ヒアリングシートのテンプレート（Excel・Word）。営業と相談受付の記入例つき

使い分け

営業用と相談受付用の違い

ヒアリングシートは、会話で聞くことを事前に決め、聞いた内容を同じ形で残すための表です。目的が違うと、聞く順番も書き方も変わります。

作成ツール

質問リストを作る

使う質問にチェックを入れると、右側にリストができます。コピーして、商談前のメモや相談受付の手元資料に使えます。入力内容はどこにも送信されません。

【営業ヒアリング 質問リスト】

■ 現状
・今はどのように運用していますか。
・関わっている部署と人数を教えてください。
・今の方法を始めたきっかけは何ですか。

■ 課題・影響
・その方法で困っていることは何ですか。
・業務にどのくらい影響していますか（時間・件数・金額）。
・解決しないと、半年後にどうなりますか。

■ 予算（Budget）
・予算の目安はありますか。
・予算を確保するのはいつ、どんな手続きですか。

■ 決裁（Authority）
・導入を決めるのはどなたですか。
・決裁までの手順と、確認する部署を教えてください。
・決裁者が重視する点は何ですか。

■ 必要性（Need）
・この課題の優先順位は、社内でどのくらいですか。
・解決できたら、何が変わりますか。

■ 時期（Timeline）
・いつまでに始めたいですか。
・その時期に決まっている理由はありますか。

■ 比較・懸念
・ほかに検討している方法はありますか。
・導入の条件や、心配なことはありますか。
・次回までに、こちらで用意するとよいものは何ですか。

録音の活用

録音した会話からシートを埋める

会話中にシートを埋めようとすると、相手の話より次の質問に意識が向きがちです。了承を得て録音し、シートは会話のあとで仕上げる方法もあります。

1. 01

   冒頭で録音の了承を得る

   「記録を正確に残すために録音してもよいですか」と伝えます。相談受付では、目的と保存期間も説明します。

2. 02

   会話中は項目の聞き漏れだけ確認する

   手元の質問リストで、聞いた項目に印を付ける程度にします。詳しいメモは不要です。

3. 03

   文字起こしから回答と時刻を写す

   会話のあとで文字起こしを読み、各項目の回答を相手の言葉のまま写し、時刻を添えます。電話の場合は通話後に録音を取り込みます。

4. 04

   聞けなかった項目を次回の確認事項にする

   空欄は推測で埋めず、「聞けなかったこと・次回確認すること」の欄に移します。

空欄を四つの状態に分け、推測で埋めない

未質問、回答見送り、不明確、確認済みでは次の行動が違います。

以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。

未回答を予算なし・希望なしと解釈しません。必要な確認は目的を説明して行います。

ヒアリング状態：予算は未質問。社内事情は回答見送り。期限は「早めに」で具体日未確認。対象は部署Aの20人。次回は必要性を説明した上で、期限の具体化から確認する。

二つの質問への「はい」を、分けて確かめる

一つの返事から二つの条件を確定しない会話例です。

以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。

1. 聞き手： 10月中に、全員参加で試したいですか。
2. 相手： はい。
3. 聞き手： 10月中の試行を希望、という理解でよいですか。全員参加も決まっていますか。
4. 相手： 10月中が希望です。参加はまず担当2人で考えています。

複数条件を含む質問は、どこに同意したかが曖昧になります。相手の負担に配慮しつつ、判断に必要な条件を一つずつ確かめます。

確認結果：10月中の試行は希望あり。全員参加は未決で、まず担当2人が参加する案を検討。全員参加への同意としては記録しない。

よくある質問