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キックオフミーティングの進め方

キックオフミーティングとは？目的・アジェンダ・資料の作り方

プロジェクトの始めに行うキックオフミーティングの目的、準備、キックオフ資料に入れる9項目、当日の進め方を解説します。長さと案件に合わせて作れるアジェンダ作成ツールと、Word・Excelの準備キットつきです。

更新日：執筆・運営：

キックオフは「プロジェクトの説明会」ではありません。終わったときに、次の4つがそろっている状態を目指します。

  • ゴールと成功の基準がそろう

    「何のためにやるのか」「どうなれば成功か」を、全員が同じ言葉で言える状態にします。

  • 範囲がはっきりする

    やること・やらないことを言葉にします。範囲外を決めておくと、途中で作業が膨らむのを防げます。

  • 役割と決定者が決まる

    誰が何を担当し、迷ったときに誰が決めるのかを決めます。決定者が出席していることが前提です。

  • 進め方のルールが決まる

    定例の頻度、連絡手段、資料の置き場、議事録の担当と共有期限を決め、初日から迷わないようにします。

社内のキックオフと、顧客とのキックオフの違い
観点社内プロジェクト顧客・社外との案件
主な目的部署をまたいだ役割分担と優先順位の合意契約内容と進め方の確認、窓口と役割の合意
資料の中心背景・ゴール・体制・リソーススコープ・体制（双方）・スケジュール・前提条件
気をつけること兼務者の工数と、上長の承認契約範囲外の要望の扱いと、連絡窓口の一本化
記録の扱い社内の共有フォルダに保存双方で議事録を確認し、合意事項として残す
  1. 01

    今日のゴールを一文にする

    「スコープと体制について合意し、最初の2週間のToDoを決める」のように、会議の終わりに何が決まっていればよいかを書きます。

  2. 02

    決定者が出られる日時で設定する

    決定者がいないと、範囲や優先順位の議論が「持ち帰り」で終わります。まず決定者の予定を押さえます。

  3. 03

    進行役と記録係を分ける

    進行しながら記録するのは難しいため、記録係（書記）を別に決めます。録音する場合も、決定事項を確かめる役は必要です。

  4. 04

    資料とアジェンダを2営業日前に送る

    事前に読んでもらえれば、当日の説明を短くし、質問と決定に時間を使えます。録音する場合は、その目的も案内に書きます。

スライドでも文書でもかまいません。大切なのは、次の項目が抜けていないことです。右の列は、抜けたときに起きやすい問題です。

体制のページでは、役割ごとに「誰が担当するか」と「何を決めるか」を分けて書くと、決定者があいまいになるのを防げます。スケジュールは最終期限だけでなく、途中の節目と、そこで確認する会議まで書いておくと、定例の議題がそのまま決まります。

キックオフ資料の構成と、よくある抜け
ページ書くことよくある抜け
表紙・今日のゴールプロジェクト名、日時、この会議の終わりに決まっていること会議のゴールがなく、説明会で終わる
背景と目的なぜ今このプロジェクトをやるのか。きっかけになった課題手段（ツール導入など）だけが書かれ、目的が書かれていない
ゴールと成功の基準終わったときの状態と、それを確かめる基準・期日「業務効率化」のように、達成したか判断できない
スコープやること・やらないこと・今回は判断しないこと「やらないこと」がなく、後から範囲が広がる
体制と役割体制図、各自の役割、決定者、相談・エスカレーション先誰が最終的に決めるのかが書かれていない
スケジュールマイルストーンと日付、各節目で出す成果物、確認する会議最終期限だけで、途中の節目がない
リスク・前提・制約想定されるリスク、前提条件（予算・人員・環境）、制約前提が書かれず、崩れたときに誰も気づかない
進め方のルール定例の日時、連絡手段、資料の保存先、議事録の担当と共有期限連絡がメール・チャット・電話に散らばる
最初のToDo会議後1〜2週間の作業と、担当・期限会議後に誰も動き出さない

60分を基本に、顧客との案件では「現状の説明」を加えます。30分で行うときは、資料を事前に読んでもらい、会議は確認と決定に絞ります。

キックオフのアジェンダを作る

会議の長さと案件の種類を選ぶと、議題と時間配分の案ができます。議題は外したり足したりでき、時間は5分単位で配り直されます。入力した内容はどこにも送信されません。

会議の長さ
案件の種類
議題（外す・足す）

  1. 00–055分

    開会・今日のゴールと進め方

    進行役／会議の終わりに何が決まっていればよいかを全員が知っている

  2. 05–105分

    参加者の自己紹介

    全員／名前・所属・このプロジェクトでの役割が分かる

  3. 10–155分

    背景・目的・ゴールと成功の基準

    プロジェクトオーナー／「何のために」「どうなれば成功か」を一文で言える

  4. 15–205分

    スコープ（やること・やらないこと）

    PM／範囲外にすることが明文化されている

  5. 20–3010分

    現状の業務・システムの説明

    顧客側の担当者／現状の課題と前提条件を、作る側が聞き取れている

  6. 30–355分

    体制・役割・決定者

    PM／誰が何を決めるか、相談先は誰かが決まっている

  7. 35–405分

    スケジュール・マイルストーン

    PM／節目の日付と、それまでに出す成果物が共有されている

  8. 40–455分

    リスク・前提・制約の洗い出し

    全員／主なリスクと、それぞれの担当・対応方針が挙がっている

  9. 45–505分

    進め方のルール（会議体・連絡手段・資料の置き場）

    PM／定例の日時、連絡手段、ファイルの保存先が決まっている

  10. 50–555分

    質疑応答

    進行役／不明点が出し切られ、持ち帰る質問に担当が付いている

  11. 55–605分

    決定事項と最初のToDoの読み合わせ

    記録係／決定事項・ToDo（担当・期限）・未決事項を口頭で確認した

招集メールやカレンダーの予定に貼り付けられます。
  1. 01

    冒頭で、今日のゴールと録音を伝える

    会議の終わりに何が決まっていればよいかを最初に伝えます。録音する場合は、目的と共有範囲を伝えて同意を得ます。

  2. 02

    背景とゴールは、オーナー自身が話す

    なぜこのプロジェクトをやるのかは、決めた本人の言葉で伝わると重みが変わります。

  3. 03

    「やらないこと」を声に出して確認する

    スコープの説明では、範囲外にすることを読み上げ、異論がないかをその場で聞きます。

  4. 04

    決めることは、決定者にその場で決めてもらう

    議論が割れたら、選択肢と判断の基準を整理し、決定者に決めてもらいます。決められないものは、判断する日と担当を決めて未決事項にします。

  5. 05

    最後の5分で、決定事項とToDoを読み合わせる

    記録係が決定事項・ToDo（担当・期限）・未決事項を読み上げ、その場で認識の違いを直します。

キックオフで決めたことは、プロジェクトの間ずっと参照されます。それなのに、範囲や優先順位を決めた理由は、議事録には一行しか残らないことがほとんどです。参加者の同意を得て録音し、文字起こしを残しておくと、欠席した人や途中から加わる人が、当時の議論そのものを確かめられます。

Klangでは、Zoom・Teams・Google Meetの会議にボットが参加して録音・文字起こしし、AIが要約・決定事項・ToDoの下書きを作ります。対面のキックオフは、スマホアプリやブラウザで録音できます。後から加わった人は、AIチャットに「スコープから外したものと、その理由は？」と聞いて、該当する発言を探せます。

  1. 読み手1

    会議に出た人

    読むもの：議事録（決定事項・ToDo・未決事項）

    自分の担当と期限をすぐ確認できる

  2. 読み手2

    欠席した人

    読むもの：要約と、該当箇所の文字起こし

    決まったことと、その理由を自分で読める

  3. 読み手3

    1か月後に加わる人

    読むもの：資料・議事録・録音と文字起こし

    「なぜこの範囲にしたのか」を、当時の議論から確かめられる

キックオフ準備キット

PowerPointを使わずに準備できるよう、WordとExcelでまとめました。Word版には60分のアジェンダ、キックオフ資料の目次と各ページに書くこと、準備チェックリストが入っています。Excel版はチェックリストに担当・期限・状態の列を付け、アジェンダの時間配分と体制表（役割・氏名・決定すること）のシートを加えています。

Word（アジェンダ・資料の目次・チェックリスト）Excel（チェックリスト・アジェンダ・体制表）

登録不要・無料。

  • 1週間前まで

    プロジェクトの目的と、キックオフで決めることを一文にした／決定者（プロジェクトオーナー）が出席できる日時を押さえた／参加者を決め、各自に期待する役割を伝えた／進行役と記録係を決めた（同じ人にしない）

  • 2営業日前まで

    キックオフ資料（背景・ゴール・スコープ・体制・スケジュール・リスク・ルール）を作った／アジェンダと資料を参加者に送り、事前に読んでほしい箇所を伝えた／録音する場合は、目的と共有範囲を案内に書いた／オンラインの場合、会議URLと録音・文字起こしの準備をした

  • 当日

    冒頭で今日のゴールと、録音することを伝えて同意を得た／スコープの「やらないこと」を口頭で確認した／決定者に、その場で決めてもらうことを決めてもらった／最後に決定事項・ToDo（担当・期限）・未決事項を読み上げた

  • 終了後24時間以内

    議事録（決定事項・ToDo・未決事項）を参加者と欠席者に送った／資料・議事録・録音を、決めた保存先に置いた／未決事項に「誰が・いつまでに判断するか」を付けた／最初の定例の日時を参加者の予定に入れた

キックオフの後は、担当者どうしや顧客との短い打ち合わせで細部を詰めていきます。30分の打ち合わせでも、最後の5分で決定事項とタスクを読み合わせると、キックオフで決めた方針からずれにくくなります。

  1. 01

    議事録を送る

    決定事項・ToDo（担当・期限）・未決事項を、参加者と欠席者に送ります。顧客との案件では、先方にも内容の確認をお願いします。

  2. 02

    資料・議事録・録音を1か所にまとめる

    キックオフで決めた保存先に置き、後から加わる人に場所だけ伝えれば済むようにします。

  3. 03

    未決事項に判断の日を付ける

    「誰が・いつまでに判断するか」を付け、最初の定例の議題に入れます。

Klangは会議を録音・文字起こしし、要約・決定事項・ToDoの下書きをAIで作ります。議事録の作成を待たずに共有でき、後から加わる人も当時の発言に戻れます。

  • 文字起こしはフリープランでも無制限。Zoom・Teams・Google Meetの会議ボット、スマホアプリでの対面録音、ファイルのアップロードに対応
  • AIチャットで、複数の会議を横断して「いつ・誰が・何を決めたか」を探せます
  • 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022認証を取得しています
無料で試す
キックオフミーティングとは何ですか。

プロジェクトを始めるときに関係者が集まり、目的・ゴール・スコープ・体制・スケジュール・進め方について認識をそろえる会議です。社内のプロジェクトでも、顧客との案件の開始時でも行われます。

キックオフ資料には何を入れればよいですか。

今日のゴール、背景と目的、ゴールと成功の基準、スコープ（やること・やらないこと）、体制と役割、スケジュール、リスク・前提・制約、進め方のルール、最初のToDoの9項目が基本です。

キックオフミーティングの時間はどれくらいが目安ですか。

60分が基本です。顧客との案件で現状の説明が必要な場合や、参加者が多い場合は90分にします。30分で行う場合は、資料を事前に読んでもらい、会議では質問と決定に絞ります。

キックオフ資料はパワーポイントで作る必要がありますか。

必要ありません。WordやGoogleドキュメントの文書でも、項目がそろっていれば十分です。このページのWord・Excelの準備キットも使えます。

キックオフミーティングは録音したほうがよいですか。

後から加わる人や欠席者がいるプロジェクトでは、録音と文字起こしを残しておくと、決めた理由まで確かめられます。録音するときは、目的と共有範囲を伝え、参加者の同意を得てから始めてください。

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

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