休業前後の引き継ぎ
休職・育休・産休の引き継ぎ。休む前は最小限に、戻る日は会議の記録から。
休む人と上長がそれぞれやることを、休む前と復帰の日の2つに分けました。引き継ぎができないまま休む場合は上長の側から、計画した育休・産休は休業開始までの日程から説明します。復帰の日に、休業中の会議の記録へ質問する例つきです。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
引き継ぎなしで休むとき：上長が先にやること
体調を崩して急に休職する人に、引き継ぎを求めるのは酷です。厚生労働省の「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援の手引き」は、休業が始まる段階で、労働者が安心して療養に専念できるよう情報提供などの支援を行うよう求めています。引き継ぎは、上長の仕事になります。
休む本人は、「引き継ぎができない」「引き継ぎをしたくない」と感じても、自分を責める必要はありません。伝えられそうなら、今週中に期限が来るものと、資料の保存場所だけを上長に伝えます。それも難しければ、上長に任せてください。
ふだんから定例会議を録音してフォルダに残しておくと、急な休職のときに上長が本人に連絡する回数を減らせます。これは休む人を守るための備えでもあります。
- 01
期限が迫っている業務と約束を洗い出す
本人の予定表、メール、担当していた定例会議の記録から、2週間以内に期限が来るものを書き出します。
- 02
業務ごとに代わりの担当者を決める
1人に全部を寄せず、業務ごとに分けます。判断を伴うものは上長が持ちます。
- 03
本人への連絡は1回で済ませる
聞くのは、記録で確かめられないことだけにします。事務手続きの説明と合わせ、何度も連絡しないよう質問をまとめます。
- 04
経緯は会議の記録で確かめる
本人が出ていた会議の録音や議事録があれば、取引先との約束や保留中の案件はそこから拾えます。記録がない会議は、出席者に聞きます。
育休・産休の引き継ぎ：休業開始までの日程の決まり方
計画した休業は、休業が始まる日の決まり方で、引き継ぎに使える期間が変わります。
厚生労働省の雇用均等基本調査では、男性の育児休業取得率は2024年度の40.5%から2025年度に50.9%へ上がりました。男性の取得期間は「1か月〜3か月未満」が30.3%、「2週間〜1か月未満」が28.0%です。女性は6か月以上の取得が9割を超えています。
数週間から数か月の休業では、休んでいる間も担当していた定例会議は続きます。休業の長さに関係なく、復帰したときに困るのは、その間に会議で決まったことを知らないことです。
| 休業 | 開始日の決まり方 | 引き継ぎの注意点 |
|---|---|---|
| 産前休業 | 出産予定日の6週間前（多胎妊娠は14週間前）から、本人の請求で休業できる（労働基準法第65条） | 体調で予定より早く休むことがある。説明の録音は早めに済ませる |
| 育児休業 | 本人の申し出による。開始予定日が申し出の翌日から1か月を経過する日より前だと、会社が開始日を指定できる場合がある（育児・介護休業法第6条第3項） | 申し出を早めに済ませ、引き継ぎの期間も確保する |
| 病気による休職 | 会社の就業規則による。診断書の提出から休業が始まることが多い | 本人に引き継ぎを求めず、上長が主導する（上の手順） |
休む前と復帰の日のチェックリスト
チェックを入れると、確認の進み具合が表示されます。入力した内容はどこにも保存されません。
休む前（本人と上長）
0 / 6 確認済み
復帰の日（本人）
0 / 5 確認済み
休業中の会議を、復帰の日のために残しておく
休業中に本人がすることはありません。代わりの担当者と上長が、会議の記録を1つのフォルダにためていきます。
個人の体調や家庭の事情に触れた面談は、このフォルダに入れません。会議のフォルダには、業務の会議だけを入れます。
会議は代わりの担当者が録音する
Zoom・Microsoft Teams・Google Meetの定例会議には、会議ボットを参加させます。対面の会議は、スマートフォンのアプリかブラウザで録音します。
フォルダの管理者は上長
フォルダの役割は「管理者」「編集」「読み取り」から選べます。休業中の本人をメンバーから外す必要はありません。
週ごとのまとめを自動で作る
スケジュール分析（プロプラン・チームプラン）を使うと、フォルダに入った新しい会議を毎週同じ質問で分析できます。復帰の日に、週ごとのまとめを順に読めます。
復帰の日にAIに聞く3つの質問
経営企画部の課長代理が、7月1日（水）から9月30日（水）まで3か月の育児休業を取り、10月1日（木）に復帰した例です（架空）。休業中の会議の記録が入ったフォルダを分析に追加し、3つの質問をしました。
3つの質問は、決まったこと、決まっていないこと、自分に戻されることの順です。この順で聞くと、復帰した週に最初に手をつける仕事が見えます。同じ分析に続けて「8月19日の会議で、40億円にした理由は？」のように聞き返せます。
Klangが答えられるのは、録音した会議と、分析に追加したファイルやWebページの範囲です。録音していない会議や、廊下で決まったことはわかりません。足りない部分は、代わりの担当者との面談で補います。
質問17月1日から9月30日までに、このプロジェクトで決まったことを日付順に教えて。
- 中期経営計画の重点KPIを、売上成長率・営業利益率・ROICの3つに絞った7月8日 PJ定例 14:20
- 3年間の成長投資枠の上限を、50億円から40億円に下げる案で経営会議に諮ることにした8月19日 PJ定例 26:05
- 社内説明会を10月から11月に延期した。経営会議の承認が10月末になるため9月16日 PJ定例 08:40
質問2私が担当していた論点のうち、まだ決まっていないものは？
- 海外子会社の計画値を、現地の通貨と円のどちらで取り込むか。経理部と調整中8月5日 PJ定例 31:10
- 人員計画のシナリオを2本にするか3本にするか。9月9日の時点で結論は出ていない9月9日 PJ定例 19:45
質問3私が戻ったら確認したい、引き取ってほしいと言われていることは？
- 海外子会社の取り込み方法は、復帰後に引き取って10月中に経理部と決める9月30日 PJ定例 12:30
答えは文字起こしをもとにしています。「50億円から40億円」のような金額と、延期の理由は、タイムコードの位置から元の発言を再生して確かめてから、復帰後の予定に反映します。
休んでいる間の会議も、戻った日に追いつける
Klangは、会議ボットやスマートフォンのアプリで会議を録音し、文字起こしと要約、決定事項とタスクの一覧を作ります。記録はフォルダにたまり、復帰した人は分析でまとめて質問できます。答えには、根拠になった会議とタイムコードが示されます。
- フリープランは文字起こし無制限・月額¥0、クレジットカード不要です
- スケジュール分析と話者の自動識別は、プロプラン（月払い¥1,180、税込）以上の機能です
- 会話データをAIの学習に使いません。翻訳の機能はありません
よくある質問
急に休職することになり、引き継ぎができません。どうすればよいですか。
引き継ぎは上長の仕事として任せて構いません。厚生労働省の職場復帰支援の手引きも、休業中の労働者が安心して療養に専念できるよう支援することを求めています。伝えるのは、今週中に期限が来るものと、資料の保存場所くらいで十分です。それも難しければ、上長に「できない」とだけ伝えてください。
部下が引き継ぎなしで休職しました。上長は何から始めればよいですか。
最初に、期限が迫っている業務と取引先との約束を洗い出し、代わりに対応する人を決めます。本人への連絡は、必要な事務手続きの説明などに絞ります。業務の経緯は、本人に聞く前に、本人が出ていた会議の議事録や録音で確かめます。
育休の引き継ぎは、いつから始めればよいですか。
休業の予定が決まったら、すぐに上長と代わりの担当者を決めます。育児・介護休業法第6条第3項により、開始予定日が申し出の日の翌日から1か月を経過する日より前だと、会社が開始日を指定できる場合があります。申し出を早めに済ませると、引き継ぎに使える期間も確保できます。
産休の引き継ぎで気をつけることは何ですか。
労働基準法第65条により、出産予定日の6週間前（多胎妊娠は14週間前）から、本人の請求で休業できます。体調によっては予定より早く休むこともあるため、引き継ぎの面談は早めに録音しておき、休業開始の日を待たずに渡せる状態にします。
休業中に会議の記録を読む必要はありますか。
読む必要はありません。記録はフォルダにたまっていくので、復帰した日にまとめて質問すれば足ります。休業中にフォルダを見るかどうかは、本人が決めることです。
復帰した日に、何から確認すればよいですか。
休業中に決まったこと、自分の担当でまだ決まっていないこと、自分が戻ったら確認したいと言われていることの3つを確かめます。休業中の会議の記録をフォルダごと分析に追加して質問すると、根拠の会議の日付とタイムコードつきで答えが返ります。