折り返しを頼む（チャット）
@佐藤さん サンプル物流 購買部の木村様から電話がありました。折り返しをお願いします。 ・受付：10/14 10:25 ・連絡先：03-0000-1234（直通、午後は外出） ・用件：10/20納品分の数量変更（300個→350個）のご相談 ・期限：本日15時までに ・受けた人：高橋
電話メモ テンプレート
電話メモのテンプレート。書き方と伝言の例文
電話メモ（伝言メモ）には、宛先・受付日時・相手の会社と氏名・連絡先・用件・対応（折り返しの要否）・受けた人の7項目を書きます。印刷できるWord・Excelのテンプレート、記入例、チャットやメールで伝言を送る例文、よくあるミスをまとめました。
公開日・更新日：
執筆・運営：Klang AI AB
項目
電話メモに書く7項目
電話メモは、受けた人がいなくても本人が対応を始められるように書きます。7項目のうち、連絡先・用件・期限の3つが欠けると、本人は相手に聞き直すしかなくなります。
| 項目 | 書く内容 | 抜けやすい点 |
|---|---|---|
| 宛先 | 誰あての電話か（部署・氏名） | 同じ部署に同姓がいるときはフルネーム |
| 受付日時 | 電話を受けた日付と時刻 | 時刻がないと折り返しの急ぎ具合が分からない |
| 相手の会社・氏名 | 会社名・部署・氏名。読みが分からなければカタカナ | 「〇〇様からお電話」だけで会社名がない |
| 連絡先 | 折り返し先の番号、つながる時間帯 | 「ご存じのはず」と言われても番号を聞いておく |
| 用件 | 何についての電話か。数字や日付は相手の言葉どおり | 「例の件」など、受けた人にしか分からない書き方 |
| 対応 | 折り返し・先方から再度・伝言のみ・至急 | 折り返しの期限 |
| 受けた人 | 自分の名前 | 本人が詳細を聞き返す相手が分からない |
作成ツール
電話メモから伝言文を作る
紙の電話メモと同じ項目を入れると、チャットやメールにそのまま貼れる伝言文になります。テレワーク中の相手や、席を外している相手への連絡に使えます。最初は記入例が入っています。
入力内容はブラウザーの中だけで処理し、どこにも送信・保存しません。
できあがった伝言（チャット）
@佐藤さん サンプル物流 購買部の木村様から電話がありました。折り返しをお願いします。 ・受付：10月14日（火）10:25 ・連絡先：03-0000-1234（直通） ・用件：10月20日納品分の数量変更（300個→350個）のご相談 ・期限・希望：本日15時までに折り返しがほしいとのこと ・受けた人：高橋
書き方
電話メモの書き方：受けてから伝えるまで
電話メモは、通話中に下書きし、通話が終わってから清書して渡すまでが一連の作業です。次の4つの手順で進めると、聞き漏れと伝え漏れを防げます。
- 01
名乗りを聞いたら、すぐ会社名と氏名を書く
最初の名乗りが一番聞き逃しやすい部分です。聞き取れなければ「恐れ入りますが、もう一度お名前をお願いできますか」とその場で確かめます。
- 02
用件は相手の言葉で、数字と日付をそのまま書く
「数量の変更」ではなく「300個→350個」と書きます。要約は後でもできますが、聞き逃した数字は後から戻りません。
- 03
切る前に、名前・連絡先・用件を復唱する
「〇〇株式会社の木村様、03-0000-1234に、本日15時までに佐藤から折り返す、でよろしいでしょうか」と確認します。復唱した項目には印を付けます。
- 04
本人に渡し、対応したかを確かめる
机にメモを置くだけでなく、チャットでも一言送ります。至急の用件は口頭で直接伝え、期限が近づいても対応がなければ声をかけます。
例文
伝言メモの例文（チャット・メール）
伝言は「誰から・何の用件で・本人は何をすればよいか」の順に書きます。社名・人名・番号はすべて架空の例です。
先方から再度かかってくる（チャット）
@佐藤さん みどり商事の田中様から電話がありました。16時ごろ改めてお電話をくださるそうです。 ・用件：来週の打ち合わせの日程について ・受けた人：高橋
伝言を預かった（メール）
件名：【電話連絡】サンプル物流 木村様より 佐藤さん 高橋です。10/14 10:25に、サンプル物流 購買部の木村様から電話があり、伝言をお預かりしました。 ・見積書は10/17（金）までに届けば問題ない ・折り返しは不要 確認できましたら、一言返信をお願いします。
至急の用件（口頭＋チャット）
@佐藤さん【至急】 サンプル物流 木村様から、本日納品分が届いていないと電話がありました。口頭でもお伝えしましたが、念のため。 ・連絡先：03-0000-1234（直通） ・木村様は11時まで席にいらっしゃるそうです ・受けた人：高橋
電話の伝言から打ち合わせを設定するときは、会議の案内メールの例文を使えます。電話で決まったことを相手と文面で確認する方法は、言った言わないを防ぐ確認メールで紹介しています。
よくあるミス
電話メモのよくあるミス
電話メモの失敗の多くは、書いた人には分かるが、読む人には分からない書き方から起きます。
避けたい書き方
木村様よりTELあり。折り返しお願いします。
改善例
サンプル物流 購買部の木村様（03-0000-1234）より。10/20納品分の数量変更の件で、本日15時までに折り返しを。
会社名・番号・用件・期限がないと、本人は誰に何を話せばよいか分かりません。
避けたい書き方
例の件、了解とのことです。
改善例
見積書の提出は10/17（金）で問題ないとのことです（木村様より）。
「例の件」は受けた人の頭の中にしかありません。対象と結論を具体的に書きます。
避けたい書き方
至急！（メモを机に置いただけ）
改善例
口頭で直接伝え、同時にチャットにも「至急」と書いて送る。
至急の用件を紙だけで伝えると、戻ってくるまで誰も気づきません。
避けたい書き方
番号は先方がご存じとのことで聞いていない。
改善例
「念のため、お電話番号をお伺いできますか」と聞いて書く。
本人が外出先から折り返すとき、手元に番号がないことがあります。
ダウンロード
電話メモのダウンロード
Word版はA4に2枚の電話メモを並べた印刷用で、点線で切って使います。2ページ目は記入例です。Excel版には、記入用シート、記入例、受けた電話を1件1行で残す受付記録（状況の選択つき）が入っています。
電話メモ（伝言メモ）
宛先・受付日時・相手・連絡先・受けた人の欄、対応のチェック欄（折り返し・再度の電話・伝言・至急・復唱済み）、用件・期限・補足の欄。
登録不要・無料。Word版は1ページ目が空欄、2ページ目が記入例（A4縦）。
記入例を読む
電話メモ（伝言メモ）
記入例・架空記入例（会社名・人名・電話番号は架空です）。
- 宛先
- 営業部 佐藤 様
- 受付日時
- 10月14日（火）10:25
- 相手の会社・部署
- 株式会社サンプル物流 購買部
- 相手の氏名
- 木村 様（キムラ）
- 連絡先
- 03-0000-1234（直通）／午後は外出
- 受けた人
- 高橋
対応
- 折り返し電話がほしい（該当）
- 先方からまた電話する（非該当）
- 伝言あり（下記）（該当）
- 電話があったことだけ伝える（非該当）
- 至急（非該当）
- 復唱して確認済み（該当）
用件
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 用件 | 10月20日納品分の数量変更（300個→350個）の相談 |
| 期限・希望 | 本日15時までに折り返しがほしい |
| 補足 | 見積書の再発行も必要か確認したいとのこと |
KLANG
電話のあとの打ち合わせは、記録まで任せる
電話メモは電話のための道具です。伝言をきっかけに打ち合わせや会議を開いたら、その記録はKlangに任せられます。Klangは会議の録音から文字起こし・要約・決定事項・タスクを作成し、フリープランでも文字起こしは無制限です。
- Zoom・Microsoft Teams・Google Meetの会議に自動で参加し、録音と文字起こしを始めます
- 対面の打ち合わせはスマートフォンのアプリで録音し、終わったら要約まで自動で作られます
- 会議の録音ファイル（10 GBまで）をアップロードして文字起こしすることもできます
Klangには電話の通話そのものを録音・文字起こしする機能はありません。電話の伝言は、このページのテンプレートで残してください。
無料で試すよくある質問
電話メモには何を書けばよいですか。
宛先、受付日時、相手の会社・部署と氏名、連絡先、用件、対応（折り返し・再度の電話・伝言のみ）、受けた人の7項目を書きます。特に連絡先と期限は抜けやすいので、通話中に復唱して確かめてください。
電話メモと伝言メモに違いはありますか。
職場ではほぼ同じ意味で使われます。電話を受けた内容を不在の人に伝えるためのメモを、電話メモ・伝言メモ・電話伝言票などと呼びます。来客の伝言も同じ様式で残せます。
電話メモは紙とチャットのどちらで渡すべきですか。
本人が席を外しているだけなら、机に紙のメモを置き、同時にチャットでも一言送ると見落としを防げます。テレワークや外出中なら、チャットかメールで送り、紙はそのまま記録として残します。どちらの場合も、本人が対応したかを後で確かめます。
相手の名前が聞き取れなかったときはどうしますか。
「恐れ入りますが、もう一度お名前をお伺いできますか」と聞き直し、漢字が分からなければ読み方をカタカナで書きます。聞き取れないまま推測で書くと、折り返しのときに失礼になります。
電話メモはいつまで保管すればよいですか。
法令で一律に決まった期間はなく、社内の文書管理規程に従います。規程がない職場では、対応が終わったら紙のメモは破棄し、記録が必要な内容はExcelの受付記録や顧客管理の記録に移す運用が一般的です。