退職面談記録シート
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会話から、使える仕事の記録へ
退職面談の質問と記録。職場改善に生かす振り返り方
退職後の職場改善へつなぐ質問と記録。本人の理由・確認事項・共有範囲を架空の例で整理します。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
退職面談への参加と、記録の方法を別々に確認する
退職手続きの条件を決める場と、職場改善のための振り返りを分けます。次は任意の振り返りを案内する社内文面の例です。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 面談には参加、録音は希望しない | 本人が確認できるメモだけで進める | 録音を参加条件にしない |
| 面談はせず書面で回答 | 答えられる項目だけ受け取る | 回答方法と閲覧者を同じ案内に書く |
| 今回は回答しない | 未回答として扱う | 理由・評価を推測しない |
参加や録音の扱いは所属先の手続きと本人への説明を確認します。これは法定の同意書ではありません。英国NHSの公開資料は2021年の組織内運用例であり、現在の同組織の規程や日本の法的要件を示すものではありません。
確認後に残す記録の例
【架空の案内】職場改善のため、在籍中の経験を伺う30分の振り返りを提案します。退職条件を交渉する面談ではありません。 参加、書面回答、今回は回答しない、から選べます。回答しにくい質問は飛ばせます。 記録は担当人事が確認し、改善担当には必要な内容だけを整理して共有する予定です。録音は別途希望を確認し、希望されない場合はメモで進めます。 共有先・保管方法について気になる点があれば、開始前に確認します。
答えを決めつけず、経験を具体化する質問の順番
質問を全部埋めることより、本人が述べた経験の意味を確かめます。四つの話題の途中で回答を見送る例も残します。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 仕事の期待 | 「入社前に想像した仕事と、実際はどう違いましたか」→「調整業務が多かった」 | どの業務・時期かを聞く |
| 働きやすかった場面 | 「続けてほしいことは」→「週1回の相談時間」 | 役立った具体的な場面を確認 |
| 改善してほしい場面 | 「負担に感じた場面は」→「締切変更の連絡が遅かった」 | 伝わった時点と影響を分けて聞く |
| 話したくないこと | 「個人との関係については答えたくない」 | 質問を飛ばし、推測で記録しない |
「上司が原因ですよね」のように結論を含めず、経験、影響、本人が望んだ対応の順に確かめます。回答をすぐ改善案や退職の主因へ置き換えません。
確認後に残す記録の例
面談メモE01：期待と実際の違いは調整業務の量。継続希望は週1回の相談時間。改善希望は締切変更の早期連絡。個人関係の質問は回答を希望せず。退職の主因かどうかは別途本人の言葉で確認。
退職の決め手と、負担だった経験を混同しない
同じ会話に出た話題でも、退職を決めた理由とは限りません。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 本人が述べた決め手 | E02の発言「やりたい職種へ移るためです」 | 本人の説明として記録 |
| 負担だった経験 | 「急な締切変更は大変でした」 | 改善の手掛かり。決め手とは未確認 |
| 聞き手の解釈 | 「締切変更が退職の原因だろう」 | 仮説欄に置き、事実欄へ入れない |
複数の理由を一つへ押し込まず、本人が述べた重要度を残します。発言メモしかない場合、録音時刻は付けません。
確認後に残す記録の例
退出面談E02／根拠：当日の確認済みメモ 主な理由（本人の説明）：希望職種への転向 改善希望：締切変更の連絡方法 未確認：改善されていれば在籍を続けたか。本人に確認していないため結論に含めない。
個別面談の記録から、改善担当に渡す要点を作る
氏名を消すだけでは、担当案件や日付から本人が分かることがあります。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 人事が扱う原記録 | E03：小規模チームの特定案件・具体日・発言者 | アクセスを限定して扱う |
| 改善担当向け | 「締切変更時に、担当者へ通知が届かない例があった」 | 改善に必要な状況だけに絞る |
| 今回渡さない内容 | 転職先名、関係のない同僚の個人事情 | 共有目的に必要かを別途判断 |
加工後も本人が推測される可能性を点検します。共有可否はテンプレートで自動決定せず、記録の目的と範囲を確認します。
確認後に残す記録の例
改善担当向けE03要点（架空） 対象：締切変更の連絡経路 確認できたこと：担当者向け通知が届かなかった事例の申告があった。 依頼：変更時の通知先と確認手順を点検する。 未確認：発生頻度、他の担当者でも同様か。 個人名・案件名・転職先はこの要点には含めない。
回答者の割合を、全退職者の傾向と呼ばない
8人に案内し、5人が回答、そのうち3人が勤務予定の連絡を話題にした場合を考えます。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 案内した人数 | 8人 | 未回答3人の理由は不明 |
| 回答者の中の言及 | 3÷5＝60% | 回答者5人の範囲での記述 |
| 避ける結論 | 「退職者の60%が予定変更で辞めた」 | 未回答と退職理由の確認を無視している |
| 複数の話題 | 同じ人が業務量と予定連絡に言及 | 人の数と話題の数を別々に数える |
この例は集計の読み方です。回答者だけの傾向を全社員の割合や離職の原因に一般化しません。
確認後に残す記録の例
集計E04：案内8人、回答5人、未回答3人。勤務予定の連絡への言及は回答者5人中3人。退職の主因との対応は未確認。改善テーマの候補として追加確認する。
懸念の申告があったら、確認済みの事実と分けて渡す
面談中の申告を、その場で調査結果や相手の意図として確定しません。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 本人の申告 | E05「変更の連絡を受け取っていません」 | 発言内容として残す |
| 面談で確認できたこと | 本人が提示した受信一覧に当該連絡は見当たらない | 一覧の期間・範囲を明記 |
| まだ不明 | 別経路の通知、送信側の記録 | 担当窓口で確認する |
| 次の受け渡し | 必要範囲の記録を指定の担当者へ | 共有先・本人への説明を確認 |
この記録は調査の結論ではありません。関係のない相手へ原文を広めず、所属先の適切な窓口に確認をつなぎます。
確認後に残す記録の例
確認依頼E05（架空） 申告：変更連絡が届かなかった。 確認範囲：本人が提示した当該週の受信一覧。 未確認：別経路の通知と送信記録。 依頼先：組織の指定担当者。 依頼：扱える範囲を確認したうえで事実を照合。現段階で特定者の責任や意図を断定しない。
集めた意見を、確かめられる改善の試行へ渡す
面談を実施した数と、改善が役立ったかは別の記録にします。
以下の人物・案件・会話・数値は、説明用の架空の例です。
| 確認するもの | 記録した内容 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 連絡の遅れという意見 | 締切変更の通知先確認を2週間試す | 変更4件の通知・確認記録を点検 |
| 説明資料が探しにくいという意見 | 資料の入口を一つにまとめる案 | 利用者への確認がまだできず試行保留 |
| 試行後に聞くこと | 「変更をいつ知り、対応できたか」 | 便利だったという総評だけで終えない |
架空の例では改善テーマが二つあり、一つは保留です。離職率が下がった、原因が解消したとは推測しません。
確認後に残す記録の例
改善レビューE06：通知確認の試行担当は業務管理担当。確認対象は2週間の変更4件。通知が届いた時点と対応への影響を利用者に確認する。資料入口の変更案は利用場面の確認待ち。退職者の発言を製品や施策の効果証明に使わない。
退職面談で聞いた理由と、離職票の離職理由を分けて扱う
退職面談で本人が話す「辞める理由」と、雇用保険の離職証明書に会社が記入する離職理由は、目的も扱いも違う情報です。同じ言葉で呼ばれるため、記録の上で混ざらないようにします。
- 退職面談の記録を、離職証明書の離職理由を決める根拠として流用しない
- 本人が面談で話した理由と、手続き上の離職理由が違って見える場合は、記録を書き換えずに手続きの担当者が確認する
- 離職理由の記入や異議への対応で迷う場合は、管轄のハローワークや社会保険労務士に確認する
| 観点 | 退職面談の記録 | 離職証明書の離職理由 |
|---|---|---|
| 目的 | 在籍中の経験を振り返り、職場の改善に生かす | 雇用保険の手続き。ハローワークに提出する |
| 書く人 | 面談者が本人の言葉を記録する | 事業主が離職理由欄に記入し、本人が「離職者本人の判断」欄で異議の有無を示す |
| 影響 | 社内の改善の材料 | 基本手当の受給資格、所定給付日数、給付制限の有無に影響する（厚生労働省の注意書き） |
| 記録の扱い | 人事内で保管し、改善担当には要点だけ | 手続きの書類として扱う |
退職面談記録シート（Word・Excel）と記入例
本人の言葉、次の扱い、面談後の確認を1枚にまとめたシートです。退職の決め手と改善の意見を別の行に書き、共有する前に本人が分かる情報を外したかを確認します。
退職面談記録シート
記入例・架空記入例（架空の会社・架空の人物です）。
- 対象者
- 物流部 U（最終出社日 2026年10月30日）
- 面談者
- 人事部 V（直属の上司は同席しない）
- 日時・方法
- 2026年10月21日（水）11:00–11:30 オンライン
- 録音・共有
- 録音なし。改善担当には個人が分からない要点だけ共有
振り返り
| 話題 | 本人の言葉 | 次の扱い |
|---|---|---|
| 退職を決めた理由 | 「物流企画の仕事に就くため」 | 本人の説明として記録 |
| 続けてほしいこと | 「月1回の現場改善ミーティング」 | 改善担当に共有 |
| 改善してほしいこと | 「シフト変更の連絡が前日になることが多かった」 | 発生頻度を別途確認 |
| 答えたくない話題 | 「個人間のことは話したくない」 | 質問を飛ばし、推測しない |
面談後の確認
- 本人の言葉と、聞き手の解釈を分けて書いた（該当）
- 共有する要点から、氏名・担当案件・日付など本人が分かる情報を外した（該当）
- 離職票の離職理由とは別の記録として保管した（該当）
下書きの根拠を、元の会話で確かめる
利用できる録音がある場合は、Klangの文字起こしを元音声と照合し、必要な箇所を作業用の記録へ移します。録音のない例はメモや確認できる資料を使い、存在しない音声や時刻を補いません。掲載シートは編集用の例で、Klangが業務判断や評価を自動で確定する機能ではありません。
- 発言・資料・判断を区別する
- 分からないことは未確認として渡す
- 確認担当者が共有範囲と内容を決める
よくある質問
退職面談では何を記録すればよいですか。
本人が述べた退職の理由、続けてほしいこと、改善してほしいこと、答えたくない話題を、本人の言葉と聞き手の解釈に分けて記録します。改善担当に共有する要点からは、氏名や担当案件など本人が分かる情報を外します。
退職面談で聞いた理由を、離職票の離職理由に使ってもよいですか。
別の情報として扱います。離職証明書の離職理由は雇用保険の手続きのために事業主が記入し、本人が異議の有無を示すもので、基本手当の受給資格などに影響します。退職面談の記録は職場の改善のための記録なので、離職理由を決める根拠として流用しないようにします。
退職面談は録音してもよいですか。
録音の目的、閲覧できる人、保存期間を説明し、本人が希望しない場合はメモで記録します。録音を面談への参加の条件にはしません。