面談の録音についての説明と確認
面談の冒頭で読み上げるか、事前に渡して使います。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例です。法的な同意書のひな形ではありません。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
社内面談の録音
社内面談を録音するときの説明と同意の取り方（文例つき）
評価面談、人事面談、ハラスメントの相談や聴取など、社内の面談を録音・文字起こしする前に本人へ説明すること、そのまま使える説明の文例、録音データの保管と削除の決め方をまとめました。説明と確認のシート（Word・Excel）を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
録音の前に本人へ説明する5つのこと
面談の録音は、記録を正確にする一方で、話す人を緊張させます。録音を始める前に次の5点を説明し、本人が録音するかどうかを選べるようにします。
| 説明すること | 文例 |
|---|---|
| 録音の目的 | 「話した内容と決めたことを、正確に記録するために録音したいと考えています」 |
| 録音の使い方 | 「文字起こしと要約を作り、面談の記録の下書きに使います」 |
| 閲覧できる人 | 「録音と記録を見られるのは、あなたと私、人事の担当者だけです」 |
| 保存期間と削除 | 「記録が確定してから1年で削除します」 |
| 録音しない選択 | 「録音しない場合はメモで記録します。録音しないことで不利益はありません」 |
面談の録音についての説明と確認
記入例・架空記入例（架空の会社・架空の人物です）。法的な同意書のひな形ではありません。
- 面談の種類
- 評価面談（上期）
- 対象者
- 営業1課 Y
- 面談者
- Z課長
- 日時
- 2026年10月13日（火）16:00–16:40
説明したこと
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 録音の目的 | 面談で話した内容と合意した目標を、正確に記録するため |
| 使い方 | 文字起こしと要約を作り、面談シートの下書きに使う |
| 閲覧できる人 | 本人、Z課長、人事部の評価担当 |
| 保存期間 | 評価の確定から1年。その後は削除する |
| 録音しない場合 | メモで記録する。録音しないことで不利益はない |
本人の選択
- 録音してよい（該当）
- 録音しないでメモで記録してほしい（非該当）
- 一部の話題だけ録音を止めてほしい（非該当）
面談の種類ごとに気をつけること
同じ「社内の面談」でも、話される内容の重さが違います。面談の種類ごとに、録音するかどうかの考え方と、記録の扱いを決めておきます。
| 面談 | 録音の考え方 | 記録の扱い |
|---|---|---|
| 評価面談 | 根拠と本人コメントを正確に残す目的で使いやすい | 本人・評価者・人事だけが閲覧 |
| 人事面談・キャリア面談 | 本人が話しにくくなるなら録音しない | 上司への共有は本人と決めた要点だけ |
| ハラスメントの相談 | 相談者が話しにくくなりやすいため、録音するかは相談者の希望を優先する | 相談窓口だけが閲覧。人事評価と分ける |
| 事情聴取（社内調査） | 発言を正確に残すため録音を提案することがある。断られたら記録係がメモ | 調査担当だけが閲覧 |
| 休職・復職の面談 | 健康情報が含まれるため、必要性を慎重に考える | 健康情報は必要最小限 |
録音と個人情報の扱い
面談の録音には、本人の声と話した内容が含まれ、個人情報として扱う必要があります。個人情報保護法は、個人情報を取得した場合、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかに利用目的を本人に通知し、または公表することを求めています。健康状態などの要配慮個人情報の取得には、原則として本人の同意が必要です。
- 録音の利用目的を、面談の説明と社内の規程の両方に書く
- 目的以外（たとえば評価面談の録音を別の調査）に使う場合は、改めて本人に説明する
- 面談で健康や家族の事情が話された場合、記録には配慮に必要な範囲だけを書く
- 録音・文字起こし・AI要約のそれぞれについて、保管場所と削除の時期を決める
面談の録音から記録を作るまでの手順
録音は記録を作るための材料です。録音したまま置いておくのではなく、確認した記録を作り、録音は決めた時期に削除します。
- 01
面談の冒頭で説明し、選んでもらう
説明と確認のシートを使い、録音するか、メモで記録するかを本人に選んでもらいます。選んだ時刻を記録します。
- 02
録音を文字にする
オンラインの面談は会議の録音機能や会議ボット、対面の面談はICレコーダーやスマートフォンで録音し、文字起こしを作ります。
- 03
記録の下書きを作り、録音で確かめる
文字起こしやAI要約から記録の下書きを作り、数字・日付・本人の言葉を録音で確かめます。
- 04
本人に記録を確認してもらう
確定した記録を本人に共有し、違いがあれば直します。
- 05
決めた時期に削除する
保存期間が過ぎたら、録音・文字起こし・要約を削除し、削除した日を記録します。
顧客対応の録音（カスハラ対策）との違い
顧客との通話や窓口対応の録音は、従業員を守る目的で、顧客への告知の方法が論点になります。社内の面談では、相手が同じ組織の社員であり、評価や処遇に関わる情報が含まれる点が違います。録音の目的、閲覧できる人、記録の使い道を、より具体的に説明する必要があります。
了承を得た面談の録音から、記録の下書きまで
Klangは、オンライン面談を会議ボットで録音し、対面の面談の録音ファイルもアップロードできます。文字起こしは時刻つきで、文をクリックすると該当箇所の音声を再生できます。録音の目的と扱いを本人に説明したうえでお使いください。
- 文字起こしとZoom・Teams・Google Meetの自動録音は、フリープランでも使えます
- 面談者と本人の発言を自動で分ける話者の自動識別は、プロプランの機能です
- 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています
よくある質問
社内の面談を録音するとき、本人に何を説明すればよいですか。
録音の目的、録音の使い方（文字起こしや記録の下書きに使うなど）、閲覧できる人、保存期間と削除の時期、録音しない選択ができることの5点を説明し、本人に録音するかどうかを選んでもらうのが基本です。
本人が録音を断った場合はどうすればよいですか。
録音せず、メモで記録します。記録係を同席させると正確に残せます。録音を断ったことで評価や処遇に影響しないことも伝えておきます。
録音の同意は書面で取る必要がありますか。
書面にするかどうかは社内の規程によります。書面にしない場合も、説明した内容と本人が選んだこと、その時刻を面談の記録に残しておくと、あとで確認できます。
面談の録音はいつまで保存すればよいですか。
面談の種類と目的に合わせて社内の規程で決めます。記録を確定したあとは、録音・文字起こし・AI要約のそれぞれを決めた時期に削除し、削除した日を記録します。