内部通報 対応記録
Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（架空の事案）です。Excel版は「対応記録」と「記入例」の2シート。経過の行は必要なだけ増やせます。
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内部通報の調査記録
内部通報の調査記録。通報者を守る記録の管理
内部通報を受けてから調査、是正、通報者への通知までの対応記録の書き方と、通報者を特定させる情報を必要以上に広げないための記録の管理を、公益通報者保護法に基づく指針に沿って整理しました。対応記録（Word・Excel）を無料で配布しています。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
指針が求める記録と情報の扱い
公益通報者保護法に基づく指針（令和3年内閣府告示第118号）は、事業者がとるべき措置の一つとして、内部公益通報への対応に関する記録を作成し、適切な期間保管することを挙げています。あわせて、通報者を特定させる情報の扱いについて、次の用語を定めています。
| 指針の用語 | 指針の定義・内容 | 記録の管理で気をつけること |
|---|---|---|
| 範囲外共有 | 公益通報者を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有する行為。防ぐための措置をとる | 通報者が分かる情報は受付の記録にだけ書き、調査の依頼文や報告から外す |
| 通報者の探索 | 公益通報者を特定しようとする行為。やむを得ない場合を除き、防ぐための措置をとる | 聴取で「誰が通報したか」を話題にしない。推測を記録に書かない |
| 記録の作成と保管 | 内部公益通報への対応に関する記録を作成し、適切な期間保管する | 受付から通知までの経過を1件1つの記録にまとめ、保存期間を規程で決める |
| 是正措置等の通知 | 書面で通報を受けた場合、是正の措置をとったこと、または通報対象事実がないことを、支障のない範囲で速やかに通知する | 通知した日と方法、通知した内容の要旨を記録する |
内部通報の対応記録に書く項目と記入例
対応記録は、受付・調査・是正・通知の経過を1件ごとにまとめます。経過の表には「共有した人と理由」の列を設け、誰に何のために情報を渡したかを残します。
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 受付番号・受付日・方法 | 社内窓口・社外窓口、書面・面談・電話などの別 |
| 通報者 | 氏名、または匿名の希望と連絡方法。この欄以外に書かない |
| 従事者 | 対応を担当する従事者として指定された人 |
| 通報の概要 | 通報された事実の要旨 |
| 対応の経過 | 日付、対応、担当、共有した人と理由 |
| 記録の管理 | 閲覧できる人、保管場所、保存期間 |
内部通報 対応記録
記入例・架空記入例（架空の会社・架空の事案です）。
- 受付番号
- WB-2026-006
- 受付日・方法
- 2026年9月29日 社外窓口（弁護士事務所）経由、書面
- 通報者
- 匿名希望。連絡は社外窓口経由のみ
- 従事者
- コンプライアンス部 W、X（指定済みの従事者）
- 通報の概要
- 購買部で特定の取引先から私的な接待を繰り返し受けている
対応の経過
| 日付 | 対応 | 担当 | 共有した人と理由 |
|---|---|---|---|
| 9月29日 | 受付。調査の要否を検討し、調査を開始 | W | なし |
| 10月2日 | 取引先からの請求書と経費精算を照合 | X | 経理部長（資料の提出のため。通報があったことは伝えない） |
| 10月9日 | 購買部の対象者に聴取 | W・X | なし |
| 10月20日 | 調査結果を報告。社外窓口経由で通報者に通知 | W | 担当役員（報告のため） |
記録の管理
- 閲覧できる人を従事者に限定した（該当）
- 通報者を特定させる情報を、調査の依頼文から外した（該当）
- 人事記録とは別の場所に保管した（該当）
- 保存期間と廃棄の方法を規程で確認した（該当）
調査の聞き取りで、通報者を特定させない工夫
内部通報の調査でも、関係者からの聞き取りは欠かせません。ただし、聞き取りの順番や質問の仕方によって、通報があったことや通報者が推測されることがあります。
- 調査のきっかけを「定期の点検」などと偽る必要はないが、通報の有無や通報者には触れない
- 通報者しか知り得ない細かな事実を、そのまま質問に使わない
- 聞き取りの対象を通報された部署だけに絞らず、確認に必要な範囲で広げることも検討する
- 聴取記録には、対象者が「誰が通報したのか」と尋ねた場合も、回答しなかったことだけを記録する
- 聴取の録音・文字起こしは、従事者だけが閲覧できる場所に保管する
記録の保管と閲覧の管理チェックリスト
記録を作ること自体よりも、作った記録を誰が見られるかの管理が、通報者の保護に直結します。
| 確認すること | 具体例 |
|---|---|
| 閲覧できる人を限っているか | 保存先のアクセス権を従事者に限定する |
| 人事記録と分けているか | 人事評価や異動の資料と別の保存先にする |
| 共有の記録を残しているか | 対応記録の「共有した人と理由」の列に毎回書く |
| 外部サービスの扱いを確認したか | 文字起こしやAIのサービスを使う場合、データの保管場所・学習への利用・削除の方法を確認する |
| 保存期間と廃棄を決めているか | 規程で期間を決め、廃棄した日を記録する |
調査の結果を報告するとき
調査の結果を経営層に報告するときも、通報者を特定させる情報は本文から外します。報告書の構成は、ハラスメントなどの社内調査と同じ考え方で作れます。
- 01
認定した事実と根拠を書く
取引記録、経費精算、聴取記録など、根拠となる記録の番号を示します。
- 02
是正の措置を書く
法令違反が明らかになった場合にとる是正の措置と、その後、措置が機能しているかを確かめる方法を書きます。
- 03
通報者への通知を記録する
書面で通報を受けた場合の通知について、通知した日、方法、内容の要旨を対応記録に追記します。
聴取の文字起こしは、扱いを決めてから使う
Klangは、関係者の了承を得て録音した聴取の文字起こしと要約に使えます。会話データをAIの学習に使わず、通信時・保存時とも暗号化しています。ただし、内部通報の体制が指針に沿っているかは、ツールでは決まりません。保存先、閲覧できる人、削除の手順を社内規程で決めたうえで使ってください。
- 文字起こしはフリープランで無制限。1ファイル10GBまでアップロードできます
- ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています
- セキュリティの詳細はセキュリティのページとTrust Centerで確認できます
よくある質問
内部通報の対応記録は作らなければいけませんか。
公益通報者保護法に基づく指針は、事業者がとるべき措置として、内部公益通報への対応に関する記録を作成し、適切な期間保管することを挙げています。体制整備の義務の対象かどうかなどは、事業者の規模などによって違うため、消費者庁の情報と専門家の助言で確認してください。
範囲外共有とは何ですか。
指針の定義では、公益通報者を特定させる事項を必要最小限の範囲を超えて共有する行為をいいます。記録では、通報者が分かる情報を受付の欄にだけ書き、調査の依頼文や報告から外すことで防ぎます。
内部通報の記録はどこに保管すればよいですか。
対応を担当する従事者だけが閲覧できる場所に保管し、人事記録とは分けます。保存期間と廃棄の方法を規程で決め、共有した相手と理由を記録に残します。