会議の案内メール 例文
会議の案内メールには、会議名・日時・場所または参加方法・目的・議題・事前の準備・出欠の返信期限の7項目を書きます。社内向け・社外向け・Teams・Zoom・Google Meetの案内、日程調整、日程変更、リマインド、中止のお知らせ、正式な招集通知まで、そのまま使える例文10本と案内メール作成ツールをまとめました。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
書く項目
案内メールの役目は、受け取った人が「出るべきか」「何を準備するか」をメール1通で判断できるようにすることです。次の7項目がそろっていれば、問い合わせの返信はほぼ不要になります。
| 項目 | 書き方 | 例 |
|---|---|---|
| 会議名 | 何の会議か一目で分かる名前 | 11月の販促計画 打ち合わせ |
| 日時 | 日付・曜日・開始と終了の時刻 | 10月21日（火）14:00〜15:00 |
| 場所・参加方法 | 会議室名、またはオンライン会議のツールと参加リンクの場所 | 本社5階 会議室A／Teams（リンクは招待に記載） |
| 目的 | この会議で決めること・共有すること | 11月の販促施策と予算の配分を決める |
| 議題 | 話す順番と時間配分 | 1. 10月の結果共有（10分）… |
| 事前の準備 | 資料の確認、意見の持ち寄りなど | 添付の施策案に目を通しておく |
| 出欠の返信期限 | 返信の方法と期限 | 10月16日（木）までに返信 |
議題と時間配分は、会議のアジェンダ・議題テンプレートで作ってから、案内メールに貼ると手早くまとまります。
作成ツール
社内・社外と開催形式を選び、項目を入れると案内メールの文面ができます。最初は社内向けのTeams会議の例が入っています。
場所・参加方法を空欄にすると、開催形式に合わせた定型文が入ります。入力内容はどこにも送信・保存しません。
できあがった案内メール（社内・Microsoft Teams）
件名：【ご案内】11月の販促計画 打ち合わせ（10月21日（火）14:00〜15:00（60分）） 関係者各位 お疲れさまです。マーケティング部 森です。 11月の販促計画 打ち合わせを下記のとおり開催します。 ■ 日時 10月21日（火）14:00〜15:00（60分） ■ 参加方法 Microsoft Teams（参加リンクは予定表の招待に記載しています） ■ 目的 11月の販促施策と予算の配分を決める ■ 議題 1. 10月施策の結果共有（10分） 2. 11月の施策案と予算（35分） 3. 担当と期限の確認（15分） ■ 事前のお願い 添付の施策案（3ページ）に目を通しておいてください 出欠を10月16日（木）までに、このメールへの返信か予定表の出欠ボタンでお知らせください。 欠席の場合は、議題について意見があれば事前にお寄せください。
違い
伝える項目は同じですが、宛名・敬語・日程の決め方が変わります。社外の会議は、日程を先に相手と調整してから正式な案内を送るのが一般的です。
| 社内向け | 社外向け | |
|---|---|---|
| 送る時期の目安 | 3営業日〜1週間前 | 1〜2週間前（日程調整のあと） |
| 宛名 | 関係者各位／〇〇チームの皆さん | 会社名・部署・氏名＋様 |
| 書き出し | お疲れさまです。〇〇です。 | いつもお世話になっております。〇〇でございます。 |
| 日程の決め方 | 予定表の空きを見て決め、案内する | 候補日を3つほど示して選んでもらう |
| 出欠の確認 | 予定表の出欠ボタンでもよい | メールでの返信をお願いする |
| オンライン会議 | 予定表の招待に参加リンクを入れる | 招待とメールの両方で参加方法を伝える |
例文
そのままコピーして、会議名・日時・人名を書き換えて使えます。社名・人名・日時はすべて架空の例です。
件名：【ご案内】11月の販促計画 打ち合わせ（10/21 14:00〜） 関係者各位 お疲れさまです。マーケティング部の森です。 11月の販促計画について、下記のとおり打ち合わせを行います。 ■ 日時：10月21日（火）14:00〜15:00 ■ 場所：本社5階 会議室A ■ 目的：11月の販促施策と予算の配分を決める ■ 議題 1. 10月施策の結果共有（10分） 2. 11月の施策案と予算（35分） 3. 担当と期限の確認（15分） 添付の施策案に事前に目を通しておいてください。 出欠は10月16日（木）までにお知らせください。
件名：【導入打ち合わせ】開催のご案内（10/24 10:00〜） 株式会社サンプル物流 業務改革室 森様 いつもお世話になっております。 株式会社みどり商事の佐藤でございます。 先日ご調整いただいた導入打ち合わせについて、下記のとおりご案内いたします。 ■ 日時：10月24日（金）10:00〜11:00 ■ 場所：貴社 本社3階 会議室（受付で佐藤の名前をお伝えください） ■ 当社出席者：佐藤、技術担当 高橋 ■ 議題 1. 導入スケジュールのご確認 2. データ移行の方法 3. 今後の進め方 ご不明な点がございましたら、お気軽にお知らせください。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。
件名：【ご案内】週次定例（Teams）10/20 9:30〜 営業部の皆さん お疲れさまです。高橋です。 今週の定例はTeamsで行います。 ■ 日時：10月20日（月）9:30〜10:00 ■ 参加方法：Microsoft Teams（参加リンクは予定表の招待に記載しています） ■ 議題 1. 先週の商談の結果（各自2分） 2. 今週の重点案件 招待が届いていない方は、このメールに返信してください。
件名：【オンライン打ち合わせ】ご案内（10/22 15:00〜） 株式会社〇〇 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社みどり商事の佐藤でございます。 10月22日のお打ち合わせは、Zoomで行わせていただきます。 ■ 日時：10月22日（水）15:00〜15:45 ■ 参加URL：（ミーティングのURL） ■ ミーティングID：（ID） ■ パスコード：（パスコード） 開始5分前から入室いただけます。 接続に問題がある場合は、03-0000-0000（佐藤）までお電話ください。 どうぞよろしくお願いいたします。
【ご案内】採用面接の評価すり合わせ 日時：10/23（木）17:00〜17:30 参加方法：Google Meet（カレンダーの招待にリンクがあります） 目的：最終面接に進める候補者を決める 準備：評価シートを10/23の正午までに入力してください
件名：お打ち合わせ日程のご相談 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社みどり商事の佐藤でございます。 導入スケジュールのお打ち合わせについて、下記の候補日からご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 ・10月22日（水）10:00〜12:00 ・10月23日（木）14:00〜17:00 ・10月24日（金）終日 所要時間は1時間ほどを予定しております。 いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。
件名：【日程変更のお願い】10/24 導入打ち合わせ 〇〇様 いつもお世話になっております。株式会社みどり商事の佐藤でございます。 10月24日（金）10:00からお約束しておりましたお打ち合わせについて、 当社の都合により日程を変更させていただけないでしょうか。 直前のご連絡となり、誠に申し訳ございません。 代わりの候補日： ・10月28日（火）10:00〜12:00 ・10月29日（水）14:00〜17:00 ご都合をお聞かせいただけますと幸いです。
件名：【リマインド】明日10/21 14:00〜 11月の販促計画 打ち合わせ 関係者各位 明日の打ち合わせのリマインドです。 ■ 日時：10月21日（火）14:00〜15:00 ■ 場所：本社5階 会議室A（Teamsでも参加できます） ■ 事前のお願い：施策案（添付）の確認 出欠が未定の方は、本日中にお知らせください。
件名：【中止】10/21 11月の販促計画 打ち合わせ 関係者各位 お疲れさまです。森です。 10月21日（火）14:00から予定していた打ち合わせは、施策案の見直しが必要になったため中止します。 予定表の招待も取り消しました。 改めて日程を調整し、10月23日（木）までにご案内します。 ご予定を空けていただいていたのに申し訳ありません。
2026年10月14日 各部長 殿 総務部長 小川 健 部長会議の開催について（通知） 標記の会議を下記のとおり開催しますので、ご出席くださいますようお願いいたします。 記 1. 日時 2026年10月28日（火）13:30〜15:00 2. 場所 本社7階 大会議室 3. 議題 （1）下期の予算執行状況 （2）年末年始の営業体制 4. 資料 事前に共有フォルダに掲載します 5. 出欠 10月21日（火）までに総務部 林までご連絡ください 以上
株主総会や取締役会の招集は、会社法や定款で手続きと期限が決まっています。ここでの「招集通知」は社内会議の正式な案内文の例で、法定の招集通知の代わりにはなりません。会議が終わったあとに議事録を送るときは、議事録送付メールの例文を使えます。
オンライン会議
オンライン会議の案内では、予定表の招待とメール本文の役割を分けると混乱が減ります。招待には参加リンク、メールには目的と議題を書きます。
| ツール | 参加情報の入り方 | 案内メールに書くこと |
|---|---|---|
| Microsoft Teams | Outlookの予定表で「Teams 会議」をオンにして送信すると、参加情報が招待に自動で追加される | 「参加リンクは予定表の招待に記載」と書く。社外の参加者には招待が届いたかを確認する |
| Zoom | ミーティングを作成すると、URL・ミーティングID・パスコードを含む招待文が作られる | URL・ID・パスコードを本文にも書く。接続できないときの連絡先を添える |
| Google Meet | Googleカレンダーの予定に会議のリンクを追加して招待する | 「カレンダーの招待にリンクあり」と書く。社外の参加者は入室の承認が必要になることがある |
オンライン会議を録音・文字起こしする場合は、案内メールに「記録のため録音します」と一文入れておくと、当日の説明が短くて済みます。Teams会議の記録の残し方はTeamsの文字起こし、会議が終わったら要約を自動で送る方法はオートメーションで紹介しています。
よくあるミス
案内メールの不備は、当日の遅刻や「何の会議か分からない」という空気につながります。
避けたい書き方
件名：打ち合わせの件
改善例
件名：【ご案内】11月の販促計画 打ち合わせ（10/21 14:00〜）
件名に会議名と日時がないと、受信箱で後から探せません。
避けたい書き方
■ 日時：10月21日 14時〜
改善例
■ 日時：10月21日（火）14:00〜15:00
曜日と終了時刻がないと、日付の書き間違いに気づけず、次の予定も入れにくくなります。
避けたい書き方
販促について話しましょう。
改善例
目的：11月の販促施策と予算の配分を決める
「話す」ではなく「決める」ことを書くと、参加者が意見を用意してきます。
避けたい書き方
Zoomで行います。（URLは別途）
改善例
URL・ミーティングID・パスコードを本文に記載し、接続できないときの連絡先を添える
「別途」のまま当日を迎えると、開始直前にURLの問い合わせが集まります。
KLANG
Klangは、Zoom・Microsoft Teams・Google Meetの会議に自動で参加して録音し、文字起こし・要約・決定事項・タスクを作成します。フリープランでも文字起こしは無制限です。
オートメーションなど外部ツールとの連携はプロプランの機能です。録音することは、案内メールや会議の冒頭で参加者に伝えてください。
無料で試す社内の会議は開催の3営業日〜1週間前、社外の会議は1〜2週間前が目安です。資料の事前確認を頼む場合は、読む時間を考えて、さらに数日早めに送ります。
「【ご案内】会議名（日付・時刻）」のように、案内であることと会議名・日時を件名だけで分かるようにします。社外向けは「【会議名】開催のご案内（10/21 14:00〜）」のように、相手の受信箱で埋もれない形にします。
Outlookの予定表で「Teams 会議」をオンにして送信すると、参加情報は招待に自動で追加されます。別途メールで案内する場合は、本文に「参加リンクは予定表の招待に記載しています」と書き、社外の参加者には招待が届いたかを確認します。
ほぼ同じ意味で使われます。社内の掲示や全体連絡では「お知らせ」、出席者を個別に招く場合は「ご案内」と書くことが多く、正式な文書では「開催通知」や「招集通知」と呼びます。
返信期限の翌日に、返信のない人だけに短い確認のメールかチャットを送ります。前日のリマインドで「出欠が未定の方はお知らせください」と添える方法もあります。