報告書の書き方
報告書は「結論→経緯・目的→事実（5W1H）→結果→所見→今後の対応」の順に書きます。最初の3行で結論と読む人へのお願いを示し、事実と自分の意見を段落で分けるのが基本です。社内報告書・業務報告書・トラブル報告書・経緯報告書の例文と、コピーして使えるテンプレートを紹介します。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
報告書の種類が違っても、骨組みはほぼ同じです。上から順に読めば判断できるように、次の6項目を並べます。
報告書でよくある失敗は、時系列で書き始めてしまうことです。「10時に到着し、まず〜」と書くと、結論が最後まで出てきません。経緯は結論の後に回し、読む人が途中で読むのをやめても判断できる順番にします。
「〇〇の結果、〇〇となりました」と1〜2文で書きます。判断や承認が必要なら、ここで「〇〇のご判断をお願いします」と添えます。
いつ、誰の依頼で、何のために行ったかを2〜3行で書きます。読む人が背景を知っていれば省いてかまいません。
起きたことを5W1Hで整理します。推測や感想は入れず、確認できたことだけを書きます。
件数、金額、時間、前回や目標との比較を書きます。数字があると、読む人が自分で評価できます。
事実を受けて自分がどう考えるかを、事実と段落を分けて書きます。「〜と考えます」「〜の可能性があります」と書き分けます。
次に何をするかを、担当者と期限つきで書きます。読む人に頼みたいことがあれば、ここでも繰り返します。
報告書を書く時間の大半は、書き始める前の材料集めと、書いた後の削る作業です。次の5つの手順で進めると、書き直しが減ります。
誰が読み、読んだ後に何をしてほしいのか（承認・判断・把握だけ）を1文で書き出します。宛先が部長か関係部署かで、結論に書くことが変わります。
数値、メール、議事録、打ち合わせのメモや録音など、事実の根拠になるものを手元にそろえます。記憶だけで書いた日付や金額は、後で必ず確かめます。
「結局どうなったか、何をお願いしたいか」を1文で書きます。ここが決まらないうちに本文を書き始めると、時系列の作業記録になります。
集めた材料を、結論・経緯・事実・結果・所見・今後の対応に振り分けます。どこにも入らない材料は、報告書には不要です。
長くなったら、経緯を2〜3行に縮め、詳細なデータは別紙にします。結論・数値・今後の対応は削りません。
5W1Hは、事実の抜け漏れを防ぐためのチェック項目です。全部を文章にする必要はなく、報告書の「事実」の欄で漏れがないかを確かめるのに使います。
金額や数量を扱う報告では、5W1Hに How much（いくら）と How many（いくつ）を加えた5W2Hで確認します。原因がまだ分からないときに推測で埋めるのは避けます。「調査中」と書き、いつまでに分かるかを添えれば、読む人は待つべきか判断できます。
| 項目 | 書く内容 | 抜けやすい例と直し方 |
|---|---|---|
| When（いつ） | 日付・時刻・期間 | 「先日」→「10月2日（金）14時ごろ」 |
| Where（どこで） | 場所・拠点・システム名 | 「現場で」→「川崎第二倉庫の出荷場で」 |
| Who（誰が） | 関係者・担当者・相手先 | 「先方が」→「株式会社サンプル物流の山田様が」 |
| What（何を） | 起きたこと・行ったこと | 「対応しました」→「代替品20個を手配しました」 |
| Why（なぜ） | 原因・目的 | 分からなければ「原因は調査中（10月9日までに報告）」と書く |
| How（どのように） | 方法・手順・結果 | 「なんとか対応」→「宅配便の当日便で再送」 |
基本の構成は同じでも、種類によって読む人が知りたいことが違います。冒頭の結論に何を書くかが、種類ごとの一番の違いです。
トラブル報告書は、原因が分かるまで待たずに第一報を出すのが原則です。第一報では状況・影響・応急処置だけを書き、原因と再発防止策は続報で報告します。
会議報告書は議事録と混同されがちですが、読む人が違います。議事録は出席者が内容を確認するための記録で、会議報告書は出席していない上長に結果と判断事項を伝えるための文書です。
研修やセミナーの報告書は、録画からAIで下書きを作り、所感だけを自分で書く方法もあります。
| 種類 | 結論に書くこと | 必ず入れる項目 |
|---|---|---|
| 調査報告書 | 調べた問いへの答え | 調査の目的・対象・方法・期間、結果、限界（分からなかったこと） |
| イベント報告書 | 目標に対する結果 | 来場者数・成果の数値、費用、良かった点と課題、次回への提案 |
| 会議報告書 | 決まったことと、上長に判断を求めること | 会議名・日時・出席者、決定事項、未決事項、タスク |
| トラブル報告書 | 現在の状況と影響範囲 | 発生日時、経緯、影響、応急処置、原因、再発防止策 |
| 出張報告書 | 出張の成果 | 出張先・日程・面会者、成果、所見、今後の対応、経費 |
| 研修報告書 | 学んだことと業務での使い方 | 研修名・日時・講師、学んだこと、実践計画 |
社内報告書は、上司や関係部署に業務の結果を伝える報告書の総称です。社外向けより形式は緩やかですが、結論から書き、数字と次の行動を入れる点は同じです。
業務報告書は、定期的に同じ形式で出すことに意味があります。毎月同じ指標（件数・時間・達成率）を同じ順番で書くと、読む人が前月と比べて変化に気づけます。指標を変えるときは、その月の報告書で理由を一言添えます。
| 形式 | 向いている場面 | 書き方のポイント |
|---|---|---|
| メール・チャット | 訪問結果、打ち合わせの結果、小さなトラブルの報告 | 件名に【報告】と案件名・日付を入れ、本文は画面1枚に収める |
| 社内の書式（Word・Excel） | 月次の業務報告書、出張・研修報告、稟議の添付資料 | 書式の欄を埋めるだけでなく、冒頭の欄に結論を書く |
| 口頭＋メモ | 急ぎの報告、判断を急ぐトラブル | 口頭で伝えた後、同じ内容をメールで残す |
業務報告書は「実施した業務」を件数で書き、最後に来月の予定と応援などのお願いを置きます。
件名：9月度 業務報告（総務課 鈴木） 【結論】 9月の社内問い合わせは412件（前月比＋8％）で、平均対応時間は1件6分と目標内でした。10月1日・2日は入社手続きが集中するため、人事課から1名の応援をお願いします。 【実施した業務】 ・社内問い合わせ対応：412件（勤怠168件、備品97件、その他147件） ・健康診断の予約受付：対象230名のうち221名が完了（96％） ・会議室予約システムの入れ替え：9月20日に切り替え完了 【課題】 ・勤怠の問い合わせの約6割が「打刻の修正方法」。手順書が分かりにくい可能性があります 【来月の予定・お願い】 ・打刻修正の手順書を改訂し、10月15日に全社へ案内（鈴木） ・10月1日・2日の入社手続きに、人事課から1名の応援をお願いします
先方の発言は、要約せずに言葉のまま短く引用すると、上司が自分で温度感を判断できます。
件名：【報告】サンプル商事様 訪問結果（10月9日） 〇〇課長 お疲れさまです。営業部の田中です。本日のサンプル商事様への訪問結果をご報告します。 【結論】 来期の保守契約は継続のご意向です。ただし年額を5％下げてほしいとのご要望があり、10月20日までに回答が必要です。 【先方の発言（山田部長）】 ・「今のサポート体制には満足している」 ・「全社で予算が5％削減になり、すべての契約を見直している」 【お願い】 5％の値引きか、サポート範囲を絞った代替案か、10月16日までにご判断をお願いします。代替案の資料は10月14日までに私が作成します。
トラブル報告書は、起きた問題の状況・影響・対応を伝える報告書です。経緯報告書とは、トラブルや事故が起きてから現在までの流れを、日時つきの時系列で説明する報告書です。
経緯報告書で一番もめやすいのは、「いつ、誰が、何と言ったか」です。電話や打ち合わせのやり取りは、その場で日時と相手の言葉をメモしておきます。了承を得て打ち合わせを録音しておけば、後から文字起こしで発言と時刻を確かめて、経緯を正確に起こせます。
再発防止策は「注意を徹底する」ではなく、手順・担当・開始日がある形で書きます。
| 文書 | 出すタイミング | 中心になる内容 |
|---|---|---|
| トラブル報告書（第一報） | 発生後すぐ（当日中） | 現在の状況、影響範囲、応急対応 |
| 経緯報告書 | 状況が落ち着いた後 | 発生から解決までの時系列、原因、再発防止策 |
| 顛末書 | 事案の終了後 | 事案の始まりから終わりまでの経緯・原因・対策（社外や上層部への提出が多い） |
原因が分からない段階でも、状況・影響・応急対応と、続報の期限を書いて先に出します。
件名：【第一報】A社向け部品の納品遅延（10月7日 16時時点） 〇〇部長 A社向け部品200個の納品が、予定の10月9日から10月11日に遅れる見込みです。 ・状況：協力工場の設備点検が延び、出荷が2日遅れます ・影響：A社の組立ラインは手元の在庫で10月12日まで稼働できます（A社 山本様に確認済み） ・応急対応：10月11日午前着の直送便を手配済み。A社には本日15時に電話で連絡しました ・原因：点検延長の連絡が出荷予定表に反映されなかった理由を確認中です 原因と再発防止策は、10月14日までに続報でご報告します。
経緯は「日時・誰が・何をしたか」を1行ずつ書き、判断した理由も残します。
件名：A社向け部品の納品遅延に関する経緯報告書 1. 概要 10月9日納品予定だった部品200個を、10月11日に納品しました。A社の生産への影響はありませんでした。 2. 経緯 ・10月6日 16時：協力工場から設備点検延長の連絡（営業部 田中が受信） ・10月7日 10時：代替工場への振り替えを検討。在庫不足のため不可と判断 ・10月7日 15時：A社 山本様に電話で遅延を連絡し、了承を得る ・10月8日 11時：協力工場の再開日が10月10日に確定 ・10月11日 9時：直送便で納品。A社で検品完了 3. 原因 協力工場からの連絡を出荷予定表に反映する手順がなく、受信から顧客への連絡まで23時間かかりました。 4. 再発防止策 ・協力工場から連絡を受けた当日中に出荷予定表を更新する（10月20日から、営業部） ・納期の3日前に協力工場へ進捗を確認する（同上）
会議の後に「議事録で足りるか、報告書を書くべきか」を迷ったら、誰が読んで何に使うかで決めます。
| 議事録 | 報告書 | |
|---|---|---|
| 読む人 | 出席者・関係者 | 上長・依頼者・不在だった人 |
| 目的 | 決まったことを記録し、認識をそろえる | 結果を伝え、判断や承認をもらう |
| 書く順番 | 議題の順 | 結論から |
| 自分の意見 | 原則として書かない | 所見として、事実と分けて書く |
| 分量 | 会議の長さに応じて | A4で1枚に収めるのが目安 |
種類を問わず使える、6項目のテンプレートです。不要な項目は消してかまいません。社内の書式が決まっている場合は、その書式に項目を当てはめて使います。
日々の業務報告なら日報、週ごとのまとめなら週報、担当業務を渡すときは引き継ぎ書と、目的に合った書式が別にあります。Word・Excelのファイルが必要なときは、下のテンプレートを使ってください。
メール本文にもWordにも貼り付けて使えます。A4で1枚に収まらないときは、詳細を別紙にして添付します。
件名：〇〇についてのご報告（2026年10月7日） 宛先：〇〇部 〇〇部長 報告者：〇〇課 〇〇 1. 結論（ひと言で） 〇〇の結果、〇〇となりました。〇〇のご判断をお願いします。 2. 経緯・目的 いつ・誰の依頼で・何のために行ったか（2〜3行） 3. 事実（5W1H） ・いつ： ・どこで： ・誰が： ・何を： ・なぜ： ・どのように： 4. 結果・数値 ・〇〇：〇件（前回比 〇％） 5. 所見・課題 事実と分けて、自分の考えを書く 6. 今後の対応・お願い ・〇〇（担当：〇〇／期限：〇月〇日） 添付：〇〇.xlsx
展示会の出展報告を例に、よくある「感想文型」の報告を、結論と数字のある報告書に書き換えます。
「盛況」「何件か」「少し困った」が、読む人には判断材料になりません。
お疲れさまです。 先日の展示会の件ですが、いろいろな方にブースに来ていただき、かなり盛況だったと思います。 特に製造業の方の反応がよく、何件か具体的な話もできました。 ただ、パンフレットが途中でなくなってしまい、少し困りました。 今後もこういった展示会には出たほうがよいと感じました。 以上、取り急ぎご報告です。
結論が先頭にあり、数字と担当・期限で次の行動まで分かります。
件名：東京ものづくり展（10月1〜3日）出展結果のご報告 【結論】 名刺交換142件、うち商談化見込み9件。次回（来年4月）も出展をご提案します。 【結果】 ・来場者との名刺交換：142件（目標120件） ・製造業：86件（61％） ・具体的な相談：9件（見積依頼3件を含む） 【課題】 ・パンフレット300部が2日目14時に不足。3日目は配布できず 【今後の対応】 ・見積依頼3件へ10月10日までに回答（営業部 佐藤） ・次回は500部を用意し、QRコード版も作成（販促課 田中）
報告書の材料の多くは、会議や打ち合わせ、顧客訪問で話された内容です。録音して文字起こししておけば、「いつ、誰が、何と言ったか」を記憶ではなく記録から書けます。
AIが作るのは下書きです。報告書の責任は報告者にあるので、事実の確認と、所見・提案の部分は必ず自分で書きます。
相手の了承を得て録音します。Zoom・Teams・Google Meetの会議はKlangの会議ボットが参加して録音でき、対面の打ち合わせや訪問はスマートフォンアプリで録音できます。ICレコーダーの録音ファイルはアップロードします。
会議が終わると文字起こしと要約が作られます。決まったこと、数値、タスクが正しく拾えているかを確認します。
AIチャットに「上長向けの報告書として、結論・事実・課題・今後の対応の順にまとめて」と頼むと、下書きができます。
経緯報告書の時系列や、金額・日付・人名は、文字起こしの該当箇所を開いて発言と時刻を確認します。所見は自分の言葉で書き足します。
報告書を送る前に、次の8点を確認します。
Klangは会議や打ち合わせの録音を文字起こしし、AI要約を作ります。チャットで「報告書の形にして」と頼めば、結論・事実・今後の対応の下書きができ、根拠は文字起こしの該当箇所で確認できます。
結論から書きます。「〇〇の結果、〇〇となりました」と1〜2文で書き、判断が必要ならそのお願いを添えます。経緯や詳細はその後に続けます。
いつ（When）・どこで（Where）・誰が（Who）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）の6項目です。事実の抜け漏れを確認するために使い、金額や数量があるときはHow muchとHow manyを加えた5W2Hで確認します。
書いてかまいませんが、事実とは分けて「所見」として書きます。「〜と考えます」「〜の可能性があります」と書き分けると、読む人が事実と意見を区別できます。
A4で1枚が目安です。収まらないときは、本文には結論と要点だけを書き、詳細なデータや経緯は別紙として添付します。
議事録は出席者が決まったことを確認するための記録で、議題の順に書きます。報告書は不在だった上長などに結果を伝え、判断をもらうための文書で、結論から書き、所見も添えます。
報告書とは、業務の結果や出来事を、指示した人や関係者に事実として伝え、判断や次の行動につなげるための文書です。結論・経緯・事実・結果・所見・今後の対応の順に書くのが基本です。
社内の書式の指定がなければ、訪問結果や打ち合わせの結果などの社内報告書はメールで送ってかまいません。件名に【報告】と案件名・日付を入れ、本文の冒頭に結論と、上司に判断してほしいことを書きます。
経緯報告書とは、トラブルや事故が起きてから現在までの流れを、日時・関係者・行ったことの時系列で説明する報告書です。時系列に加えて、原因と再発防止策を書きます。
はい。トラブル報告書は、原因が分かるまで待たずに第一報を出します。第一報には現在の状況・影響範囲・応急対応と、原因を報告する予定日を書き、原因と再発防止策は続報で報告します。