自治会・町内会 定期総会議事録
自治会・町内会の定期総会の例。法律で決まった様式はなく、会則・規約の定め（成立要件、議事録署名人の人数）に合わせて使います。
登録不要・無料。Word版は1ページ目がひな形、2ページ目が記入例（A4縦）。「コピーする」でひな形の文面をそのまま貼り付けられます。
自治会・町内会の議事録
自治会・町内会の総会議事録。書き方と記入例、署名人と委任状
自治会・町内会の総会議事録には、法律で決まった様式はなく、会則（規約）に沿って作ります。必ず入れたい項目、委任状と書面表決の書き分け、議事録署名人、法人格をもつ認可地縁団体の場合の注意を整理し、定期総会のWordひな形と記入例を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
自治会の総会議事録に書く項目
会則に議事録の定めがあれば、それが最優先です。定めがない場合も、次の項目があれば、総会が成立し議案がどう決まったかを後から確認できます。
総会の案内や議案書と同じ番号・名称で議案を書くと、会員が照らし合わせやすくなります。議事次第の作り方は、議題・アジェンダのテンプレートのページで紹介しています。
| 項目 | 書き方の例 | 書く理由 |
|---|---|---|
| 日時・場所 | 2026年4月19日（日）午前10時 集会所 | 総会を開いた事実を示す |
| 会員数 | 186世帯（1世帯1票） | 成立要件の分母になる |
| 出席状況 | 出席38名、委任状91名 計129名 | 会則の成立要件を満たしたことを示す |
| 議長・議事録署名人 | 議長 小池（4班）、署名人 関・内田 | 誰が進行し、誰が内容を確認したかを示す |
| 議案ごとの経過と結果 | 説明者、主な質疑、賛成・反対の数 | 何がどの採決で決まったかを示す |
| 署名 | 議長と議事録署名人の署名 | 内容に相違ないことを確認した証拠になる |
委任状と書面表決の書き分け
欠席者の扱いは会則で決まります。議事録では、委任状（議長などに議決を任せる）と、書面表決（議案ごとに賛否を書いて出す）を分けて数えます。
委任状の受任者が誰か（議長か、特定の会員か）で、採決のときの数え方が変わります。受付で受任者ごとに分けて数えておくと、議事録の数字が合わなくなるのを防げます。
| 種類 | 内容 | 議事録での書き方 |
|---|---|---|
| 委任状 | 出席する会員や議長に議決権の行使を任せる | 「委任状91名（議長への委任88名を含む）」 |
| 書面表決（議決権行使書） | 議案ごとに賛否を記入して事前に提出する | 「書面表決12名」とし、議案ごとの賛否に加える |
| オンライン回答 | フォームなどで賛否を回答する（会則に定めがある場合） | 「オンライン回答20名」と分けて書く |
認可地縁団体の場合
市町村長の認可を受けて法人格をもつ自治会・町内会（認可地縁団体）は、総会について地方自治法の規定が適用されます。議事録が手続の添付書類になることもあります。
| 項目 | 内容 | 根拠 |
|---|---|---|
| 通常総会 | 代表者は少なくとも毎年1回、構成員の通常総会を開く | 地方自治法第260条の13 |
| 表決 | 各構成員の表決権は平等。欠席者は書面または代理人で表決でき、規約・総会の決議で電磁的方法も使える（規約で別段の定めも可） | 地方自治法第260条の18 |
| 規約の変更 | 総構成員の4分の3以上の同意（規約に別段の定めがあればそれによる）と、市町村長の認可が必要 | 地方自治法第260条の3 |
| 告示事項の変更・規約変更の手続 | 市町村によっては、総会議事録（抜粋）などを添付するよう案内している | 例：静岡市の案内 |
定期総会議事録のひな形（Word）と記入例
活動報告・決算・活動計画と予算・役員選出の4議案の例です。会則の条番号、成立要件、署名人の人数は、自分の会の会則に合わせて書き換えてください。
記入例・架空の自治会自治会・町内会 定期総会議事録
サンプル台三丁目自治会 2026年度 定期総会議事録
日時2026年4月19日（日）午前10時00分
場所サンプル台三丁目集会所
会員数186世帯（会員 186名、1世帯1票）
出席状況出席 38名、委任状 91名 計 129名（会則第12条により総会は成立）
議長小池 正（4班）
議事録署名人関 由紀子（2班）、内田 誠（7班）
議事の経過と結果
第1号議案 2025年度 活動報告
会長 武田 が、夏祭り（来場者約400名）、防災訓練（参加62名）、資源回収（年10回）の実施を報告し、拍手により承認された。
第2号議案 2025年度 決算報告・会計監査報告
会計 今井 が決算を報告し、会計監査 星野 が適正である旨を報告した。会員から防犯灯の電気代が増えた理由について質問があり、会計が電気料金の改定によると回答した。挙手による採決の結果、賛成多数（賛成 125、反対 0、保留 4）で承認された。
第3号議案 2026年度 活動計画・予算案
会長が、防犯灯3基のLED化と回覧板のデジタル化（希望世帯のみ）を含む計画と予算を説明した。回覧板について、デジタルを使わない世帯にも紙で届けることを確認したうえで、賛成多数で承認された。
第4号議案 役員の選出
会長 武田 浩（再任）、副会長 平野 香、会計 今井 修、会計監査 星野 健 が承認された。
以上の議事の経過と結果に相違ないことを証するため、議長及び議事録署名人が署名する。
2026年4月19日
- 議長 小池 正
- 議事録署名人 関 由紀子
- 議事録署名人 内田 誠
よくある間違い
| 間違い | 直し方 |
|---|---|
| 成立したかどうかが書いていない | 会員数・出席数・委任状の数と、会則の条番号を書く |
| 「異議なし」で決まった議案の結果がない | 「拍手により承認」「挙手多数で承認」など、決まった方法を書く |
| 個人の滞納や苦情を実名で書いた | 回覧や掲示を前提に、個人が特定されない書き方にする |
| 議事録が回覧されないまま翌年度に | 総会後1か月以内など、確定と回覧の期限を決めておく |
録音から議事録と回覧用の要約を作る
書記を引き受けた人が、発言を聞きながらメモを取るのは大変です。録音しておけば、議事録と回覧用の要約を後から落ち着いて作れます。
- 01
開会時に録音することを伝える
議事録作成のための録音で、確定後は削除するなど、扱いも伝えます。
- 02
スマートフォンで録音する
集会所の前方にスマートフォンを置き、Klangのアプリで録音します。質問者にはマイクを回すと聞き取りやすくなります。
- 03
議事録と回覧用の要約を作る
文字起こしから議事録の下書きを作り、AIチャットで「決定事項だけを回覧用に5行で」と指示して要約も作ります。
- 04
議長と署名人に確認してもらう
賛否の数は受付の記録と照らし、議長と議事録署名人の署名を受けて確定します。
書記の負担を減らす、総会の録音と文字起こし
Klangで総会を録音すると、質疑を時刻つきの文字起こしで確認でき、AIチャットで議事録の下書きと回覧用の要約を作れます。確定版は議長と議事録署名人の確認を経て整えてください。
- 会場ではスマートフォンアプリで録音し、オンライン出席がある会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて記録できます
- 文字起こしはフリープランで無制限。Wordに書き出してテンプレートに貼り付けられます。話者の自動識別はプロプランの機能です
- ISO/IEC 27001:2022の認証を取得し、会話データをAIの学習に使うことはありません
よくある質問
自治会の総会議事録に決まった書式はありますか。
法律で決まった書式はなく、会則（規約）に従います。日時・場所、会員数と出席状況、議長と議事録署名人、議案ごとの経過と結果、署名があれば、総会の成立と決定の内容を後から確認できます。
委任状は出席者数に含めますか。
会則で委任状を出席とみなす定めがあれば含めます。議事録では、本人出席と委任状、書面表決を分けて書き、合計で成立要件を満たしたことが分かるようにします。
議事録署名人は何人必要ですか。
会則で決めます。定めがなければ、総会で人数と氏名を決めて議事録に記載しておきます。署名人は総会に出席した会員から選びます。
認可地縁団体の総会議事録で気をつけることは。
認可地縁団体は、毎年1回以上の通常総会や表決の方法が地方自治法で定められています。規約の変更には総構成員の4分の3以上の同意と市町村長の認可が必要で、手続に総会議事録の提出を求める市町村もあります。事前に市町村の担当窓口に確認してください。
総会議事録のひな形は無料ですか。
はい。定期総会のWordひな形を登録不要・無料で配布しています。2ページ目は架空の自治会の記入例です。ページ上でひな形の文面をコピーすることもできます。