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業務マニュアル・手順書の下書き

マニュアル作成AI。書く前に、話してもらう。

業務を知っている人に、手順を5〜10分話してもらうだけで始められます。Klangがその録音や既存の動画マニュアルを文字起こしし、AIチャットが自社の見出しに沿った手順書の下書きにします。画面キャプチャやマニュアルの配信は専用ツールの領域で、Klangが減らすのは白紙から書く時間と聞き取りの手間です。

無料で手順書の下書きを作るフリープランは文字起こし無制限・AIチャットつき・クレジットカード不要

請求書発行_説明.m4a ・ 6分12秒

手順書の下書き

  • 目的：月末最終営業日までに請求書を発行・送付する
  • 手順：売上一覧の確認 → 抽出 → 一括PDF出力 → 送付
  • 判断の分かれ目：原本郵送の得意先、検収番号が必要な得意先

【要確認】3件 ・ ボタン名・例外・最新版か

※ 画面はイメージです。内容は架空の経理課の例です。

結論：マニュアル作成でAIに任せやすいのは、聞き取りと最初の下書き

マニュアルづくりが止まる理由の多くは、担当者に書く時間がないことです。書いてもらう代わりに説明を録音し、文字起こしからAIで下書きを作れば、担当者の負担は話す時間と確認の時間だけになります。画面名・例外・最新版かどうかの確認は、AIではなく人が行います。

  1. ステップ 1

    話してもらう

    業務を知っている人に、画面を共有しながら手順を説明してもらいます。Zoom・Teams・Google Meetは会議ボットで、対面はiPhone・Androidアプリで録音します。既存の動画マニュアルや研修録画は、そのままアップロードします。

  2. ステップ 2

    AIが文字起こし

    説明の全文を、時刻つきで文字にします。文字起こしの時間に上限はなく、1ファイル10GBまでアップロードできます。

  3. ステップ 3

    テンプレートに沿って下書き

    AIチャットに手順書の見出しを指定すると、その形の下書きが返ってきます。不明な点は【要確認】として残させます。

業務の選び方や構成の決め方など、マニュアルづくり全体の進め方はマニュアル作成の手順と業務マニュアルの作り方で解説しています。

販売管理システムで請求書を作り、PDFにして送るまでの業務です。担当者は1人で、11月から新任者に引き継ぎます。左が説明の文字起こし、右がAIチャットで作った下書き、下が公開前に人が確かめる箇所です。

経理課「月末の請求書発行」の説明（6分12秒）架空の株式会社みなと精機。勤続18年の山本さん（経理課）が、11月から担当を引き継ぐ中村さんに、2026年10月14日（水）にZoomで画面を共有しながら説明した録音です。

文字起こし（抜粋）

  1. 00:12山本月末の請求書発行です。最初に販売管理の「売上一覧」で、当月分の売上が全部入っているかを見ます。営業さんの入力漏れがたまにあるので。
  2. 01:05山本「請求書発行」のメニューを開いて、締日を「末日」、得意先を「全件」にして、右上の「抽出」を押します。確認1
  3. 02:20中村ほかと違う送り方をしている得意先はありますか？
  4. 02:31山本北斗物産さんだけは、PDFとは別に紙の原本も郵送です。あと検収書が必要な会社は、検収番号を備考欄に入れないと支払ってもらえません。確認2
  5. 03:48山本PDFは「一括PDF出力」で出して、共有フォルダの「請求書／2026／10」に保存します。メールは去年から送付サービスに切り替えたんですが、3社だけはまだ私が手で送っています。確認3
  6. 05:10山本送ったら送付一覧に日付を入れて、課長に回します。課長の確認が終わるまでは「発行済み」にしないでください。

Klangが作る手順書の下書き

目的
  • 当月の売上を締め、得意先ごとの請求書を月末最終営業日までに発行・送付する。
前提・権限
  • 販売管理システムの「請求書発行」メニューの権限
  • 共有フォルダ「請求書」への書き込み権限と、送付サービスのアカウント
手順
  • 1. 「売上一覧」で当月分の売上に入力漏れがないか確認する
  • 2. 「請求書発行」で締日「末日」・得意先「全件」を選び「抽出」を押す
  • 3. 「一括PDF出力」でPDFを作り、「請求書／2026／10」に保存する
  • 4. 送付サービスで送付する（手で送る3社は別手順）
  • 5. 送付一覧に送付日を入れ、課長に確認を依頼する
判断の分かれ目
  • 北斗物産：PDFに加えて紙の原本を郵送する
  • 検収書が必要な得意先：備考欄に検収番号を入れてから出力する
よくあるミス
  • 営業の売上入力漏れに気づかず締めてしまう
  • 課長の確認前に「発行済み」にしてしまう
確認者
  • 経理課長（送付一覧で確認後、「発行済み」に変更）

マニュアルにする前に確認すること

  1. 確認101:05 画面名・ボタン名の正確さ。録音では「抽出」と話していますが、音声だけでは実際の表記かどうか分かりません。画面を開いて、メニュー名とボタン名を1つずつ照らし合わせます。
  2. 確認202:31 例外処理の抜け。話し手が思い出した例外が全部とは限りません。得意先マスタで、原本郵送や検収番号が必要な得意先がほかにないかを確かめます。
  3. 確認303:48 最新版かどうか。手で送っている3社が正式な例外なのか、旧手順の名残なのかを課長に確認します。名残なら手順書には載せず、送付サービスに移す作業を別のタスクにします。

※ 会社・人物・得意先はすべて架空です。発言者の名前を自動で分けて表示するのは、プロプランの話者の自動識別を使った場合です。フリープランでも文字起こしと下書きの作成はできます。

手元の録音で試す

下書きを流し込む枠は手順書テンプレートをお使いください。

「手順書にして」だけでは、見出しも粒度も毎回変わります。自社の手順書の見出しをそのまま並べ、1行1動作、画面名は「」、話されていないことは書かない、と指定します。

【要確認】を残させるのが要点です。AIが推測で埋めた手順は、正しく見えるぶん見落とされます。

異動や退職に備えて引き継ぎ書の作成にAIを使う場合は、見出しを引き継ぎ書テンプレートの項目に置き換えると、引き継ぎ書の下書きになります。同じ業務の説明が複数の録音に分かれているときや、古いマニュアルのファイルがあるときは、ノートブックに追加すると、1つの下書きにまとめられます。

Klangのチャットに貼り付ける指示文
この文字起こしは、経理の担当者が「月末の請求書発行」を説明した録音です。新任者向けの手順書の下書きを作ってください。
見出しは「目的」「前提・権限」「手順」「判断の分かれ目」「よくあるミス」「確認者」の順にします。
手順は1行1動作で番号を振り、画面名とボタン名は「」で囲んでください。
録音で話されていないことは書かず、不明な点は【要確認】として残してください。

  • 画面を共有しながら話してもらう

    画面を見ながら説明すると、メニュー名やボタン名を声に出して読むので、文字起こしに残ります。オンラインなら会議の画面共有、手元のPCなら画面録画ツールで操作と声を一緒に録ります。

  • 1本の録音に1つの業務

    「月末の請求書発行」のように業務を1つに絞り、5〜10分で話してもらいます。複数の業務が混ざると、下書きの手順も混ざります。

  • 聞き手を1人置く

    話し手だけで録ると、本人にとって当たり前の手順が飛ばされます。初めてその業務を担当する人が聞き手になると、分からない箇所でその場で質問できます。

手元のPCで操作を録るなら、インストール不要の画面録画ツールで画面とマイクの声を一緒にMP4で保存できます。

聞き手が最後に聞く、例外を引き出す質問

  1. 1. 「いつもと違う処理になるのは、どんなときですか？」

    得意先・金額・時期による分岐を引き出します。

  2. 2. 「新しく入った人が一番間違えるのはどこですか？」

    「よくあるミス」の材料になります。

  3. 3. 「この作業を飛ばすと、あとで何が起きますか？」

    手順の理由が残り、勝手な省略を防げます。

  4. 4. 「判断に迷ったとき、誰に聞いていますか？」

    確認者とエスカレーション先が決まります。

  5. 5. 「最後にこの手順が変わったのはいつですか？」

    古いやり方が混ざっていないかを確かめるきっかけになります。

3つは競合というより、得意な工程が違います。画面操作を大量に配るなら専用ツール、判断や例外の多い業務を1人の担当者から引き出すなら録音から始める方法が向いています。録音から作った下書きを、専用ツールや社内Wikiに載せる組み合わせもできます。

  • 白紙から書く（Word・Excel・社内Wiki）

    準備にかかる手間
    担当者が通常業務の合間に書く時間。忙しい担当者ほど後回しになりやすい
    必要なもの
    書く時間と、文章にまとめる力
    向いている業務
    手順が短く、すでに頭の中で整理されている業務
    苦手なこと
    担当者しか知らない例外や「なぜ」が書かれずに抜ける

  • マニュアル作成専用ツール・動画マニュアル作成ツール

    準備にかかる手間
    ツールの導入・テンプレート設計と、撮影や画面キャプチャの作業
    必要なもの
    ツールの契約、撮影やキャプチャの手順
    向いている業務
    画面操作や手作業など、見せて伝える業務。多くの人に配る定型の手順
    苦手なこと
    判断の分岐や例外が多い業務。中身を聞き出す工程そのものは残る

  • 録音→AIで下書き（Klang）

    準備にかかる手間
    担当者が5〜10分ほど説明する時間と、下書きの確認
    必要なもの
    録音（会議ボット・スマホアプリ）か、既存の動画・研修録画
    向いている業務
    担当者が1人しかいない業務、引き継ぎが迫っている業務、判断が多い業務
    苦手なこと
    画面キャプチャや図解は作らない。マニュアルの公開・閲覧管理の機能はない

動画マニュアルは動きを伝えるのが得意ですが、必要な手順を探すには最初から見直すことになります。すでにある動画や研修の録画を文字にすれば、撮り直さずに、検索できるテキストの手順書を用意できます。

  1. ステップ 1

    動画をそのままアップロード

    既存の動画マニュアル、研修やOJTの録画、画面録画をmp4・movのままアップロードします。1ファイル10GBまで扱えます。

  2. ステップ 2

    話している内容が、時刻つきの文字になる

    動画の音声を文字起こしします。「抽出」「一括PDF出力」のような操作名で検索すると、その場面の時刻から再生できます。

  3. ステップ 3

    テキストの手順書と字幕にする

    AIチャットで手順書の下書きを作ります。同じ文字起こしをSRT・VTTで書き出せば、元の動画に付ける字幕になります。

Klangが動画でしないこと

  • 動画の撮影・編集・チャプター付けはしません。動画マニュアル作成ツールの代わりにはなりません。
  • 文字起こしの対象は音声です。説明せずに操作しただけの場面や、画面に表示された文字は手順書に入りません。
  • 操作画面の画像は作りません。必要な画面の画像は、手順書に人が貼り込みます。

対応形式と手順は動画の文字起こしで詳しく説明しています。これから動画マニュアルを作る場合は、画面録画ツールで操作しながら声で説明して録ると、動画とテキストの手順書の両方の材料になります。

教育担当や業務改善の担当者が実際に時間を使っている作業で分けると、Klangが関わるのは前半の3つです。後半は専用ツールか人の仕事として残ります。

  • ベテランから手順を聞き取る

    大きく減らせる

    説明を録音・文字起こしし、聞き漏れを全文検索で確かめられます。

  • 話した内容を手順書の形に整える

    下書きまで任せられる

    AIチャットで、自社の見出しに沿った下書きを作ります。

  • 動画マニュアル・研修録画を文章にする

    任せられる

    mp4・movをアップロードして文字起こしし、SRT・VTTの字幕としても書き出せます。

  • 画面キャプチャ・図解・ステップ画像

    専用ツールの領域

    作りません。画面の画像は、手順書に人が貼り込みます。

  • マニュアルの公開・配信・既読管理

    専用ツール・社内Wikiの領域

    対象外です。完成した手順書は、社内で使っている置き場所に載せます。

  • 内容の正しさ・最新版かの確認

    人が判断する

    元の発言と音声をすぐ再生できるので、確認の手間は減ります。判断は人に残ります。

社内の手順の録音も、AIの学習には使いません

アップロードした音声・文字起こし・チャットの内容は、AIモデルの学習に利用しません。Klang AI ABはISMS認証（ISO/IEC 27001:2022）を取得しており、保存データと通信を暗号化しています。詳しくはセキュリティページをご覧ください。

AIでマニュアルを作成するには、何を用意すればよいですか？

業務を知っている人の説明の録音か、すでにある動画マニュアル・研修録画があれば始められます。Klangで文字起こしをしたあと、AIチャットに手順書の見出しを指定すると、その形に沿った下書きが返ってきます。自社のテンプレートがあれば、見出しをそのまま指示文に貼り付けます。

マニュアル作成専用ツールとKlangは何が違いますか？

マニュアル作成専用ツールは、画面キャプチャやステップ画像の作成、完成したマニュアルの公開・閲覧管理が得意です。Klangはその手前の、担当者から手順を聞き出して文章の下書きにする工程を担います。Klangは画面の画像を作らず、マニュアルを配信する機能もありません。

手順書の作成にAIを使うと、どこまで任せられますか？

話した内容の文字起こしと、目的・手順・判断の分かれ目・よくあるミスといった見出しに沿った下書きまでです。画面名やボタン名が実際の表記と合っているか、例外が漏れていないか、今も使われている手順かは、担当者と上長が確認してから公開してください。

動画マニュアルや研修の録画から手順書を作れますか？

できます。mp4・movなどの動画をそのままアップロードすると、音声が文字起こしされます。その文字起こしから手順書の下書きを作れるほか、SRT・VTT形式の字幕ファイルとして書き出して、元の動画に字幕を付けることもできます。

無料で使えるマニュアル作成アプリはありますか？

Klangのフリープランは月額¥0で、クレジットカードは不要です。録音、文字起こし（時間の上限なし）、AI要約・チャットまで使えるので、説明の録音から手順書の下書きを作るところまでは無料で完結します。画面キャプチャの作成やマニュアルの公開・配信の機能はありません。説明する人と聞き手の発言を自動で分ける話者の自動識別は、プロプラン（月払い¥1,180、年払いなら月あたり¥980・税込）の機能です。

社内の業務手順を録音しても、AIの学習に使われませんか？

使われません。Klangはお客様の音声・文字起こし・チャットの内容をAIモデルの学習に利用しません。録音を誰が見られるかは、フォルダごとのアクセス権限で管理できます。

プランの最新情報は料金ページでご確認ください。

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

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