AI秘書と秘書業務のAI活用
AI秘書でできること、秘書に残ること。役員の指示と会議を、録音から議事録とタスクへ。
「AI秘書」という言葉は、予定とメールを代行するアシスタントと、会議を記録するAIの両方を指しています。役員秘書の1日に沿って、どちらがどの仕事に効くのかを分けました。専務との朝の打合せ14分と経営会議62分を、録音から手配の一覧と議事録の下書きにする例も載せています。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
「AI秘書」で探される道具は2種類ある：アシスタント型と記録型
検索結果に並ぶ「AI秘書」は、性格の違う道具が混ざっています。任せたい仕事が予定とメールなのか、会話の記録なのかで、選ぶべき道具が変わります。
アシスタント型のAI秘書
空き時間から日程の候補を出し、調整のメールを送り、予定を登録します。カレンダーとメールにつながっていることが前提の道具です。Klangはこの種類ではありません。
記録型のAI（AI議事録）
会議や打合せの録音を文字にし、決まったことと宿題を抜き出します。Klangはこちらで、役員の口頭の指示も同じ方法で控えられます。
生成AIチャット
お礼状やあいさつ文の下書き、出張先の候補の比較に使えます。役員の予定や社外秘の情報を入れる前に、社内の利用ルールを確かめます。
予約と手配のサービス
会食の店や移動の予約は、各サービスの画面で秘書が行います。どの店を選ぶかは、役員と相手の関係を知る秘書の判断です。
役員秘書の1日で、会話が記録になる場面
秘書の仕事の多くは、役員が口で言ったことを、期日のある手配に変えることです。1日の流れで見ると、録音が役に立つ場面と、録音しないほうがよい場面がはっきり分かれます。
来客の場で黙って録音するのは避けます。社外の人が同席する面談は、終わったあとに役員から要点を聞き、その会話を録音すれば記録になります。
| 時間帯 | 場面 | 残すもの | 録音 |
|---|---|---|---|
| 朝 | 役員との朝の打合せ | 資料の期限、会食と出張の手配、伝言 | 役員の了承を得て録音する |
| 午前 | 経営会議・役員会議 | 決定事項、持ち越し、秘書室が動くこと | 出席者の了承を得て録音する |
| 午後 | 来客・面談 | 相手の名前、話題、次回の約束 | 社外の人がいるので原則しない。面談のあとに役員の話を録る |
| 定例の日 | 取締役会 | 会社法施行規則第101条の記載事項 | 議事録の作成者と相談して決める |
| 夕方 | 翌日の確認 | 予定の変更、持ち物、移動の時間 | 録音までは要らない |
| 出張前 | 出張の段取りの打合せ | 訪問先、同行者、現地で話すこと | 役員の了承を得て録音する |
秘書の仕事はAIでなくなるのか：減るのは入力、増えるのは判断
予定を入れるだけ、メールを転送するだけの作業は、アシスタント型のAIで減っていきます。秘書業務の中身は、役員の時間を何に使うかを先回りして決める方向に寄っていきます。
会議が重なったとき、どちらを動かすかは、相手との関係と役員の優先順位を知らないと決められません。社外の相手に話を通す順番や、断り方の言い回しも同じです。
一方で、役員が移動中に口にした指示を控え、期限と担当を付けて追いかける仕事は、録音と文字起こしで抜け漏れが減ります。記録をAIに任せた分の時間は、段取りと根回しに回せます。
例：専務との朝の打合せ14分を、手配と期限の一覧にする
食品メーカーの専務と担当秘書が、出社直後に役員室で話した場面です（架空）。取締役会の資料、取引先との会食、福岡出張、翌日の来客の4件が、短い時間に続けて出ました。
下書きは「期限のある資料」「手配」「伝言」「取り扱い」に分けました。秘書の仕事の単位で見出しを立てると、打合せが終わった時点でそのまま手配に移れます。会食の予約や出張の手配そのものは、Klangの外で行います。
文字起こし（抜粋）
- 00:40専務来週火曜の取締役会、営業の資料は金曜の夕方までに私に見せて。確認1
- 03:15専務みなと商事の山本さんと会食を入れたい。22日の夜で、いつもの店で。確認2
- 03:40秘書22日は木曜です。19時からでよろしいですか。
- 06:05専務福岡の出張は27日と28日。工場長には、私から直接話すと伝えておいて。
- 09:30専務明日の15時の来客は、価格の話になるから営業部長にも同席してもらって。確認3
- 12:20専務価格改定の件は、まだ部長より下には話さないように。
Klangが作る下書き
- 期限のある資料
- 取締役会（10月20日（火））の営業資料を、10月16日（金）夕方までに専務へ
- 手配
- みなと商事 山本様との会食：10月22日（木）19時〜（店は確認中）
- 福岡出張：10月27日（火）〜28日（水）。移動と宿泊の手配
- 10月15日（木）15時の来客に、営業部長の同席を依頼
- 伝言
- 福岡の工場長へ「出張中に専務から直接話がある」と伝える
- 取り扱い
- 価格改定は部長職まで。打合せの記録は秘書室のフォルダに限る
記録にする前に確認すること
- 確認100:40 「来週火曜」は打合せの日から数えて10月20日（火）、「金曜」は今週の10月16日です。取締役会の日付は招集通知と照らして確かめます。
- 確認203:15 「いつもの店」は文字起こしでは特定できません。過去の会食の記録をKlangのチャットで探すか、専務に店名を確かめてから予約します。
- 確認309:30 同席の依頼は秘書から営業部長に送ります。価格の話が出ることを、部長にどこまで事前に伝えてよいかは専務に確かめます。
経営会議62分を、役員に回す議事録の下書きにする
同じ会社の経営会議に、秘書室が事務局として同席した例です（架空）。価格改定は決まり、大阪営業所の移転は持ち越しになりました。
経営会議は会社が任意に置く会議なので、議事録の書式に法律の決まりはありません。配布の前に、社外秘の議題を誰まで回してよいかを議長に確かめます。数字と期日は、時刻の位置から音声を再生して確かめてから議事録に入れます。
文字起こし（抜粋）
- 02:40社長今日は、下期の価格改定と、大阪営業所の移転の2つを決めたい。
- 09:15専務主な取引先の3社からは、4%の値上げで内諾をもらっています。確認1
- 16:50社長4%で、12月1日の出荷分からにしよう。これで決めます。
- 33:05社長移転は現地を見てから決める。来週中に見に行けるよう調整して。
- 41:20社長取締役会に出す資料は、来週の月曜までに回しておいてください。確認2
Klangが作る下書き
- 決定事項
- 下期の価格改定は4%、12月1日の出荷分から（決定：社長）
- 持ち越し
- 大阪営業所の移転先（候補2か所）は、現地を見てから決める
- 秘書室が動くこと
- 社長と常務の大阪視察の日程を、来週中で押さえる
- 取締役会の資料を役員へ回す（期日は確認中）
記録にする前に確認すること
- 確認109:15 「内諾」は専務の口頭の報告です。取引先の名前と率を議事録にどこまで書くかは、配布する範囲を決めてから専務に確かめます。
- 確認241:20 10月6日から数えた「来週の月曜」は10月12日のスポーツの日で、祝日です。前の9日（金）か次の13日（火）かを社長に確かめてから期日を入れます。
取締役会の議事録で、秘書が下書きの段階から確かめる5つのこと
取締役会の議事録は、会社法第369条と会社法施行規則第101条で作り方が決まっています。秘書がAIの下書きを用意するときも、次の点は最初から押さえておきます。
- 記載事項：開催の日時と場所、「議事の経過の要領及びその結果」、議長の氏名など（施行規則第101条第3項）
- 特別の利害関係を有する取締役がいれば、その氏名を書く（同項第5号）
- 異議を述べた取締役の発言は正確に残す。議事録に異議をとどめない取締役は、決議に賛成したものと推定されます（会社法第369条第5項）
- 書面なら出席した取締役と監査役が署名か記名押印をし、電磁的記録なら法務省令の定める措置をとる（同条第3項・第4項）
- 書面決議（第370条）で決議があったとみなされたときは、提案した取締役の氏名やみなされた日を書く（施行規則第101条第4項）。議事録は取締役会の日から10年間、本店に備え置きます（第371条第1項）
役員の会話を録音する前に、秘書室で決めておくこと
役員の打合せには、公表前の人事や価格の話がそのまま出ます。録音を始める前に、次の4つを秘書室の決めごとにしておきます。
- 01
役員ごとに了承をもらう
朝の打合せを録音すること、記録を秘書室で使うことを、役員一人ひとりに確かめます。録音してほしくない話題があれば、その場で止めます。
- 02
会議体と役員でフォルダを分ける
経営会議、取締役会、役員ごとの打合せを別のフォルダにし、見られる人を秘書室と出席者に限ります。
- 03
社外秘の議題の扱いを決める
価格改定や人事のように、配布先を絞る議題の印を決めておきます。下書きの「取り扱い」の欄に書くと、配布のときに見落としません。
- 04
ツールの条件を情報システム部門と確かめる
Klangは会話データを学習に使わず、通信時・保存時とも暗号化し、ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています。社内のサーバーで動かすオンプレミス版もあります。
役員の口頭の指示を、期限つきのタスクに
役員室での打合せは、スマートフォンのアプリで録音します。オンラインの役員会議は、Zoom・Teams・Google Meetに会議ボットを入れて録音できます。終わると文字起こしと要約ができ、「先月、みなと商事との会食はどの店だったか」のように聞けば、AIチャットが過去の会話から探します。
- フリープランは¥0で、文字起こしの時間に上限はありません。1ファイル10GBまで取り込めます
- 話者の自動識別はプロプラン（月払い¥1,180、年払いは月あたり¥980、税込）で使えます
- 議事録はWordで書き出し、決まったことをSlackやMicrosoft Teamsに送れます
よくある質問
AI秘書アプリとAI議事録は、何が違いますか。
AI秘書アプリは、カレンダーとメールにつないで日程調整や返信の下書きを代行する道具です。AI議事録は、会議や打合せの録音を文字にし、決定事項とタスクを抜き出す道具です。Klangは後者で、日程調整やメールの送信はできません。
秘書の仕事はAIでなくなりますか。
なくなりません。予定の入力やメールの転送のような作業はAIで減りますが、予定の優先順位を決め、社内外に話を通す順番を考え、来客を迎える仕事は残ります。役員の指示や会議の記録はAIで速くなり、その分を段取りに回せます。
役員の口頭の指示を録音して、秘書業務に使ってもよいですか。
役員本人の了承を得てから録音してください。録音の目的、保管する場所、見られる人の範囲を先に伝え、録音してほしくない話題が出たら止めます。記録は秘書室と役員だけが見られるフォルダに入れます。
取締役会の議事録をAIの下書きで作ってもよいですか。
下書きは「議事の経過の要領及びその結果」をまとめる材料として使えます。記載事項は会社法施行規則第101条に、署名や記名押印は会社法第369条に定めがあります。異議を述べた取締役の発言は、第369条第5項の推定にかかわるので、音声で確かめて正確に残します。
来客との面談も録音したほうがよいですか。
社外の人がいる場で黙って録音するのは避けます。面談のあとに役員から要点を聞き、その会話を録音すれば、相手の名前、話題、次回の約束を記録に残せます。
秘書室でKlangを使う費用はいくらですか。
文字起こしと要約だけならフリープランで費用はかかりません。社長・専務・秘書のように声で発言を分けて表示するにはプロプランが必要で、月払いは1ユーザー¥1,180、年払いは月あたり¥980です（税込）。