作業報告書テンプレート
作業件名、顧客・現場名、作業日・時間、作業場所、作業者、管理番号、立会者・確認者、作業内容（時刻・内容・結果）、使用部材・交換部品、点検結果・測定値、不具合・申し送り、作業後の確認。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
作業報告書・業務報告書 テンプレート
作業報告書テンプレートと書き方。現場・保守・IT作業と業務報告書の記入例
作業報告書は、1件の作業について「いつ・どこで・誰が・何をして・結果どうだったか」を、時刻・交換部品・測定値・申し送りとともに残す報告書です。現場作業・保守点検・IT作業で追加する項目、空調点検の記入例、月次の業務報告書の書き方、Excel・Wordの無料テンプレートをまとめました。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
基本
作業報告書とは？業務報告書・日報との違い
作業報告書は、設備の点検、工事、修理、ITシステムの作業などを行ったあとに、作業の内容と結果を顧客や社内に報告する文書です。作業が契約どおりに行われたことの証跡になり、次に同じ現場を担当する人への申し送りにもなります。
| 文書 | 単位 | 主な読み手 | 中心になる内容 |
|---|---|---|---|
| 作業報告書 | 1件の作業ごと | 顧客、現場の管理者、次の担当者 | 作業内容と時刻、結果、交換部品、測定値、申し送り |
| 業務報告書 | 1か月・四半期などの期間 | 上長、部門長 | 目標と実績、成果、課題と対策、次の期間の予定 |
| 日報 | 1日 | 上長、チーム | その日の業務、気づき、翌日の予定 |
項目
作業報告書に書く項目
このページのテンプレートには、次の項目を入れています。顧客が「何をしてもらい、何が残っているか」を、報告書だけで確かめられることを優先しています。
- 01
基本情報
作業件名、顧客・現場名、作業日と時間（休憩を含むか）、作業場所、作業者、管理番号（契約・依頼番号）、立会者・確認者。
- 02
作業内容（時刻と結果）
時刻ごとに1行で、何をしたかと結果を書きます。「異常なし」「交換が必要」のように、結果の欄だけを読んでも状況が分かるようにします。
- 03
使用部材・交換部品
品名・型番と数量を書きます。顧客への請求や、次回の部品手配の根拠になります。
- 04
点検結果・測定値
測った値と基準を並べて書きます。「良好」だけでは、次回に比べることができません。
- 05
不具合・申し送り
見つけた不具合、次回の対応、見積の提出日、それまで使い続けてよいかを書きます。
作業の種類別
現場作業・保守点検・IT作業で追加する項目
基本の項目は共通ですが、作業の種類によって、顧客や管理者が必ず確かめる項目があります。テンプレートの欄に足して使ってください。
| 作業の種類 | 追加する項目 | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| 現場作業（工事・設置・修繕） | 作業前後の写真、工程と出来高、安全確認（KY・保護具）、天候 | 写真に番号を付け、作業内容の行と対応させる |
| 保守点検（空調・電気・消防・昇降機など） | 点検項目ごとの測定値と基準値、点検表との対応、次回点検日 | 基準を外れた値は太字や色ではなく「基準外」と文字で書く |
| IT作業（サーバー・ネットワーク・PC設定） | 作業前の状態、変更内容（設定値・バージョン）、切り戻し手順、作業後の動作確認 | パスワードは書かず、設定の変更点と確認した結果だけを書く |
| 清掃・ビル管理 | 作業範囲（階・部屋）、使用した資材、気づいた設備の不具合 | 設備の不具合は、管理者への連絡日時と一緒に書く |
IT作業の例：「22:00 Webサーバーのメンテナンス開始を告知。22:05 OSの更新（バージョン〇〇→〇〇）。22:40 再起動後、トップページとログインの表示を確認（正常）。切り戻し：不要。」のように、変更点と確認の結果を1行ずつ書きます。繰り返し行う作業は、手順書にしておくと、作業報告書には差分だけを書けば済みます。
記入例
作業報告書の記入例：業務用空調の定期点検
オフィスビルの空調設備を定期点検した、架空の記入例です。点検で見つかった不具合（3号機のファンモーター）を、点検結果と申し送りの両方に書いています。Word版の2ページ目、Excel版の「記入例」シートにも同じ内容を収録しています。
作業報告書
記入例・架空記入例（架空の会社・人物です）。オフィスビルの業務用空調の定期点検。
- 作業件名
- 業務用空調設備 定期点検（秋季）
- 顧客・現場名
- E不動産株式会社 東町ビル（5〜7階）
- 作業日・時間
- 2026年10月7日（水）9:00〜15:30（休憩1時間）
- 作業場所
- 5〜7階 事務所、屋上の室外機置き場
- 作業者
- 株式会社F設備 小野 大輔、上田 剛
- 管理番号
- 保守契約 No.2026-118 / 作業依頼 W-1042
- 立会者・確認者
- E不動産 ビル管理担当 遠藤 様
作業内容
| 時刻 | 作業内容 | 結果 |
|---|---|---|
| 9:00 | 立会者と作業範囲を確認。5階から作業開始。 | — |
| 9:15 | 室内機12台のフィルター清掃、ドレンパンの点検。 | 異常なし |
| 13:00 | 屋上の室外機4台の外観点検、運転電流・冷媒圧力の測定。 | 3号機の電流値が高め |
| 14:30 | 3号機のファンモーターの異音を確認。 | 交換が必要 |
| 15:15 | 試運転、立会者へ結果を説明。 | 説明済み |
使用部材・交換部品
| 品名・型番 | 数量 | 備考 |
|---|---|---|
| エアフィルター（洗浄のみ） | 12 | 交換なし |
| ドレン配管用 抗菌剤 | 4 | 5・6階 |
点検結果・測定値
- ・室外機1・2・4号機：運転電流・冷媒圧力とも基準内。
- ・室外機3号機：運転電流が定格の108％。ファンモーターの軸受に異音。
不具合・申し送り（次回の対応）
- ・3号機のファンモーター交換を提案（見積を10月10日までに提出）。交換まで運転は継続可能。
作業後の確認
- 試運転・動作確認（該当）
- 清掃・片付け（該当）
- 立会者への説明（該当）
- 写真の記録（該当）
Excel
Excelで作業報告書を作るときのレイアウト
Excelの作業報告書は、入力しやすさと、印刷したときの見やすさの両方が必要です。テンプレートでは次の点を設定しています。
- 1件の作業を1シートにまとめ、印刷範囲をA4縦1ページに設定しています。シートを複製して作業ごとに使います。
- 項目名の列は色を付けて固定し、入力欄と区別しています。顧客名や日付は上部にまとめ、一目で分かるようにしています。
- 作業内容は「時刻・作業内容・結果」の3列の表にしています。結果の列だけを縦に読めば、状況が分かります。
- 記入例のシートを同じファイルに入れています。書き方に迷ったときは、記入例のシートと並べて見比べます。
- 月にまとめて集計したい場合は、作業ごとのシートとは別に、日付・顧客・作業件名・担当の一覧を作ると検索しやすくなります。
- 写真はExcelに貼り込むとファイルが重くなるため、別のフォルダに番号付きで保存し、報告書には番号を書く方法をおすすめします。
業務報告書
業務報告書のテンプレートと記入例（月次）
業務報告書は、1か月や四半期などの期間の業務の実績を、目標や予定と比べて上長に報告する文書です。作業報告書が「1件の作業」の記録なのに対し、業務報告書は「期間全体」の評価と次の計画を伝えます。
- 要約には、目標を達成したかどうかと、いちばん大きな課題を1〜2文で書きます。
- 実績は「目標・予定」と並べて数字で書き、「達成・未達」を評価の欄に明記します。
- 未達の項目には、理由と来月の対策を書きます。理由だけで終わらせません。
- 相談・共有事項には、上長に判断してほしいことを具体的に書きます。
業務報告書
記入例・架空記入例（架空の会社・人物です）。カスタマーサポート担当の9月の月次業務報告。
- 報告期間
- 2026年9月1日〜9月30日
- 報告日
- 2026年10月5日
- 宛先
- カスタマーサポート部 安藤 部長
- 報告者
- 原 美咲（カスタマーサポート部）
- 担当業務
- 電話・メールの問い合わせ対応、FAQの更新
今月の要約
- ・問い合わせ対応は1,240件（前月比＋8％）で、24時間以内の一次回答率は96％と目標（95％）を上回りました。
- ・一方、請求に関する問い合わせが前月の1.6倍に増えており、FAQの追加で対応します。
業務の実績
| 業務 | 目標・予定 | 実績 | 評価 |
|---|---|---|---|
| 一次回答（24時間以内） | 95％以上 | 96％（1,190/1,240件） | 達成 |
| 顧客満足度アンケート | 4.2以上 | 4.3（回答218件） | 達成 |
| FAQの新規作成 | 10本 | 6本 | 未達 |
成果・うまくいったこと
- ・返信テンプレートを見直し、メール1件あたりの対応時間が平均14分から11分に短縮しました。
課題と対策
- ・請求の問い合わせが増加（月142件→228件）。9月の料金表示の変更が原因とみられます。
- ・対策：請求書の見方のFAQを10月10日までに公開し、経理部と表示の改善を相談します。
来月の予定・重点
- ・FAQ4本の追加（請求関連を優先）。新人1名のOJTを担当。
相談・共有事項
- ・FAQ作成の時間を確保するため、10月の電話当番を週1回減らしたいと考えています。
毎日・毎週の短い報告は日報・週報のテンプレート、異動や退職で業務を渡すときは業務引継ぎ書のテンプレートを使います。退職までの日程と後任がいないときの進め方は退職の引き継ぎを参照してください。
改善例
作業報告書でよくある書き方の失敗と直し方
作業報告書は、作業した本人以外が読んで状況を判断する文書です。現場では通じる書き方でも、報告書では情報が足りなくなることがあります。例はすべて架空です。
避けたい書き方
点検実施。異常なし。
改善例
室外機1・2・4号機：運転電流・冷媒圧力とも基準内。3号機：運転電流が定格の108％。
何を点検し、どの値で判断したかがないと、次回の点検で比べられません。
避けたい書き方
3号機要対応。
改善例
3号機のファンモーター交換を提案（見積を10月10日までに提出）。交換まで運転は継続可能。
何を、いつまでに、それまでどうすればよいかを書くと、顧客が判断できます。
避けたい書き方
部品交換しました。
改善例
ドレンポンプ（型番 DP-200）を1個交換。旧品は持ち帰り。
品名・型番・数量は、請求と次回の部品手配の根拠になります。
避けたい書き方
作業時間：午前〜午後
改善例
作業時間：9:00〜15:30（休憩1時間を含む）
作業時間は請求や工数の集計に使われます。開始と終了の時刻を書きます。
ダウンロード
作業報告書・業務報告書テンプレートのダウンロード
Excel版は、作業報告書と業務報告書の記入用シートと記入例をまとめた1ファイルです。Word版は2種類（各2ページ：空欄と記入例、A4縦）。登録不要・無料で、自社の様式に合わせて自由に書き換えられます。
業務報告書テンプレート（月次）
報告期間、報告日、宛先、報告者、担当業務、今月の要約、業務の実績（目標・実績・評価）、成果、課題と対策、来月の予定・重点、相談・共有事項。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
録音に使うアプリは文字起こしアプリのページで紹介しています。毎日の作業日報も、作業の直後にスマホへ話した内容から下書きを作れます（日報AI）。資料も合わせて報告書を作る流れは報告書のAI作成で説明しています。
KLANG
現場で話した作業メモを、作業報告書の下書きに
作業の合間に報告書を書く時間がないときは、スマホに向かって作業内容を話して録音しておく方法があります。Klangは録音から文字起こしを作成し、フリープランでも文字起こしは無制限です。AIチャットで「時刻・作業内容・結果」の表に整理すれば、作業報告書の下書きになります。
- iOS・Androidのアプリで録音でき、録音した音声ファイルのアップロードにも対応しています
- 顧客への作業説明をオンラインで行う場合は、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetに会議ボットが参加して録音します
- 文字起こしはWord・Excel・TXT・CSVなどの形式で書き出せます
顧客先や立会者との会話を録音するときは、目的を伝えて了承を得てください。測定値や部品の型番は、AIの整理をそのまま使わず、現場の記録で確かめてから報告書に書きます。
無料で試すよくある質問
作業報告書には何を書けばよいですか？
作業件名、顧客・現場名、作業日と時間、作業場所、作業者、管理番号の基本情報と、時刻ごとの作業内容と結果、使用部材・交換部品、点検結果・測定値、不具合と申し送りを書きます。立会者の確認欄を設けると、作業が完了したことを顧客と確かめた記録になります。
作業報告書と業務報告書の違いは何ですか？
作業報告書は、1件の作業ごとに、内容と結果を顧客や社内に報告する文書です。業務報告書は、1か月や四半期などの期間の業務全体の実績を、目標や予定と比べて上長に報告する文書です。
作業報告書はExcelとWordのどちらで作るべきですか？
作業件数が多く、後から集計や検索をするならExcelが向いています。顧客に提出して押印やサインをもらう場合は、A4で1ページに収まるWordやPDFが扱いやすくなります。このページのテンプレートは、同じ項目のExcel版とWord版を用意しています。
作業報告書に写真は必要ですか？
保守点検や工事では、作業前・作業後の写真を添付すると、作業の範囲と結果を顧客が確かめられます。写真は本文に貼り込むより、番号を付けて別紙にまとめ、本文の作業内容に「写真1」のように番号を書くと整理しやすくなります。
作業中に不具合を見つけた場合はどう書けばよいですか？
点検結果の欄に、不具合の内容と測定値などの根拠を書き、申し送りの欄に次の対応（交換の提案、見積の提出日、それまでの運転の可否）を書きます。けがや事故が起きた場合は、作業報告書とは別に事故報告書を作成します。
このテンプレートは自由に使えますか？
はい、登録不要・無料で、自社の様式に合わせて項目を自由に書き換えて使えます。記入例の会社名・人物・数値はすべて架空のため、実際の内容に置き換えてください。