面談記録の書き方と例文。人事面談で聞くこと・記録シート

面談の目的によって違いますが、現在の業務のやりがいや負担、今後のキャリアの希望、勤務時間や働く場所についての困りごと、職場の環境、人事に確認したい制度などがよく聞かれます。

面談の目的、対象者・面談者・日時、記録の共有範囲、話題ごとの本人の発言・確認した事実・会社側の回答、約束したことの担当と期限を書きます。会社が回答していないことを回答済みのように書かないようにします。

面談記録は、本人の発言、確認した事実、会社側の回答を分けて書き、約束したことには担当と日付の期限を付けます。家族や健康の事情は配慮に必要な範囲だけを残し、記録を誰と共有するかを冒頭に書いておきます。

「本人はやる気がない様子」のような印象だけの記述、「検討します」のように回答済みか検討中か分からない記述、「来週連絡」のように日付と担当者のない約束がよくない例です。見た事実と本人の言葉、期限と担当者に書き直します。

人事面談を録音するときは、録音の目的、記録を見る人、保存期間を本人に説明し、了承を得てから始めます。本人が録音を望まない場合は録音せずに、面談者がメモを取って記録を書きます。

面談記録の下書きはAIで作れます。Klangでは録音を文字起こしし、AIチャットで「本人の発言・会社側の回答・約束したことに分けて」と頼むと下書きになります。期限や配慮の範囲、共有範囲は人事担当者が元の音声で確かめて仕上げます。

会社の運用によって違います。記録する側は、何を誰にどこまで伝えるかを面談の中で本人と確認し、記録の共有範囲の欄に書いておくと行き違いを防げます。

人事面談は人事部門の担当者が、キャリアや異動、休職・退職などをテーマに必要に応じて行う面談です。1on1は直属の上司が、日々の業務や成長について定期的に行う対話です。