打ち合わせ
打ち合わせの意味と会議との違い、「打ち合わせ」と「打合せ」の表記、30分の打ち合わせの時間配分、記録に残す5項目をまとめました。架空の会話から議事メモを仕上げる例も紹介します。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
4つの言葉に法律上の定義はありません。ビジネスの場では、形式の度合いと、何のために集まるかで使い分けられています。
会議は組織として決めたり承認したりする場で、打ち合わせはその前後で実務を詰める場です。たとえば「来期の予算は経営会議で決め、配分の細かい条件は担当者の打ち合わせで詰める」という分け方になります。
取引先に送るメールでは、「会議」より「打ち合わせ」「お打ち合わせ」と書くほうが自然です。会談は、社長どうしの面会や国の代表どうしの話し合いのように、肩書きを背負った人が会う場面に限って使います。
「すり合わせ」は会の呼び名ではなく、話し合いの中で行う作業を指します。双方の考えや条件の違いを確かめ、調整して一致させることです。「打ち合わせで仕様をすり合わせる」のように、打ち合わせは場、すり合わせはその場でやることと考えると使い分けやすくなります。
| 言葉 | 形式 | 主な目的 | 使われる例 |
|---|---|---|---|
| 打ち合わせ | 略式。招集の手続きや議長はない | 進め方・条件・役割をすり合わせる | 制作の打ち合わせ、顧客との打ち合わせ |
| 会議 | 形式的。議題・議長・参加者が決まっている | 組織として決める・承認する | 経営会議、取締役会、定例会議 |
| ミーティング | 会議より柔らかい | 共有・相談・決定のいずれにも使う | 1on1ミーティング、キックオフミーティング |
| 会談 | 立場のある人どうしが公式に会う | 組織や国を代表して話し合う | 首脳会談、トップ会談 |
どちらも誤りではありません。一般の文章では「打ち合わせ」、国の公用文や法令では「打合せ」と書く決まりです。
文化審議会の「公用文作成の考え方」（2022年）は、送り仮名は原則として「送り仮名の付け方」の本則に従うとしたうえで、活用のない複合の語186語だけは、告示・通知等の公用文で送り仮名を省くとしています。この186語の一覧に「打合せ」と「打合せ会」が入っています。
同じ文書は、広く一般の人に向けた解説・広報等では、送り仮名を省かずに書くこともできるとしています。民間企業の文書に決まりはないため、社内の表記ルールがなければ「打ち合わせ」にそろえるのが無難です。ひとつの文書の中で2つの表記を混ぜないことのほうが大切です。
建設業の「工事打合せ簿」のように、書式の名前として「打合せ」が定着しているものは、その名前のまま使います。
| 表記 | 根拠 | 使われる場面 |
|---|---|---|
| 打ち合わせ | 「送り仮名の付け方」の本則。学校教育で学ぶ表記 | メール、社内外の文書、Webサイトなど一般の文章 |
| 打合せ | 公用文で送り仮名を省くと定められた186語の1つ | 国の告示・通知、法令、「打合せ簿」のような書式名 |
| 打ち合せ | 本則の「打ち合わせ」とも、公用文の「打合せ」とも違う書き方 | 新しく書く文書では「打ち合わせ」か「打合せ」にそろえるのが無難 |
| 打ち合わせる | 動詞は公用文でも本則で書く | 「担当者と打ち合わせる」のような動詞の形 |
短い打ち合わせほど、準備の差が結果に出ます。前日までに次の4つを決めて、相手に送っておきます。
「トップページのデザイン案と公開日を決める」のように、打ち合わせが終わったときに何が決まっていればよいかを一文にします。「情報交換」のような目的では、何も決まらずに終わります。
議題を2〜3個に絞り、それぞれに分数を付けます。議題ごとに「共有」「相談」「決定」のどれかを書いておくと、議論を終える地点がはっきりします。
その場で決められる人が出席するかを確認します。決める人が来られない場合は、打ち合わせでは選択肢の整理までにして、決定の期限を決めます。
資料は前日までに送ります。録音して記録を作る場合は、目的と共有範囲を案内に書き、当日の冒頭でも了承を得ます。
顧客との30分の打ち合わせを想定した時間配分です。最後の5分を「決まったことの読み合わせ」に必ず残すのがポイントです。
進行役は、話が議題から外れたら「その件は次回の議題に入れます」と言って戻します。決めきれない議題は、無理に結論を出さず、判断に必要な情報・担当・期限を決めて未決事項にします。
読み合わせで「では、石井が10月22日までに差し替え版を送る、で合っていますか」と確認すると、言った・言わないの食い違いをその場で直せます。
| 時間 | 内容 | 進め方のポイント |
|---|---|---|
| 0〜3分 | あいさつ、目的とゴールの確認 | 今日決めたいことを読み上げる。録音する場合は了承を得る |
| 3〜8分 | 前回のタスクの確認 | 期限が来たものだけ、完了か未完了かを確認する |
| 8〜23分 | 議題（相談・決定） | 決定の議題から先に扱う。時間が来たら、決める期限を決めて次へ |
| 23〜28分 | 決定事項とタスクの読み合わせ | 決定事項・担当・期限・未決事項を声に出して確認する |
| 28〜30分 | 次回の日程と議題 | 次回までに誰が何を用意するかを決める |
打ち合わせの記録は、発言を順番に書き起こすものではありません。次の5項目がそろっていれば、出席しなかった人にも経緯が伝わります。
打ち合わせの記録は、正式な議事録ではなく、要点だけの議事メモで十分なことがほとんどです。社外との打ち合わせでは、議事メモを確認メールの本文に貼って当日中に送り、相手に間違いがないかを確かめてもらいます。
契約条件や金額のように、後から証拠として見返す可能性がある打ち合わせは、決めた理由や前提まで書いた議事録にします。
| 項目 | 書くこと | 書き方の例 |
|---|---|---|
| 日時・出席者 | 日付、時刻、場所またはオンライン、社外・社内の出席者 | 10月14日（水）14:00〜14:30／山本様、森、石井 |
| 目的 | 打ち合わせで決めたかったこと | トップページのデザイン案と公開日を決める |
| 決定事項 | 合意した内容。条件があれば条件も | A案で進める。メイン写真は社員の写真に差し替える |
| タスク | 担当・内容・期限の3つをそろえる | 森：撮影の見積もりを送付 期限 10月16日 |
| 未決事項・次回 | 決まらなかったことと、決める期限。次回の日程 | 公開日は先方が10月21日までに回答／次回 10月28日 |
左が打ち合わせの会話の抜粋、右がそこから作った打ち合わせ記録です。記録にするときは、希望と決定、依頼と引き受けを分けて読みます。
Web制作会社と顧客の30分の打ち合わせを想定した、編集部作成の架空の会話です。T1〜T8は記録と照らし合わせるための番号です。
T1・森（当社）
本日は、トップページのデザイン案と公開日の2点を決められればと思っています。
T2・山本（先方）
デザインはA案で進めてください。ただ、メインの写真は社員の写真に差し替えたいです。
T3・石井（当社）
承知しました。差し替え版は来週金曜、10月23日にお送りします。あ、すみません、23日ではなく、10月22日の木曜にお送りします。
T4・山本（先方）
公開日は12月1日でお願いしたいのですが、役員の確認が必要なので、10月21日までに正式にお返事します。
T5・森（当社）
承知しました。撮影はどうしましょう。社内の方で撮られますか。
T6・山本（先方）
撮影は外注するかどうか、まだ決めていません。見積もりがあれば検討します。
T7・森（当社）
では、撮影の見積もりを10月16日までにお送りします。
T8・森（当社）
次回は10月28日の水曜、14時からでよろしいでしょうか。差し替え版のデザインを見ていただきます。
括弧内のT番号は、根拠になった発言です。社外に送る前に、番号は消してかまいません。
【打ち合わせ記録】コーポレートサイト改修 第2回 日時：2026年10月14日（水）14:00〜14:30（オンライン） 出席：山本様（株式会社サンプル 広報部）／森、石井（当社） 目的：トップページのデザイン案と公開日を決める ■ 決定事項 ・トップページはA案で進める。メイン写真は社員の写真に差し替える（T2） ■ タスク ・石井：写真を差し替えたデザイン案を送付 期限 10月22日（木）（T3） ・森：撮影の見積もりを送付 期限 10月16日（金）（T7） ・山本様：公開日（12月1日案）の可否を回答 期限 10月21日（水）（T4） ■ 未決事項 ・公開日：12月1日で調整中。役員の確認後に確定（T4） ・撮影を外注するか：見積もりを見て先方が判断（T6） ■ 次回 ・10月28日（水）14:00〜 差し替え版デザインの確認（T8）
訂正された日付
T3では「23日」と言った直後に「22日」に訂正しています。記録には訂正後の10月22日だけを書きます。
希望と決定
T4の「12月1日」は先方の希望で、役員の確認前です。決定事項ではなく未決事項に書き、回答期限を先方のタスクにします。
検討と依頼
T6で決まったのは「見積もりを見て検討する」ことだけです。外注は決定ではないので、当社のタスク（見積もりの送付）と未決事項に分けます。
打ち合わせの成果は、終わってから24時間以内の動きで決まります。
議事メモを確認メールに貼り、「認識の違いがあれば、10月16日までにお知らせください」のように確認の期限を付けて送ります。
自分たちのタスクは、チームのタスク管理表やカレンダーに期限付きで登録します。相手のタスクも、回答期限の前日に確認できるようにしておきます。
未決事項は、そのまま次回のアジェンダの最初の議題にします。次回の打ち合わせの準備がその場で半分終わります。
打ち合わせ中にメモを取りながら進行するのは大変です。録音しておけば、記録は打ち合わせの後に文字起こしから作れます。
文字起こしはフリープランでも無制限です。記録はWord・Excel・TXTなどで書き出せるので、社内の議事メモの書式にそのまま貼り付けられます。
対面の打ち合わせは、Klangのスマートフォンアプリで録音します。Zoom・Teams・Google Meetの打ち合わせは、Klangの会議ボットが参加して録音します。相手には録音の目的を伝えて了承を得ます。
打ち合わせが終わると、文字起こしとAI要約が自動で作られます。AIチャットに「決定事項とタスクを担当・期限つきで挙げて」と聞くと、議事メモの下書きになります。
下書きの日付や担当を文字起こしの発言と照らし合わせ、希望が決定として書かれていないかを確認してから、メールやSlackで共有します。
Klangで打ち合わせを録音すると、文字起こしとAI要約から、決定事項とタスクをすぐに確認できます。メモを取る手を止めて、相手との話に集中できます。
打ち合わせとは、仕事を進める前に、関係者が少人数で集まって進め方・条件・役割をすり合わせる話し合いです。社内の担当者どうしでも、取引先や顧客とでも使います。
会議は議題・議長・参加者が決まった形式的な場で、組織として決めたり承認したりします。打ち合わせは略式の話し合いで、実務の進め方や条件をすり合わせます。
どちらも誤りではありません。一般の文章では「打ち合わせ」と書き、国の公用文や法令では送り仮名を省いて「打合せ」と書きます。ひとつの文書の中では表記をそろえます。
打ち合わせは関係者が集まって進め方や条件を決める場で、すり合わせはその場で双方の考えや条件の違いを調整して一致させる作業です。「打ち合わせで仕様をすり合わせる」のように使い分けます。
打ち合わせの記録には、日時・出席者、目的、決定事項、タスク（担当・期限）、未決事項と次回の日程の5項目を書きます。発言を順番に書き起こす必要はありません。
多くの打ち合わせは、要点だけの議事メモや確認メールで十分です。契約条件や金額など、後から見返す可能性がある打ち合わせは、決めた理由まで書いた議事録を残します。
30分の打ち合わせは、目的の確認3分、前回のタスクの確認5分、議題15分、決定事項とタスクの読み合わせ5分、次回の日程2分の配分が目安です。