1on1ツール
1on1ツールの選び方。4つのタイプの違いと、AIで記録するときの決まりごと。
1on1ツールには、運用を支える専用ツール、人事のタレントマネジメント機能、会話を記録するAI議事録、共有のドキュメントの4つのタイプがあります。それぞれの得意なことと苦手なこと、1on1をAIで記録するときの同意と共有範囲の決め方を、30分の1on1の記録例つきで説明します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
1on1ツールの4つのタイプ：得意なことと苦手なこと
「1on1ツール」と呼ばれる製品は、目的の違う4つのタイプに分かれます。比較表の前に、どのタイプを探しているかを決めると選びやすくなります。
タイプは組み合わせて使えます。たとえば、アジェンダと記録の型は共有のシートで用意し、話した内容はAI議事録で下書きを作る、という分担です。
1on1の目的や話すテーマ、1on1シートの書式は「1on1とは？目的・話すことと1on1シート」で説明しています。このページでは、ツールの選び方と、AIで記録するときの決まりごとを扱います。
| タイプ | 得意なこと | 苦手なこと | 向いている組織 | Klang |
|---|---|---|---|---|
| 1on1の専用ツール | 実施日の管理、アジェンダの事前共有、コンディションのアンケート、実施率の集計 | 話した内容の記録は手入力が中心（録音や要約の機能を持つ製品もある） | 1on1を全社の制度として始め、実施状況を人事が見たい組織 | 対象外 |
| タレントマネジメントの機能 | 目標・評価・スキル・配置の情報と、1on1のメモを同じ場所で管理する | 1on1だけのために入れるには大きい。記録は手入力が中心 | 評価制度や人材データの管理とまとめて整えたい組織 | 対象外 |
| AI議事録（会話の記録） | 録音から文字起こし、要約、合意とタスクの下書きを作る。過去の1on1を検索できる | アジェンダの配信、アンケート、実施率の集計はできない | 記録を書く時間を減らし、話に集中したい上司やチーム | 対応 |
| 共有のドキュメント・シート | 無料で、すぐに始められる。書式を自由に決められる | 書く手間はそのまま。続くかどうかは上司しだい | 少人数のチーム、まず試してみたい組織 | 併用できる |
AIで記録すると変わること、変わらないこと
AIで変わるのは、記録を書く時間と、あとから探す手間です。上司が聴き、メンバーが話したいことを話せる場をつくる部分は、ツールでは変わりません。
変わる：メモを取らずに聴ける
上司が画面やノートに向かう時間が減り、メンバーの顔を見て話を聴けます。記録の下書きは1on1のあとにできあがります。
変わる：前回の合意をすぐ確かめられる
「先月、何を約束したか」を、メンバーの名前や話題で過去の1on1から検索して確かめられます。次の1on1の最初に、前回のタスクの進み具合を確認できます。
変わらない：話しにくい話題は録音で増えない
録音されていると、困りごとや不満は話しにくくなります。録音するかどうかを毎回メンバーが選べること、評価に使わないことを先に約束しておく必要があります。
変わらない：記録の中身は人が決める
AIの下書きは、話された言葉を整理したものです。何を合意とみなすか、何を共有の記録から外すかは、上司と本人が決めます。
例：30分の1on1が、合意とタスクの記録になるまで
開発チームのリーダーとメンバーが、オンラインで行った隔週の1on1の例です（架空）。メンバーの同意を得て、Google MeetにKlangの会議ボットを参加させて録音しました。
次の例では、下書きの指示に「健康や家族など、個人的な話題は記録に含めない」と書いています。それでもAIが拾うことがあるため、共有の前に上司が確認2の観点で読み直します。
下書きの項目は「話したこと」「合意したこと」「上司のタスク」「本人のタスク」の4つです。項目の名前と順番は、チームの1on1シートに合わせて指示できます。日付と数字は、タイムスタンプの位置で元の音声を再生して確かめます。
文字起こし（抜粋）
- 02:10上司前回から2週間たちましたが、いま一番詰まっているのはどこですか。
- 02:18メンバー決済APIの仕様が決まらなくて、実装が止まっています。先方の回答待ちが1週間続いています。
- 03:05上司先方の窓口には私から連絡して、金曜までに回答をもらうよう頼みます。確認1
- 11:40メンバー将来はテックリードをやってみたいです。設計のレビューにもっと関わりたいと思っています。
- 12:02上司次のスプリントから設計レビューに入ってください。その前に、決済まわりの設計メモを1枚書いてきてもらえますか。
- 19:30メンバー実は最近通院していて、水曜の午前に休みをもらうことがあるかもしれません。確認2
- 24:15メンバー11月の目標は、決済機能をテスト環境まで出すことにしたいです。確認3
- 25:00上司では11月末に、テスト環境で一緒に動きを確かめましょう。
Klangが作る下書き
- 話したこと
- 業務の詰まり：決済APIの仕様が先方の回答待ちで、実装が1週間止まっている
- キャリアの希望：将来はテックリードを目指し、設計レビューに関わりたい
- 合意したこと
- 次のスプリントから設計レビューに参加する
- 11月の目標は、決済機能をテスト環境まで出すこと
- 上司のタスク
- 先方の窓口に連絡し、決済APIの仕様の回答を10月9日（金）までにもらうよう頼む
- 11月30日（月）に、本人とテスト環境で動作を確認する
- 本人のタスク
- 設計レビューに入る前に、決済まわりの設計メモを1枚にまとめる
記録にする前に確認すること
- 確認103:05 「金曜まで」は、1on1の日付から数えて「10月9日（金）」のように日付に直します。
- 確認219:30 通院の話は病歴にかかわるため、要配慮個人情報にあたる可能性があります。共有する記録には書きません。勤務の調整が必要なら、誰にどこまで伝えるかを本人と決めます。文字起こしの全文にはこの発言が残るので、録音は本人と上司だけが見られるフォルダに置きます。
- 確認324:15 目標は本人の言葉のまま残します。要約で「必達」「約束」のような強い言葉に変わっていないかを確かめます。
1on1を録音する前に決める5つのこと
1on1の録音には、本人の悩みや体調、家庭の事情が入ることがあります。個人情報保護法第2条第3項は、病歴などを含む個人情報を「要配慮個人情報」と定め、第20条第2項は、法令に基づく場合などを除き、あらかじめ本人の同意を得ないで要配慮個人情報を取得することを禁じています。録音を始める前に、次の5つを本人と決めておきます。
1on1の記録を評価に使うと、メンバーは困りごとや失敗を話さなくなります。録音を始めるなら、何に使い、何に使わないかを文書にしてチームで共有しておきます。
Klangは会話データをAIの学習に使いません。通信時・保存時とも暗号化し、ISO/IEC 27001:2022の認証を取得しています。
| 決めること | 決め方の例 | Klangでの扱い |
|---|---|---|
| 録音の同意 | 毎回、始める前に確認する。断っても不利益がないと伝える | 会議ボットは参加者の一人として入室するので、参加者の画面から見えます |
| 見られる人 | 本人と上司だけ。人事に渡すときは、渡す内容を本人と決める | フォルダごとに、見られるメンバーを設定できます |
| 使い道 | 本人の支援と、前回の合意の確認に使う。評価の資料には使わない | 運用のルールとして決めます |
| 止める・外す | 「この話は録音しないで」と言われたら、すぐに止める | オンラインでは会議ボットを退出させ、対面ではスマートフォンの録音を止めます |
| 保存期間 | 記録は残し、録音は一定期間で削除する、など | 録音と文字起こしは削除できます |
1on1ツールを無料で始める組み合わせ
費用をかけずに始めるなら、記録の型は共有のシート、記録の下書きはAI議事録の無料プラン、という組み合わせが現実的です。
Klangのフリープランは、文字起こしが無制限で月額¥0です。発言者を自動で分ける話者の自動識別はプロプランの機能で、フリープランでは話者名を手で付けます。
- 01
1on1シートをチームで決める
「近況」「話したいこと」「合意」「タスク」のような項目を決め、共有のドキュメントかシートに置きます。
- 02
同意を得た1on1を1回録音する
対面ならスマートフォンで録音してアップロードし、オンラインならZoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させます。
- 03
下書きをシートの項目で作る
AIチャットに、シートと同じ項目名で下書きを作るよう指示します。個人的な話題を含めないことも指示に書きます。
- 04
本人に見せてから残す
合意とタスクを本人と読み合わせ、違っていれば直してから、本人と上司だけが見られる場所に残します。
1on1の会話を、合意とタスクの記録に
オンラインの1on1は、Zoom・Teams・Google Meetに会議ボットを参加させて録音できます。対面の1on1は、スマートフォンで録音したファイルをアップロードします。過去の1on1はメンバーの名前や話題で横断検索でき、Wordで書き出して1on1シートに添付できます。
- フォルダごとに見られるメンバーを設定し、本人と上司だけに閉じられます
- 会話データをAIの学習に使いません。通信時・保存時とも暗号化しています
- 上司とメンバーの発言を分ける話者の自動識別は、プロプランの機能です
よくある質問
1on1ツールにはどんな種類がありますか。
1on1ツールは、実施日やアジェンダ、アンケートで運用を支える専用ツール、目標や評価とまとめて管理するタレントマネジメントの機能、会話を録音して記録の下書きを作るAI議事録、共有のドキュメントやシートの4つに分かれます。何を残したいかで選びます。
1on1をAIで記録するとき、メンバーの同意は必要ですか。
1on1をAIで記録するときは、毎回メンバーの同意を得てから録音してください。1on1では体調や家庭の話が出ることがあり、病歴などの要配慮個人情報は、個人情報保護法第20条第2項により、原則としてあらかじめ本人の同意を得ずに取得できません。
1on1の録音や記録は、誰が見られるようにすべきですか。
1on1の録音や記録は、本人と上司だけが見られるようにするのが基本です。人事や上位の管理職に伝える必要があるときは、伝える内容を本人と決めます。Klangでは、フォルダごとに見られるメンバーを設定できます。
Klangでアジェンダの配信やコンディションのアンケートはできますか。
Klangでアジェンダの配信やコンディションのアンケート、1on1の実施率の集計はできません。Klangは会話の記録のためのツールで、1on1の録音から文字起こし、要約、合意とタスクの下書きを作り、過去の1on1を検索できるようにします。
1on1ツールを無料で使う方法はありますか。
1on1ツールを無料で始めるなら、1on1シートを共有のドキュメントで作り、記録の下書きはAI議事録の無料プランで作る方法があります。Klangのフリープランは文字起こし無制限・月額¥0で、話者の自動識別はプロプラン（月払い¥1,180、税込）の機能です。