プロジェクト管理
課題管理表の作り方。項目とExcelテンプレート、会議から課題を拾う運用まで。
課題管理表に入れる15の項目、ステータスの種類、見やすく保つコツ、運用のルールをまとめました。無料のExcelテンプレートと、週次定例の録音から課題を抜き出して表に追記する例つきです。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
課題・リスク・タスクの違いと、WBSとの使い分け
課題管理表が膨らむいちばんの原因は、リスクやタスクが混ざることです。表に載せる前に、どれに当たるかを分けます。
課題の解決策が決まると、その作業はタスクとしてWBSに移り、課題管理表の行は結論を書いて完了にします。リスクが実際に起きたら、課題管理表に新しい行として起票します。
| 種類 | 意味 | 例 | 管理する表 |
|---|---|---|---|
| 課題 | すでに起きていて、解決に判断や調整が必要な問題 | 移行するデータの範囲が決まっていない | 課題管理表 |
| リスク | まだ起きていないが、起きると影響がある事象 | ベンダーの体制が縮小するかもしれない | リスク管理表 |
| タスク | やることと担当が決まった作業 | 部門ごとに移行の要否を集める | WBS・タスク管理表 |
| 決定事項 | 会議で合意した結論 | 閲覧権限は所属コードで判定する | 議事録、課題管理表の結論欄 |
課題管理表の項目：15列と、それぞれを置く理由
テンプレートの列と同じ順番です。列ごとに、書き方と置く理由を並べました。
リスク、影響度、発生確率、対策案などの列を足したくなったら、別にリスク管理表を作ります。1つの表に詰め込むと、更新の手間が増えて誰も書かなくなります。
| 項目 | 書き方 | 置く理由 |
|---|---|---|
| No. | 通し番号。空いた番号は詰めない | 会議で「課題5の件」と呼べるようにする |
| 課題名 | 「何が・どうなっている」を20字前後で | 一覧で読んで中身がわかるようにする |
| 内容・背景 | 起きていることと、放置したときの影響 | 会議に出ていない人にも判断できるようにする |
| 分類 | 仕様、進行・スケジュール、品質、体制・リソース、費用など | フィルターで分野ごとに確認する |
| 優先度 | 高・中・低の3段階 | 定例で確認する順番を決める |
| 発生した会議・日時 | 会議名、日付、録音のタイムコード | 「なぜこの課題があるのか」を元の発言で確かめる |
| 起票日 | 日付 | 経過日数を計算する |
| 起票者 | 個人名 | 内容を問い合わせる相手を明確にする |
| 担当者 | 個人名を1人だけ | 「みんなで対応」を防ぐ |
| 期限 | 日付。「来週中」は日付に直す | 期限切れを自動で赤く表示する |
| ステータス | 未着手・対応中・確認待ち・保留・完了・取り下げ | 状況を一目で把握する |
| 対応状況・経過 | 日付を付けて追記する。上書きしない | 経緯を後から追えるようにする |
| 結論・決定事項 | 結論と、それを決めた会議と時刻 | 同じ議論の蒸し返しを防ぐ |
| 完了日 | 日付 | 解決にかかった日数を振り返る |
| 経過日数 | テンプレートが自動で計算する | 長く止まっている課題を見つける |
無料のExcelテンプレート：3つのシートと自動で動く部分
ダウンロードしてそのまま使えるExcelファイルです。登録は不要で、自由に複製・改変できます。
課題管理表
入力用の100行。黄色のセルに入力し、分類・優先度・ステータスはプルダウンから選びます。
記入例
下の週次定例の例を6件の課題として記入したシート。経過の書き方の見本になります。
使い方
ステータス6種類の使い分けと、起票・更新・完了・レビューの運用ルール。
- 表の上で、課題の数、未完了の課題、期限を過ぎた未完了の課題、優先度「高」の未完了の課題を自動で数えます
- 期限を過ぎた未完了の行は赤、完了と取り下げの行は灰色になります
- 経過日数は、起票日から完了日まで（未完了なら今日まで）を自動で計算します
- 見出し行と課題名の列は固定され、フィルターで分類や担当者ごとに絞り込めます。印刷はA4横です
ステータスの種類：6つに絞り、「保留」と「取り下げ」を分ける
ステータスが多いと、人によって選び方が変わります。6つに絞り、それぞれ次にすることを決めておきます。
保留と取り下げを「完了」にまとめると、放置された課題と、意図して止めた課題の区別がつかなくなります。取り下げた行も消さずに残すと、同じ議論が再び出たときに理由を示せます。
| ステータス | 使う場面 | 次にすること |
|---|---|---|
| 未着手 | 担当者は決まったが、まだ手を付けていない | 期限までに着手する日を決める |
| 対応中 | 担当者が調査や調整を進めている | 経過欄に、日付つきで進み具合を書く |
| 確認待ち | 社外や他部署の回答、承認を待っている | 誰の回答をいつまで待つかを書く |
| 保留 | 判断の時期を決めて、いったん止めている | 再開の条件と日付を経過欄に書く |
| 完了 | 結論が出た | 結論・決定事項と完了日を埋める |
| 取り下げ | 課題ではなくなった | 理由を経過欄に書き、行は消さずに残す |
見やすい課題管理表にする5つのコツ
- 01
1行に1つの課題
「AとBが未定」は2行に分けます。担当者と期限が違うと、1行では完了にできません。
- 02
課題名は「何が・どうなっている」
「移行の件」ではなく「掲示データの移行範囲が決まっていない」と書きます。一覧を読むだけで中身がわかります。
- 03
経過は上書きせず、日付を付けて追記
「9/29：人事部と経理部は回答済み」のように書き足します。経緯が残り、後任が読んでも流れがわかります。
- 04
担当は個人名1人、期限は日付
「総務部」「来週中」では誰も動きません。個人名と「10月9日」のような日付にします。
- 05
色は2つだけ
期限切れの赤と、終わった行の灰色だけにします。色を増やすと、目立たせたい行が埋もれます。
例：週次定例の録音から、課題管理表を更新するまで
社内ポータルを刷新するプロジェクトの週次定例（毎週火曜）の例です（架空）。オートメーションに「独自の指示」を書き、会議が終わるたびに課題の候補をPMOのTeamsチャネルへ送る設定にしました。
45分の定例で、新しい課題が2件、既存の課題の進み具合が3件出ました。33:18の発言は「そういえば」で始まる雑談に近い一言で、議事録を手で書いていると落ちやすい種類の課題です。PMOは候補を読み、担当者と期限を本人に確かめてから、課題管理表の4行目と5行目に起票しました。
この会議で新しく出た課題と、既存の課題の進み具合を抜き出してください。新しい課題は1件1行で「課題名｜分類｜優先度の案｜担当の案｜発言の時刻」の順に書きます。分類は「仕様、進行・スケジュール、品質、体制・リソース、費用、社外・取引先、その他」から選びます。既存の課題は「課題番号：変わったこと（時刻）」の形にします。決まっていないことは「未定」と書き、推測で埋めないでください。
文字起こし（抜粋）
- 08:12情報システム部 小林課題1のADの件は、人事システムの所属コードで権限を分ける形で進めます。皆さんよろしいですね。
- 14:50ベンダー検証環境の新しい日程は、10月6日にご回答します。
- 21:30総務部 佐藤掲示データの移行は、人事部と経理部の回答がそろいました。残りの部署は来週中に集めます。確認1
- 33:18PM 田中そういえば、公開前のアクセシビリティの確認は誰がやるんでしたっけ。社内にできる人がいないですよね。確認2
- 40:02総務部 佐藤問い合わせ窓口の一覧の更新担当は、10月の組織変更が終わってから決めたいです。
Klangが作る下書き
- 新しい課題の候補
- ウェブアクセシビリティの確認を担当する人がいない｜体制・リソース｜優先度の案：中｜担当の案：PM 田中｜33:18
- 問い合わせ窓口の一覧を誰が更新するか｜体制・リソース｜優先度の案：低｜組織変更の後に判断｜40:02
- 既存の課題の更新
- 課題1：所属コードで権限を分けることで合意（08:12）
- 課題2：人事部と経理部の回答がそろった。残りは来週中（21:30）
- 課題3：ベンダーが10月6日に新しい日程を回答する（14:50）
- 決定事項
- ポータルの閲覧権限は、人事システムの所属コードで判定する
記録にする前に確認すること
- 確認121:30 「来週中」は、定例の日から数えて「10月9日（金）まで」のように日付に直してから期限の欄に入れます。
- 確認233:18 担当者と優先度はAIの案です。PMOが会議の中で本人に確かめた内容に直してから、課題管理表に追記します。
| No. | 課題名 | 発生した会議・日時 | 担当者 | 期限 | ステータス | 経過 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | SSO連携で使う社内ADのグループ設計が想定と違う | 9/8 週次定例 12:40 | 情報システム部 小林 | 10/2 | 完了 | 結論：所属コードで判定（9/29 定例 08:12） |
| 2 | 旧ポータルの掲示データの移行範囲が決まっていない | 9/8 週次定例 21:05 | 総務部 佐藤 | 10/9 | 対応中 | 9/29：人事部と経理部は回答済み（21:30） |
| 3 | ベンダーの検証環境の提供が2週間遅れる | 9/15 週次定例 05:30 | PM 田中 | 10/6 | 確認待ち | 9/29：10/6に新しい日程を回答（14:50） |
| 4 | ウェブアクセシビリティの確認を担当する人がいない | 9/29 週次定例 33:18 | PM 田中 | 10/16 | 未着手 | 新規 |
| 5 | 問い合わせ窓口の一覧を誰が更新するか | 9/29 週次定例 40:02 | 総務部 佐藤 | 11/10 | 保留 | 組織変更の後、11/10の定例で再開 |
課題管理表の運用ルール：起票から完了まで
- 01
会議の中で起票する
課題が出たら、その場で課題名・担当者・期限まで決めます。会議のあとに決めようとすると、担当者が空欄のまま残ります。
- 02
定例の前日までに経過を書く
担当者が、自分の行の対応状況を日付つきで追記します。定例では、書いてあることを読み上げずに済みます。
- 03
定例では赤と「高」から確認する
期限を過ぎた行と、優先度「高」の未完了の行だけを確認します。順調な行は飛ばします。
- 04
PMの権限を超える課題はステコミへ
予算やスケジュールの変更が必要な課題は、ステアリングコミッティの議題に上げ、判断の結果を結論欄に書きます。
- 05
完了には結論と会議を書く
結論・決定事項の欄に、何を決めたかと、決めた会議と時刻を書いてから完了にします。
Klangで課題管理表を回すときに、できることとできないこと
Klangは会議の記録を受け持ちます。課題管理表そのものは、Excelや今お使いのツールで管理します。
回をまたいだ調べものには「分析」を使います。プロジェクトのフォルダを分析に追加して「掲示データの移行範囲について、これまでに決まったことは？」と質問すると、根拠の会議とタイムコード付きで答えます。
KlangはExcelファイルに直接書き込みません。課題のステータス管理や期限の通知もしません。担当者や優先度はAIの案で、決めるのはPMOとPMです。課題管理ツールやExcelの代わりではなく、そこに入る前の「会議で何が話されたか」を受け持ちます。
定例を録音して要約する
Teams・Zoom・Google Meetに会議ボットが参加して録音し、文字起こしと、決定事項・タスクを含む要約を作ります。フリープランで使えます。
課題の候補を送る
プロプランのオートメーションで、会議が終わるたびに「独自の指示」で抜き出した課題の候補を、Teams、Slack、Notion、Webhookなどへ送ります。
止まっている課題を見つける
プロプランのスケジュール分析で、プロジェクトのフォルダを毎週読み、「2回以上話題に出たのに結論が出ていない課題」をまとめて届けます。
定例で出た課題を、聞き漏らさない
Klangは定例会議を録音して文字起こしし、決定事項とタスクを含む要約を作ります。会議の記録はプロジェクトのフォルダにたまり、担当が替わっても、課題の発端をタイムコードから元の発言で確かめられます。
- Teams・Zoom・Google Meetの会議ボット、ブラウザでの録音、スマートフォンのアプリ、ファイルのアップロードに対応
- フォルダごとに管理者・編集・読み取りの権限を設定。プロジェクトの終了時は権限を付け替えて引き継ぎます
- 話者の自動識別、オートメーション、スケジュール分析はプロプラン（月払い¥1,180・税込）の機能です
よくある質問
課題管理表とは何ですか。
課題管理表は、プロジェクトや業務ですでに起きている問題を一覧にし、担当者、期限、ステータス、対応の経過を管理する表です。課題管理シート、課題一覧表、課題表とも呼ばれます。まだ起きていない問題はリスク管理表で、やることが決まった作業はWBSやタスク管理表で管理します。
課題管理表にはどんな項目を入れればよいですか。
No.、課題名、内容・背景、分類、優先度、発生した会議・日時、起票日、起票者、担当者、期限、ステータス、対応状況・経過、結論・決定事項、完了日、経過日数の15項目で足ります。担当者は個人名を1人だけ書き、期限は日付で書きます。項目を増やしすぎると更新が止まります。
課題管理表のExcelテンプレートは無料で使えますか。
このページのExcelテンプレートは無料で、登録なしでダウンロードできます。課題管理表、記入例、使い方の3シートで、分類・優先度・ステータスのプルダウン、期限を過ぎた行を赤くする書式、未完了の件数などの集計が入っています。自由に複製・改変して使えます。
課題管理表とWBS・タスク管理表の違いは何ですか。
WBSやタスク管理表は、やることが決まった作業を分解して進捗を管理する表です。課題管理表は、どう解決するかがまだ決まっていない問題を管理する表です。課題の解決策が決まると、その作業はタスクとしてWBSやタスク管理表に移ります。
課題管理表のステータスは何種類にすればよいですか。
未着手、対応中、確認待ち、保留、完了、取り下げの6種類が目安です。保留は判断の時期を決めて止めている状態で、取り下げは課題ではなくなった状態です。この2つを分けると、放置された課題と意図して止めた課題を区別できます。
Klangで課題管理表に自動で書き込めますか。
KlangはExcelファイルに直接書き込みません。プロプランのオートメーションで、会議が終わるたびに課題の候補をMicrosoft Teams、Slack、Notion、Webhookなどへ送れます。担当者や優先度はAIの案なので、PMOが確かめてから課題管理表に追記してください。