報告書（基本形）
件名、報告日、宛先、報告者、対象期間、添付資料、結論・要旨、経緯・事実、原因・分析、今後の対応（担当・期限）、所見・相談したいこと。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
報告書 テンプレート
報告書テンプレート（Word・Excel無料）。基本形・進捗報告書・会議報告書の記入例つき
報告書テンプレートは、「結論・経緯（事実）・原因・今後の対応」の4つの欄があれば、ほとんどの社内報告に使えます。このページでは、基本の報告書、進捗報告書、会議報告書の3種類をWord・Excelで無料配布し、架空の記入例と、目的に合う報告書の選び方をまとめました。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
選び方
どの報告書テンプレートを使えばよいですか？
報告書は、誰に・何を判断してもらうかで、必要な欄が変わります。目的に合わない様式を使うと、必要な情報が抜けたり、空欄が目立ったりします。場面ごとに使う報告書と、必ず入れる欄を一覧にしました。
| 場面 | 使う報告書 | 必ず入れる欄 |
|---|---|---|
| 調べたこと・起きたことを上長に伝える | 報告書（基本形） | 結論、経緯・事実、原因、今後の対応 |
| プロジェクトの途中経過を定期的に伝える | 進捗報告書 | 全体の状況、予定と実績、遅れの理由、依頼事項 |
| 出席しなかった上長に会議の結果を伝える | 会議報告書 | 決定事項、持ち越し事項、タスク、判断してほしいこと |
| 1か月・四半期の業務の実績をまとめる | 業務報告書 | 目標と実績、成果、課題と対策、来月の予定 |
| 現場作業・保守点検・IT作業の内容を顧客に残す | 作業報告書 | 作業内容と時刻、交換部品、測定値、申し送り |
| けが・事故、事故になりかけた出来事 | 事故報告書・ヒヤリハット報告書 | 事実経過（時系列）、被害、原因、再発防止策 |
| トラブルや遅れの経過を説明する | 経緯書・顛末書 | 時系列の事実と根拠、現在の状況、今後の対応 |
| 研修・セミナーで学んだことを伝える | 研修報告書 | 学んだこと、業務への活用、課題と所感 |
| 出張・視察の結果を伝える | 出張報告書 | 目的、成果、面談の内容、費用、今後の対応 |
| ハラスメントや不正の社内調査の結果 | 調査報告書 | 調査の方法、認定した事実と根拠、判断 |
- 報告書（基本形）：このページの基本形
- 進捗報告書：このページの進捗報告書
- 会議報告書：このページの会議報告書
- 業務報告書：業務報告書・作業報告書
- 作業報告書：作業報告書のテンプレート
- 事故報告書・ヒヤリハット報告書：事故報告書のテンプレート
- 経緯書・顛末書：経緯書・顛末書のテンプレート
- 研修報告書：研修報告書のテンプレート
- 出張報告書：出張報告書の書き方
- 調査報告書：社内調査報告書の書き方
構成の考え方や5W1Hでの書き方、種類別の例文は報告書の書き方で詳しく解説しています。このページは、すぐに使える様式と記入例に絞っています。見出しをAIへの指示に貼れば、録音からこの様式で報告書の下書きを作成できます。
フォーマット
報告書の基本フォーマット：5つの欄と書く順番
基本の報告書は、件名・報告日・宛先・報告者・対象期間・添付資料の基本情報と、次の5つの欄でできています。上から順に読めば、結論から次の対応まで分かる並びです。
- 01
結論・要旨
読む人がいちばん知りたいことを1〜2文で書きます。「何が起きたか（分かったか）」と「すでに手を打ったか」を最初に示します。
- 02
経緯・事実
いつ・どこで・誰が・何を・どうしたかを、時系列で書きます。推測や意見は混ぜず、数字と日付で書きます。
- 03
原因・分析
事実から考えられる原因を書きます。直接の原因と、それを許した背景（手順・体制）を分けると、対策が考えやすくなります。
- 04
今後の対応
対応ごとに担当と期限を付けます。表にすると、後から実行したかどうかを確かめられます。
- 05
所見・相談したいこと
報告者の意見や、上長に判断してほしいことを書きます。判断の期限があれば日付を入れます。
分量はA4で1枚が目安です。詳しいデータは本文に書き込まず、添付資料に回します。件名は「報告書」ではなく、「〇〇についての報告」と対象を入れると、後から探しやすくなります。
記入例
報告書（基本形）の記入例：問い合わせ件数の減少を調べた報告
Webからの問い合わせが減った原因を調べ、上長に報告する架空の例です。結論で「何が起きて、もう直したのか」を示し、経緯には日付と件数を書いています。Word版の2ページ目にも同じ記入例があります。
報告書
記入例・架空記入例（架空の会社・人物です）。Webからの問い合わせ件数が減った原因を調べた報告。
- 件名
- 9月のWeb問い合わせ件数の減少についての報告
- 報告日
- 2026年10月6日
- 宛先
- マーケティング部 佐藤 部長
- 報告者
- 山本 誠（マーケティング部）
- 対象期間
- 2026年9月1日〜9月30日
- 添付資料
- 問い合わせ件数の推移（Excel）、フォームの画面写真
結論・要旨
- ・9月の問い合わせは112件で、8月の171件から35％減りました。
- ・主な原因は、9月4日のサイト更新で問い合わせフォームの送信ボタンがスマートフォンで隠れていたことです。10月3日に修正済みです。
経緯・事実
- ・9月4日、製品ページのデザインを更新しました。
- ・9月中旬から、営業部より「問い合わせが少ない」との指摘がありました。
- ・10月1日に調査し、スマートフォン（画面幅390px）で送信ボタンが表示されないことを確認しました。
- ・PCからの問い合わせは前月並み（8月68件、9月65件）で、減少はスマートフォンからの分に限られます。
原因・分析
- ・更新時の確認がPCの画面だけで、スマートフォンでの送信テストをしていませんでした。
- ・公開前の確認手順に、端末ごとのテストが含まれていなかったことが背景にあります。
今後の対応
| 対応内容 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 公開前チェックリストに、スマートフォンでの送信テストを追加 | 山本 | 10月10日 |
| 9月に問い合わせを断念した可能性がある来訪者へ、メールで再案内 | 中村 | 10月17日 |
| 10月の件数を集計し、回復を確認して報告 | 山本 | 11月5日 |
所見・相談したいこと
- ・再案内のメールを、営業部と共同で送ってよいかご判断ください。
進捗報告書
進捗報告書のフォーマットと記入例
進捗報告書は、プロジェクトが予定どおりに進んでいるかを、週次や月次で伝える報告書です。読む人が最初に知りたいのは「全体として予定どおりか」と「自分が判断すべきことはあるか」の2つです。
- 「全体の状況」は「予定どおり・注意・遅延」のように決まった言葉で書くと、毎回の報告を比べやすくなります。
- 作業ごとに「予定」と「実績」を並べ、進捗率は作業量（本数・件数）で書きます。感覚で「8割」と書くのは避けます。
- 遅れには、理由と取り戻す方法、見込みの日付をセットで書きます。
- 依頼・相談事項には、誰に・いつまでに何をしてほしいかを書きます。期限がないと後回しにされます。
進捗報告書
記入例・架空記入例（架空の会社・人物です）。社内ヘルプデスクのFAQサイト刷新プロジェクトの週次報告。
- プロジェクト名
- 社内ヘルプデスクFAQサイトの刷新
- 報告期間
- 2026年10月5日〜10月9日（第3週）
- 報告日
- 2026年10月9日
- 報告者
- 高橋 優（情報システム部）
- 宛先
- 情報システム部 木村 部長
- 全体の状況
- 注意（公開日は予定どおり。記事作成が2日遅れ）
要約
- ・公開予定日（11月4日）は変わりません。FAQ記事の作成が2日遅れていますが、来週中に取り戻せる見込みです。
- ・経理部の記事のレビュー担当者を、10月14日までに決めていただく必要があります。
作業ごとの進捗
| 作業 | 予定 | 実績・進捗率 | 状況 |
|---|---|---|---|
| FAQの洗い出し（問い合わせ300件の分類） | 10/2 完了 | 10/2 完了（100％） | 完了 |
| FAQ記事の作成（全60本） | 10/9 までに40本 | 32本（53％） | 2日遅れ |
| サイトの設定・デザイン | 10/16 完了 | 進行中（70％） | 予定どおり |
| 各部署のレビュー | 10/20〜10/28 | 未着手 | 担当者未定 |
課題・リスクと対応
- ・記事作成の遅れ：経費精算の記事で、規程の確認に時間がかかりました。来週は2名で分担して取り戻します。
- ・経理部のレビュー担当者が未定のため、レビュー開始（10/20）に間に合わないおそれがあります。
次の期間の予定
| 作業 | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| FAQ記事の残り28本を作成 | 高橋・森 | 10月16日 |
| サイトのデザインを確定 | 高橋 | 10月16日 |
依頼・相談事項
- ・経理部のレビュー担当者の指名を、10月14日までに経理部長へ依頼してください。
会議報告書
会議報告書と議事録の違いは？書き方と記入例
会議報告書は、会議に出席しなかった上長や関係部署に、会議の結果を伝える報告書です。発言を記録する議事録とは、読む人と目的が違います。
| 観点 | 会議報告書 | 議事録 |
|---|---|---|
| 読む人 | 出席しなかった上長・関係部署 | 出席者全員と関係者 |
| 目的 | 結果を伝え、判断や承認を得る | 話し合いと決定を正確に残す |
| 中心になる内容 | 結論、持ち越し事項、タスク、相談 | 議題ごとの議論の経過と決定事項 |
| 報告者の意見 | 「所見」として書いてよい | 原則として書かない |
| 確認 | 上長が読んで判断する | 出席者が内容を確認・承認する |
社外との協議では、相手の発言をそのまま報告書に書くより、「何が決まり、何が決まらなかったか」と「当社として判断が必要なこと」を先に書きます。会議の記録そのものを残す様式は議事録テンプレートを使ってください。
会議報告書
記入例・架空記入例（架空の会社・人物です）。取引先との価格改定についての協議を、上長に報告する例。
- 会議名
- A社との2027年度価格改定についての協議（第2回）
- 日時
- 2026年10月8日（木）14:00〜15:00
- 場所・形式
- オンライン（Microsoft Teams）
- 出席者
- A社：購買部 小川課長、石井様 当社：営業部 林、松本
- 報告者
- 林 健太（営業部）
- 宛先
- 営業部 山口 部長
会議の目的
- ・原材料費の上昇にともなう、2027年4月からの納品単価の改定を協議する。
結論・決定事項
- ・改定率は合意に至らず。当社案6％に対し、A社は4％を希望。
- ・改定の開始時期（2027年4月納品分から）はA社も了承。
- ・当社は原価の内訳資料を10月22日までに提出し、次回（11月上旬）に再協議する。
主な議論
| 議題 | 主な意見・論点 | 結果 |
|---|---|---|
| 改定率 | A社：他社は3〜4％で提示している。当社：樹脂価格が前年比18％上昇している。 | 持ち越し |
| 開始時期 | A社：予算の都合で4月以降を希望。 | 4月で合意 |
| 数量の見通し | A社：来期は前年並み（月2,000個）の見込み。 | 共有のみ |
タスク（担当・期限）
| タスク | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 原価の内訳資料を作成し、A社へ提出 | 松本 | 10月22日 |
| 4〜5％で妥結する場合の利益影響を試算 | 林 | 10月17日 |
| 次回協議の日程調整 | 林 | 10月15日 |
報告者の所見・相談
- ・5％までの譲歩を可とするか、10月20日までにご判断をお願いします。
Word・Excel
報告書はWordとExcelのどちらで作るべきですか？
同じ報告書でも、文章が中心か、数字が中心かで向いている形式が変わります。このページのテンプレートは、どちらの形式でも同じ欄で使えるようにしています。
| 観点 | Word版 | Excel版 |
|---|---|---|
| 向いている報告 | 経緯や原因を文章で説明する報告 | 予定と実績、件数など数字が中心の報告 |
| 印刷・回覧 | A4縦1ページに収まる | 印刷範囲を設定済み（A4縦） |
| 記入例 | 2ページ目に記入例 | 「記入例」シートに3種類 |
| 複数件の管理 | 1件1ファイル | シートを複製して期間ごとに管理 |
改善例
報告書でよくある書き方の失敗と直し方
報告書が差し戻される理由の多くは、内容より書き方にあります。よくある4つの例を、直した書き方と並べました。例はすべて架空です。
避けたい書き方
9月4日にサイトを更新したところ、営業部から指摘があり、調べたところ…
改善例
9月の問い合わせは35％減りました。原因はスマートフォンでの送信ボタンの不具合で、10月3日に修正済みです。
経緯から書き始めると、結論にたどり着くまで読む人を待たせます。結論を先に書きます。
避けたい書き方
問い合わせがかなり減っています。
改善例
問い合わせは8月の171件から、9月は112件に減りました（35％減）。
「かなり」「多数」は人によって受け取り方が違います。数字と比較の対象を書きます。
避けたい書き方
確認不足が原因と思われます。今後は気をつけます。
改善例
公開前の確認手順に、スマートフォンでの送信テストが含まれていませんでした。10月10日までに手順に追加します。
「気をつける」は対策になりません。仕組みの原因と、期限つきの対策を書きます。
避けたい書き方
対応についてご検討ください。
改善例
再案内のメールを営業部と共同で送ってよいか、10月10日までにご判断ください。
何を判断してほしいのか、いつまでに必要なのかを具体的に書きます。
ダウンロード
報告書テンプレートのダウンロード（Word・Excel）
Word版は3種類（各2ページ：空欄と記入例、A4縦）。Excel版は、3種類の記入用シートと記入例のシートをまとめた1ファイルです。登録不要・無料で、社内の様式に合わせて自由に書き換えられます。
進捗報告書
プロジェクト名、報告期間、全体の状況、要約、作業ごとの予定と実績、課題・リスクと対応、次の期間の予定、依頼・相談事項。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
会議報告書
会議名、日時、場所・形式、出席者、会議の目的、結論・決定事項、主な議論、タスク（担当・期限）、報告者の所見・相談。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
KLANG
会議報告書の材料を、会議の録音からそろえる
Klangは会議の録音から文字起こし・要約・決定事項・タスクを自動で作成し、フリープランでも文字起こしは無制限です。会議報告書の「決定事項」「タスク」の欄は、要約を確かめて転記するだけで埋まり、発言の根拠は文字起こしの時刻から聞き直せます。
- Zoom・Microsoft Teams・Google Meetの会議は、会議ボットが参加して自動で録音します
- 対面の会議はiOS・Androidのアプリで録音し、10GBまでの録音ファイルはアップロードできます
- 文字起こしは、Word・Excel・TXT・CSVなどの形式で書き出せます
報告書の結論・所見・相談事項は、AIの要約をそのまま使わず、報告する人が自分で判断して書きます。会議を録音するときは、出席者に目的を伝えてから録音してください。
無料で試すよくある質問
報告書のテンプレートには、どんな項目が必要ですか？
件名・報告日・宛先・報告者の基本情報に加えて、結論（要旨）、経緯・事実、原因・分析、今後の対応の4つの欄が基本です。相談したいことがある場合は、最後に「所見・相談事項」の欄を設けると、上長が判断すべきことが明確になります。
報告書はWordとExcelのどちらで作るべきですか？
文章で経緯や原因を説明する報告書はWordが向いています。数字の実績を並べる進捗報告や、同じ様式で何件も記録する報告はExcelが向いています。社内で指定がなければ、印刷して回覧するならWord、集計や一覧化をするならExcelを選びます。
報告書と議事録の違いは何ですか？
議事録は、会議で何が話され、何が決まったかを出席者全員のために残す記録です。会議報告書は、出席しなかった上長や関係部署に向けて、結論と次の対応、判断してほしいことを伝える文書です。
報告書は何枚くらいにまとめるべきですか？
社内の報告書はA4で1枚が目安です。詳しいデータや資料は本文に書き込まず、「添付資料」として別に付けると、読む人が結論を早く把握できます。
報告書の件名はどう付ければよいですか？
「何についての報告か」が件名だけで分かるように、対象と内容を入れます。たとえば「報告書」ではなく「9月のWeb問い合わせ件数の減少についての報告」のように書くと、後から検索するときにも見つけやすくなります。
このテンプレートは自由に使えますか？
はい、登録不要・無料で、社内の様式に合わせて項目を自由に書き換えて使えます。記入例の会社名・人物・数値はすべて架空のため、実際の内容に置き換えてください。