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アクションアイテムの書き方

アクションアイテムとは？ネクストアクションとの違いと書き方

アクションアイテムの意味、ネクストアクション・ToDo・決定事項との違い、「誰が・何を・いつまでに・完了条件」の書き方と例文、会議後の管理の仕方を解説します。貼り付けたToDoの担当・期限の抜けを見つけるチェッカーつきです。

公開日：更新日：執筆・運営：

言葉の違い

似た言葉ですが、議事録では役割を分けて書くと読みやすくなります。

決定事項から、アクションアイテムが生まれます。たとえば「11月17日から導入する」という決定には、「研修日程を決める」「告知文を作る」といった作業が付いてきます。議事録では、決定事項の下に、それを実行するためのアクションアイテムを並べると、なぜその作業をするのかが分かります。

会議の記録で使う言葉の違い
言葉意味議事録での書き方の例（架空）
アクションアイテム会議の結果、特定の人が期限までに行う作業佐藤：見積書（改訂版）をA社に送付／10月10日
ネクストアクション案件や商談を前に進めるための「次の一手」。営業の文脈で使われることが多い次回訪問で決裁者に提案する（11月第1週の日程を打診）
ToDoやるべきことの一覧。個人のタスクも含む広い言葉・見積書の修正 ・日程の打診
決定事項会議で決まったこと。作業ではなく結論導入は11月17日からとする
未決事項（保留）まだ決まっていないこと。判断する人と日を付ける研修会場：佐藤が10月10日までに確認

書き方

「誰が・何を・いつまでに」は基本です。そこに完了条件を加えると、「やったつもり」と「終わった」の食い違いがなくなります。

  • 担当は1人にします。複数人で行う作業でも、取りまとめる人を1人決めます。
  • 「検討する」「確認する」「調整する」で終わらせず、検討した結果をどうするか（決める・回答する・案を出す）まで書きます。
  • 期限は日付と曜日で書きます。「来週中」は、来週の何曜日かを決めます。
  • 大きすぎる作業は、期限までに終わる単位に分けます。

例・架空

佐藤A社向け見積書（改訂版）を10月10日（金）17時までに先方の担当者にメールで送付する

  1. 01

    誰が

    佐藤

    責任を持つ1人。部署名や「全員」にしない

  2. 02

    何を

    A社向け見積書（改訂版）を

    動詞で終わる、具体的な作業

  3. 03

    いつまでに

    10月10日（金）17時までに

    日付で。「早めに」は使わない

  4. 04

    完了条件

    先方の担当者にメールで送付する

    何ができたら「終わった」と言えるか

例文

よくある書き方と、書き直した例（名前・日付は架空です）
よくある書き方足りないもの書き直した例
見積もりの件、検討する担当・期限・完了条件佐藤：A社向け見積書（改訂版）を作成し送付／10月10日（金）
資料をなるべく早く共有期限・共有先鈴木：提案資料（v2）を共有フォルダに置き、参加者に連絡／10月7日（火）
全員で日程調整担当田中：候補日を3つ出して参加者に送り、10月8日（水）までに確定
先方に確認何を・期限森：A社に導入希望時期を確認し、議事録に追記／10月9日（木）
リスクについて対応何を・完了条件高橋：リスク一覧を作成し、次回定例（10月14日）で報告
来週あたりに再度打ち合わせ担当・日付佐藤：10月14日〜16日で打ち合わせを設定し、招待を送る／10月8日

チェッカー

議事録のToDo欄をそのまま貼り付けてください。担当・期限・完了条件のどれが足りないかを示し、書き直しのひな形と、Markdown・スプレッドシート・CSV形式の表を作ります。

アクションアイテム チェッカー

議事録やメモのToDoを1行に1つずつ貼り付けると、担当・期限・完了条件が書かれているかを判定し、表の形に整えます。判定は文字のパターンによる目安です。入力した内容はブラウザの中だけで処理され、どこにも送信されません。

5件中 1件で担当・日付・具体的な動作の記載を検出しました。完了条件の妥当性は人が確認してください。

  1. 見積もりの件、検討する

    担当：なし期限：なし完了条件：なし
    • ・担当者を1人に決めて書きます
    • ・期限を日付で書きます（例：10月10日（土））
    • ・「検討する」「対応する」で終わらせず、何ができたら完了かを書きます

    書き直し：［担当者1人］：見積もりの件、検討する／期限：［〇月〇日（〇）］／完了条件：［何ができたら完了か］

  2. 資料をなるべく早く共有（佐藤）

    担当：あり期限：あいまい完了条件：あいまい
    • ・「なるべく早く」の基準日・実在する日付を確認し、年月日で確定します
    • ・作業の中身と、終わったと言える状態を具体的に書きます

    書き直し：佐藤：資料を共有／期限：［〇月〇日（〇）］／完了条件：［何ができたら完了か］

  3. 全員で来週あたりに日程調整

    担当：あいまい期限：あいまい完了条件：なし
    • ・「全員」ではなく、責任を持つ1人の名前にします
    • ・「来週あたり」の基準日・実在する日付を確認し、年月日で確定します
    • ・「検討する」「対応する」で終わらせず、何ができたら完了かを書きます

    書き直し：［担当者1人］：日程調整／期限：［〇月〇日（〇）］／完了条件：［何ができたら完了か］

  4. 田中さんが10月10日（土）までにA社へ見積書（改訂版）を送付

    担当：あり期限：あり完了条件：あり

    書き直し：田中：A社へ見積書（改訂版）を送付／期限：10月10日（土）

  5. @鈴木 研修日程の案を2つ作成、今週中

    担当：あり期限：あいまい完了条件：あり
    • ・「今週中」の基準日・実在する日付を確認し、年月日で確定します

    書き直し：鈴木：研修日程の案を2つ作成／期限：［〇月〇日（〇）］

MarkdownスプレッドシートCSV不足・あいまいな担当と期限は「要確認」、不足している欄は「［要記入］」になります。確認事項も一緒に書き出します。Markdownの表はNotionなどに、スプレッドシート用はExcelやGoogleスプレッドシートのセルにそのまま貼り付けられます。

会議での決め方

  1. 01

    決まったら、その場で作業に分ける

    決定事項が出たら、「では、そのために誰が何をしますか」と聞き、作業に分けます。書記がいれば、ここで確認してもらいます。

  2. 02

    担当は本人の了承を取る

    名前を書くだけでなく、本人が「やります」と言ったことを確かめます。欠席者に割り当てる場合は、会議後に本人の了承を取ります。

  3. 03

    期限は、担当者に言ってもらう

    依頼する側が決めるより、担当者が自分で言った期限のほうが守られやすく、無理な期限にも気づけます。

  4. 04

    最後に読み上げる

    会議の最後に、アクションアイテムを1件ずつ読み上げて確認します。聞き違いは、ここで直すのが一番簡単です。

管理

書いて終わりにしないために、置き場所と確認のタイミングを決めます。

  • 定例会議の冒頭で、前回のアクションアイテムの状態を確認する時間を取ります。
  • 期限を過ぎたものは、責めるのではなく「新しい期限」か「やめる」かを決め直します。
  • 完了したものは、完了日と結果（送った資料のリンクなど）を残します。
アクションアイテムの置き場所
置き場所向いている場面気をつけること
議事録の中件数が少ない会議、単発の打ち合わせ会議をまたぐと追いにくい。次回の議事録に未完了分を書き写す
スプレッドシート部署をまたぐプロジェクト、定例会議状態（未着手・対応中・完了）と完了日の列を付ける
タスク管理ツールすでにチームでツールを使っている場合議事録からのリンクを残し、どの会議で決まったか分かるようにする

文字起こしから抽出

会議中に全部を書き留められなくても、録音と文字起こしがあれば、後からアクションアイテムを拾い直せます。Klangは会議の文字起こしと一緒に、AIで要約・決定事項・ToDoの下書きを作ります。足りないときは、AIチャットに下の指示文を入れると、担当と期限を「根拠の発言」つきで書き出せます。

AIの下書きは、そのまま配らずに確認してください。担当や期限は、言い方によってAIが取り違えることがあります。根拠の発言を文字起こしで探し、文をクリックして元の音声を聞き、間違いがあれば直してから共有します。オートメーションを設定すると、会議の処理が終わるたびに要約をSlackやNotionなどへ送れます。

AIチャットに入れる指示文

この会議の文字起こしから、アクションアイテムを抜き出してください。
- 1件ごとに「担当／内容／期限／完了条件／根拠の発言（話者と時刻）」の形で書く
- 担当や期限が発言にないものは推測せず「未定」と書く
- 「検討する」「対応する」で終わるものは、会議で話された範囲で完了条件を補う。話されていなければ「未定」
- 決定事項と未決事項は、アクションアイテムとは別に箇条書きにする

実践・記入例

期限だけを並べると、どこで止まっているか分かりません。以下は架空の試行準備です。

前の作業を待つToDoは、依存関係を残す：手順・記入例
ID・作業先に必要なこと状態・次の確認
T1：対象部署の確認顧客の回答回答待ち
T2：見積案の確定T1の対象が確定保留。対象未確定のまま確定しない
T3：開始日の調整T2の確認候補のみ。日付を約束しない

CSVでは前提の作業ID、止まっている理由、確認する人、次の確認時期、完了の証拠を残します。外部の回答日を推測して期限にしないでください。

前の作業を待つToDoは、依存関係を残すのCSVをダウンロード（架空の記入例つき）

実践・記入例

架空の例ではAさんの作業をBさんへ移します。名前を書き換えるだけでは、作業の範囲や期限が伝わりません。

担当を変えるときは、引き受けたことを確認する：手順・記入例
確認事項引き継ぐ内容状態
残る作業見積案の対象部署欄を確認して修正作業範囲を説明
資料現在の案と元の確認記録Bさんが閲覧できるか確認
期限顧客への送付目標は10月9日実行できるかBさんに確認
了承Bさんの回答を記録回答までは担当変更案

確認文の例：「T2の残作業は対象部署欄の確認です。資料は［場所］、送付目標は10月9日です。対応可能か、必要な調整と合わせて回答をお願いします。」

実践・記入例

不要になったToDoを残すと誤って実行され、削除すると経緯が失われます。架空の見直し例です。

取りやめた作業は、消さずに判断を残す：手順・記入例
作業変更理由残す記録
T1：旧帳票を印刷電子版を使うと決定中止・判断の議事録へ参照
T2：帳票を発送T1の中止により不要依存する作業も中止を確認
T3：電子版の確認新たに必要になった新しい作業ID・担当・完了条件
すでに発送済みの場合中止では履歴を変えられない実施済みとして扱い、必要な対応を別に記録

中止の判断者と日付、影響する担当への連絡を残します。『完了』と『中止』は別の状態にします。

実践・記入例

『送った』ことが『承認された』ことを意味するとは限りません。架空の4つの作業で確認します。

何ができたら完了かを、証拠と合わせる：手順・記入例
作業の目的十分でない状態完了の証拠の例
資料の下書き作成構成案だけある指定項目が埋まった下書き
顧客へ資料を送る送信前の準備が終わった正しい宛先・版で送信した記録
内容の承認を得る送信・受領のみ承認権限のある人の回答
手順を業務で使うマニュアルが公開された対象業務で実施して確認した記録

完了条件は作業を依頼するときに合意し、後から都合よく変えません。証拠を残せない場合は、その理由と確認方法を相談してください。

Klangは会議を録音・文字起こしし、要約・決定事項・ToDoの下書きをAIで作ります。担当や期限は元の発言に戻って確かめられるので、会議中に書き漏らしたアクションアイテムも後から拾い直せます。

  • 文字起こしはフリープランでも無制限。Zoom・Teams・Google Meetの会議ボット、スマホアプリでの対面録音に対応
  • AIチャットで「この会議で佐藤さんが引き受けたことは？」のように聞き、該当する発言を探せます
  • 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022認証を取得しています
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アクションアイテムとは何ですか。

会議や打ち合わせの結果として、特定の人が期限までに行う具体的な作業のことです。担当者・内容・期限がそろっていて、終わったかどうかを判断できることが条件です。

アクションアイテムとネクストアクションの違いは何ですか。

アクションアイテムは会議で決まった作業の一つひとつを指します。ネクストアクションは、案件や商談を前に進めるための「次の一手」を指し、営業の文脈で使われることが多い言葉です。商談の議事録では、ネクストアクションをアクションアイテムの形（担当・内容・期限）で書くと管理しやすくなります。

アクションアイテムの書き方のポイントは何ですか。

「誰が・何を・いつまでに」に完了条件を加えた4つで書きます。担当は1人、期限は日付と曜日で書き、「検討する」「対応する」で終わらせずに、何ができたら完了かを書きます。

アクションアイテムとToDoは同じですか。

ほぼ同じ意味で使われます。ToDoは個人のやることも含む広い言葉で、アクションアイテムは会議で決まった、担当と期限のある作業を指すことが多いという違いがあります。

会議の録音から、アクションアイテムを自動で作れますか。

Klangでは、会議の文字起こしと一緒にAIが要約・決定事項・ToDoの下書きを作ります。担当や期限は取り違えることがあるため、元の発言と照らして確認してから共有してください。

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

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