総務・バックオフィスのAI活用
総務・バックオフィスのAI活用。議事録係の時間を、録音と下書きで減らす。
総務・庶務・事務局など、バックオフィスで事務を担う方に向けて、AIで減らせる業務と減らない業務を分けて整理しました。法律で議事録が必要な会議の条文と保存期間、35分の衛生委員会の録音から議事録の下書きを作る例つきです。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
バックオフィス・事務のどこをAIで効率化できるか：総務の業務別の早見表
「バックオフィスのAI」とひとまとめにされがちですが、業務によって合う道具が違います。総務・庶務・事務局のおもな業務を、AIで減る作業、合う道具、Klangが関わるかどうかで分けました。
Klangはワークフローや経費精算のシステムではありません。申請の承認や領収書の処理はできません。Klangが受け持つのは、会議で話された内容を記録し、あとから探せるようにする部分です。
「総務の業務効率化」や「総務のDX」の記事の多くは、申請と経費の電子化から始まります。それが終わった会社で残るのが、議事録係として会議に出て、終わったあとに議事録を書く時間です。
| 業務 | AIで減る作業 | 合う道具 | Klang |
|---|---|---|---|
| 申請・稟議・経費精算 | 入力の補助、領収書の読み取り、差し戻しの確認 | ワークフロー・経費精算のシステム | 対象外 |
| 社内の問い合わせ対応 | 規程や手続きの質問への一次回答 | 社内向けのチャットボット | 対象外 |
| 契約書・社内文書の管理 | 検索、期限の管理 | 文書管理・契約管理のシステム | 対象外 |
| 社内規程・通知文の作成 | 文案の下書き。最終の判断は人が行う | 生成AIチャット | 対象外 |
| 委員会・部門長会議の議事録 | 録音から議事録の下書き、決定事項とタスクの一覧 | AI議事録・文字起こし | 対応 |
| 社員説明会・研修・社内イベント | 質疑応答の記録、欠席者向けの要約 | AI議事録・文字起こし | 対応 |
| 株主総会・取締役会の事務局 | 録音から議事の経過の下書き。法定の記載事項は人が仕上げる | AI議事録・文字起こし | 下書きまで |
委員会の議事録と法律：総務が記録する会議の根拠と保存期間
総務が議事録係を務める会議には、法律で議事録の作成や保存が決まっているものと、決まっていないものがあります。2026年10月17日にe-Gov法令検索で条文を確認しました。
衛生委員会は、常時50人以上の労働者を使用する事業場に設置が義務づけられています（労働安全衛生法施行令第9条）。安全委員会は業種によって、常時50人以上または100人以上の事業場が対象です（同第8条）。
労働安全衛生規則第22条は、衛生委員会で話し合う事項として、長時間労働による健康障害の防止と、労働者の精神的健康の保持増進を挙げています。下の例の議題は、この2つを含んでいます。
| 会議 | 議事録の根拠 | 保存 | 総務が気をつけること |
|---|---|---|---|
| 株主総会 | 会社法第318条第1項で作成が義務。記載事項は会社法施行規則第72条 | 株主総会の日から10年間、本店に備え置き（第318条第2項）。支店には写しを5年間（同第3項） | 議事の経過の要領と結果、出席した役員の氏名など、記載事項がすべて入っているか |
| 取締役会 | 会社法第369条第3項で作成が義務。出席した取締役と監査役が署名または記名押印。記載事項は会社法施行規則第101条 | 取締役会の日から10年間、本店に備え置き（第371条第1項） | 書面なら出席した取締役と監査役の署名または記名押印。電磁的記録なら法務省令の措置（第369条第4項） |
| 安全委員会・衛生委員会・安全衛生委員会 | 設置は労働安全衛生法第17条〜第19条。開催は労働安全衛生規則第23条第1項で毎月1回以上 | 開催の都度、委員会の意見と講じた措置、重要な議事を記録し3年間保存（同第23条第4項） | 議事の概要は開催の都度、労働者に知らせる（同第23条第3項）。個人の健康情報を入れない |
| 労使協議会・団体交渉 | 法定の様式・保存期間なし（労働協約・社内規程による） | 社内規程による | 合意した内容と表現を、双方で確かめてから確定する |
| コンプライアンス委員会・防災委員会などの社内委員会 | 法定の様式・保存期間なし（社内規程による） | 社内規程による | 決定事項と担当者、期限が残っているか |
| 社員説明会・研修・社内イベント | 法定の様式・保存期間なし（社内規程による） | 社内規程による | 質疑応答の記録を、欠席者にも共有できる形にする |
議事録の作成時間はどれだけ減るか：議事録係の1か月を試算する
議事録係の時間は、会議に出ている時間と、終わってから議事録を書く時間に分かれます。AIで減るのは後者です。次の表は、総務の担当者1人が月に6本の議事録を書く場合の試算です。
表の作成時間は、説明のための仮定です。調査やアンケートの数字ではありません。この仮定では、月に約4時間が議事録を書く作業から、確認と承認の作業に移ります。
実際の時間は、会議の長さ、話者の数、議事録の書式、聞き取りにくい発言の量で変わります。導入を判断する前に、自社の会議で手で書いた時間と、下書きを直した時間を2週間ほど記録して比べてください。
| 会議 | 月の本数（仮定） | 手で書く（仮定） | AIの下書きを直す（仮定） |
|---|---|---|---|
| 衛生委員会 | 1本 | 60分 | 20分 |
| 部門長会議 | 2本 | 120分（1本60分） | 40分（1本20分） |
| 社内委員会（コンプライアンス・防災など） | 2本 | 90分（1本45分） | 30分（1本15分） |
| 社員説明会 | 1本 | 90分 | 30分 |
| 合計 | 6本 | 360分（6時間） | 120分（2時間） |
例：35分の衛生委員会が、議事録の下書きになるまで
従業員180名の架空の製造会社で、総務課が事務局を務める10月の衛生委員会です。議題は長時間労働者の状況、熱中症対策の振り返り、ストレスチェックの実施計画の3つです。委員の了承を得て会議室でスマートフォンのアプリで録音し、Klangで議事録の下書きを作りました。
下書きは「開催日時・出席者」「議題ごとの審議内容」「決定事項」「タスク」の順に作ります。項目の名前と順番は、自社の議事録の書式に合わせてチャットで指示できます。数字と日付は、タイムスタンプの位置で元の音声を聞き直してから確定します。
確認2のように、AIは会議で話されたことを要約に残します。何を議事録から外すかを決めるのは事務局の仕事です。
文字起こし（抜粋）
- 00:40議長10月の衛生委員会を始めます。議題は長時間労働、熱中症対策の振り返り、ストレスチェックの3つです。確認3
- 03:15衛生管理者9月に時間外労働が80時間を超えたのは、製造部の3名でした。8月より2名減っています。確認1
- 05:02産業医3名のうち1名は面接指導を終えました。残りの2名は今月中に面接します。
- 06:48労働者側委員製造2課の方で、夏からずっと体調を崩している人がいて、心配しています。確認2
- 12:30衛生管理者熱中症の疑いで休んだ人は、今年は2名です。どちらも7月の午後、第2倉庫での作業中でした。
- 15:10労働者側委員第2倉庫のスポットクーラーは、来年は6月中に入れてほしいです。
- 22:45衛生管理者ストレスチェックは12月1日から12日までの実施を提案します。
- 25:20産業医高ストレス者の面接の申出先は、総務ではなく私宛てにしましょう。
- 33:50議長異論がなければ、ストレスチェックはこの日程で決定とします。次回は11月11日です。
Klangが作る下書き
- 開催日時・出席者
- 2026年10月14日（水）15:00〜15:35、本社第1会議室
- 議長（工場長）、衛生管理者、産業医、労働者側委員2名。事務局：総務課
- 議題1：長時間労働者の状況
- 9月の時間外労働80時間超は製造部の3名（8月より2名減）
- 1名は産業医の面接指導が済み。2名は10月中に実施
- 労働者側委員から、製造2課の従業員1名の体調について発言あり
- 議題2：熱中症対策の振り返り
- 熱中症の疑いによる休業は2名。いずれも7月の午後、第2倉庫での作業中
- 意見：第2倉庫のスポットクーラーを来年は6月中に設置する
- 議題3：ストレスチェックの実施計画
- 高ストレス者の面接の申出先は産業医とする
- 決定事項
- ストレスチェックを12月1日〜12日に実施する
- タスク
- 産業医：面接指導が済んでいない2名の面接を10月中に行う
- 総務課：ストレスチェックの日程と面接の申出先を社内に知らせる
- 総務課：第2倉庫のスポットクーラーの設置時期を来年度の計画に入れる
- 次回の委員会：11月11日（水）
記録にする前に確認すること
- 確認103:15 「80時間超が3名」「8月より2名減」は、勤怠システムの集計と照らし合わせてから議事録に書きます。AIは聞こえた数字をそのまま書くので、言い間違いも残ります。
- 確認206:48 下書きには「製造2課の従業員1名の体調」が残っています。部署と人数で本人がわかるので、議事録からは消し、産業医と個別に対応します。議事の概要は全従業員に知らせるものです。
- 確認300:40 出席者は、録音に声が入った人ではなく出欠表で確かめます。発言しなかった委員も出席者として書きます。
衛生委員会を録音する前に決めておく4つのこと
衛生委員会では、長時間労働者の状況や健診の結果など、従業員の健康に関わる話が出ます。病歴は、個人情報保護法第2条第3項の「要配慮個人情報」に含まれます。録音を始める前に、次の4つを決めておきます。
Klangは会話データをAIの学習に使いません。通信時・保存時とも暗号化し、ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています。
| 決めること | 具体的には |
|---|---|
| 委員への説明 | 録音の目的、保管する場所、見られる人を委員会で説明し、了承を得る |
| 録音を見られる人 | Klangのフォルダごとに見られるメンバーを設定し、事務局と委員に限る |
| 議事録に書かないこと | 個人が特定される体調や病歴は、議事録と周知用の概要から外し、産業医が個別に扱う |
| 録音を残す期間 | 法令が保存を求めるのは記録（議事録）で、3年間。録音を残す期間は社内規程で決める |
総務で試すときの4つの手順
- 01
法定でない会議から始める
最初は部門長会議や社内委員会のように、健康情報や役員の決議を含まない会議を録音し、文字起こしと下書きの精度を確かめます。
- 02
議事録の書式を指示する
「開催日時・出席者・議題ごとの審議内容・決定事項・タスク」のように、自社の書式どおりの項目で下書きを作るよう指示します。
- 03
フォルダと閲覧範囲を決める
委員会ごとにフォルダを分け、見られるメンバーを設定してから、衛生委員会のような会議を録音します。
- 04
作成時間を比べる
手で書いた場合と下書きを直した場合の時間を2週間ほど記録し、上の試算と比べます。
委員会と説明会の録音を、確認するだけの議事録に
オンラインの会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて録音できます。会議室の会議はスマートフォンのアプリで録音するか、ICレコーダーの音声ファイルをアップロードします。文字起こしとAI要約から議事録の下書きを作り、Wordで書き出して社内の様式に貼り付けられます。過去の委員会は話題で横断検索できます。
- フォルダごとに見られるメンバーを設定できます
- 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています
- 発言者を自動で分ける話者の自動識別は、プロプランの機能です
よくある質問
総務の業務効率化で、AIを最初に使うならどの業務ですか。
申請・経費精算・社内の問い合わせは、ワークフローや経費精算のシステム、社内向けのチャットボットで減らせます。その次に時間が残るのが会議の記録です。委員会や説明会の議事録は、録音から下書きを作るAIで作成時間を減らし、総務は内容の確認と承認に回ります。
法律で議事録の作成が決まっている会議はどれですか。
株主総会（会社法第318条）と取締役会（会社法第369条第3項）は議事録の作成が義務で、どちらも本店に10年間備え置きます。安全委員会・衛生委員会・安全衛生委員会は、労働安全衛生規則第23条で毎月1回以上の開催と、開催の都度の記録と3年間の保存が決まっています。社内の委員会や説明会には法定の様式や保存期間がなく、社内規程に従います。
衛生委員会の議事録をAIで作っても問題ありませんか。
労働安全衛生規則第23条は、記録する事項と3年間の保存を定めていますが、記録の作り方までは定めていません。AIの下書きは、総務と委員が内容を確かめてから議事録にします。注意が必要なのは健康情報です。議事の概要は労働者に知らせるものなので、個人が特定される体調や病歴の話は議事録から外し、録音を見られる人もフォルダの権限で限ります。
議事録係の作成時間は、AIでどれくらい減りますか。
会議の長さ、話者の数、議事録の書式によって変わるため、一律の数字はありません。このページの試算は、月6本の議事録を手で書くと計6時間、AIの下書きを直すと計2時間という仮定で、月に約4時間の差になります。自社の会議で2週間ほど測ってから判断してください。
Klangは無料で使えますか。
Klangのフリープランは月額¥0で、クレジットカードは不要です。文字起こしは無制限で、Zoom・Teams・Google Meetの会議の自動記録、スマートフォンアプリでの録音、AI要約とチャットが使えます。発言者を自動で分ける話者の自動識別はプロプラン（月払い¥1,180・税込）の機能です。