書き換え前
1項目に2つの話が入り、文末も「ください」「可能」「終了」「こと」「です」とばらばらです。
・新しい勤怠システムについて ・10月から使えるようになりますが、操作方法が分からない場合は総務まで問い合わせてください。またスマホからも打刻が可能 ・旧システムは9月末で終了 ・打刻漏れに注意すること ・申請の締め日は毎月25日です。
箇条書きの書き方
箇条書きの書き方。読みやすくする7つのルールと書き換え例
箇条書きは、文章を短く切るだけでは読みやすくなりません。1項目1内容、並列をそろえる、文末を統一する、数を絞るといったルールと、議事録・報告書・メールでの使い方を、書き換え例で紹介します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
箇条書きを読みやすくする7つのルール
箇条書きの目的は、読む人が項目を一目で見比べられるようにすることです。次の7つを守ると、ほとんどの箇条書きは読みやすくなります。
- 01
1項目に1つの内容だけを書く
「〜ですが、また〜」と2つの話が入ったら、項目を分けます。1項目は1行、長くても2行までが目安です。
- 02
前に「何の一覧か」を書く
箇条書きの前に「決まったことは次の3点です」のような1文を置くと、読む人は何を見ているのか分かります。
- 03
並列をそろえる
すべての項目を同じ種類（作業、事実、条件など）にします。作業の一覧に事実が混ざると、読む人が迷います。
- 04
文末をそろえる
体言止め、「〜する」、「〜します」のどれかに統一します。混ざると、内容より文末の違いが目に付きます。
- 05
項目は3〜7個に絞る
8個以上になったら、グループに分けて見出しを付けるか、重要なものだけを残します。
- 06
大事な順か、時間の順に並べる
並べる順番に理由を持たせます。手順なら時間の順、報告なら重要な順です。
- 07
数字・期限・名前を具体的に書く
「近日中」「関係者」ではなく、「10月10日まで」「営業部の佐藤」と書きます。
箇条書きの書き換え例：社内のお知らせ
勤怠システムの変更を知らせる箇条書きを例に、7つのルールを当てはめて書き換えます。
書き換え後では、最初の1文で「いつから何が変わるか」を伝え、箇条書きには調べたいときに探す情報だけを並べています。注意を促したい内容は、項目に混ぜず、箇条書きの後に分けて書くと目に留まります。
書き換え後
結論を前に出し、項目を「見出し：内容」の形にそろえました。注意事項は箇条書きから外しています。
新しい勤怠システムを10月1日から使います。 ・打刻：PCとスマートフォンのどちらからもできます ・申請の締め日：毎月25日 ・旧システム：9月30日で終了します ・問い合わせ先：総務課（内線200） ※ 10月は打刻漏れが増えやすいので、退勤時の打刻を忘れないようご注意ください。
体言止め・文末の統一・並列のそろえ方
箇条書きが読みにくくなる原因で一番多いのは、項目ごとに形がばらばらなことです。文末の形は、内容の種類に合わせて選びます。
体言止めは短く書ける反面、「資料の作成」が「作成する予定」なのか「作成した」のかが分かりません。予定と完了が混ざる報告では、「作成済み」「作成中」「未着手」のように状態を書き添えます。
| 文末の形 | 例 | 向いている内容 |
|---|---|---|
| 体言止め | ・発売日の決定 | 項目名・議題・見出し。短く並べたいとき |
| 「見出し：内容」 | ・発売日：11月20日 | 事実や条件。値を見比べたいとき |
| 「〜する」（常体） | ・見積りを提出する | ToDo・手順・社内のメモ |
| 「〜します」（敬体） | ・見積りを提出します | 社外向けのメール・お知らせ |
並列がそろっていないToDo
体言止め・常体・敬体が混ざり、期限があるのは1つだけです。
・資料の作成 ・顧客に連絡する ・見積りは来週提出予定です ・会議室を予約
並列をそろえたToDo
すべて「〜を〇〇する（期限）」の形にし、誰に・何をが分かる言葉を足しました。
・提案資料を作成する（10月14日まで） ・山田様に日程を連絡する（10月10日まで） ・見積りを提出する（10月17日まで） ・会議室を予約する（10月9日まで）
入れ子（階層）は2段までにする
項目が多いときは、見出しでグループに分け、必要なら1段だけ下げて補足します。3段以上の入れ子は、読む人が今どこを読んでいるのか分からなくなります。
- 1段目は「・」、2段目は「-」のように、段ごとに記号を変える
- 2段目に書くのは、1段目の理由・条件・内訳だけにする
- 2段目が3つ以上続くなら、1段目を見出しに格上げする
見出しと2段の箇条書き（議事録の例）
「■」で種類を分け、2段目は補足だけにしています。記号は文書の中で統一します。
■ 決定事項 ・新製品の発売日：11月20日 ・価格：1台 49,800円（税込） ■ 保留 ・販売店向けの説明会 - 開催するかは10月15日に判断 - 判断材料：販売店10社への意向確認（営業部） ■ ToDo ・発売告知のプレスリリース案（広報 佐藤／10月24日）
議事録・報告書・メールでの箇条書きの使い方
箇条書きが向いているのは、見比べたい情報と、後で探したい情報です。理由や経緯のように、つながりが大事な内容は文章で書きます。
すべてを箇条書きにすると、項目同士の関係（なぜそうなったか、どれが一番重要か）が伝わりません。結論と理由は文章で書き、その下に条件や数値を箇条書きで添えるのが、ビジネス文書で一番読みやすい形です。
会議の文字起こしから議事録を作るときも同じです。話し言葉は「〜なんですけど、あと〜」と内容がつながっているので、決定・ToDo・保留に分けてから1項目1内容に切り分けます。
| 文書 | 箇条書きにする部分 | 文章で書く部分 |
|---|---|---|
| 議事録 | 決定事項・ToDo・保留 | 決定に至った理由（1〜2文） |
| 報告書 | 事実・結果の数値・今後の対応 | 結論と所見 |
| 週報 | 進捗・来週の予定 | 今週のまとめ、相談したいことの背景 |
| 社外メール | 日時・場所・持ち物などの条件 | 挨拶、お願いの理由、結び |
箇条書きのチェックリスト
書き終えたら、次の6点を確認します。
- 箇条書きの前に、何の一覧かを示す1文があるか
- 1項目に2つ以上の内容が入っていないか
- すべての項目が同じ種類の内容か
- 文末の形がそろっているか
- 項目が8個以上になっていないか
- 「近日中」「関係者」などのあいまいな言葉が残っていないか
会議の話し言葉を、箇条書きの記録にする
Klangは会議の録音を文字起こしし、決定事項・ToDoを箇条書きにしたAI要約を作ります。チャットで「ToDoを担当と期限つきで箇条書きにして」と頼めば、並列のそろった一覧の下書きになります。
- 文字起こしはフリープランで無制限。AI要約・チャットも使えます
- Zoom・Teams・Google Meetの会議は、会議ボットが参加して自動で録音できます
- Word・Excel・TXTなどで書き出して、議事録や報告書に使えます
よくある質問
箇条書きの文末は体言止めと「です・ます」のどちらがよいですか。
どちらでもかまいませんが、1つの箇条書きの中では統一します。項目名や見出しの一覧なら体言止め、ToDoや手順なら「〜する」、社外向けのメールなら「〜します」が向いています。
箇条書きの項目はいくつまでがよいですか。
3〜7個が目安です。8個以上になったら、グループに分けて見出しを付けるか、重要なものだけを残します。
箇条書きの記号は何を使えばよいですか。
「・」が一般的です。入れ子にするときは2段目を「-」にするなど段ごとに変え、文書の中で同じ記号を使い続けます。手順や順位がある場合は、番号を使います。
箇条書きにしないほうがよい内容はありますか。
理由や経緯、因果関係のように、つながりが大事な内容は文章で書きます。箇条書きにすると、項目同士の関係が伝わらなくなります。