人事面談（定期）
【面談のまとめ】 ・業務量：繁忙期の残業は月25時間。本人は「10月が過ぎれば落ち着く」と認識 ・人間関係：チーム内の連携に問題なし ・健康：睡眠不足の訴えあり（本人の了承を得て産業医面談を案内） 【次のアクション】 ・産業医面談の日程を調整する（人事 中村／10/18）
面談シート テンプレート
面談シート・面談記録のテンプレート。記入例つき（Word・Excel無料）
面談シートは、面談で確認する項目と、本人の発言・面談者の所見・次のアクション（担当・期限）・共有範囲を1枚にまとめる書式です。面談の前は質問の準備に、面談のあとはそのまま面談記録として使えます。Word版は空欄と記入例の2ページ、Excel版には面談を1回1行で残す記録一覧が入っていて、人事・キャリア・評価・退職・復職面談に使えます。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
種類別の項目
面談の種類別：面談シートの項目と質問例
面談シートの基本の形（日時・対象者・面談者・確認した項目・次のアクション・共有範囲）は共通で、「確認した項目」の行だけを面談の種類に合わせて入れ替えます。
| 面談の種類 | 確認する項目 | 質問例 | 記録の注意点 |
|---|---|---|---|
| 人事面談（定期） | 業務の状況、職場の人間関係、健康・働き方、困りごと | 「最近、仕事で負担に感じていることはありますか」 | 本人の発言と面談者の所見を分ける。健康情報の共有範囲を確認する |
| キャリア面談 | 現在の業務の手応え、3〜5年後の希望、必要なスキル、支援の要望 | 「3年後、どんな仕事をしていたいですか」 | 希望を評価と混ぜない。次回までの行動を本人と決める |
| 評価面談 | 目標と実績、評価結果と根拠、本人の自己評価との差、次期の目標 | 「この目標について、ご自身ではどう評価していますか」 | 評価の根拠を事実で書く。本人の異議や補足もそのまま残す |
| 退職面談 | 退職理由、在籍中の良かった点・改善点、引き継ぎ、退職日までの手続き | 「差し支えなければ、決めた理由を教えてください」 | 引き止めの場にしない。個人が特定されない形で職場改善に使う |
| 復職面談 | 体調と主治医の意見、勤務時間・業務の調整、相談窓口 | 「始業時刻や業務量で、配慮してほしいことはありますか」 | 医療情報は必要最小限。共有先を本人の同意で決める |
種類ごとの進め方は、人事面談、評価面談、退職面談の各ガイドで詳しく説明しています。上司と部下の定期的な対話には1on1シートが向いています。1on1の合意とタスクを録音から残す方法は、1on1ツールの選び方と、AIで記録すると変わることにまとめています。保険や資産運用など社外の面談の記録項目は面談記録をAIで作成するページの早見表で、人材紹介のCA面談シートの項目と記入例はキャリアアドバイザーの面談記録で確認できます。
作成例
面談の会話から面談記録を作る例
40分のキャリア面談（架空）の発言の一部と、それを面談シートのどの欄に、どう書いたかを並べました。本人の言葉は「」で残し、面談者の解釈は所見の欄に分けています。
| 時刻 | 面談中の発言 | 書いた欄 | 面談シートの記載 |
|---|---|---|---|
| 04:10 | 山本「効果測定を任されてから、数字で説明できるのが楽しくて」 | 本人の発言・事実 | 「販促の効果測定を任されてから、数字で説明できるのが楽しい」 |
| 11:35 | 山本「月末の集計が全部手作業で、残業が20時間くらいになります」 | 本人の発言・事実 | 「月末の集計作業が手作業で、残業が月20時間ほどになる」 |
| 11:35 | （面談者の受け止め） | 面談者の所見 | 業務量の偏り。上長と共有が必要 |
| 23:50 | 山本「異動したいわけではなくて、今の部署で分析をもっとやりたい」 | 面談者の所見 | 異動希望ではなく、現部署での役割拡大 |
| 31:20 | 中村「集計の件、課長に伝えてもいいですか」山本「はい、お願いします」 | 次のアクション | 月末集計の負担を上長と共有する（本人の了承済み）／中村／10月17日 |
| 37:05 | 山本「資格の補助って使えるんでしょうか」 | 次のアクション | 資格取得支援制度の対象を確認し、本人に回答する／中村／10月21日 |
上長への共有は、本人の了承を得た発言（31:20）を根拠に「本人の了承済み」と書いています。了承を得ていない内容は、所見に書いても共有範囲の外に置きます。完成した面談シートは、このページの下の記入例で読めます。
書き方
面談シートの書き方：4つのルール
面談シートは、面談に出ていない人（次の面談者、上長、人事の担当者）が読んでも同じ状況を思い浮かべられるように埋めます。面談記録の書き方を面談の種類ごとに詳しく知りたい場合は、人事面談のガイドを参照してください。
- 01
本人の発言と面談者の所見を分ける
本人の言葉は「」で、面談者の受け止めや評価は所見の欄に書きます。混ぜると、後から読んだ人が本人の発言か面談者の解釈か区別できません。
- 02
数字・期間・回数は本人の言葉どおりに残す
「残業が多い」ではなく「残業が月20時間ほど」と書きます。次の面談で変化を確かめる基準になります。
- 03
次のアクションには担当と期限を書く
「検討する」で終わらせず、誰が・何を・いつまでにを1行で書きます。次の面談の冒頭で、前回のアクションを確認します。
- 04
共有範囲を面談の最後に本人と確認する
上長に伝えてよいこと、人事部だけに留めることを本人に確かめ、チェック欄に残します。健康や家庭の事情は特に慎重に扱います。
例文
面談シートの記入例：まとめ欄の例文（人事・評価・退職・復職）
面談の種類ごとに、面談シートの「まとめ」欄に書く記入例です。人名・数値はすべて架空です。コピーして、自社の様式に合わせて書き換えてください。
評価面談
【面談のまとめ】 ・目標「新規商談 年40件」に対し実績46件。評価はA（根拠：商談記録） ・本人の自己評価はB。「後半は既存顧客の対応が多かった」との補足あり ・次期の目標：新規商談45件＋提案資料の標準化 【本人の意見】 ・評価結果に異議なし
退職面談
【面談のまとめ】 ・退職理由：「専門性を深められる職場に移りたい」（本人の言葉） ・在籍中に良かった点：「チームの雰囲気、相談しやすさ」 ・改善してほしい点：「評価基準が分かりにくかった」 ・引き継ぎ：担当顧客12社を11/15までに引き継ぐ 【共有範囲】 ・個人が特定されない形で、評価制度の見直しに使うことに本人同意
復職面談
【面談のまとめ】 ・主治医の意見書：短時間勤務（10:00〜16:00）から開始可 ・本人の希望：「最初の1か月は外出の多い業務を避けたい」 ・調整：社内業務を中心に配置し、2週間ごとに面談する 【共有範囲】 ・病名は人事部と産業医のみ。上長には勤務時間と業務の配慮事項だけを共有
面談報告書
面談記録を面談報告書にまとめる
面談シートは面談者と人事の手元に残す記録で、面談報告書は上長や部門長に結果を伝える文書です。報告書には、共有範囲で「上長に伝えてよい」とした内容だけを移します。本人の発言の細部や健康・家庭の事情は、報告書には書きません。
| 面談シート（面談記録） | 面談報告書 | |
|---|---|---|
| 読む人 | 面談者、人事の担当者、次の面談者 | 上長、部門長 |
| 書く内容 | 確認した項目ごとの本人の発言、所見、アクション | 結論、上長に頼みたいこと、期限 |
| 分量 | A4で1枚 | 5〜8行 |
| 配慮が必要な情報 | 本人の了承の範囲で記録する | 書かない。必要なら「人事で対応中」とだけ書く |
面談報告書の例文（キャリア面談・上長宛て）
上の作成例と同じ架空の面談です。報告書には共有の了承を得た内容だけを書いています。
【キャリア面談 報告】 対象：販促チーム 山本さん／面談日：10月15日（40分）／面談者：人事 中村 ・結論：異動の希望はなく、現部署で分析の役割を広げたい意向 ・お願い：月末集計の手作業が残業月20時間ほどの原因。業務分担の見直しをご検討ください（本人の了承済み） ・人事の対応：資格取得支援制度の対象を確認し、10月21日までに本人へ回答 ・次回：1月の定期面談で、集計作業の変化を確認
よくあるミス
面談記録で避けたい書き方
面談記録は、人事評価や配置の判断、ときには労務トラブルの確認にも使われます。後から読まれることを前提に書きます。
避けたい書き方
やる気が感じられない。
改善例
「今の業務に手応えを感じにくい」との発言（12:30）。所見：業務内容の見直しを上長と相談
面談者の印象だけでは、何が起きているのか、次に何をすべきかが分かりません。
避けたい書き方
特に問題なし。
改善例
業務量・人間関係・健康の3点を確認。いずれも本人から困りごとの申し出なし
何を確認して問題がなかったのかを書くと、次の面談での比較ができます。
避けたい書き方
残業について検討する。
改善例
月末集計の負担を上長と共有する（中村／10月17日）。本人の了承済み
担当と期限のないアクションは、次の面談まで誰も動きません。
職場の面談を録音するときの了承の取り方と保存の考え方は、社内面談の録音（説明の文例と同意の取り方）を参照してください。福祉・相談支援の面談記録は、面談記録・ケース記録の書き方で扱っています。
ダウンロード
面談シートのダウンロード
Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）です。Excel版には、記入用シート、記入例、面談の種類別の確認項目と質問例、面談を1回1行で残す面談記録一覧（アクションの状況つき）が入っています。
面談シート（人事面談・キャリア面談）
面談の種類・日時・対象者・面談者・録音の欄、確認した項目（質問例・本人の発言・面談者の所見）、次のアクション、共有範囲のチェック、3行のまとめ。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
記入例を読む
面談シート（人事面談・キャリア面談）
記入例・架空記入例（架空の社員・架空の部署のキャリア面談です）。発言や数値はすべて例です。
- 面談の種類
- キャリア面談（年1回・定期）
- 日時・場所
- 2026年10月14日（火）14:00–14:40 会議室B
- 対象者
- 営業企画部 山本（入社4年目）
- 面談者
- 人事部 中村
- 録音
- あり（冒頭で目的と保存期間を説明し、本人の了承を得た）
確認した項目
| 項目 | 質問例 | 本人の発言・事実 | 面談者の所見 |
|---|---|---|---|
| 現在の業務 | 今の仕事で手応えを感じる場面は | 「販促の効果測定を任されてから、数字で説明できるのが楽しい」 | 分析業務への関心が高い |
| 困りごと | 負担に感じていることは | 「月末の集計作業が手作業で、残業が月20時間ほどになる」 | 業務量の偏り。上長と共有が必要 |
| 今後の希望 | 3年後にどんな仕事をしていたいか | 「データ分析を専門にしたい。社外の講座も検討している」 | 異動希望ではなく、現部署での役割拡大 |
| 支援の要望 | 会社に求める支援は | 「資格取得の費用補助の対象か知りたい」 | 制度の確認が必要 |
決めたこと・次のアクション
| 内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 資格取得支援制度の対象を確認し、本人に回答する | 中村 | 10月21日 |
| 月末集計の負担を上長と共有する（本人の了承済み） | 中村 | 10月17日 |
| 次回面談で講座の受講計画を確認する | 山本・中村 | 2027年1月 |
記録の共有範囲（本人と確認）
- 人事部（該当）
- 直属の上長（該当）
- 部門長（非該当）
- 本人に記録を開示（該当）
面談のまとめ（3行以内）
- ・分析業務への意欲が高く、現部署での役割拡大を希望（異動希望はなし）
- ・月末集計の手作業で残業が月20時間。本人の了承を得て上長と共有する
- ・資格取得支援の可否を10月21日までに回答する
録音した面談から記録を作るときは、AI要約で下書きを作り、本人の発言は文字起こしの言葉で確かめてから面談シートに写します。
KLANG
面談に集中して、面談記録は下書きから始める
Klangは、本人の了承を得て録音した面談から、文字起こしと要約を作成します。発言の時刻つきの文字起こしがあるので、面談シートの「本人の発言」欄を、記憶ではなく実際の言葉で埋められます。文字起こしとAI要約はフリープランでも使えます。
- 対面の面談はスマートフォンのアプリで、オンライン面談はZoom・Teams・Google Meetの会議に自動で参加して録音します
- 要約から、決めたこと・次のアクションを面談シートの欄に写せます。Word・Excelなどで書き出せます
- 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています
話者ごとに発言を分ける話者の自動識別はプロプランの機能です。面談の録音は、目的・保存期間・共有範囲を説明し、本人の了承を得てから始めてください。
無料で試すよくある質問
面談シートと面談記録の違いは何ですか。
面談シートは面談の前に項目と質問を決めておく書式で、面談記録はその面談で話された内容と決めたことを残した記録です。このページのテンプレートは、同じ1枚を事前の準備と事後の記録の両方に使えるようにしています。
面談記録には何を書けばよいですか。
日時・場所・出席者、確認した項目ごとの本人の発言と事実、面談者の所見、決めたことと次のアクション（担当・期限）、記録の共有範囲を書きます。本人の発言と面談者の解釈は、欄を分けて書くのが基本です。
面談報告書には何を書けばよいですか。
対象者・面談日・面談者、面談の結論、上長に依頼したいこととその期限、人事側の対応、次回の予定を5〜8行で書きます。面談シートのうち、本人が上長への共有を了承した内容だけを移し、健康や家庭の事情は書きません。
面談記録は本人に見せるべきですか。
会社の規程によりますが、キャリア面談や評価面談では、決めたことと次のアクションだけでも本人と共有すると認識のずれを防げます。健康や家庭の事情など配慮が必要な情報は、共有範囲を本人と確認してから記録します。
面談を録音してもよいですか。
録音する場合は、面談の冒頭で目的・保存期間・誰が聞くかを説明し、本人の了承を得ます。了承が得られない場合は録音せず、面談の直後に記録を書きます。
福祉や相談支援の面談記録にも使えますか。
このページは会社の人事・キャリア・評価・退職面談向けです。相談支援や福祉の面談記録・ケース記録は、事実・本人の発言・支援者の判断の書き分けや支援経過記録が必要になるため、ケース記録の書き方のページを参照してください。