社内会議（定例・進捗）
決定事項とToDoの追跡が目的です。前回のToDoの消化状況から書き始めると、議事録が仕事の管理表として機能します。議論の要点は短く、決定と行動を厚く書きます。
議事録の基礎ガイド
議事録とは何か、目的と必ず入れる項目
議事録とは、会議で何が話され、何が決まり、誰が何をいつまでに行うかを、参加しなかった人も確認できる形で残す文書です。目的、似た文書との違い、項目、種類、上手な人の共通点を整理します。
議事録の定義と3つの目的
議事録とは、会議の内容と結果を、後から関係者が確認できる形で残す公式の記録です。発言をすべて書き写す文書ではなく、決定事項、保留事項、誰が何をいつまでに行うかを、そこに至った経緯とともに整理したものを指します。会議に出ていない人が読んでも、何が決まり、自分が次に何をすべきかが分かる状態が、良い議事録の目安です。
このページでは、議事録の定義と目的、議事メモや会議録との違い、必ず入れる項目、会議の種類による違い、上手な人がやっていること、取り方の流れ、AIの位置づけを順に説明します。具体的な書き方の手順や文例は議事録の書き方、コピーして使える様式は議事録テンプレートに分けています。
記録
いつ、誰が集まり、何を話したかを残します。欠席した人や後から加わる人が、経緯を追えるようにするための基本の役割です。
合意形成
決まったこと、決まらなかったこと、次に誰が何をするかを明文化し、参加者の認識をそろえます。「言った・言わない」を防ぐ役割です。
証跡
取引先との合意、社内の意思決定、法令で作成が求められる会議の記録として、後日の確認や監査、紛争時の資料になります。
三つの目的は会議によって重みが変わります。社内の定例では記録と合意形成が中心で、取引先との商談では証跡の比重が上がり、法令で作成が定められた会議では証跡そのものが目的になります。どの目的が強い会議かを先に決めると、書く粒度と共有範囲が決まります。
議事録と議事メモ・会議録・レジュメの違い
似た言葉が多いので、目的と作る時期で整理します。議事録と会議録は混同されがちですが、会議録が発言そのものを残すのに対し、議事録は結果と経緯を整理します。文字起こしは会議録に近い素材で、そこから要点を抜き出して議事録にします。
| 文書 | 目的 | 主な内容 | 作る時期 | 向く場面 |
|---|---|---|---|---|
| 議事録 | 決定と経緯を公式に残す | 決定事項、保留事項、ToDo、議論の要点 | 会議直後（当日から翌営業日） | 社内会議、商談、プロジェクト定例 |
| 議事メモ | 自分や少人数の備忘 | 気づき、発言の断片、個人的な宿題 | 会議中 | 参加者個人の整理、議事録の下書き |
| 会議録（発言録） | 発言を発言順に近い形で残す | 誰が何を言ったかの逐語に近い記録 | 会議後、録音や速記から | 議会、審議会、公的な会合、紛争に備える場面 |
| レジュメ（アジェンダ） | 会議前に論点を共有する | 目的、議題、配布資料、時間配分 | 会議前 | どの会議でも準備の段階 |
議事録に必ず入れる項目
会議の種類が違っても、次の九つは共通して入れます。テンプレートにこの順で欄を作っておくと、会議中は埋めるだけになります。
| 項目 | 書き方 | 記入例 |
|---|---|---|
| 1. 会議名 | 何の会議か、定例なら第何回かを書く | 第12回 申込フォーム改善 定例 |
| 2. 日時 | 開始と終了の時刻まで書く | 2026年9月4日 10:00〜10:45 |
| 3. 場所・形式 | 会議室名、オンラインの場合はツール名 | 3階会議室B／オンライン併用 |
| 4. 参加者 | 所属と氏名。欠席者と記録者も書く | 営業部 佐藤、開発部 田中（記録）、欠席：鈴木 |
| 5. 議題 | 事前に決めた論点を番号付きで | 1. 公開日の確定 2. 問い合わせ導線 |
| 6. 決定事項 | 合意した内容を、主語と期日を含む一文で | 新フォームを9月18日に公開する |
| 7. 保留事項 | 決まらなかったことと、誰がいつ決めるか | 料金表示の要否は9月11日に部長が判断 |
| 8. ToDo（担当・期限） | 行動、担当者、期限を一組で | 確認用URLを共有する／田中／9月8日 |
| 9. 次回予定 | 次回の日時と主な議題 | 9月11日 10:00 公開前の確認 |
議論の要点は、決定に至った理由や反対意見の要旨を、決定事項とは分けて短く書きます。発言者名を付けるかどうかは、会議の性質と社内ルールで決めます。記入例の氏名や日付は架空のものです。
議事録の種類と目的による違い
九つの項目は共通ですが、厚く書く場所は会議の種類で変わります。代表的な四つの会議で、何を重視するかを整理します。
商談・社外との打ち合わせ
相手との合意内容と次のアクションを残し、相手にも共有することで認識のずれを防ぎます。金額、納期、条件は言い換えず、確認した数字をそのまま書きます。
プロジェクト会議
課題、リスク、判断とその理由を残し、後から経緯を辿れるようにします。判断の前提が変わったときに、どの判断を見直すべきか分かる形が望ましいです。
取締役会・株主総会
会社法で議事録の作成が義務付けられ、記載事項は会社法施行規則に定められています。株主総会の議事録には開催の日時及び場所、議事の経過の要領及びその結果などの記載が求められ（第72条）、取締役会の議事録にも法定の記載事項があります（第101条）。書式、署名・押印、保存にも決まりがあるため、専門情報や専門家に確認してください。
法定の記載事項は会社法施行規則（e-Gov法令検索）で確認できます。このページは法定議事録の作成方法を解説するものではありません。
議事録が上手い人がやっていること
議事録が上手い人は、速く書けるというより、書く前と書いた後の動きが違います。共通する五つの習慣を挙げます。
- 01
会議の目的から逆算する
「この会議で決めること」を冒頭で確認し、議事録の骨組みを会議前に作っておきます。書きながら構造を考えないので、会議中は内容に集中できます。
- 02
決定・保留・ToDoを分けて書く
意見や検討中の案と、合意した決定を同じ欄に混ぜません。ToDoは行動・担当・期限をそろえ、不明な点は推測せず「要確認」と書きます。
- 03
発言ではなく結論と理由を書く
誰が何を言ったかより、何がなぜ決まったかを残します。反対意見は要旨だけを残し、決定に至った理由を一文添えると、後から読む人が判断を追えます。
- 04
会議中に確認する
聞き取れなかった数字や固有名詞は、その場で「〜という理解で合っていますか」と確認します。終了前に決定事項とToDoを読み上げる習慣も有効です。
- 05
早く共有し、訂正を受け付ける
記憶が新しいうちに共有し、参加者からの訂正を反映して確定版にします。時間をかけて仕上げるより、早い共有と訂正の方が記録は正確になります。
議事録の取り方の流れ
取り方は、準備、会議中、直後、共有の四つの段階に分けると迷いません。各段階でやることを短く示します。
- 01
準備
テンプレートに会議名・日時・参加者・議題を先に入力し、前回のToDoを転記します。録音する場合は、参加者への告知と社内ルールを確認します。
- 02
会議中
決定事項・保留事項・ToDoを優先して書き、議論は要点だけメモします。数字、日付、固有名詞はその場で確認します。
- 03
直後
メモを整え、決定事項の主語と期日、ToDoの担当と期限の抜けを確認します。録音や文字起こしがあれば、重要な箇所を照合します。
- 04
共有
参加者と関係者に共有し、訂正の期限を伝えます。保存先とアクセス範囲は社内ルールに合わせ、機密情報の扱いを確認します。
AI活用の位置づけ
録音を文字起こしし、要約や決定事項・ToDoの候補を作るAIサービスは、議事録の下書きを作る工程を担います。ただし、AIの出力は会議録に近い素材と下書きであって、議事録そのものではありません。固有名詞・数字・日付・否定表現を元音声と照合し、会議で実際に合意した内容だけを残すのは人の役割です。
Klangは、会議の録音ファイルのアップロード、ブラウザやアプリでの録音、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetの会議に参加する会議アシスタントから音声を取り込み、話者を識別した文字起こしとAI要約、決定事項・ToDoの候補を作成します。文をクリックすると該当箇所の音声を再生できるため、照合しながら議事録に整えられます。会話データはAIモデルの学習に利用せず、ISO/IEC 27001:2022認証を取得しています。
話者識別つき文字起こし
誰の発言かが区切られた会議録に近い素材
要約と決定事項・ToDoの候補
議事録の下書きとして使い、人が確認して確定
元音声で照合
文をクリックして該当箇所を再生し、数字と固有名詞を確認
議事録を残すときの注意点
- 録音する場合は参加者に告知し、社外の参加者がいる会議では特に目的と同意を確認する
- 議事録の配布範囲と保存期間は社内規程に合わせ、機密情報を含む場合は範囲を限定する
- 個人情報や人事に関する内容は必要な範囲に限定し、外部に共有する前に見直す
- 法定の議事録は、書式・署名・保存の要件を専門情報や専門家で確認する
議事録のよくある質問
議事録とは何ですか？一言で言うと
会議で何が話され、何が決まり、誰が何をいつまでに行うかを、参加しなかった人も確認できるように整理した公式の記録です。発言の全文ではなく、結果と経緯を残す文書です。
議事録の目的は何ですか？
記録、合意形成、証跡の三つです。経緯を追えるようにし、参加者の認識をそろえ、後日の確認や監査、紛争時の資料になります。目的によって、書く粒度と共有範囲が変わります。
議事録と会議録はどう違いますか？
会議録は発言を発言順に近い形で残す記録で、議事録は決定事項と経緯を整理した文書です。文字起こしは会議録に近い素材で、そこから要点を抜き出して議事録にします。
議事録に必ず入れる項目は何ですか？
会議名、日時、場所・形式、参加者、議題、決定事項、保留事項、ToDoの担当と期限、次回予定の九つです。議論の要点は決定事項と分けて短く添えます。
議事録が上手い人の特徴は？
目的から逆算して骨組みを先に作る、決定・保留・ToDoを分ける、発言より結論と理由を書く、会議中に確認する、早く共有して訂正を受け付ける、の五つです。
議事録はAIに任せられますか？
文字起こしと要約、決定事項・ToDoの候補までは任せられます。固有名詞や数字の照合、実際に合意した内容の確認、共有範囲の判断は人が行います。録音の告知と社内ルールも先に決めます。
議事録はいつまでに共有すべきですか？
決まった期限はありませんが、記憶が新しいうちに共有し、訂正を受け付けてから確定版にするのが一般的です。取引先との商談は相手にも共有し、認識のずれを早く見つけます。