入力データの利用目的
録音、文字起こし、プロンプト、要約が、サービス提供以外に使われるか。AIモデルの学習や改善への利用有無を、規約と契約で確認します。
「安全なAI」ではなく、具体的な扱いを聞く
AI議事録には、参加者の声、氏名、発言、業務上の決定などが集まります。そのため、「高度なセキュリティ」という表現だけではなく、データの流れと運用を具体的に確認することが大切です。
このガイドは一般的な選定の観点をまとめたもので、法的助言ではありません。実際の利用では、自社の情報管理規程と、対象業務に適用される規制を確認してください。
社内審査に使える
AI議事録の選定チェックリスト
保存場所とデータ移転
どの国・地域で保存、処理されるか。委託先や再委託先を含め、組織のルールと合うかを確認します。
保持期間と削除
会議終了後に何が、いつまで残るか。利用者が削除できる範囲、バックアップを含む削除プロセス、契約終了時の扱いを聞きます。
アクセス権限と認証
録音や文字起こしを誰が見られるか。管理者権限、共有範囲、2FA、SSO、異動時の権限削除を実際の運用に照らして確認します。
暗号化とキー管理
通信中と保存中の暗号化に加え、暗号化キーを誰が管理するかを確認します。高い分離が必要な場合は専用キーやBYOKも検討対象です。
委託先とインシデント対応
処理に関与する事業者と役割を把握します。漏えい等が起きた場合の連絡、調査、復旧の手順も導入前に確認します。
人による確認と社内ルール
AIの文字起こしや要約は、固有名詞、数値、決定事項に誤りがないか人が確認します。録音の可否、承認、共有、削除の責任者も決めます。
「AI学習に使わない」の確認方法
「学習に使わない」という表現は、対象と条件を確かめて初めて比較できます。録音だけでなく、文字起こし、要約、利用者の入力、フィードバックも対象か。無料・有料プランで条件が変わるか。オプトアウトが必要かを確認します。
Klangは、お客様の会話データをAIモデルの学習に利用しません。これはプランによるオプションではなく、Klangのデータ取り扱い方針です。技術的な保護の詳細はセキュリティページ、公開資料はTrust Center（英語）で確認できます。
導入までの4ステップ
- STEP 1
扱う会話を分類する
一般会議、顧客情報、人事、医療・研究など、情報の性質と影響を整理します。
- STEP 2
必須条件を書き出す
保存場所、認証、削除、学習利用の禁止など、自社に必要な条件を先に定めます。
- STEP 3
文書と実機の両方で確かめる
規約、セキュリティ資料、契約回答だけでなく、共有や削除の操作も試します。
- STEP 4
限定した範囲で始める
機密度の低い会議から始め、権限、確認手順、削除が運用できるかを評価します。
公的資料も確認する
個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人情報を入力する際、提供事業者が機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう注意喚起しています。個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」を参照してください。