Teamsを文字起こしする3つの方法と、議事録にするまでの手順

方法1：Teams標準のトランスクリプションで文字起こしする手順

Teamsだけで完結する方法です。会議中に開始すると参加者にライブで文字が表示され、会議後にはトランスクリプトとして残ります。画面の名称は更新されることがあるため、最新の条件は公式ヘルプで確認してください。

1. STEP 1

   利用条件を確認する

   Teamsのトランスクリプション（文字起こし）は、対象のMicrosoft 365ライセンスと、IT管理者による有効化が前提です。開催者と開始する人の両方に文字起こしが許可され、会議内の役割と会議オプションの条件を満たす必要があります。外部組織や匿名の参加者は開始できません。

2. STEP 2

   会議中に文字起こしを開始する

   会議コントロールの「その他のアクション」から「レコーディングと文字起こし」を開き、「文字起こしの開始」を選びます。会議で話す言語を確認して「確認」を押すと始まり、参加者全員に文字起こし中であることが通知されます。

3. STEP 3

   言語を会議に合わせる

   開始時に、会議で話す言語が日本語になっているか確認します。途中で英語になる場合や変更できない場合は、上の「日本語の会議なのに英語になる」の手順で、操作できる人と言語設定を確認してください。

4. STEP 4

   停止して、会議後に「まとめ」で読む

   「レコーディングと文字起こし」から「文字起こしの停止」で止められ、全員が退出すると自動で停止します。会議後は、その会議のチャットにある「まとめ」タブの「トランスクリプト」から全文を読めます。

5. STEP 5

   ダウンロードして修正する

   トランスクリプトは.docxまたは.vtt形式でダウンロードできます。既定でダウンロードできるのは開催者と共同開催者で、管理者のポリシーで他の参加者にも許可できます。ファイルは開催者のOneDrive for Businessに保存されます。

Teamsの会議から議事録を作る

トランスクリプトは「誰が何を言ったか」の記録で、議事録は「何が決まり、誰が何をするか」の記録です。全文をそのまま配っても議事録にはなりません。Teamsの記録から議事録を仕上げるには、次の4段階で進めます。

1. STEP 1

   議事録の骨組みを先に決める

   日時・参加者・議題・決定事項・ToDo（担当者と期限）・次回の予定。この型を用意しておくと、トランスクリプトから必要な箇所だけを拾えます。

2. STEP 2

   トランスクリプトから決定事項とToDoを抜き出す

   Teams標準なら.docxでダウンロードした全文から、決定と依頼の文を拾います。Klangなら会議後に届くAI要約と決定事項・ToDoの抽出をそのまま下書きにできます。

3. STEP 3

   数字・固有名詞・担当者を元音声で確認する

   金額、日付、人名、製品名は文字起こしで誤りやすい箇所です。Klangでは文をクリックすると該当箇所の音声が再生されるので、疑わしい箇所だけを確認できます。

4. STEP 4

   共有と保存期間を決める

   議事録は参加者と関係者に共有し、録画とトランスクリプトの原本は社内規程に従って保存または削除します。

Teamsの「まとめ」について：録画または文字起こしを行った会議には、チャットに「まとめ」タブができ、録画・トランスクリプト・共有ファイル・メモ・タスクがひとつの画面に集まります。AIノートやインテリジェント要約はTeams PremiumまたはMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要です。詳細は公式ヘルプで確認してください。Klangの要約は、会議ボットまたはアップロードした録画から、契約プランを問わず作成されます。