議事録メモで使う略記号
記号は自分で決めてかまいません。会議ごとに変えず、同じ記号を使い続けます。
決 … 決まったこと T … タスク（T 担当 内容 期限） ? … 後で確認すること ! … 強調された・重要な発言 → … 次の行動、結論 ★ … 録音で聞き直す箇所（時刻を添える）
議事録の取り方・まとめ方
議事録の取り方とまとめ方のコツ。メモが追いつかない時の対策
議事録の取り方のコツは、会議中に全部を書かず、「決定・タスク・要確認」の3つだけを記号で取ることです。まとめ方のコツは、会議後に議題ごとに「結論・理由・次の行動」の3行に整理し、当日中に共有することです。メモが追いつかない原因ごとの対策、会議前・会議中・会議後のコツ、まとめ方の例を紹介します。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
メモが追いつかない原因と対策
議事録の担当になった人がつまずく場面は、だいたい同じです。原因が分かれば、対策は会議の前に打てます。
一番効く対策は、書く量を減らすことです。議論の経過は、議事録ではほとんど使いません。決まったこと、次に誰が何をするか、確認が必要なことの3つを確実に拾えば、議事録は書けます。
| 原因 | 起きること | 対策 |
|---|---|---|
| 発言をすべて書こうとする | 書いている間に次の議題に進む | 決定・タスク・要確認の3つだけを書く |
| 議題の構成を知らない | 今どの話をしているか分からない | アジェンダの議題を、メモの見出しとして先に書いておく |
| 専門用語・人名が分からない | 聞き取れず手が止まる | 参加者名と用語の一覧を事前にもらう |
| 書記と発言者を兼ねている | 自分が話す間はメモが止まる | 録音しておき、自分の発言の後は時刻だけ書く |
| 決まったかどうかが曖昧 | 何を決定事項に書くか迷う | その場で「決定でよいですか」と確認する |
会議前にやっておくコツ
議事録の出来は、会議が始まる前にほぼ決まります。準備に5分かけると、会議中と会議後の作業が大きく減ります。
- 01
アジェンダを議事録の枠にする
議題の番号と見出しを、メモの紙やファイルに先に書いておきます。会議中は、その下に結論を書き込むだけになります。
- 02
参加者と用語の一覧をもらう
出席者の氏名・所属と、よく出る商品名・略語を主催者に聞いておきます。聞き取れない固有名詞で手が止まることがなくなります。
- 03
録音の了承を取る
「議事録の作成のために録音します」と冒頭で伝えます。録音があれば、聞き逃しを後で確認できるので、メモに集中しすぎずに済みます。
会議中のコツ：略記号と確認のひと言
会議中は文章を書かず、記号で区別します。決まったかどうか曖昧なときは、記録係の立場から確認するのが一番確実です。
記録係が使える確認のひと言
「記録のために」と前置きすると、議論を止める印象を与えずに確認できます。
【決定を確認する】 「今の件は、10月20日に公開する、で決定ということでよろしいですか。」 【担当と期限を確認する】 「この作業はどなたが、いつまでに担当しますか。」 【聞き逃したとき】 「記録のために確認させてください。先ほどの金額は50万円でしたか。」 【議論が長引いたとき】 「この議題は今日決めますか、それとも次回に持ち越しますか。」
議事録に時間をかけすぎないための手順
議事録に時間がかかる人の多くは、議論の経過をきれいな文章にしようとしています。会議の後は、次の順で「決まったこと」から仕上げます。
メモが追いつかない会議は、了承を得て録音し、Klangの文字起こしと要約を下書きにして、決定事項・タスクだけ自分で確認する方法もあります。「★」を付けた箇所は、文字起こしを検索すれば該当箇所の音声をすぐに聞き直せます。
Klangの推奨は、会議の長さの半分以内で議事録を仕上げることです。30分の会議なら15分が目安です。それを大きく超えるなら、書いている内容が議事録ではなく会議録になっていないかを見直します。
- 01
会議直後の10分で、決定とタスクだけ書く
記憶が新しいうちに、決定事項とタスクを清書します。ここまで終われば、議事録の役割の大半は果たせます。
- 02
「?」と「★」だけを確認する
録音全体を聞き直すのではなく、印を付けた箇所だけを時刻で探して確認します。
- 03
経緯は1議題につき1〜2文にする
理由が後で問われそうな決定にだけ、経緯を短く添えます。発言の再現はしません。
- 04
当日中に送り、修正は返信で受ける
完璧に仕上げてから送るより、当日中に送って修正を受けるほうが、全体の時間は短くなります。
議事録のまとめ方：議題ごとに「結論・理由・次の行動」
議事録のまとめ方で迷ったら、議題ごとに「結論」「理由」「次の行動」の3行を書き、決まらなかったことだけ「保留」を足します。会議中の走り書きも、この型に当てはめると数分で議事録になります。
- 01
メモの行を4つに仕分ける
会議中のメモの各行を、決まったこと（決）、次にやること（T）、決まらなかったこと（保留）、その他に分けます。「その他」の行は、ほとんど議事録に書きません。
- 02
結論を一文で書く
「〜について議論した」ではなく、「〜を3か所修正する」のように、決まった内容を主語と動詞で書きます。
- 03
理由は判断の根拠だけを一文で添える
数字や事実など、後から「なぜそう決めたか」を説明できる材料だけを残します。誰が何を言ったかの経緯は書きません。
- 04
次の行動は内容・担当・期限の1行にする
担当が決まっていない場合は「担当：未定（10月13日の定例で決める）」と書き、空欄のままにしません。
会議中の走り書き（議題2）
架空の定例会議の一議題。「決」「T」「★」の記号で取っています。
2 問合せ増 CS集計 9月 前月比1.4倍 エラー文言わかりにくい？ → 3か所 決 3か所直す T 田中 文言案 10/9 料金の表示も？ → 部長 ★14:20 件数の内訳
結論・理由・次の行動でまとめた例
「★14:20」の箇所は録音で聞き直し、数字を確かめてから書きました。
■ 議題2：問い合わせの増加 【結論】入力エラーの文言を3か所修正する。 【理由】9月の問い合わせが前月の1.4倍。CSの集計で、文言の分かりにくさが主な原因と分かったため。 【次の行動】修正案を作る／田中／10月9日 【保留】料金表示の変更は、営業部長が10月13日に判断する。
議事録が上手い人がやっていること
議事録が上手い人は、書くのが速い人ではなく、何を書かないかを決めている人です。共通する習慣を5つ挙げます。
結論から書く
議題ごとに、議論の経過より先に「決まったこと」を書きます。
曖昧な言葉を残さない
「検討する」「前向きに」を、担当・期限のある行動に書き換えます。
その場で確認する
決定・担当・期限が曖昧なとき、会議中に確認のひと言を入れます。
型を変えない
毎回同じ項目と順番で書くので、読む人も探しやすくなります。
当日中に送る
記憶が新しいうちに共有し、修正を受けて確定させます。
メモが追いつかない会議は、録音と文字起こしに任せる
Klangで会議を録音すると、文字起こしとAI要約ができます。メモは決定とタスクだけに絞り、聞き逃した箇所は文字起こしを検索して、該当箇所の音声で確認できます。
- 文字起こしはフリープランで無制限。スマートフォンアプリで対面の会議も録音できます
- Zoom・Teams・Google Meetの会議は、会議ボットが参加して自動で録音できます
- 誰が話したかを自動で分ける話者の自動識別はプロプランの機能です
よくある質問
議事録の取り方のコツは何ですか。
議事録の取り方のコツは、発言をすべて書かず、決まったこと・タスク（担当と期限）・確認が必要なことの3つだけを、「決」「T」「?」などの記号で取ることです。アジェンダの議題を先にメモの見出しとして書いておくと、会議中は結論を書き込むだけになります。
議事録はどうまとめればよいですか。
議事録は、議題ごとに「結論」「理由」「次の行動（内容・担当・期限）」の3行でまとめ、決まらなかったことは判断する人と日付を添えて「保留」に書きます。会議の発言順ではなく結論から並べ、経緯は判断の根拠になる事実だけを一文で残します。
議事録が上手い人は何が違いますか。
議事録が上手い人は、書くのが速い人ではなく、何を書かないかを決めている人です。議題ごとに結論から書き、「検討する」「前向きに」を担当・期限のある行動に直し、決定や担当が曖昧なときは会議中に確認し、毎回同じ型で当日中に共有します。
議事録のメモが追いつかないときはどうすればよいですか。
発言をすべて書くのをやめ、決まったこと・タスク（担当と期限）・確認が必要なことの3つだけを記号付きで書きます。議題の見出しを事前に書いておき、了承を得て録音しておけば、聞き逃した箇所は後で確認できます。
議事録に時間がかかりすぎます。
議論の経過を文章にしようとしていないか確認してください。会議直後に決定とタスクだけを清書し、経緯は1議題につき1〜2文にすると短く仕上がります。目安は会議の長さの半分以内です。
会議中に話の内容が分からなくなったら？
分からない箇所に「?」と時刻を書いて先に進みます。決定やタスクに関わる内容なら、「記録のために確認させてください」と前置きして、その場で確認するのが確実です。
書記をしながら発言もしなければなりません。
自分が発言する間はメモが止まるので、録音しておくのが現実的です。発言の後に時刻だけ書いておけば、会議後にその箇所を聞き直して補えます。