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会議の種類と目的

会議の種類と目的目的別11種類の進め方と、残すべき記録

ビジネスの会議を「共有・決定・解決・発想・関係」の5つの目的で整理し、情報共有会議から意思決定会議、ブレスト、1on1、キックオフまで11種類の目的・時間・参加者・成果物・記録の残し方を一覧にしました。会議ごとに必要な記録を選べるツールつきです。

公開日：更新日：執筆・運営：

5つの目的

このページでは、会議を5つの目的で整理します。それぞれの目的に、記録で確かめるべき問いがあります。

実際の会議は、複数の目的を持つことがあります。たとえば週次の定例会議は、進捗の共有と、課題についての判断の両方を行います。その場合も、アジェンダの議題ごとに「共有」か「決定」かを書いておくと、議論が終わる地点がはっきりします。

  • PURPOSE 1

    共有する

    記録で確かめること：全員が同じ情報を持っているか

    • 情報共有会議
    • 朝会
    • 定例会議
    • キックオフミーティング

  • PURPOSE 2

    決める

    記録で確かめること：誰が、何を、どんな理由で決めたか

    • 意思決定会議
    • 調整会議
    • 商談・顧客との打ち合わせ

  • PURPOSE 3

    解決する

    記録で確かめること：原因と対策、その担当は何か

    • 問題解決会議
    • 振り返り

  • PURPOSE 4

    発想する

    記録で確かめること：選択肢を十分に広げられたか

    • アイデア出し

  • PURPOSE 5

    関係を築く・育てる

    記録で確かめること：本人が話せて、次の一歩が決まったか

    • 1on1

言葉の違い

3つの言葉に厳密な定義はありませんが、ビジネスの場では、形式の度合いと「決めるかどうか」で使い分けられることが多くあります。

社外の相手に「会議」と書くと、形式ばった印象を与えることがあります。取引先との場は「打ち合わせ」「お打ち合わせ」と書くのが一般的です。社内でも、決定権限を持つ正式な会議体と、担当者どうしの打ち合わせを区別しておくと、どの記録を残すべきかが決めやすくなります。

会議・ミーティング・打ち合わせの使い分け（一般的な傾向）
言葉形式主な目的規模・参加者使われる例記録
会議形式的。招集、議題、議長がある組織として決める・承認する部署や会社の単位。役職者を含む経営会議、取締役会、定例会議議事録を残すのが原則
ミーティング会議より柔らかい。英語由来で幅広く使う共有・相談・決定のいずれも少人数〜全社まで幅がある1on1ミーティング、キックオフミーティング、タウンホールミーティング目的に応じて要約や議事録
打ち合わせ略式。事前の段取りや細部の確認進め方や条件をすり合わせる担当者どうし、取引先との少人数制作の打ち合わせ、顧客との打ち合わせメモと確認メール

目的の書き方

目的は「〇〇について」ではなく、会議が終わったときの状態で書きます。招集の案内とアジェンダの1行目に、そのまま使えます。

  • 目的を1文で書けたか（書けない会議は、開く必要があるかを先に考える）。
  • 「決める」「共有する」「出す」のどれかで終わっているか。
  • 目的を果たすのに必要な人だけを呼んでいるか。決める議題なら決定者がいるか。
  • 参加者が事前に読む資料と、準備してきてほしいことを案内に書いたか。
  • 終わったときに残す記録（メモ・要約・議事録）を決めたか。
会議の種類別・目的の例文
会議の種類あいまいな書き方終わった状態が分かる書き方
情報共有会議今期の状況について今期の売上見込みと、目標との差の理由を全員が説明できる状態にする
意思決定会議新ツールの導入について新ツールを11月から導入するかどうかを決める
問題解決会議納期遅れについて先月の納期遅れの原因を1つに絞り、再発防止策の担当を決める
ブレスト新サービスのアイデア新サービスの案を20個以上出し、次回検討する3案を選ぶ
定例会議週次の進捗確認遅れているタスクの対応と担当を決める（報告は事前共有）
キックオフプロジェクト開始ゴール・範囲・体制・最初の2週間の作業について合意する
経営会議各部門の報告新拠点の開設を承認するかどうかを決める

種類一覧

時間と参加者は一般的な目安です。チームの規模や議題の数に合わせて調整してください。

ビジネスの会議の種類（11種類）
種類目的目安の時間参加者アウトプット記録の残し方
情報共有会議（報告会議）共有する：進捗や決定済みの事項を、関係者に同じように伝える15〜30分その情報が必要な人共有された事実と、出た質問要点のメモと資料のリンク
朝会（スタンドアップ）共有する：今日の予定と困りごとを短く共有する10〜15分チームのメンバー助けが必要なことと、その担当困りごとと担当だけを残す
意思決定会議決める：一つの判断を、根拠と決定者をそろえて決める30〜60分決定者と、判断材料を持つ人決定と、その理由・条件決定事項・理由・検討した選択肢を残す議事録
調整会議決める：部署や担当の間で、分担・日程・優先順位をすり合わせる30分関係する部署の担当者合意した分担と日程合意事項を確認メールで全員に送る
問題解決会議解決する：起きている問題の原因を確かめ、対策を決める60〜90分当事者と、必要な知識を持つ人原因の仮説、対策、担当と期限事実・原因・対策を分けた議事録
アイデア出し（ブレインストーミング）発想する：選択肢を広げ、基準で2〜3案に絞る45〜60分立場や専門の違う5〜8人アイデアの一覧と、絞り込んだ候補出たアイデアを全部残す（ホワイトボードの写真、一覧）
定例会議（週次・月次）共有する：前回からの差分を共有し、優先課題を判断する30〜60分プロジェクトやチームのメンバー進捗の差分、課題、ToDoの状態毎回同じ型の議事録と、前回ToDoの状態
キックオフミーティング共有する：ゴール・範囲・体制・進め方の認識をそろえる60〜90分関係者全員と決定者ゴール、スコープ、体制、最初のToDo詳細な議事録と資料。後から加わる人のために録音も
振り返り（KPTなど）解決する：良かったこと・問題・次に試すことを出す45〜60分チームのメンバーKeep・Problem・Try、Tryの担当KPTの一覧と、Tryのアクションアイテム
1on1関係を築く・育てる：本人が話したいことを中心に、支援と次の行動を決める30分上司（またはメンター）と本人本人の課題、支援の内容、次の行動本人と共有する短い記録。閲覧できる人を限定する
商談・顧客との打ち合わせ決める：顧客の課題を聞き、合意と次の一手を決める30〜60分顧客の担当者と、営業・担当者顧客の課題、合意事項、ネクストアクション顧客の言葉を残した記録と、当日の確認メール

記録を選ぶ

同じ定例会議でも、欠席者がいる、社外の人が参加する、といった条件で必要な記録は変わります。記録のひな形はコピーして、議事録やチャットに貼り付けられます。

この会議に必要な記録

会議の種類と条件を選ぶと、残すべき記録の深さと、記録のひな形を表示します。選んだ内容はどこにも送信されません。

条件

目的：一つの判断を、根拠と決定者をそろえて決める（目安 30〜60分）

  1. 決定とToDoだけのメモ
  2. 要点の議事録
  3. 詳細な議事録
  4. 議事録＋録音・文字起こし

詳細な議事録

要点の議事録に、決定の理由、検討した選択肢、未決事項を判断する人と日を加えます。

共有：当日中に。承認者の確認を受けてから

【意思決定会議の記録】
■ 日時・場所：
■ 出席者（欠席者）：
■ 議題ごとの要点：
■ 検討した選択肢と、選ばなかった理由：
■ 決定の条件・前提：
■ 決定者：
■ 決定事項：
■ ToDo（担当／内容／期限）：
■ 未決事項：
■ 決定の理由：
■ 未決事項を判断する人と期日：
意思決定会議のアジェンダ

共有と決定

  • 情報共有会議（報告会議）

    一方向の報告が中心なら、文書やチャットで済まないかを先に考えます。会議にするなら、質問と確認に時間を使います。

  • 朝会・定例会議

    毎回同じ型で進めます。定例では、前回のToDoの状態を冒頭で確かめ、差分だけを共有します。

  • 意思決定会議

    決定者が出席し、判断の基準と選択肢を事前に送ります。記録には、選ばなかった選択肢とその理由も残します。

  • 調整会議

    部署間の分担や日程を決めます。合意した内容は、会議の後すぐに確認メールで全員に送ります。

解決と発想

  • 問題解決会議

    「起きた事実」「原因の仮説」「対策」を分けて話します。事実が確かめられていないうちに対策を決めないようにします。

  • アイデア出し（ブレスト）

    広げる時間と絞る時間を分けます。広げている間は評価せず、出たアイデアは全部記録に残します。

  • 振り返り（KPTなど）

    Keep・Problem・Tryを出し、Tryには担当と期限を付けます。次の振り返りの冒頭で、Tryの結果を確かめます。

関係と開始

  • 1on1

    本人が話したいことが中心です。記録は本人と共有し、閲覧できる人を限定します。録音は本人の同意がある場合に限ります。

  • キックオフミーティング

    ゴール・範囲・体制・進め方の認識をそろえます。後から加わる人がいるため、記録を最も厚く残す会議の一つです。

  • 商談・顧客との打ち合わせ

    顧客の課題は、顧客の言葉で残します。合意とネクストアクションは当日中に確認メールで送ります。

よくある失敗

よくある失敗と、目的から考えた直し方
よくある失敗原因直し方
報告だけで1時間終わる共有の会議に、決める議題が埋もれている報告は事前に文書で送り、会議は質問と決定に使う
結論が出ずに「持ち帰り」決める会議に決定者がいない決定者の出席を開催の条件にする
ブレストで最初の案に決まる広げる前に評価している広げる時間と絞る時間を分ける
1on1が業務の進捗確認になる目的が上司側の確認になっている最初の議題を本人が決める
同じ議論が何度も出る決定と理由が記録されていない決定事項に理由を添え、次回の冒頭で確認する

録音と文字起こし

すべての会議に詳しい議事録を作る必要はありません。朝会は数行で十分ですが、意思決定会議やキックオフ、顧客との打ち合わせは、決めた理由まで残しておかないと、後で説明できなくなります。

記録を厚く残したい会議は、参加者の同意を得て録音し、文字起こしを残すと、書記の負担を増やさずに済みます。Klangは、Zoom・Teams・Google Meetの会議にボットが参加して録音・文字起こしし、AIが要約・決定事項・ToDoの下書きを作ります。対面の会議はスマホアプリで録音できます。

Klangなら、記録を厚く残したい会議だけ録音・文字起こしし、要約・決定事項・ToDoの下書きをAIで作れます。短い会議は要約だけ、大事な会議は発言そのものに戻れる記録を残す、という使い分けができます。

  • 文字起こしはフリープランでも無制限。Zoom・Teams・Google Meetの会議ボット、スマホアプリでの対面録音に対応
  • AIチャットで、複数の会議を横断して決定事項や発言を探せます
  • 会話データをAIの学習に使いません。ISO/IEC 27001:2022認証を取得しています
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会議にはどんな種類がありますか。

目的で分けると、情報共有会議（報告会議）、朝会、定例会議、意思決定会議、調整会議、問題解決会議、アイデア出し（ブレスト）、振り返り、1on1、キックオフミーティング、商談・顧客との打ち合わせなどがあります。

会議の目的にはどんなものがありますか。

大きく「共有する」「決める」「解決する」「発想する」「関係を築く・育てる」の5つに分けられます。目的によって、呼ぶべき人、必要な時間、残すべき記録が変わります。

会議の目的はどうやって決めればよいですか。

「この会議が終わったときに、何ができていればよいか」を一文で書きます。「〇〇について決める」「〇〇の原因を特定する」のように、終わった状態が分かる書き方にします。

すべての会議で議事録を作る必要がありますか。

必要ありません。朝会や情報共有会議は、決定事項とToDoだけのメモで十分なことが多いです。意思決定会議、キックオフ、顧客との打ち合わせなど、決めた理由を後で説明する必要がある会議は、詳しい議事録を残します。

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