管理組合 通常総会議事録
マンション標準管理規約（単棟型）に沿った通常総会の例。区分所有法第42条により、書面の議事録には議長と出席した区分所有者2名が署名します。
登録不要・無料。Word版は1ページ目がひな形、2ページ目が記入例（A4縦）。「コピーする」でひな形の文面をそのまま貼り付けられます。
マンション管理組合の議事録
管理組合の議事録の書き方。総会・理事会の署名と記入例
マンション管理組合の総会議事録は、区分所有法第42条で作成と署名が決まっています。議長と出席した区分所有者2名の署名、保管と閲覧、理事会議事録の書き方を、マンション標準管理規約（令和7年10月17日改正）とあわせて整理し、総会・理事会のWordひな形を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
総会議事録の署名（区分所有法第42条）
総会（集会）の議事録の作り方は、法律と標準管理規約の両方に書かれています。違いは「署名する区分所有者を誰が決めるか」くらいで、内容はほぼ同じです。
令和7年の区分所有法の改正は2026年4月1日に施行され、国土交通省はこれに合わせてマンション標準管理規約を2025年10月17日に改正しました。総会の招集手続や決議要件に関わる内容が含まれます。議事録の「採決の結果」は、自分のマンションの管理規約に定める決議要件に照らして書いてください。
総会に出席せず委任状や議決権行使書を出した組合員は、議事録の署名人にはなれません。議長は、会場に出席している組合員から署名人を指名します。
| 項目 | 区分所有法 | マンション標準管理規約（単棟型） |
|---|---|---|
| 作成者 | 議長（第42条第1項） | 議長（第49条第1項） |
| 記載事項 | 議事の経過の要領及びその結果（第42条第2項） | 同じ（第49条第2項） |
| 書面の署名 | 議長と、集会に出席した区分所有者の2人（第42条第3項） | 議長と、議長の指名する2名の総会に出席した組合員（第49条） |
| 電子で作る場合 | 議長と出席した区分所有者2人が、法務省令で定める署名に代わる措置をとる（第42条第4項） | 議長と議長の指名する2名が電子署名をする（電磁的方法が利用可能な場合の第49条第4項） |
| 保管・閲覧 | 規約の保管・閲覧のルール（第33条）を準用 | 理事長が保管し、組合員・利害関係人の請求で閲覧させる。保管場所を掲示する |
理事会議事録のルール（標準管理規約第53条）
理事会の議事録は区分所有法ではなく、管理規約で決まります。標準管理規約では、総会議事録の規定（第49条）を準用しています。
| 項目 | 標準管理規約の定め |
|---|---|
| 成立と決議 | 理事の半数以上が出席して開き、出席理事の過半数で決する（WEB会議システム等による会議を含む） |
| 書面・電磁的方法による決議 | 規約で定める一部の事項は、理事の過半数の承諾があれば書面または電磁的方法で決議できる |
| 特別の利害関係 | 決議に特別の利害関係を有する理事は議決に加われない |
| 議事録の署名 | 議長（理事長）と、議長の指名する2名の理事会に出席した理事 |
総会・理事会の議事録ひな形（Word）と記入例
通常総会は、決算・予算・役員選任の3議案の例です。出席状況は、本人出席・委任状・議決権行使書を分けて書きます。理事会は、修繕工事の業者選定を決めた例です。
記入例・架空の管理組合管理組合 通常総会議事録
サンプルレジデンス管理組合 第18期通常総会議事録
日時2026年5月24日（日）午前10時00分
場所本マンション1階集会室（WEB会議システムを併用）
組合員総数64名／議決権総数 64個
出席状況本人出席 19名（うちWEB出席 4名）、委任状 22名、議決権行使書 9名 計 50名（議決権 50個）
議長理事長 村田 進（502号室）
議事の経過の要領及びその結果
議長は午前10時00分に開会を宣し、上記の出席により総会が成立している旨を報告した。議長は、議事録署名人として 303号室 工藤 明、708号室 宮本 早苗 を指名した。
第1号議案 第18期事業報告及び収支決算報告の件
会計担当理事 西川 が収支決算を説明し、監事 長尾 が適正である旨の監査報告をした。組合員から駐輪場の修繕費が予算を超えた理由について質問があり、理事長が屋根材の交換範囲が広がったためと回答した。採決の結果、賛成 48個、反対 2個で、出席組合員の議決権の過半数の賛成により原案どおり承認された。
第2号議案 第19期事業計画及び収支予算の件
理事長が、外壁タイルの打診調査（2026年9月予定）を含む事業計画と収支予算を説明した。採決の結果、賛成 50個で、原案どおり承認された。
第3号議案 役員選任の件
輪番により、理事に 201号室 水野、405号室 吉川、監事に 607号室 本田 を選任したい旨を諮り、賛成 50個で原案どおり承認された。
以上をもって全議案の審議を終了し、議長は午前11時15分に閉会を宣した。
上記の議事の経過の要領及びその結果を明確にするため、議長及び議長の指名した議事録署名人2名がここに署名する。
2026年5月24日
- 議長 理事長 村田 進
- 議事録署名人 303号室 工藤 明
- 議事録署名人 708号室 宮本 早苗
管理組合 理事会議事録
マンション標準管理規約第53条（理事の半数以上の出席、出席理事の過半数で決議）に沿った理事会の例。議事録は議長と、議長の指名する出席理事2名が署名します。
登録不要・無料。Word版は1ページ目がひな形、2ページ目が記入例（A4縦）。「コピーする」でひな形の文面をそのまま貼り付けられます。
記入例・架空の管理組合管理組合 理事会議事録
サンプルレジデンス管理組合 第19期 第2回理事会議事録
日時2026年7月12日（日）午後7時00分
場所本マンション1階集会室（WEB会議システムを併用）
出席者理事5名中4名出席：村田、西川、水野、吉川／監事 本田／管理会社 サンプル管理株式会社 野口
議長理事長 村田 進
議事の経過の要領及びその結果
1. 外壁タイル打診調査の業者選定
管理会社 野口 が3社の見積もり（98万円、112万円、125万円）と調査方法の違いを説明した。水野理事から、最安の業者は全面打診ではなく赤外線調査を併用するのかと質問があり、野口が併用する旨を回答した。審議の結果、出席理事全員の賛成により、全面打診で実施する112万円の業者に発注することを決定した。
2. 管理会社からの報告
6月の収支、エレベーター定期点検の結果（指摘なし）、騒音に関する相談1件の対応状況の報告があった。
3. 次回の予定
2026年8月9日（日）午後7時から
上記の議事の経過の要領及びその結果を明確にするため、議長及び議長の指名した出席理事2名がここに署名する。
2026年7月12日
- 議長 理事長 村田 進
- 理事 西川 浩
- 理事 吉川 葉子
議事録と個人情報
管理組合の議事録には、滞納、騒音の苦情、専有部分の工事など、個人に関わる話題が出ます。閲覧や掲示を前提に書き方を決めておきます。
- 標準管理規約のコメントは、閲覧に当たっては発言者や審議内容から特定の個人が識別できないよう加工するなど、適切に対応することが必要としています
- 滞納や苦情の当事者は、部屋番号や氏名ではなく「一部の住戸」などと書く運用も検討する
- 理事会で個人情報を扱う議題は、議事録とは別の記録に分ける方法もある
- 掲示板やマンション内の回覧では、要約版（決定事項のみ）を使い、全文は保管場所での閲覧にする
よくある間違い
| 間違い | 直し方 |
|---|---|
| 委任状の組合員を署名人にした | 署名人は総会に出席した組合員から、議長が指名する |
| 出席者数だけで議決権の数がない | 組合員数と議決権数の両方を書く（規約で両方の過半数などを求める決議があるため） |
| 採決の結果を「承認」とだけ書いた | 賛成・反対の数を書き、規約の決議要件を満たしたことが分かるようにする |
| 質疑を全部書いて長くなった | 議事の経過の「要領」なので要点に絞る。発言の全文が必要なら別に会議録を作る |
| 保管場所を掲示していない | 議事録の保管場所を、建物内の所定の掲示場所に掲示する |
輪番の理事でも回せる、録音からの議事録づくり
理事は輪番で1〜2年ごとに交代し、議事録づくりに慣れないまま任期が終わることもあります。録音から下書きを作る手順を引き継げば、毎年の負担が軽くなります。
- 01
総会の案内で録音することを知らせる
議事録作成のために録音し、議事録の確定後に削除するなど、扱いを案内と開会時の両方で伝えます。
- 02
スマートフォンで録音する
集会室ではKlangのアプリで録音し、WEB参加がある場合は会議ボットを参加させます。
- 03
質疑の要点を文字起こしで確認する
質問者は部屋番号ではなく「組合員」と書くなど、議事録のルールに合わせて整えます。
- 04
ひな形に整えて議長と署名人に回す
賛否の数は集計表と照らして確定し、議長と署名人2名の署名を受けます。
理事の負担を減らす、総会・理事会の録音と文字起こし
Klangで総会や理事会を録音すると、質疑を時刻つきの文字起こしで確認でき、AIチャットで議案ごとの下書きを作れます。確定版は議長と署名人の確認を経てひな形に整えてください。
- 会場ではスマートフォンアプリで録音し、オンライン出席がある会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて記録できます
- 文字起こしはフリープランで無制限。Wordに書き出してテンプレートに貼り付けられます。話者の自動識別はプロプランの機能です
- ISO/IEC 27001:2022の認証を取得し、会話データをAIの学習に使うことはありません
よくある質問
管理組合の総会議事録には誰が署名しますか。
書面の場合、議長と、集会に出席した区分所有者の2人が署名します（区分所有法第42条第3項）。標準管理規約では、議長の指名する2名の総会に出席した組合員が署名します。押印は法律上求められていません。
管理組合の理事会議事録には何を書きますか。
標準管理規約では総会議事録の規定を準用し、議事の経過の要領とその結果を書きます。日時・場所、出席した理事と監事、議長、審議事項ごとの説明・質疑・決定内容を書き、議長と議長の指名する出席理事2名が署名します。
総会議事録は誰が保管し、誰が見られますか。
標準管理規約では理事長が保管し、組合員または利害関係人の書面などによる請求があれば閲覧させます。区分所有法でも、利害関係人の請求があれば正当な理由がない限り閲覧を拒めません。保管場所は建物内の見やすい場所に掲示します。
総会議事録を電子で作ることはできますか。
できます。区分所有法は電磁的記録での作成を認めており、その場合は議長と出席した区分所有者2人が、署名に代わる措置（標準管理規約では電子署名）をとります。電磁的方法を使うかどうかは管理規約で決めます。
総会の議事録のひな形は無料ですか。
はい。通常総会と理事会の議事録のWordひな形を、登録不要・無料で配布しています。2ページ目は架空のマンションの記入例です。