の確認欄が付いています。
求職者との初回面談など、採用面接以外の面談の記録項目は、面談記録をAIで作成するページの早見表にあります。人材紹介会社のキャリアアドバイザーが求職者と行う面談の記録は、キャリアアドバイザーの面談記録で扱っています。
厚生労働省「公正な採用選考」と、記録の使い方
厚生労働省は、公正な採用選考の基本的な考え方として「応募者の基本的人権を尊重すること」と「応募者の適性・能力に基づいた基準により行うこと」の2点を挙げています。面接についても、あらかじめ質問項目や評価基準を決め、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう求めています。
面接で尋ねると就職差別につながるおそれがある事項（抜粋）
- 本籍・出生地に関すること
- 家族に関すること（職業、続柄、健康、病歴、学歴、収入など）
- 住宅状況や生活環境・家庭環境に関すること
- 宗教、支持政党、人生観、尊敬する人物、思想に関すること
- 労働組合や社会運動、購読新聞・愛読書に関すること
出典：厚生労働省「公正な採用選考の基本」。全項目と解説は出典ページで確認してください。
記録を公平性の点検に使う
- 面接官ごとの質問を読み比べ、共通の質問が抜けていないか、関係のない事項を尋ねていないかを確認します。
- 応募者が自分から家族や信条の話をした場合も、その内容は評価に使いません。評価メモに書き写さないルールにします。
- 点検で見つかった質問は、面接官の研修と次回の質問設計に反映します。個人を責めるより、質問リストを直すほうが再発を防げます。
同ページは、個人情報保護の観点から、職業安定法第5条の5と関連する告示により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報の収集は原則として認められないことにも触れています。記録を残すからこそ、何を尋ね、何を残さないかを先に決めておきます。
個人情報の扱いと、保存期間の決め方
面接の録音と文字起こしは、応募者を識別できる個人情報です。取得時の説明、利用目的の範囲内での利用、閲覧権限、保存期間、削除までを一つの表にしておくと、担当者が替わっても運用がぶれません。
| 記録 | 閲覧できる人 | 保存期間の例 | 削除の担当 |
|---|---|---|---|
| 録音・録画ファイル | 担当の採用チームと面接官 | 選考終了後3か月 | 採用担当者 |
| 文字起こし | 担当の採用チームと面接官 | 録音と同じ期間 | 採用担当者 |
| 評価メモ（根拠の引用を含む） | 採用チーム・評価会議の参加者 | 社内の採用記録の規程に従う | 人事責任者 |
| 同意の記録 | 採用担当者 | 録音を削除した後も一定期間 | 人事責任者 |
- 録音は選考の目的だけに使い、研修用の教材などに使いたい場合は、改めて目的を説明して同意を得ます。
- 不採用や辞退の後も同じルールで削除します。削除したことを記録しておくと、問い合わせに答えやすくなります。
- AI議事録ツールを選ぶときは、会話データの学習利用、保存場所、削除の範囲を確認します。録音データの保存場所と学習利用の確認項目も参考にしてください。
Klangで採用面接を記録する流れ
Klangは録音から文字起こし、要約、共有までを一つの画面で扱えます。会話データをAIモデルの学習に利用することはありません。
01
オンライン面接は会議ボットで記録
Zoom、Microsoft Teams、Google Meetの面接に会議ボットを参加させます。ボットを参加させることも、同意を得る際に伝えておきます。
02
対面面接はアプリかファイルで
スマートフォンアプリで録音するか、ICレコーダーなどの録音ファイル（最大10GB）をアップロードします。
03
選考ごとのフォルダで閲覧範囲を絞る
フォルダごとに公開範囲を設定し、その選考に関わるメンバーだけがアクセスできるようにします。
04
話者名と重要な発言を確認
話者の自動識別（プロプラン）で面接官と応募者の発言を分け、評価に引く発言は元の音声で確かめます。
05
チャットで該当箇所を探す
「転職理由について話した箇所」のように質問し、根拠にしたい発言をすばやく見つけます。答えは必ず元の発言で確認します。
06
保存期間が来たら削除
削除した情報は、バックアップを含むシステム全体から継続的に削除されます。書き出しはWord・Excelなどに対応します。
フリープランは文字起こしに月の時間枠はなく、会議ボットやアップロードも使えます。話者の自動識別はプロプランの機能です（料金プラン）。複数人の発言を分ける仕組みは話者分離の解説、データの保護はKlangのセキュリティで確認できます。
よくある質問
採用面接を録音してもよいですか？
録音の目的、閲覧できる人、保存期間を応募者に説明し、同意を得てから録音する運用が一般的です。録音しないことを選んだ応募者に不利益を与えないことも大切です。具体的な運用は、自社の人事・法務の責任者と確認してください。このページは法的助言ではありません。
面接メモは、面接中にどこまで書けばよいですか？
面接中の面接メモは、質問の番号、回答のキーワード、追加で聞きたいことにとどめます。録音がある場合は、面接後に文字起こしから根拠の発言と時刻を引き、状況・課題・行動・結果に分けて面接官メモを仕上げます。評価は最後に、面接官が評価基準に照らして付けます。
対面の面接は、ボイスレコーダーとスマートフォンのどちらで録音すればよいですか？
対面の面接はどちらでも録音できます。KlangのiOS・Androidアプリで録音すると、終了後にそのまま文字起こしへ進めます。ICレコーダーやボイスレコーダーで録音した場合は、録音ファイルをKlangにアップロードします。どちらの場合も、機器を応募者から見える位置に置き、録音前に同意を得てください。
録音と文字起こしは、公平な評価にどう役立ちますか？
評価の根拠を面接官の記憶ではなく実際の発言に置けるため、複数の面接官が同じ材料で議論できます。質問項目と評価基準を事前に決め、評価ごとに根拠となる発言と時刻を残すと、評価のばらつきや、適性・能力と関係のない質問がなかったかを振り返れます。
面接を録画するときも、応募者の同意は必要ですか？
オンライン面接を録画する場合も、録音と同じく、録画の目的、閲覧できる人、保存期間を事前に説明し、応募者の同意を得てから始める運用が一般的です。録画と録音のどちらを残すかも案内メールに書いておくと、当日の説明が短く済みます。このページの同意文例は録画にもそのまま使えます。
面接の文字起こしは無料でできますか？
Klangのフリープランは月額¥0で、面接の録音・録画ファイルを文字起こし時間の上限なく文字起こしできます（1ファイル10GBまで）。面接官と応募者の発言を自動で分ける話者の自動識別は、プロプランの機能です。
AIが応募者を評価するのですか？
いいえ。文字起こしと要約は発言を振り返るための材料で、評価は評価基準に沿って面接官が行います。AIの要約だけで合否を判断せず、根拠となる発言は元の音声で確認してください。
面接の録音はいつまで保存すればよいですか？
法律で一律の期間が決まっているわけではないため、選考の目的に必要な期間を社内で決め、応募者への説明と同じ期間で削除します。例えば「選考終了後3か月」のように、起点と期間を明確にしておくと運用しやすくなります。
オンライン面接でも使えますか？
はい。Zoom、Microsoft Teams、Google Meetの面接には会議ボットを参加させて記録できます。対面の面接はスマートフォンアプリで録音するか、録音ファイルをアップロードします。いずれの場合も、録音前に応募者の同意を得てください。
面接官と応募者の発言を分けられますか？
話者の自動識別はプロプランの機能で、7日間の無料トライアルで試せます。自動で区切った後も、話者名と重要な発言は元の音声で確認してください。
参考にした公的資料
2026年10月13日時点で内容を確認しています。制度や資料は改定されることがあるため、実務では最新版を確認してください。
- 厚生労働省「公正な採用選考について」
応募者の基本的人権を尊重した公正な採用選考の実施についての案内。
- 厚生労働省「公正な採用選考の基本」
基本的な考え方、面接での留意点、採用選考時に配慮すべき事項。
- 個人情報保護委員会 FAQ「通話内容の録音と個人情報」
通話内容が個人情報に該当するか、録音する旨を相手方に伝える必要があるかについての公式FAQ。
面接の前後で、記録の使い方を整える
質問の準備、社内ルール、ツールの確認まで、採用の記録にかかわるページです。
- 面接官の質問集で、構造化面接を準備する
評価項目ごとの行動の質問・状況の質問・深掘りと、聞いてはいけない質問。職種と時間から質問セットを作れます。
- 共通の質問と追加質問を準備する
半構造化インタビューの質問例とガイドの作り方を、面接の質問設計に応用できます。
- 会話AIの社内利用ルールを決める
録音できる場面、閲覧範囲、保存と削除の担当を社内規程のひな形で整理します。
- 採用以外の人事業務でAIを使う
人事評価や配置、人事部の定例まで、人事の業務ごとにAIの使いどころを整理しています。
- 引用を元音声で確認する手順
聞き取りにくい箇所や数字を、推測で埋めずに確認する方法です。
- 録音ファイルをアップロードする
対応形式とアップロードから共有までの流れを確認します。