社員総会議事録（一般社団法人）
理事会・監事を置く一般社団法人の定時社員総会の例。記載事項は一般社団法人及び一般財団法人に関する法律施行規則第11条第3項。NPO法人は定款の定めに合わせて変えてください。
登録不要・無料。Word版は1ページ目がひな形、2ページ目が記入例（A4縦）。「コピーする」でひな形の文面をそのまま貼り付けられます。
社員総会議事録
社員総会議事録の書き方。一般社団法人・NPO法人の記載事項とひな形
一般社団法人の社員総会議事録は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律（一般法人法）第57条で作成と備置きが義務付けられ、記載事項は施行規則第11条で決まっています。記載事項、議事録署名人、書面決議、NPO法人の総会との違いを条文つきで整理し、Wordのひな形を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
社員総会議事録の記載事項（施行規則第11条第3項）
社員総会を開いた場合の議事録には、次の6つを書きます。株主総会議事録（会社法施行規則第72条）とほぼ同じ構成です。
出席した社員の数や議決権の数は列挙にありませんが、定款の定足数や決議の要件を満たしたことを後から確認できるよう、「社員総数42名、出席31名（書面による議決権行使12名を含む）」のように書いておきます。
| 号 | 記載事項 | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 第1号 | 開催日時と場所。その場にいない理事・監事・会計監査人・社員が出席した場合は出席の方法 | 「社員 3名はインターネット会議システムにより出席」 |
| 第2号 | 議事の経過の要領とその結果 | 議案ごとに説明・質疑・採決の結果 |
| 第3号 | 法律の規定により述べられた意見・発言の概要（監事の報告など、あれば） | 「監事 松本から……との報告があった」 |
| 第4号 | 出席した理事・監事・会計監査人の氏名または名称 | 「理事 中島、小川、原田／監事 松本」 |
| 第5号 | 議長がいるときは、議長の氏名 | 「代表理事 中島（定款第18条による）」 |
| 第6号 | 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 | 「代表理事 中島」 |
署名・押印と議事録署名人
一般法人法には、社員総会議事録への署名・記名押印の規定がありません（理事会議事録には規定があります）。署名する人は定款で決めます。「議長と、出席した社員のうちから選んだ議事録署名人2名が署名または記名押印する」のような定めが典型です。
- 定款の定めを確認し、署名する人と人数を議事録の結びの文に合わせる
- 議事録署名人は、開会時に議長が指名するか、総会で選出して、議事録に記載しておく
- 役員の変更などの登記に議事録を添付する場合は、押印や印鑑証明書の要件を法務局の案内で確認する
- 電子で作る場合の署名方法も定款・規程で決めておく
書面決議（みなし決議）の議事録
理事または社員の提案に、社員の全員が書面または電磁的記録で同意したときは、社員総会の決議があったものとみなされます（一般法人法第58条第1項）。この場合も議事録を作ります。
同意書（または電磁的記録）は、みなされた日から10年間、主たる事務所に備え置きます（一般法人法第58条第2項）。定時社員総会の目的である事項のすべてが書面決議で可決されたときは、その時に定時社員総会が終結したものとみなされます（同条第4項）。
| 記載事項 | 書き方の例 |
|---|---|
| 決議があったものとみなされた事項の内容 | 「理事 西田 浩を選任する件」 |
| 提案をした者の氏名または名称 | 「代表理事 中島 由美」 |
| 決議があったものとみなされた日 | 「2026年7月10日」（最後の同意が到達した日） |
| 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名 | 「代表理事 中島 由美」 |
NPO法人の社員総会（通常総会）との違い
NPO法人の社員総会について、特定非営利活動促進法（NPO法）は開催や決議の方法を定めていますが、議事録の記載事項は定めていません。議事録の作り方は定款に従います。
所轄庁に提出することがあるため、NPO法人の総会議事録も、一般社団法人と同じ項目（日時・場所、出席状況、議長、議事の経過の要領と結果、議事録署名人）で作っておくと安心です。
| 項目 | 内容 | 根拠 |
|---|---|---|
| 通常社員総会 | 理事は少なくとも毎年1回、通常社員総会を開く | NPO法第14条の2 |
| 書面決議 | 社員全員が書面または電磁的記録で同意したときは、決議があったものとみなす | NPO法第14条の9 |
| 定款の変更 | 所轄庁の認証が必要な変更では、議決した社員総会の議事録の謄本を申請書に添付する | NPO法第25条第4項 |
| 届出だけでよい定款の変更 | 議決した社員総会の議事録の謄本と変更後の定款を添えて所轄庁に届け出る | NPO法第25条第6項 |
社員総会議事録のひな形（Word）と記載例
理事会と監事を置く一般社団法人の定時社員総会で、事業報告、計算書類の承認、理事の選任を行った例です。
記載例・架空の法人社員総会議事録（一般社団法人）
第5回定時社員総会議事録
日時2026年6月18日（木）午後2時00分
場所東京都千代田区○○三丁目1番1号 当法人会議室（社員 3名はインターネット会議システムにより出席）
出席状況社員総数 42名（議決権 42個）
出席社員 31名（書面による議決権行使 12名を含む）
出席役員理事 中島、小川、原田／監事 松本
議長代表理事 中島 由美（定款第18条による）
議事録作成者代表理事 中島 由美
議事の経過の要領及びその結果
議長は午後2時00分に開会を宣し、定款に定める定足数を満たしている旨を述べ、議事に入った。
報告事項 2025年度事業報告の件
議長は、2025年度の研修事業（開催12回、受講者延べ640名）と会報の発行状況を報告した。
第1号議案 2025年度計算書類承認の件
小川理事が貸借対照表及び正味財産増減計算書の内容を説明し、監事 松本 から適正である旨の監査報告があった。社員から研修参加費の改定予定について質問があり、小川理事が来年度は据え置く旨を回答した。議長がその承認を諮ったところ、出席社員の議決権の過半数の賛成をもって原案どおり承認可決された。
第2号議案 理事1名選任の件
議長は、原田理事の辞任に伴い、後任として西田 浩を候補者として議場に諮ったところ、出席社員の議決権の過半数の賛成をもって原案どおり承認可決された。被選任者は、その就任を承諾した。
議長は、以上をもって本日の議事を終了した旨を述べ、午後3時05分に閉会した。
上記の決議を明確にするため、この議事録を作成し、議長及び議事録署名人がこれに記名押印する。
2026年6月18日 一般社団法人サンプル研修協会 第5回定時社員総会
- 議長 代表理事 中島 由美印
- 議事録署名人 社員 石川 健印
- 議事録署名人 社員 大塚 礼子印
よくある間違い
| 間違い | 直し方 |
|---|---|
| 議事録作成者の氏名がない | 第11条第3項第6号の「議事録の作成に係る職務を行った者」を書く |
| 委任状と書面による議決権行使を区別していない | 出席状況の欄で、代理出席・書面行使の数を分けて書く |
| 監事の監査報告を書いていない | 計算書類の承認議案に、監事の報告の要点を書く |
| 定款と違う人が署名している | 定款の署名者（議長・議事録署名人など）を確認してから結びの文を作る |
| 被選任者の就任承諾を書いていない | 「被選任者は、その就任を承諾した」と書くか、就任承諾書を別に用意する |
録音から議事録を作る手順
社員総会は年1回で、事務局の担当者が毎年変わることも少なくありません。録音から下書きを作る手順を決めておくと、引き継ぎが楽になります。
- 01
開会時に録音を伝える
会場はスマートフォンアプリで、Web参加の社員がいる場合は会議ボットで記録します。
- 02
議案ごとの質疑を確認する
文字起こしで、説明・質問・回答・採決を時刻つきで確認します。
- 03
ひな形に整えて議事録署名人に回す
出席者数や議決権の数は受付の記録と照らして確定し、議長と議事録署名人の署名を受けます。
総会の議事録は、録音から下書きを
Klangで社員総会を録音すると、質疑を時刻つきの文字起こしで確認でき、AIチャットで議案ごとの下書きを作れます。確定版は議長と議事録署名人の確認を経てひな形に整えてください。
- 会場ではスマートフォンアプリで録音し、オンライン出席がある会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて記録できます
- 文字起こしはフリープランで無制限。Wordに書き出してテンプレートに貼り付けられます。話者の自動識別はプロプランの機能です
- ISO/IEC 27001:2022の認証を取得し、会話データをAIの学習に使うことはありません
よくある質問
社員総会議事録に必ず書く事項は何ですか。
一般社団法人の場合、一般法人法施行規則第11条第3項により、開催日時と場所（出席の方法を含む）、議事の経過の要領とその結果、法律の規定により述べられた意見・発言の概要、出席した理事・監事・会計監査人の氏名、議長の氏名、議事録の作成に係る職務を行った者の氏名を書きます。
社員総会議事録の保存期間は何年ですか。
社員総会の日から10年間、主たる事務所に備え置きます。従たる事務所には写しを5年間備え置きます（一般法人法第57条第2項・第3項）。
社員総会議事録に署名や押印は必要ですか。
一般法人法には社員総会議事録の署名・押印の規定はなく、定款の定めに従います。たとえば「議長と議事録署名人2名が署名または記名押印する」と定款で定めていれば、それに従います。登記に使う場合は、法務局の案内で押印の要件を確認してください。
NPO法人の総会議事録の書き方は一般社団法人と同じですか。
NPO法には議事録の記載事項の定めがなく、定款に従います。ただし、定款の変更では議事録の謄本を所轄庁に提出するため（NPO法第25条）、一般社団法人と同じ項目で作っておくと安心です。
社員総会議事録のひな形は無料ですか。
はい。定時社員総会のWordひな形を登録不要・無料で配布しています。1ページ目がひな形、2ページ目が架空の法人の記載例です。