1. 対象業務
利用を認める会議・インタビューと、対象外の場面を具体的にします。
法律の代わりではなく、日々の判断基準を作る
このひな形は、会話AIを使う人が「何を録音してよいか」「何を入力してはいけないか」「誰が確認し、いつ削除するか」を迷わないための運用例です。法的助言ではなく、個人情報保護法、業界規制、契約、就業規則への適合を保証するものではありません。公開前に法務・情報セキュリティ・業務責任者が確認してください。
社内利用ルールに入れる8つの項目
2. 承認済みツール
契約、保存地域、AI学習への利用、委託先を確認したツールだけを記載します。
3. 参加者への説明
録音・文字起こしの目的、共有範囲、問い合わせ先をいつ伝えるか決めます。
4. 禁止・制限情報
人事、医療、未公開情報など、入力禁止または追加承認が必要な情報を定めます。
5. 人による確認
氏名、数値、決定事項、引用を誰が元音声と照合するか決めます。
6. 権限と共有
閲覧・編集・外部共有の範囲と、異動・退職時の権限削除を定めます。
7. 保存と削除
目的ごとの保持期間、削除方法、バックアップや契約終了時の扱いを確認します。
8. 事故対応
誤共有、漏えい、誤った出力利用が起きたときの停止・連絡・記録担当を決めます。
コピーして使える運用ワークシート
下のテキストを選択して社内文書へコピーし、担当部門と具体化してください。