定時株主総会議事録
取締役会・監査役設置会社の例。［ ］を書き換え、使わない議案や項目は削除します。記載事項は会社法施行規則第72条第3項。
定時株主総会議事録（Word）登録不要・無料。1ページ目がひな形、2ページ目が記載例（架空の会社、A4縦）。
株主総会議事録・取締役会議事録
株主総会議事録の書き方とひな形。定時・臨時の記載例と押印のルール
会社法第318条と会社法施行規則第72条が定める記載事項、定時株主総会と臨時株主総会の違い、押印が必要になる場合、書面決議（みなし決議）、登記で添付するときの注意を、条文番号つきで整理しました。記載事項チェッカーと、定時・臨時株主総会と取締役会のWordひな形（記載例つき）を無料で配布しています。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
基本
作成・保存の義務
株主総会の議事は、法務省令（会社法施行規則）が定めるところにより議事録にしなければなりません（会社法第318条第1項）。決算から登記まで、1年のなかで議事録が必要になる場面は次のとおりです。
- 1
決算期の取締役会
計算書類・事業報告を承認し、定時株主総会の日時・場所・議題を決める
取締役会議事録
- 2
定時株主総会
事業報告の内容を報告し、計算書類の承認、役員の選任などを決議する
株主総会議事録
- 3
総会後の取締役会
必要に応じて代表取締役を選定する（取締役会設置会社）
取締役会議事録
- 4
登記の申請
役員の変更など、決議を要する登記に議事録を添付する
議事録・株主リスト
| 項目 | 内容 | 根拠 |
|---|---|---|
| 作成 | 書面または電磁的記録で作成する | 会社法第318条第1項、施行規則第72条第2項 |
| 本店での備置き | 株主総会の日から10年間 | 会社法第318条第2項 |
| 支店での備置き | 写しを5年間。電子で作成し、支店で閲覧・謄写の請求に応じる措置をとっていれば不要 | 会社法第318条第3項 |
| 閲覧・謄写 | 株主と債権者は営業時間内いつでも請求できる。親会社社員は裁判所の許可が必要 | 会社法第318条第4項・第5項 |
定時・臨時
定時株主総会と臨時株主総会の議事録の違い
定時株主総会は毎事業年度の終了後一定の時期に招集し（会社法第296条第1項）、臨時株主総会は必要がある場合にいつでも招集できます（同条第2項）。議事録の記載事項（施行規則第72条第3項）は同じで、違うのは議案と、議事録を使う場面です。
| 定時株主総会 | 臨時株主総会 | |
|---|---|---|
| 開く時期 | 毎事業年度の終了後一定の時期（定款で定める） | 必要がある場合にいつでも |
| よくある議案 | 事業報告の報告、計算書類の承認、剰余金の配当、任期満了に伴う役員の選任 | 定款の変更（商号・目的・本店所在地）、役員の選任・解任や辞任に伴う補充、役員報酬の改定、募集株式の発行 |
| 議事録のタイトル | 「第○回定時株主総会議事録」 | 「臨時株主総会議事録」（年度内に複数回あれば日付で区別） |
| 登記での添付 | 役員の重任・変更の登記などで添付 | 定款変更・役員変更・募集株式の発行などの登記で添付することが多い |
| 書面決議（みなし決議） | 全議案を書面決議で可決すると、その時に定時株主総会が終結したものとみなされる（第319条第5項） | 同じく使えるが、議事録の記載事項は第72条第4項第1号に変わる |
臨時株主総会で役員報酬の総額を改定する例は役員報酬の議事録、定款変更の記載例はこのページ下の「臨時株主総会議事録（定款変更）」で紹介しています。
記載事項
記載事項（施行規則第72条）
株主総会を開いた場合の議事録には、次の6つを記載します。テンプレートの欄はこの順番に並べています。
| 号 | 記載事項 | テンプレートの欄 | 書き方の例 |
|---|---|---|---|
| 第1号 | 開催日時と場所（会場にいない取締役・監査役・株主などが出席した場合は、その出席方法を含む） | 日時・場所 | 「取締役 田村はインターネット会議システムにより出席」 |
| 第2号 | 議事の経過の要領とその結果 | 議事の経過の要領及びその結果 | 議案ごとに説明・質疑・採決の結果 |
| 第3号 | 法律の規定により述べられた意見・発言の内容の概要（ある場合） | 各議案の欄 | 監査役の報告、会計参与の意見など |
| 第4号 | 出席した取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人の氏名または名称 | 出席役員 | 「取締役 青木、田村、森／監査役 井上」 |
| 第5号 | 議長がいるときは、議長の氏名 | 議長 | 「代表取締役 青木（定款第15条による）」 |
| 第6号 | 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名 | 議事録作成者 | 「代表取締役 青木」 |
出席株主の数や議決権の数は第72条の列挙にはありませんが、定足数や決議の要件を満たしたことを後から確認できるように書いておくと安心です。テンプレートには「出席状況」の欄を設けています。
チェッカー
記載事項チェッカー
議事録の種類と当てはまることを選ぶと、記載・署名・保存・登記で確認する項目が根拠の条文つきで表示されます。確認済みの印を付けてコピーすれば、社内の確認依頼にそのまま使えます。入力内容はどこにも送信されません。
3. 確認する項目0 / 7 確認済み
記載事項
署名・保存
書き方
議事の経過の要領の書き方
「議事の経過の要領」は、発言を全部書き写す欄ではありません。議案ごとに、誰が何を説明し、どんな質疑があり、どう採決されたかを短くまとめます。
説明
「議長は、第8期の計算書類の内容を説明し」のように、誰がどの資料を説明したかを書く。
質疑
質問と回答の要点を1〜2文で。質問した株主の氏名を書くかどうかは、社内で方針を決めておく。
結果
「出席株主の議決権の過半数の賛成をもって原案どおり承認可決された」のように、決議要件と結果を書く。
記載例：第8回定時株主総会議事録（架空の会社）
記載例・架空の会社定時株主総会議事録
第8回定時株主総会議事録
日時2026年6月25日（木）午前10時00分
場所東京都港区○○一丁目2番3号 当社本店会議室（取締役 田村はインターネット会議システムにより出席）
出席状況議決権を行使できる株主の数 12名／その議決権の数 1,000個
出席株主の数（書面による行使を含む） 9名／その議決権の数 860個
出席役員取締役 青木、田村、森／監査役 井上
議長代表取締役 青木（定款第15条による）
議事録作成者代表取締役 青木
議事の経過の要領及びその結果
議長は午前10時00分に開会を宣し、上記のとおり定足数を満たしている旨を述べた。田村取締役の出席に用いたシステムで、出席者の音声が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意思表明が互いにできることを確認したうえで、議事に入った。
報告事項 第8期（2025年4月1日から2026年3月31日まで）事業報告の内容報告の件
議長は、第8期の事業報告の内容を報告した。
第1号議案 第8期計算書類承認の件
議長は、第8期の貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書及び個別注記表の内容を説明し、監査役井上から適正である旨の監査報告があった。株主から販売費の増加理由について質問があり、森取締役が回答した。議長がその承認を議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成をもって原案どおり承認可決された。
第2号議案 取締役3名選任の件
議長は、取締役全員が本総会の終結の時をもって任期満了となるため、3名の選任が必要である旨を述べ、青木、田村、森を候補者として議場に諮ったところ、出席株主の議決権の過半数の賛成をもって原案どおり承認可決された。被選任者は、いずれもその就任を承諾した。
議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前10時40分に閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長、出席取締役及び出席監査役がこれに記名する。
2026年6月25日 株式会社サンプル精機 第8回定時株主総会
- 議長 代表取締役 青木 一郎
- 取締役 田村 二郎
- 取締役 森 三郎
- 監査役 井上 四郎
結びの文は、法務局の記載例にならって「議長、出席取締役及び出席監査役がこれに記名する」としています。定款で署名や押印を定めている会社、代表取締役の選定を登記する会社は、その要件に合わせてください。
書面決議
書面決議（みなし決議）の議事録
株主総会も取締役会も、全員の書面（または電磁的記録）による同意で、決議があったものとみなす方法があります。会議を開かない場合も議事録は作成し、記載事項が変わります。
| 株主総会 | 取締役会 | |
|---|---|---|
| 決議の省略 | 取締役または株主の提案に、議決権を行使できる株主の全員が書面・電磁的記録で同意（会社法第319条第1項） | 定款の定めがあり、議決に加われる取締役の全員が同意し、監査役が異議を述べないとき（会社法第370条） |
| 議事録の記載事項 | みなされた事項の内容、提案者の氏名または名称、みなされた日、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名（施行規則第72条第4項第1号） | みなされた事項の内容、提案した取締役の氏名、みなされた日、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名（施行規則第101条第4項第1号） |
| 同意書の保存 | みなされた日から10年間、本店に備え置く（会社法第319条第2項） | みなされた日から10年間、本店に備え置く（会社法第371条第1項） |
| 報告の省略 | 取締役が株主全員に通知し、全員が報告不要に同意（会社法第320条、施行規則第72条第4項第2号） | 取締役などが取締役・監査役の全員に通知（会社法第372条。3か月に1回の職務執行の報告は省略できない） |
定時株主総会の目的である事項のすべてを書面決議で可決した場合は、その時に定時株主総会が終結したものとみなされます（会社法第319条第5項）。
押印
株主総会議事録に押印は必要？
会社法には、株主総会議事録への署名・押印を求める規定はありません。押印が必要になるのは、次の3つのどれかに当たるときです。
定款に署名・押印の定めがある
「議長及び出席した取締役が記名押印する」などの定めがあれば、それに従います。定款を最初に確認します。
株主総会で代表取締役を選ぶ会社の登記
取締役会を置かない会社などで株主総会が代表取締役を定めた場合、議長と出席取締役が議事録に押した印鑑の印鑑証明書が必要になることがあります（商業登記規則第61条第6項第1号）。
変更前の代表取締役の届出印で足りる場合
変更前の代表取締役が登記所に届け出ている印鑑を議事録に押していれば、上の印鑑証明書は不要です（同項ただし書）。
取締役会議事録は、出席した取締役と監査役の署名または記名押印が会社法で必要です。違いは取締役会議事録の書き方で、署名と記名押印の違いは議事録署名人とはで説明しています。
署名・押印
署名・押印と電子署名
署名・押印のルールは、株主総会議事録と取締役会議事録で異なります。混同しやすいところなので、表で分けて確認してください。
| 株主総会議事録 | 取締役会議事録 | |
|---|---|---|
| 会社法上の署名・押印 | 規定なし。定款に定めがあればそれに従う | 書面なら、出席した取締役と監査役が署名または記名押印（会社法第369条第3項） |
| 電子で作成する場合 | 会社法上の電子署名の規定なし | 署名・記名押印に代えて電子署名（会社法第369条第4項、施行規則第225条） |
| 代表取締役の選定を登記するとき | 議長と出席取締役が押した印鑑の印鑑証明書（商業登記規則第61条第6項第1号） | 出席した取締役と監査役が押した印鑑の印鑑証明書（同第3号） |
印鑑証明書が不要になる場合
変更前の代表取締役が登記所に届け出ている印鑑を議事録に押した場合は、上の印鑑証明書は不要です（商業登記規則第61条第6項ただし書）。法務局の記載例も、届出印が押されていない場合は出席した取締役・監査役全員の実印と印鑑証明書が必要と説明しています。
電子署名の種類
会社法の電子署名は、作成者を示し、改変がないかを確認できる措置であれば足ります（施行規則第225条第2項）。一方、オンラインで登記を申請するときの添付書面情報は、商業登記電子証明書、マイナンバーカードの電子証明書、法務大臣が指定したクラウド型電子署名サービスなど、法務省が示す電子証明書が必要です。
登記
登記で添付するとき
役員の変更や定款の変更（商号・目的など）のように、登記すべき事項に株主総会や取締役会の決議が必要な場合は、申請書に議事録を添付します（商業登記法第46条第2項）。
| 場面 | 添付するもの | 根拠 |
|---|---|---|
| 株主総会・取締役会の決議を要する登記 | その議事録 | 商業登記法第46条第2項 |
| 書面決議（みなし決議）による場合 | 議事録に代えて、決議があったものとみなされる場合に該当することを証する書面 | 商業登記法第46条第3項 |
| 株主総会の決議を要する登記 | 株主リスト（議決権の多い順に、上位10名か、議決権の割合の合計が3分の2に達するまでの人数のうち少ない方） | 商業登記規則第61条第3項 |
| 株主全員の同意を要する登記 | 株主全員の株主リスト | 商業登記規則第61条第2項 |
| 議事録で就任の承諾を確認できる場合 | 法務局の記載例では、就任承諾書は株主総会議事録の記載を援用できるとしている | 法務局 記載例 |
登記の申請を司法書士に依頼する場合、事務所での聞き取りがどう記録されるかは司法書士・行政書士の相談記録とAIの使いどころで紹介しています。
取締役会
取締役会議事録との違い
取締役会議事録の記載事項は会社法施行規則第101条に定められています。基本の取締役会議事録テンプレートと法定事項の対応表は、議事録テンプレートのページで紹介しています。ここでは株主総会議事録との違いをまとめます。
| 株主総会議事録 | 取締役会議事録 | |
|---|---|---|
| 根拠 | 会社法第318条、施行規則第72条 | 会社法第369条、施行規則第101条 |
| 出席した役員の記載 | 出席した取締役・監査役などの氏名を記載事項として書く | 出席した取締役・監査役は署名・記名押印する（記載事項の列挙は執行役・会計参与・会計監査人・株主） |
| 議事録作成者 | 記載する（第72条第3項第6号） | 開催した場合は列挙なし（書面決議の場合は記載） |
| 特有の記載 | ― | 特別の利害関係を有する取締役の氏名、請求・招集による開催の旨、特別取締役による取締役会である旨 |
| 保存 | 本店10年、支店に写し5年 | 本店10年（支店の写しの規定なし） |
| 閲覧 | 株主・債権者は営業時間内いつでも | 監査役設置会社などでは、株主も裁判所の許可が必要（会社法第371条第3項） |
記載例：決算期の取締役会議事録（架空の会社）
記載例・架空の会社取締役会議事録（定時総会の招集・代表取締役の選定）
取締役会議事録
日時2026年5月28日（木）午前9時00分
場所当社本店会議室（取締役 田村はテレビ会議システムにより出席）
出席者取締役 3名中 3名出席（青木、田村、森）／監査役 1名中 1名出席（井上）
議長代表取締役 青木
議事の経過の要領及びその結果
第1号議案 第8期計算書類等承認の件
議長は、監査役の監査を受けた第8期の計算書類及び事業報告並びにこれらの附属明細書を説明した。監査役井上から、監査の結果、指摘事項はない旨の報告があった。議長がその承認を諮ったところ、出席取締役全員の賛成により原案どおり承認可決された。
第2号議案 第8回定時株主総会招集の件
議長は、次の要領で定時株主総会を招集したい旨を述べ、その承認を諮ったところ、出席取締役全員の賛成により原案どおり承認可決された。 日時：2026年6月25日（木）午前10時／場所：当社本店会議室／目的事項：第8期事業報告の内容報告、計算書類承認、取締役3名選任
特別の利害関係を有する取締役
なし
議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午前9時35分に閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、出席取締役及び出席監査役の全員が次に記名押印する。
2026年5月28日 株式会社サンプル精機 取締役会
- 議長 代表取締役 青木 一郎印
- 取締役 田村 二郎印
- 取締役 森 三郎印
- 監査役 井上 四郎印
通常の取締役会（業務執行の決定や報告）と書面決議の議事録は、記載事項・署名のルールとWordのひな形を取締役会議事録の書き方にまとめています。簡易な社内向けの形式は議事録テンプレートの取締役会議事録も参照してください。議事録の書式に法律の決まりがない経営会議との違いと、秘書室での記録の回し方は秘書業務のAI活用で紹介しています。
ダウンロード
テンプレートのダウンロード
3種類ともWord形式です。1ページ目のひな形の［ ］を書き換え、使わない議案や項目は削除してください。2ページ目は架空の会社「株式会社サンプル精機」の記載例です。
臨時株主総会議事録
定款変更（特別決議）の例。特別決議の要件は会社法第309条第2項。［ ］を書き換え、使わない項目は削除します。
臨時株主総会議事録（Word）登録不要・無料。1ページ目がひな形、2ページ目が記載例（架空の会社、A4縦）。
取締役会議事録（定時総会の招集・代表取締役の選定）
決算期の取締役会の例。記載事項は会社法施行規則第101条第3項、署名・記名押印は会社法第369条第3項。［ ］を書き換えます。
取締役会議事録（Word）登録不要・無料。1ページ目がひな形、2ページ目が記載例（架空の会社、A4縦）。
記載例：臨時株主総会議事録（定款変更、架空の会社）
記載例・架空の会社臨時株主総会議事録
臨時株主総会議事録
日時2026年11月10日（火）午後2時00分
場所東京都港区○○一丁目2番3号 当社本店会議室
出席状況議決権を行使できる株主の数 12名／その議決権の数 1,000個
出席株主の数 8名／その議決権の数 820個
出席役員取締役 青木、田村、森／監査役 井上
議長代表取締役 青木
議事録作成者代表取締役 青木
議事の経過の要領及びその結果
議長は午後2時00分に開会を宣し、上記のとおり本総会の決議に必要な定足数を満たしている旨を述べ、議事に入った。
第1号議案 定款一部変更（事業目的の追加）の件
議長は、医療機器の保守サービスを始めるため、定款第2条（目的）に次の1号を加えたい旨を述べた。 （追加する号）6. 医療機器の保守及び修理 株主から開始時期について質問があり、議長が2027年4月の予定である旨を回答した。議長がその賛否を議場に諮ったところ、出席株主の議決権の3分の2以上の賛成をもって原案どおり承認可決された。
議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午後2時25分に閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長及び出席取締役がこれに記名する。
2026年11月10日 株式会社サンプル精機 臨時株主総会
- 議長 代表取締役 青木 一郎
- 取締役 田村 二郎
- 取締役 森 三郎
録音の活用
録音から下書きを作る
議事録の確定までの手間の多くは、質疑の内容と時刻を思い出す作業です。会議を録音しておけば、下書きは文字起こしから作り、確認に時間を使えます。録音する場合は、開会時に出席者へ伝えてください。
- 01
会議を録音する
会場ではKlangのスマートフォンアプリで録音し、オンラインで出席する役員・株主がいる場合はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させます。
- 02
文字起こしで議案ごとの発言を確認する
議長の説明、質疑、採決の発言を時刻つきで確認します。話者名を割り当てておくと、誰の発言かを確認しやすくなります（話者の自動識別はプロプラン）。
- 03
AIチャットで「議事の経過の要領」の下書きを作る
下のプロンプトを使うと、議案ごとに説明・質疑・結果を分けた下書きができます。数や名前が文字起こしにない場合は「要確認」になります。
- 04
テンプレートに整えて確認を受ける
Wordに書き出してテンプレートに貼り付け、議決権の数や出席者を記録と照らして確認します。登記に使う場合は専門家の確認を受けてください。
株主総会議事録の下書きを作るプロンプト
この会議は株主総会です。文字起こしをもとに、議事録の下書きを作ってください。 ・開催日時と場所、オンラインで出席した役員・株主がいればその出席方法 ・議長の氏名、出席した取締役・監査役の氏名 ・議案ごとに「議長の説明の要点」「質疑応答の要点（質問者は「株主」と表記）」「賛否の結果」 ・法律の規定に基づく監査役などの意見・報告があれば、その概要 ・開会と閉会の時刻 議決権の数、賛成数、候補者名など、文字起こしに出てこない数字や名前は推測せず「要確認」と書いてください。文体は「である調」にしてください。
下書きは記載事項の確認の出発点です。チェッカーで記載事項を確かめてから確定してください。
録音の準備は会議の録音方法と事前チェック、話者の確認は話者分離を参照してください。株主総会の事務局を務める総務の方に向けて、録音から議事録の下書きを作る手順を総務・バックオフィスのAI活用にまとめています。株主総会以外の投資家との対話、たとえば決算説明会やIR面談の記録は決算説明会の書き起こしを参照してください。
KLANG
株主総会や取締役会を録音して、下書きは文字起こしから
議事録の「議事の経過の要領」は、議長の説明、質疑、採決の流れを短くまとめる部分です。Klangで会議を録音すると、発言を時刻つきの文字起こしで確認でき、AIチャットで議案ごとの下書きを作れます。確定版は、議長や司法書士の確認を経てテンプレートに整えてください。
- 会場ではスマートフォンアプリで録音、オンライン出席のある会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて記録できます
- 文字起こしはフリープランで無制限。Wordに書き出してテンプレートに貼り付けられます。話者の自動識別はプロプランの機能です
- ISO 27001:2022の認証を取得し、通信と保存のデータを暗号化。お客様のデータをAIの学習に使うことはありません
録音や文字起こしは議事録の作成を助けるものです。会社法の記載事項を満たしているか、定款や登記の要件に合っているかは、人が確認してください。
無料で試すよくある質問
株主総会議事録に必ず書く事項は何ですか。
会社法施行規則第72条第3項により、①開催日時と場所（会場にいない役員・株主の出席方法を含む）、②議事の経過の要領とその結果、③法律の規定に基づいて述べられた意見・発言の概要（あれば）、④出席した取締役・執行役・会計参与・監査役・会計監査人の氏名または名称、⑤議長の氏名（議長がいれば）、⑥議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名の6つです。
株主総会議事録に署名や押印は必要ですか。
会社法には、株主総会議事録への署名・押印を求める規定はありません。ただし、定款で署名を定めている場合はそれに従います。また、株主総会で代表取締役を定めて登記する場合は、議長と出席取締役が議事録に押した印鑑について印鑑証明書が必要になることがあります（商業登記規則第61条第6項）。取締役会議事録は、出席した取締役と監査役の署名または記名押印が必要です（会社法第369条第3項）。
臨時株主総会議事録は定時株主総会議事録と書き方が違いますか。
記載事項（会社法施行規則第72条第3項）は同じです。違うのは議案で、臨時株主総会では定款の変更、役員の選任や補充、役員報酬の改定などを決議することが多く、その多くは登記や税務の資料になります。タイトルは「臨時株主総会議事録」とし、同じ年度に複数回開く場合は日付で区別します。
役員報酬を決めた株主総会の議事録には何を書きますか。
改定前と改定後の報酬額（総額の上限）、改定を相当とする理由の説明（会社法第361条第4項）、個人別の額を取締役会に一任する場合はその旨を書きます。記載例とWordのひな形は、役員報酬の議事録のページで配布しています。
株主総会議事録の保存期間は何年ですか。
株主総会の日から10年間、本店に備え置きます。支店には写しを5年間備え置きますが、議事録を電子で作成し、支店で閲覧・謄写の請求に応じられる措置をとっている場合は不要です（会社法第318条第2項・第3項）。
株主総会を開かずに決議できますか。
取締役または株主が提案した事項について、議決権を行使できる株主の全員が書面または電磁的記録で同意すれば、その提案を可決する決議があったものとみなされます（会社法第319条第1項）。この場合も議事録を作成し、みなされた事項の内容、提案者、みなされた日、議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名を記載します（施行規則第72条第4項）。
議事録は電子データで作ってもよいですか。
はい。株主総会議事録も取締役会議事録も、書面または電磁的記録で作成できます（施行規則第72条第2項・第101条第2項）。電子の取締役会議事録には、署名・記名押印に代えて電子署名が必要です（会社法第369条第4項、施行規則第225条）。オンラインで登記を申請する場合は、法務省が認める電子証明書を使う必要があります。
このテンプレートをそのまま登記に使えますか。
そのままの使用は保証できません。登記の種類や会社の機関設計、定款によって必要な記載や添付書類が変わります。法務局の記載例も参考にしつつ、司法書士などの専門家に確認してください。