シャドーAI
シャドーAIとは。会議の記録ボットから始まる、見えないAI利用の対策
シャドーAIとは、会社が把握・承認していないAIツールが業務で使われている状態です。特に見落とされやすい、個人契約のAI議事録ボットや録音アプリを例に、見つけ方、棚卸しシート、対応の手順、禁止ではなく移行で解決する方法を整理します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
会議で起きているシャドーAI
チャットAIへの入力が注目されがちですが、会議の場ではもっと見えにくい形でシャドーAIが起きています。
会議の記録が特に注意を要するのは、自分以外の人の発言、ときには社外の顧客の発言が含まれるからです。文章の作成に使うAIなら影響は本人の入力にとどまりますが、会議の録音では、同意していない人の情報が管理の外に出ていきます。
個人契約の記録ボット
参加者の1人が個人で契約したAI議事録ボットが、社内会議や商談に参加して録音し、要約を個人のアカウントに保存します。
カレンダー連携による自動参加
一度カレンダーと連携すると、本人が参加しない会議にもボットが自動で入ることがあります。主催者が気づかないまま録音が進みます。
スマホの録音アプリ
対面の会議や面談を個人のスマホで録音し、文字起こしアプリに渡します。端末を紛失すると、会話の記録ごと失われます。
文字起こしの貼り付け
会議ツールの文字起こしをコピーし、無料版の汎用チャットAIに貼り付けて議事録に整えます。入力内容の扱いは設定次第です。
シャドーAIのリスク
リスクは「情報が漏れる」だけではありません。記録が残らないこと、消せないことも問題になります。
| 起きること | 影響 |
|---|---|
| 保存場所が分からない | 顧客や取引先から削除を求められても、どこにあるか分からず対応できない |
| 入力内容の扱いが分からない | サービスの設定によっては、入力した会話がAIの学習に使われる可能性がある |
| 退職後もアカウントが残る | 個人のアカウントに会議の記録が残り、会社から消せない |
| 同意のない録音 | 参加者に告げずに録音され、社外との信頼関係を損なう |
| 記録が分散する | 部署ごとに別のツールに残り、必要なときに探せない |
シャドーAIの見つけ方
監視を強めるより、まず聞くことから始めます。責められると分かれば、利用は隠れるだけです。
会議ツールの側でも、外部の参加者を待機させてから入室を許可する機能（Zoomの待機室、Teamsのロビーなど）を使うと、主催者が気づかないままボットが入る状況を減らせます。具体的な設定の場所は、会議ツールごとのガイドで確認してください。
- 01
会議の参加者一覧を見る
社内会議や商談に、見覚えのない名前の参加者（「〇〇のノートテイカー」など）が入っていないかを確認します。主催者に、気づいたら知らせてもらうよう呼びかけます。
- 02
利用状況を匿名で聞く
「業務でどのAIツールを、どんな用途で使っているか」を匿名のアンケートで聞きます。罰する目的ではないことを最初に明記します。
- 03
経費とカード明細を確認する
個人の立て替えや部署のカードで支払われているSaaSの中に、AIツールがないかを確認します。
- 04
連携されたアプリを確認する
会社のカレンダーやメールのアカウントに、どの外部アプリが連携を許可されているかを管理画面で確認します。
AIツールの棚卸しシート
見つかったツールは、次の列で一覧にします。ここで「誰の名義で契約しているか」と「保存場所」を必ず埋めます。
| ツール名 | 用途 | 利用部署・人数 | 契約の名義 | 扱っている情報 | 保存場所 | 対応 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 会議の自動記録ボット（個人契約） | 商談の録音と要約 | 営業部・3名 | 個人 | 顧客との会話 | 海外のサービス（不明） | 承認済みツールへ移行 |
| 汎用チャットAI（無料版） | 議事録の清書 | 管理部・5名 | 個人 | 社内会議の文字起こし | 不明 | 設定を確認し、ルールを周知 |
| スマホの録音アプリ | 面談の録音 | 人事部・2名 | 個人 | 面談の音声 | 個人の端末 | 会社の端末と管理方法に統一 |
見つかったときの対応手順
禁止するだけでは、同じ不便が残り、別のツールが使われます。代わりの手段を用意してから止めます。
- 01
業務の必要を確かめる
何に困って使い始めたのかを聞きます。議事録に時間がかかる、商談の内容を残したい、など。これが承認ツールを選ぶ条件になります。
- 02
承認したツールを用意する
同じ用途を満たし、セキュリティ審査を通ったツールを会社として用意します。使い勝手が大きく劣ると、移行は進みません。
- 03
記録を移し、元のデータを消す
必要な記録を会社の管理下に移したうえで、個人アカウントの録音・文字起こしを削除し、カレンダー連携を解除してもらいます。
- 04
ルールを示す
生成AIの社内ガイドラインで、承認済みツールの一覧と申請の手続きを示します。新しいツールを使いたいときの窓口を明確にします。
- 05
定期的に確認する
半年に1回程度、匿名アンケートと連携アプリの確認を繰り返します。
承認するAI議事録ツールに求める条件
会議の記録でシャドーAIを減らすには、承認したツールが現場の不便を解消できることが前提です。
- オンライン会議（Zoom、Teams、Google Meet）と対面の会議の両方を記録できる。
- 会話データがAIの学習に使われないことを、規約や契約で確認できる。
- 会社のアカウントで管理でき、退職者のアクセスを止められる（SSOに対応している）。
- 誰がいつ何をしたかの記録（監査ログ）と、保存期間の設定がある。
- 記録の共有範囲を、フォルダや会議単位で決められる。
個人契約のボットを、会社で管理できる記録に
Klangは、Zoom・Teams・Google Meetの会議と、モバイルアプリでの対面の会議を記録できるAI議事録ツールです。会社のワークスペースで記録を管理し、チームプランではSSOと監査ログで利用者と操作を把握できます。
- お客様の会話データをAIモデルの学習に利用しません。
- ISO/IEC 27001:2022（ISMS）の認証を取得しています。
- チームプランでSSO（SAML 2.0／OpenID Connect）と監査ログに対応します。
よくある質問
シャドーAIとは何ですか。
会社が把握・承認していないAIツールが業務で使われている状態です。承認されていないクラウドサービスなどを指すシャドーITのAI版にあたります。多くは仕事を早く終わらせたいという善意から始まります。
シャドーAIの何が問題なのですか。
業務データが会社の管理の外に保存されることです。保存場所や学習への利用が分からず、退職後もデータが個人のアカウントに残り、顧客から削除を求められても対応できない状態になります。
会議に知らないAIボットが参加していたらどうすればよいですか。
主催者がその参加者を退出させ、誰のボットかを確認します。そのうえで、録音されたデータの削除と、カレンダー連携の解除を依頼します。参加者には、録音が行われていたことを伝えるかどうかも検討します。
AIツールの利用を禁止すれば解決しますか。
禁止だけでは、同じ不便が残るため別のツールが使われがちです。業務の必要を満たす承認済みのツールを用意し、移行してもらうほうが効果があります。
AI導入ガイド：いまの段階から読む
社内でAIツールを使い始めるまでの流れを、目的の整理、ルールづくり、ツールの審査、承認と定着の4段階に分けています。会議の録音・文字起こしを例にしていますが、ほかのAIツールにも使える手順です。
1. 目的を決める
2. ルールとリスク
- AIガバナンスの体制づくり
- 生成AIの社内ガイドライン（ひな形）
- 生成AIのリスクと情報漏洩対策
- シャドーAIの見つけ方と対策（このページ）
3. ツールを審査する
4. 承認と定着