メインコンテンツへスキップ
NEWS約2.4億円の資金調達を実施（新しいタブで開きます）

文字起こし・AI議事録のセキュリティ

AI議事録のセキュリティと注意点選定チェックリスト23項目

AI学習への利用、保存場所、暗号化、SSO、監査ログ、削除、委託先、ISO/IEC 27001とISMAP。機能表だけでは比べにくい項目を、事業者への質問と確認のポイントに分けて整理しました。Excel版も無料でダウンロードできます。

チェックリストを使う導入条件を相談する

更新日：

執筆・運営：

AI議事録には、参加者の声、氏名、発言、業務上の決定などが集まります。そのため、「高度なセキュリティ」という表現だけではなく、データの流れと運用を具体的に確認することが大切です。

下のチェックリストは、情報システム部門や法務部門が事業者に送る質問票の下書きとして使えるように、「事業者への質問」と「確認のポイント」を分けています。参考として、各項目にKlangの公開回答も載せました。自社の必須度を先に決めておくと、候補を比べるときに迷いません。

このガイドは一般的な選定の観点をまとめたもので、法的助言ではありません。実際の利用では、自社の情報管理規程と、対象業務に適用される規制を確認してください。

社内審査に使える

事業者から回答が届いた項目にチェックを入れて進み具合を確認できます。Excel版には「自社の必須度」「回答・根拠資料」「判定」の記入欄があり、候補ごとにシートを複製して比較できます。

ExcelでダウンロードCSVでダウンロード23項目・必須度と判定の記入欄つき・登録不要

現在の確認状態を保存する

上のExcel・CSVは空の記入用テンプレートです。このボタンは、下で実際にチェックした状態を保存します。「確認済み」は適合や安全の保証ではありません。根拠と判定は別途記録してください。

確認済み 0 / 23 項目

データの利用

  • Klangの回答：お客様の会話データをAIモデルの学習に利用しません。プランによる違いはありません。

  • Klangの回答：データは常にお客様のものです。

保存場所

  • Klangの回答：利用構成ごとに個別に回答します。保存リージョンやオンプレミス導入のご相談を受け付けています。

  • Klangの回答：最新の委託先一覧は、利用構成を確認したうえで個別に回答します。

暗号化

  • Klangの回答：システムとのすべての通信をTLS 1.2以上で暗号化します。

  • Klangの回答：システム内のすべてのファイルを暗号化して保存します。ファイルは固有のキーで暗号化され、削除時にはキーも破棄します。

  • Klangの回答：エンタープライズプランのKlang Vault（BYOK）で、お客様が暗号化キーを所有・管理できます。Klangがキーを見ることはありません。

アクセス管理

  • Klangの回答：ビジネスプランでSSOに対応します。

  • Klangの回答：認証アプリによる二要素認証を有効にできます。

  • Klangの回答：フォルダごとに公開範囲を設定し、必要なメンバーだけがアクセスできるようにできます。

  • Klangの回答：ユーザーの追加・削除やプランの変更はいつでも行えます。

  • Klangの回答：ビジネスプランで監査ログを、エンタープライズプランでアクセス権限の管理を提供します。

保持と削除

  • Klangの回答：エンタープライズプランでデータ保持期間をカスタマイズできます。

  • Klangの回答：お客様が削除した情報は、バックアップを含むシステム全体から継続的に削除されます。

  • Klangの回答：契約終了時の削除条件は、利用構成に合わせて個別に回答します。書き出しはWord、Excel、CSV、JSONなどに対応します。

契約と体制

  • Klangの回答：ビジネスプランでは、データ処理契約（DPA）をアカウントから直接締結できます。

  • Klangの回答：通知条件と連絡経路は、契約時に個別に確認します。

  • Klangの回答：エンタープライズプランで専任サクセスチーム、優先サポート、SLAを提供します。

第三者認証

  • Klangの回答：Klang AI ABはISMS認証（ISO/IEC 27001:2022）を取得しています。

  • Klangの回答：KlangはISMAPへの登録を公表していません。

導入形態と運用

  • Klangの回答：シングルテナントでの提供とオンプレミス導入を、組織の要件に合わせて個別にご提案します。

  • Klangの回答：利用するクラウド事業者のデータセンターは、外周フェンス、24時間365日の有人警備、映像監視などを備えています。

  • Klangの回答：要約や話者の割り当ては下書きとして扱い、元の音声で確認できます。社内利用ルールのひな形も公開しています。

Klangの回答は2026年10月1日時点の公開情報です。チェックの状態はこのページの中だけで使われ、自動保存・送信されません。必要な場合は上のボタンで手元に保存できます。

「学習に使わない」という表現は、対象と条件を確かめて初めて比較できます。録音だけでなく、文字起こし、要約、利用者の入力、フィードバックも対象か。無料・有料プランで条件が変わるか。オプトアウトの操作が必要かを確認します。

個人情報保護委員会は、生成AIサービスへ個人情報を含むプロンプトを入力する場合、提供事業者がその情報を機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう注意喚起しています。会議の録音と文字起こしは、参加者の氏名や発言そのものを含むため、この確認が特に重要です。

Klangは、お客様の会話データをAIモデルの学習に利用しません。これはプランによるオプションではなく、Klangのデータ取り扱い方針です。技術的な保護の詳細はセキュリティページ、公開資料はTrust Center（英語）で確認できます。

AI議事録の情報漏洩は、AIが内容を覚えて他人に話すことより、録音や議事録が想定外の場所に置かれ、想定外の人に見えることで起きます。使い方ごとに、データがどこに置かれ、学習に使われるかを整理しました（2026年10月11日時点の各社の公式情報）。

AI議事録の作り方ごとの、データの置き場所と学習への利用
使い方データが置かれる場所AIの学習への利用漏洩につながりやすい経路
会議の文字起こしを個人のChatGPTに貼って議事録にするOpenAI（個人のアカウント）「すべての人のためにモデルを改善する」がオンだと学習に使われる個人アカウントへの持ち出し、共有リンク、学習設定のままの利用
ChatGPT Business・EnterpriseOpenAI（会社のワークスペース）既定で学習に使わないワークスペース外の個人アカウントとの混在
Microsoft 365 Copilot（Teams会議の要約）会社のMicrosoft 365環境基盤モデルのトレーニングに使わない会議の録画・文字起こしの共有範囲、個人のMicrosoftアカウントでのCopilot利用
Google MeetのGemini（自動メモ生成）メモをオンにした人のGoogle ドライブGoogle Workspaceのデータは許可なく学習に使わないメモのドキュメントの共有設定、個人のGoogleアカウントでのGemini利用
AI議事録ツール（Klangなど）各ツールのクラウドツールごとに異なる。Klangは学習に使わない閲覧権限の設定、退職者のアカウント、ツールごとの学習方針

ChatGPT・Copilot・Geminiのいずれも、会社契約のプランと個人のアカウントで扱いが分かれます。特に注意したい経路は、社員が個人のアカウントに会議の内容を貼り付けることです。会社として使うサービスを決め、職場のアカウントでサインインしているかを確かめます。会議の録音をNotebookLMに入れる場合のアカウント別の扱いはNotebookLMのセキュリティにまとめています。

各サービスで学習を止める設定の場所は、AIに学習させない設定の一覧（ChatGPT・Gemini・Copilot・Claude・議事録ツール）にまとめています。

「国内保存でなければならない」かどうかは、法律より先に、自社の情報管理規程、取引先との契約、業界のガイドラインで決まることが多い項目です。まず自社の条件を確認し、それを満たす構成が選べるかを事業者に聞きます。

保存と処理を分けて聞く

録音ファイルの保存場所だけでなく、文字起こしやAI要約の処理がどこで行われるか、バックアップはどこに置かれるかを分けて確認します。

委託先の所在地も含める

AI処理やインフラを委託先が担う場合、その委託先の所在地と役割も保存場所の確認に含めます。

変更時の通知を決める

保存場所や委託先が変わるときに、いつ、どのように通知されるかを契約前に確認します。

要件が厳しければ形態を変える

共有のクラウドで条件を満たせない場合は、専用環境、暗号化キーの自社管理、オンプレミスを別の選択肢として比べます。

導入形態ごとに確認が変わる項目（Klangの場合）
導入形態データと暗号化キー向いている組織Klangのプラン
クラウド（標準）ファイルごとの固有キーで暗号化。削除時にキーも破棄一般的な会議や面談を、すぐに記録・共有したい組織フリー・プロ・ビジネス
クラウド＋Klang Vault（BYOK）お客様が暗号化キーを所有・管理。Klangはキーを見られない復号できる範囲を自社で管理したい組織エンタープライズ（お問い合わせ）
シングルテナント他社と分けた専用環境で提供他社と環境を分けたい組織エンタープライズ（お問い合わせ）
オンプレミス自社の環境で保存・運用ネットワーク分離や自社環境での保存が要件の組織エンタープライズ（お問い合わせ）

Klangの保存・処理リージョンは、利用構成ごとに個別に回答します。国内での保存が必須条件の場合は、保存リージョンやオンプレミス導入についてご相談ください。構成の考え方はプライベートクラウド・オンプレミスのページで詳しく説明しています。医療機関の場合は、医療情報システムの安全管理に関するガイドラインに沿った確認項目も確認してください。守秘義務が法律で定められた士業では、公認会計士法第27条を踏まえた監査法人での確認項目や社会保険労務士法第21条を踏まえた事務所での確認項目も参考になります。

第三者認証は、事業者の説明を裏付ける材料になります。ただし、認証ごとに対象と目的が違うため、「取得している」だけで判断せず、範囲と用途を確認します。

ISO/IEC 27001（ISMS認証）

情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）の国際規格です。リスクの評価、管理策、内部監査、見直しといった管理の仕組みが規格どおりに運用されているかを、認証機関が審査します。

  • 認証の範囲に、実際に使うサービスと運営組織が含まれているか
  • 規格の版（2022年版か）と、有効期限
  • 「データセンターが取得」と「事業者自身が取得」を区別する

証明書の読み方と、認証だけでは分からない項目はISMSとは：取引先の証明書で確かめる5つのことで詳しく扱っています。

Klangの場合：Klang AI ABがISMS認証（ISO/IEC 27001:2022）を取得しています。

ISMAP（政府情報システムのためのセキュリティ評価制度）

政府が求めるセキュリティ要求を満たしているクラウドサービスを、監査を経てあらかじめ評価・登録する制度です。内閣官房（内閣サイバーセキュリティセンターほか）、総務省、経済産業省が2020年6月に運用を開始しました。登録されたサービスは、ISMAPポータルのクラウドサービスリストで公開されています。

  • 政府機関等の調達では、原則として登録サービスから選ぶことになる
  • 民間企業には登録を求める義務はなく、評価の参考情報として使える
  • 登録状況は、事業者の説明ではなく公式のリストで確認する

Klangの場合：ISMAPへの登録は公表していません。政府機関等の調達でISMAP登録が条件になる場合は、ISMAPポータルのリストで候補を確認してください。

  1. ステップ1

    扱う会話を分類する

    一般会議、顧客情報、人事、医療・研究など、情報の性質と漏えい時の影響を整理します。

  2. ステップ2

    必須条件を書き出す

    チェックリストの「自社の必須度」欄を埋め、保存場所、認証、削除、学習利用の禁止など、譲れない条件を先に決めます。

  3. ステップ3

    文書と実機の両方で確かめる

    規約、セキュリティ資料、契約回答だけでなく、共有範囲の設定や削除の操作も試用で確認します。

  4. ステップ4

    限定した範囲で始める

    機密度の低い会議から始め、権限、確認手順、削除が運用できるかを評価してから対象を広げます。

導入が決まったら、録音できる場面、閲覧範囲、保存期間を社内利用ルール（規程ひな形）にまとめます。Klangの公開回答の一覧は日本語のセキュリティ回答一覧で確認できます。

チェックリストでツールを選んだら、録音してよい場面、参加者への説明、AI出力の確認、閲覧範囲、保存と削除を社内規程にします。下のひな形は、会議の録音・文字起こし・AI議事録に絞った条文例です。［記入］の部分と別表を自社の実情に合わせて埋め、法務担当者の確認を経てから制定してください。法的助言ではありません。

例：法務確認が必要なひな形（全12条・別表3つ）

  • ツール名や保存期間は変わりやすいため、本文ではなく別表に置き、規程を改定せずに更新できるようにします。
  • 一律禁止にすると、記録が個人のスマートフォンや個人契約のAIに流れがちです。「事前承認が必要」の形にすると実態を把握できます。
  • 文章作成などを含む生成AI全般のルールは生成AIの社内ガイドライン（全11条のひな形）を全社の指針とし、そこからこの規程を参照すると2つの文書が食い違いません。部署への展開の進め方はAI議事録の導入手順と運用ルールで扱っています。

役割分担の例

規程を運用する役割と、関係する条文
役割主な責任関係する条文
規程責任者規程の周知、教育、年1回の見直し、例外の承認第5条・第9条・第11条・第12条
情報システム部門ツールの承認（上のチェックリストで確認）、アカウント管理第4条・第8条
法務・個人情報保護の担当説明文や同意の取り方の確認、契約・紛争対応での保存判断第6条・第9条
会議の主催者参加者への説明と同意の確認、AI出力の確認、共有範囲の判断第6条・第7条・第8条
利用者承認済みツールだけを使う、禁止情報を入力しない、事故の報告第4条・第5条・第10条

録音の説明は、目的・誰が見るか・いつ消すかの3点と、断ってもよいことを伝えれば足ります。社外の参加者には事前の案内で伝えておくと、会議の冒頭が短く済みます。

社内会議の冒頭で

今日の会議は議事録作成のために録音し、文字起こしします。記録はこのプロジェクトのメンバーだけが見られ、議事録の確定後［記入］日で録音を削除します。

社外の方との会議で

議事録を正確に作るため、本日の会議を録音し文字起こしさせていただいてもよろしいでしょうか。記録は当社の担当者のみが閲覧し、［記入］か月後に削除します。ご希望でなければ録音せずに進めます。

立場の差がある会話では、より丁寧な説明が必要です。採用面接の録音同意の文例、顧客対応の録音告知、介護・福祉の会議で利用者・家族から録音の同意を得る方法も参考にしてください。

規程の別表3の記入例（期間はすべて例）
会話の種類録音データ文字起こし・議事録削除担当
社内の定例会議議事録の確定後30日文書管理規程に従う会議の主催者
顧客との商談90日顧客記録として保存営業部門の責任者
採用面接選考終了後3か月評価メモは採用記録の規程に従う採用担当者
調査・研究インタビュー同意書に記載した期間匿名化した逐語録を保存調査責任者
人事面談（事前承認時のみ）面談の目的を達した時点人事記録の規程に従う人事責任者

決めた期間は、ツールの保持設定や削除担当者の定期作業に落とし込みます。削除したデータがバックアップからも消えるかは、上のチェックリストで承認時に確認しておきます。上司と部下の1on1を対象に入れる場合は1on1を録音する前に決める5つのこともあわせて確認してください。

ツールを選んだ後も、使い方のルールがなければ情報の扱いは安全になりません。導入時に決めておくと運用が揃う10項目を、確認の方法と一緒にまとめました。

AI議事録の運用で決めておく10項目
注意点内容確認の方法
1. 録音を知らせる会議の冒頭と招待文で、録音とAI文字起こしを使うことを伝える同意を得たかを議事録に残す
2. 録音を個別に判断する会議を決める人事評価、懲戒、健康情報など、録音の可否と閲覧範囲を個別に決める会議を先に挙げるルールに一覧を載せる
3. 人が確認してから共有するAIの下書きをそのまま配らず、担当者が確認する確認者の名前を残す
4. 数字と固有名詞を照合する金額、日付、人名、製品名は元音声で確かめる照合した箇所に印を付ける
5. 決定と提案を区別する「〜はどうでしょう」が決定として要約されていないかを見る決定事項は発言者と時刻を添える
6. 閲覧できる人を決める録音・全文・要約のそれぞれを、誰が見られるかを決めるフォルダの権限で管理する
7. 社外への共有を制限する社外に渡すのは確認済みの要約だけにする共有リンクの範囲と期限を確かめる
8. 保存期間を決める録音と文字起こしをいつまで残し、いつ削除するかを決める削除の担当と記録を決める
9. AI学習への利用を確認するツールが会話データをAIの学習に使うかを契約と規約で確かめる確認日と根拠を残す
10. 個人のツールを使わない会社が承認していないAI議事録ボットや個人アカウントを業務の会議に入れない承認済みツールの一覧を周知する

3〜5の項目は、AIの要約に誤りが入ることを前提にした確認です。どのような誤りが起きやすく、どう見つけるかはAI議事録の精度とハルシネーション対策で具体例とともに説明しています。

ルールは会議の録音に限った内容を会話AIの社内利用ルールに、生成AI全般の内容を生成AIの社内ガイドラインにまとめると、従業員が参照する場所が1つに定まります。

ルールを決めたら、機密度の低い社内会議1本で実際の下書きを確かめます。録音から要約・決定事項・タスクまでの出力と、共有前に人が確かめる箇所の例は議事録AI（AI議事録）の実例に載せています。

社内ルールに沿って、会議1本で試す

Klangは会話データをAIモデルの学習に利用せず、フリープランは文字起こしの時間枠なし・¥0・クレジットカード不要です。許可を得た録音を1本アップロードして、議事録の下書きと確認の手順を試せます。

話者の自動識別・用語集はプロプラン（年払いで月額¥980、7日間無料トライアル）で使えます。

無料で試す料金とプロの無料トライアルを見る
AI議事録を使うと情報漏洩は起きますか？

AI議事録の情報漏洩は、主に録音や議事録が想定外の場所に置かれ、想定外の人に見えることで起きます。個人のChatGPTなどに会議の内容を貼り付ける、共有リンクの範囲が広すぎる、退職者のアカウントが残る、といった経路です。会社契約のプランでは、ChatGPT Business・Microsoft 365 Copilot・Google WorkspaceのGeminiのいずれも、既定で会話を学習に使いません。

AI議事録ツールのセキュリティで、最初に確認すべき項目は何ですか？

会話データをAIモデルの学習に使うかどうか、どこに保存されるか、誰が閲覧できるか、削除したデータがバックアップからも消えるかの4点です。この4点は機能表では比較しにくいため、規約と契約書、試用での操作の両方で確認します。

ISMAPに登録されていないクラウドサービスは使えませんか？

ISMAPは政府機関等がクラウドサービスを調達するための制度で、政府機関等は原則として登録サービスから調達します。民間企業に登録を求める法的な義務はなく、ISO/IEC 27001の認証範囲、データの扱い、契約条件などを自社の基準で評価します。Klangは現在ISMAPへの登録を公表していません。

ISO/IEC 27001を取得していれば安全ですか？

ISO/IEC 27001は情報セキュリティの管理体制が規格に沿って運用されていることを第三者が審査した認証で、個々の機能の安全性を保証するものではありません。認証の範囲に実際に使うサービスが含まれているか、規格の版と有効期限を確認し、学習利用や削除などの個別項目と合わせて判断します。

日本国内にデータを保存できるツールでないと使えませんか？

法律で一律に国内保存が求められるわけではありませんが、社内規程や取引先との契約で保存地域が決まっている場合があります。まず自社の規程を確認し、国内保存が必須なら、その条件を満たす構成やオンプレミス導入が選べるかを事業者に確認します。

会話AI・AI議事録の社内利用ルールには何を書けばよいですか？

対象業務、承認済みツール、参加者への説明、入力を禁止・制限する情報、AI出力を確認する担当者、閲覧・共有の範囲、保存と削除、事故時の連絡先の8点が基本です。このページの規程ひな形（全12条・別表3つ）は、これらを条文の形にした例です。そのまま制定せず、就業規則や個人情報の取扱規程と整合させ、法務担当者の確認を経てください。

会議の録音データや議事録の保存期間はどう決めればよいですか？

会話の種類ごとに、利用目的に必要な期間を決めます。例えば定例会議は議事録の確定後に録音を削除し、契約や紛争対応に関わる会話は社内の文書管理規程に合わせます。決めた期間はツールの保持設定や削除担当者の作業に落とし込み、削除がバックアップにも及ぶかを導入前に確認します。

チェックリストは自社の審査資料に使ってよいですか？

はい。ExcelとCSVは自由に編集して、候補ごとの比較や社内審査に使えます。Klangの回答欄は2026年10月6日時点の公開情報です。正式な審査では、最新の回答と契約文書を確認してください。

参考にした公的資料

2026年10月6日時点で内容を確認しています。制度や資料は改定されることがあるため、実務では最新版を確認してください。

社内でAIツールを使い始めるまでの流れを、目的の整理、ルールづくり、ツールの審査、承認と定着の4段階に分けています。会議の録音・文字起こしを例にしていますが、ほかのAIツールにも使える手順です。

  1. 1. 目的を決める

  2. 2. ルールとリスク

  3. 3. ツールを審査する

  4. 4. 承認と定着

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

無料で始めるお問い合わせ