出張報告書テンプレート
メール本文やWordに貼り付けて使えます。社内の書式がある場合は、その欄に項目を当てはめます。
件名：出張報告書（〇〇・〇月〇日〜〇月〇日） 提出日： 年 月 日 所属・氏名： 1. 出張の目的 2. 出張先・日程 ・〇月〇日 〇〇株式会社（〇〇市） 3. 面会者 ・〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様 4. 結論・成果 5. 内容（訪問先ごと） 6. 所見 7. 今後の対応（担当・期限） 8. 経費（明細は別紙） ・交通費： 円／宿泊費： 円／その他： 円
出張報告書の書き方
出張報告書の書き方。書く項目と例文、視察報告書のまとめ方
出張報告書は、出張にかけた時間と費用に見合う成果があったかを、上長と関係者に伝える文書です。書く項目、商談出張の例文、視察報告書の書き方、出張先での商談の録音から報告書を作る手順を紹介します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
出張報告書に書く8つの項目
社内の書式がある場合はそれに従いますが、項目はほぼ共通です。読む人が最初に知りたいのは「成果」なので、成果を上のほうに置きます。
出張報告書は、帰社した翌営業日までに出すのが目安です。日が経つほど、相手の発言や数字の記憶があいまいになります。出張先では、面会の直後に5分だけ時間を取り、決まったことと宿題をメモしておくと、報告書が速く書けます。
| 項目 | 書くこと | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| 目的 | 何のために出張したか | 出張申請の目的と同じ言葉で書く |
| 出張先・日程 | 訪問先・場所・日付 | 複数の訪問先は日付順に並べる |
| 面会者 | 会った相手の会社・部署・氏名 | 敬称と役職を正確に |
| 結論・成果 | 目的に対して何が得られたか | 1〜3文。次の判断が必要ならそれも書く |
| 内容 | 訪問先ごとに話したこと・見たこと | 事実を簡潔に。発言の再現はしない |
| 所見 | 事実を受けた自分の考え | 「〜と考えます」と事実と分ける |
| 今後の対応 | 次にすること | 担当者と期限を必ず書く |
| 経費 | 交通費・宿泊費などの合計 | 明細と領収書は別紙・精算システムへ |
出張報告書の例文：取引先への商談出張
大阪の取引先に新製品を提案した1泊2日の出張を例に、出張報告書の記入例を紹介します。会社名・人名は架空です。
- 「有意義な出張でした」「勉強になりました」で終わらせない
- 相手の要望や宿題は、内容ではなく今後の対応に書く
- 社外秘の情報や個人の評価は、共有範囲を確認してから書く
出張報告書の例文（商談出張）
結論・成果を内容より先に書き、今後の対応には担当と期限を付けています。
件名：出張報告書（大阪・10月2日〜3日） 1. 出張の目的 株式会社サンプル精工への新製品の提案と、既存設備の稼働状況の確認 2. 出張先・日程 ・10月2日 株式会社サンプル精工 本社（大阪市） ・10月3日 同社 堺工場 3. 面会者 ・製造部 中村部長、購買課 小林様 4. 結論・成果 新製品の試験導入（2台）について前向きな回答。11月中に見積りを提出し、12月の社内会議で判断いただく予定です。 5. 内容 ・本社：提案資料で新製品を説明。保守費用の比較を求められました ・堺工場：既存設備3台のうち1台で異音あり。保守担当に共有済み 6. 所見 保守費用の比較資料があれば、他社との比較で優位に立てると考えます。 7. 今後の対応 ・見積りと保守費用の比較資料を送付（営業部 鈴木／11月14日） ・異音の点検を手配（保守課 高橋／10月10日） 8. 経費 交通費 29,440円／宿泊費 12,000円（明細は別紙）
視察報告書の書き方：見たことと自社で使えることを分ける
工場・店舗・他社の拠点の見学や視察では、商談のような「成果」がはっきりしません。視察報告書では、見たこと（事実）、自社との違い、自社で取り入れられること（提案）の3つを分けて書きます。
視察先で撮った写真や配布資料を添付するときは、先方に社内共有の可否を確認します。説明を聞きながら全部を書き取るのは難しいので、了承を得て説明を録音し、数字や固有名詞を後で確認するのも一つの方法です。
セミナーや研修への参加は、学んだことと業務での使い方が中心になるため、研修報告書の書式のほうが合います。
出張先で受けた研修やセミナーの報告は、録音から研修報告書の下書きを作れます。
視察報告書の例文
感想ではなく、自社との違いと、試せる提案まで書くと次の判断につながります。
件名：視察報告書（株式会社サンプル物流 千葉センター） 1. 視察の目的 自社倉庫の出荷ミス削減のため、ハンディ端末による検品の運用を見学する 2. 日時・場所・案内者 10月6日 13:00〜16:00／千葉センター／センター長 森様 3. 見たこと（事実） ・出荷前の検品をハンディ端末で全数実施 ・ミス率は導入前0.3％から0.05％に下がったとの説明 4. 自社との違い ・自社は目視検品で、出荷量の多い日にミスが集中している 5. 自社で取り入れられること（提案） ・繁忙日の出荷ラインに限定した試験導入（3か月） 6. 次の行動 ・必要な端末台数と費用の試算（物流課 井上／10月20日）
出張先の商談の録音から、出張報告書を作る
出張中は移動と面会が続き、メモを整える時間がありません。商談を録音しておけば、帰りの移動中や帰社後に記録から報告書の材料を拾えます。
商談の記録の残し方や、CRMへの登録の流れは、営業の文字起こしのページで紹介しています。出張報告書以外の報告書にも共通する構成は、報告書の書き方にまとめています。
- 01
面会の冒頭で録音の了承を得る
「報告と社内共有のために録音してもよろしいですか」と確認します。断られたら録音せず、メモで対応します。
- 02
スマートフォンアプリで録音する
Klangのスマートフォンアプリで対面の商談を録音できます。オンラインの打ち合わせなら、会議ボットがZoom・Teams・Google Meetに参加して録音します。
- 03
AI要約で成果と宿題を確認する
文字起こしとAI要約から、相手の要望、決まったこと、こちらの宿題を確認します。
- 04
チャットで報告書の形にする
AIチャットに「出張報告書として、目的・成果・内容・今後の対応の順にまとめて」と頼み、下書きを作ります。金額や日付は文字起こしの原文で確認し、所見は自分で書きます。
提出前のチェックリスト
出張報告書を出す前に、次の7点を確認します。
- 目的と成果が対応しているか（目的に書いたことの結果が書かれているか）
- 面会者の会社名・部署・氏名・役職に誤りがないか
- 日付と曜日が合っているか
- 事実と所見が分かれているか
- 今後の対応に担当と期限があるか
- 経費の合計が精算の金額と一致しているか
- 社外秘の情報を含む場合、共有範囲が書かれているか
出張先の商談を、記録から報告書にする
Klangのスマートフォンアプリで商談を録音すると、文字起こしとAI要約ができます。相手の要望やこちらの宿題を記録で確認でき、チャットで出張報告書の下書きも作れます。
- 文字起こしはフリープランで無制限。AI要約・チャットも使えます
- スマートフォンアプリはiOSとAndroidに対応しています
- Word・Excel・TXTなどで書き出して、社内の書式に貼り付けられます
よくある質問
出張報告書には何を書けばよいですか。
目的、出張先・日程、面会者、結論・成果、内容、所見、今後の対応、経費の8項目が基本です。読む人が最初に知りたいのは成果なので、結論・成果を内容より先に書きます。
出張報告書はいつまでに出せばよいですか。
会社の規定がなければ、帰社した翌営業日までが目安です。日が経つと相手の発言や数字の記憶があいまいになるため、面会の直後に決まったことと宿題をメモしておくと速く書けます。
視察報告書と出張報告書は何が違いますか。
出張報告書は商談などの成果を中心に書きます。視察報告書は、見たこと（事実）、自社との違い、自社で取り入れられること（提案）を分けて書くのが特徴です。
成果がなかった出張はどう書けばよいですか。
成果がなかったことも事実として書き、その理由と、次にどうするかを書きます。「先方の予算が来期に持ち越し。3月に再訪問を提案」のように、次の行動が分かれば報告として役に立ちます。