PTA 総会議事録
PTAの定期総会の例。法律で決まった様式はなく、PTA規約（会則）の成立要件と議事録の定めに合わせて使います。運営委員会・本部会の議事録にも流用できます。
登録不要・無料。Word版は1ページ目がひな形、2ページ目が記入例（A4縦）。「コピーする」でひな形の文面をそのまま貼り付けられます。
PTAの議事録
PTAの議事録の書き方。総会・運営委員会の記入例とひな形
PTAの議事録には法律で決まった書式はなく、PTA規約に沿って作ります。総会と運営委員会・本部役員会で書き分けるポイント、書記の分担、子どもや家庭の個人情報の扱い、オンライン総会の書き方を整理し、PTA総会のWordひな形と記入例を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
PTAの議事録に書く項目
総会と運営委員会では、議事録の役割が少し違います。総会は「規約どおりに決まったこと」を、運営委員会は「誰が何をいつまでにするか」を中心に書きます。
| 項目 | 総会 | 運営委員会・本部役員会 |
|---|---|---|
| 目的 | 年度の活動・決算・予算・役員を決める | 行事や委員会活動の段取りを決める |
| 出席状況 | 会員数、出席・委任状・オンライン回答の数（規約の成立要件） | 出席した役員・委員長の名前 |
| 議事の書き方 | 議案ごとに説明・質疑・採決の結果 | 議題ごとに決定事項と担当・期限 |
| 署名・確認 | 議長と書記（規約に定めがあれば署名人） | 会長または書記の確認 |
| 配布先 | 全会員（配信アプリ・プリントなど） | 役員・委員長（必要に応じて全会員に要約） |
子どもと家庭の個人情報の扱い
PTAの議事録は全家庭に配ることが多く、学校外に出る可能性もあります。書く前に、何を書かないかを決めておきます。
- 児童・生徒の氏名、クラスと名前の組み合わせ、家庭の事情は書かない
- 免除の申し出や個別の相談は、「個別の事情により1件」など件数だけにする
- 質問者は「会員」とし、学年・クラスまで書くかどうかは規約・役員会で決めておく
- 写真や録音を配信する場合は、学校の方針と保護者の同意を確認する
オンライン総会・書面による総会の書き方
総会を配信アプリやフォームでの回答で行うPTAもあります。規約で認められた方法かどうかを確認し、議事録には方法と回答数を分けて書きます。
| 開き方 | 議事録に書くこと |
|---|---|
| 会場とオンライン配信の併用 | 会場出席者数、オンライン参加者の扱い（出席とみなすか）、質問の受け方 |
| フォームでの回答のみ（書面総会） | 回答期間、回答数、議案ごとの賛否の数、規約の根拠 |
| 委任状の併用 | 委任状の数と受任者（議長など） |
PTA総会議事録のひな形（Word）と記入例
活動報告・決算、役員の承認、活動計画と予算の3議案の例です。運営委員会では、議案の欄を「議題・決定事項・担当・期限」に変えて使えます。
記入例・架空のPTAPTA 総会議事録
サンプル市立サンプル小学校PTA 2026年度 定期総会議事録
日時2026年4月24日（金）午後2時30分
場所本校体育館（オンライン配信を併用）
出席状況会員数 412名／出席 64名、委任状 151名、オンライン回答 88名 計 303名（規約第15条により成立）
議長吉田 美和（4年2組 保護者）
書記佐々木 亮（広報委員長）
議事の経過と結果
第1号議案 2025年度 活動報告・決算報告
会長 前田 が活動を、会計 松井 が決算を報告し、会計監査 森田 が適正である旨を報告した。会員から、繰越金が増えた理由について質問があり、会計が講演会を中止したためと回答した。採決の結果、賛成多数で承認された。
第2号議案 2026年度 役員の承認
選考委員長が、会長 菅原、副会長 2名、会計 1名、書記 1名の候補者を報告し、拍手により承認された。
第3号議案 2026年度 活動計画・予算案
新会長が、委員会活動のポイント制の見直しと、連絡の配信アプリへの一本化を説明した。会員から、アプリを使えない家庭への連絡方法について質問があり、紙の配布を続けることを確認した。採決の結果、賛成多数で承認された。
その他
校長から、登下校の見守り活動への協力の依頼があった。
以上の議事の経過と結果に相違ないことを確認する。
2026年4月24日
- 議長 吉田 美和
- 書記 佐々木 亮
書記の分担と、1年で引き継げる仕組み
PTAの書記は1年交代のことが多く、議事録の書き方が毎年変わりがちです。次の3つを決めておくと、引き継ぎが楽になります。
ひな形を固定する
総会・運営委員会のひな形を共有フォルダに置き、毎年同じ形で書く。
確定までの期限を決める
会議から1週間で下書き、2週間で会長確認、配信は3週間以内、など。
保存場所を決める
年度ごとのフォルダに、議事録・資料・配信した文面を一緒に保存する。
よくある間違い
| 間違い | 直し方 |
|---|---|
| 総会の成立要件を書いていない | 会員数と出席・委任状・回答の数、規約の条番号を書く |
| 質問者の子どもの名前が分かる | 「会員から」とし、個人が特定される情報を除く |
| 決まったことと「検討する」が混ざっている | 決定事項と継続検討を分けて書く |
| 前年度の議事録が見つからない | 年度フォルダと保存期間を規約・申し送りで決める |
録音から議事録を作る
書記がメモに追われず会議に参加できるよう、録音から下書きを作る方法もあります。録音する場合は、事前に役員会で決め、開会時に参加者へ伝えてください。
- 01
学校とPTAの方針を確認する
録音してよいか、録音の保存と削除の扱いを役員会で決めます。
- 02
スマートフォンで録音する
Klangのアプリで録音し、オンライン併用の会議では会議ボットを参加させます。
- 03
下書きと配信用の要約を作る
AIチャットで議事録の下書きと、保護者向けの短いお知らせ文を作り、書記と会長が確認します。
書記の仕事を、録音と文字起こしで軽く
Klangで総会や運営委員会を録音すると、発言を文字起こしで確認でき、AIチャットで議事録の下書きと配信用の要約を作れます。個人情報を除いてから配布してください。
- 会場ではスマートフォンアプリで録音し、オンライン出席がある会議はZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて記録できます
- 文字起こしはフリープランで無制限。Wordに書き出してテンプレートに貼り付けられます。話者の自動識別はプロプランの機能です
- ISO/IEC 27001:2022の認証を取得し、会話データをAIの学習に使うことはありません
よくある質問
PTAの議事録に決まった書式はありますか。
ありません。PTAは任意団体なので、規約に定めがあればそれに従い、なければ会で決めた様式で作ります。総会では日時・場所、出席状況、議長と書記、議案ごとの経過と結果を書いておくと、後から確認できます。
PTAの議事録は誰が書きますか。
書記を置くPTAでは書記が担当し、会長や議長が確認するのが一般的な流れです。規約に定めがあればそれに従います。
PTA総会の議事録はどこまで公開しますか。
全会員に配るのが基本ですが、子どもの名前や家庭の事情など、個人が特定される情報は書かないか、配布版から除きます。配信アプリやプリントのどちらで配るかも決めておきます。
オンラインで行ったPTA総会の議事録はどう書きますか。
開催の方法（配信の併用、フォームでの回答など）、回答期間、回答数、議案ごとの賛否の数、規約の根拠を書きます。規約にオンラインでの議決の定めがない場合は、先に規約を確認してください。
PTA総会議事録のひな形は無料ですか。
はい。PTA総会のWordひな形を登録不要・無料で配布しています。2ページ目は架空のPTAの記入例で、運営委員会の議事録にも流用できます。