会議体
会議体とは、組織の中で定期的に開く会議を、目的・参加者・頻度・決定権限まで決めて仕組みにしたものです。会議体の意味、会議体一覧の例、設計の手順、そのまま使える会議体定義書、会議が多すぎるときの棚卸しの考え方を紹介します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
会議体は、繰り返し開かれる会議の「器」です。中身の議題は毎回変わっても、目的・参加者・決定権限は変わりません。
会議体という言葉は、規程や組織の説明で「当社の会議体」「会議体を見直す」のように使われます。会議が多い、同じ話を何度もしている、と感じる組織の多くは、1つひとつの会議ではなく、会議体の設計に問題を抱えています。
| 会議体 | 1回の会議 | 打ち合わせ | |
|---|---|---|---|
| 意味 | 定期的に開く会議の仕組み | 会議体の1回分 | 必要なときに集まる場 |
| 目的 | 規程や組織図で決まっている | 会議体の目的に沿う | その場で決める |
| 決定権限 | 決まっている | 会議体の権限の範囲 | 多くの場合は決めない |
| 例 | 経営会議、週次定例 | 10月第1週の週次定例 | 資料の確認、日程の調整 |
| 記録 | 議事録を残すのが原則 | 議事録 | メモ程度 |
中規模の会社を想定した会議体一覧です。列をそろえて並べると、頻度や決定権限の重なりが一目で分かります。
「決定権限」の列が「なし」になる会議体は、共有の場です。共有だけが目的なら、会議ではなく資料や録画の配布で足りないかを検討します。逆に、決定権限が重なる会議体が2つあると、どちらで決めるかの議論から始まってしまいます。
| 会議体 | 目的 | 主催 | 頻度 | 決定権限 | 参加者 | 記録の形 | 廃止の条件 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 経営会議 | 全社の方針と投資を決める | 社長 | 月2回 | 予算・人員・投資 | 役員 | 議事録＋決定ログ | —（常設） |
| 部門会議 | 部門の目標と進捗を確認する | 部長 | 月1回 | 部門予算の配分 | 部長・課長 | 議事録 | 組織変更時に見直す |
| 週次定例 | 進捗を共有し、止まった案件の打ち手を決める | 課長 | 毎週 | 担当変更・小さな値引き | 課のメンバー | 決定事項とToDoのみ | 案件一覧の共有で足りたら |
| プロジェクト会議 | 期限内に成果物を出す | PM | 毎週 | スコープ内の仕様 | プロジェクトメンバー | 議事録＋課題一覧 | プロジェクト終了時 |
| 1on1 | 成長と悩みを話す | 上司 | 隔週 | なし（相談の場） | 上司と部下 | 本人と共有するメモ | 異動時に引き継ぐ |
| 全社会議 | 方針を全員に伝える | 人事・広報 | 四半期 | なし（共有の場） | 全社員 | 録画と要約 | —（常設） |
新しく会議体を作るとき、または組織変更に合わせて作り直すときは、次の順で決めていきます。
予算、人員、価格、仕様、採用など、組織の中で誰かが決めなければならない事柄を一覧にします。会議体はこの「決めること」の受け皿です。
事柄ごとに、誰が決めるか、どの会議体で決めるかを割り当てます。1つの事柄を決める会議体は1つにします。
「今週の進捗を共有し、止まっている案件の打ち手を決める」のように、動詞で終わる1文にします。書けない会議体は、目的があいまいです。
決める人、判断材料を持つ人、決定を実行する人の3種類に絞ります。共有だけが必要な人には議事録を送ります。
決めることが発生する頻度に合わせます。毎週決めることがない会議体は、隔週や月次に落とします。
議事録をどこまで残すか、録音を残すか、半年後に見直すかを、作るときに決めておきます。
会議体ごとに1枚、次の項目を書いて共有します。社内のポータルや共有フォルダに置き、新しく参加する人が読めるようにしておきます。
定義書で一番大切なのは「決定権限」と「上位の会議体」です。ここが書かれていると、権限を超える話題が出たときに「これは経営会議に上げます」と司会がその場で判断できます。
コピーして、自社の会議体に書き換えてください。「廃止の条件」は空欄にせず、必ず書きます。
【会議体定義書】 会議体名：営業部 週次定例 目的（1文）：今週の商談の進捗を共有し、止まっている案件の打ち手を決める 主催者：営業部長 事務局・議事録：営業企画（持ち回り） 参加者：営業部の課長以上、営業企画 頻度・時間：毎週月曜 10:00〜10:30（30分） 決定権限：50万円以下の値引き、担当の変更 上位の会議体：経営会議（50万円を超える案件はここに上げる） インプット：案件一覧（前週金曜までに更新） アウトプット：決定事項とToDoの一覧（当日中に共有） 記録の形：議事録（決定事項・ToDoのみ）＋録音 開始日：2026年10月 見直し時期：半年ごと（2027年4月） 廃止の条件：案件一覧の自動共有で足りるようになったとき
会議が多い組織では、会議体ごとに「1か月の開催回数×時間×参加人数」で延べ時間を出すと、見直す順番が決まります。
延べ時間が大きく、決定権限が「なし」の会議体から見直します。共有だけの全社会議は、録画と要約の配布で置き換えられないかを検討します。
会議を録音・文字起こししていれば、会議体ごとの開催回数と時間は記録から数えられます。個々の定例を止める・減らす・置き換える判断の手順は、会議の効率化のガイドにまとめています。
| 会議体 | 回数 | 時間 | 参加人数 | 延べ時間 |
|---|---|---|---|---|
| 週次定例 | 4回 | 30分 | 8人 | 16時間 |
| 部門会議 | 1回 | 90分 | 12人 | 18時間 |
| プロジェクト会議 | 4回 | 60分 | 6人 | 24時間 |
| 全社会議 | 月換算0.3回 | 60分 | 120人 | 約40時間 |
すべての会議体で同じ厚さの議事録を作る必要はありません。決定権限の大きさに合わせて、記録の形を選びます。
| 記録の形 | 中身 | 向いている会議体 |
|---|---|---|
| 議事録＋決定ログ | 決定事項と理由を、会議をまたいで1つの表に蓄積する | 経営会議、投資の判断 |
| 議事録 | 決定事項・ToDo・議論の要点 | 部門会議、プロジェクト会議 |
| 決定事項とToDoのみ | 3〜5行の短い記録 | 週次定例 |
| 録音・録画と要約 | 全文は残し、読むのは要約だけ | 全社会議、説明会 |
| 本人と共有するメモ | 個人の話題は広く共有しない | 1on1 |
会議体一覧を作ったら、1つずつ次の問いに答えます。「いいえ」が2つ以上ある会議体は、統合か廃止の候補です。
Klangでは、会議の録音をフォルダに分けて保存できます。会議体ごとにフォルダを作れば、文字起こしとAI要約が会議体単位でたまり、決定事項の確認や棚卸しの材料になります。
会議体とは、目的・主催者・参加者・頻度・決定権限が決まっている、組織の公式な会議の単位です。経営会議や週次定例のように名前が付き、1回ごとの打ち合わせとは区別されます。
会議体は定期的に開く会議の仕組みそのもので、1回の会議はその会議体の1回分です。議題は毎回変わっても、会議体の目的や決定権限は変わりません。
組織の中で決めなければならない事柄を書き出し、それぞれを誰がどの会議体で決めるかを割り当てることです。1つの事柄を決める会議体は1つにします。
会議体ごとに「回数×時間×参加人数」で延べ時間を出し、延べ時間が大きく、決定権限のない会議体から見直します。共有だけの会議は資料や録画の配布で置き換えられないか検討します。