タウンホールミーティング
タウンホールミーティングとは。全体会議の進め方と、参加できなかった人に届く記録
タウンホールミーティングは、経営陣と社員が直接やり取りする全社規模の対話の場です。60分の進行例、質問を事前に集める方法、当日の運営、録画と文字起こし、欠席者やシフト勤務の人に届く要約とQ&Aのまとめ方を整理します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
タウンホールミーティングと全社会議・朝礼の違い
名前は違っても、運営で迷うのは「誰が話し、誰が聞き、何を残すか」です。目的で比べると設計しやすくなります。
時間の目安は一般的な例です。社員数が数百人を超える場合は、全社ではなく事業部や拠点ごとに分けて開くと、質問の数と時間が釣り合いやすくなります。
| 会議 | 主な目的 | 話す人 | 時間の目安 | 残す記録 |
|---|---|---|---|---|
| タウンホールミーティング | 方針の共有と、社員の疑問への回答 | 経営陣と社員の双方向 | 45〜60分（四半期ごとなど） | 録画・文字起こし・Q&Aのまとめ |
| 全社会議（全体会議） | 業績や方針の報告 | 経営陣・部門長が中心 | 30〜90分 | 資料と要旨 |
| 朝礼・朝会 | 当日の連絡と安全確認 | 司会と当番 | 5〜15分 | 連絡事項のメモ |
| キックオフ（全社） | 期初の目標と体制の共有 | 経営陣・責任者 | 60〜120分 | 資料と録画 |
タウンホールミーティングの進め方：60分の進行例
説明に時間を使いすぎると、対話の時間がなくなります。共有は全体の3分の1以内に収め、残りを質問に使う配分が目安です。
- 01
開会で録画と質問の方法を伝える
「本日は録画し、文字起こしと要約を全社に共有します。質問はチャットか挙手でどうぞ。匿名で送りたい方は事前フォームも開いています」のように、最初に3点を伝えます。
- 02
共有は「変わったこと」から話す
前回から変わった数字、方針、組織を先に伝えます。資料は事前に配り、当日は読み上げずに要点と理由を話します。
- 03
事前の質問に、まとめて答える
似た質問をテーマごとにまとめ、「この質問は12件ありました」と件数を添えて答えます。件数が多いテーマほど、社内の関心が高いことが伝わります。
- 04
当日の質問は、司会が読み上げる
チャットの質問は司会が読み上げてから経営陣が答えます。録画と文字起こしに質問の内容が残り、後から見る人にも話の流れが分かります。
- 05
答えきれなかった質問の行き先を決める
「残りの8件は、来週金曜までに回答を文書で公開します」と、期限と場所を宣言して終えます。
0:00（5分）
開会・録画の告知・今日の流れ
0:05（15分）
経営からの共有（数字・方針・変更点）
0:20（10分）
事前に集めた質問への回答
0:30（20分）
当日の質疑応答
0:50（5分）
答えきれなかった質問の扱い・次回予告
質問を事前に集める方法と、答え方のルール
当日の挙手だけに頼ると、質問が出ないか、一部の人に偏ります。事前の募集と、答え方の約束をセットにします。
- 答えられない質問は「今は答えられない理由」を答えます。人事上の個別案件や未発表の情報などです。
- 質問を選別していると思われないよう、受け付けた件数と回答した件数を公開します。
- 批判的な質問ほど、最初のほうで取り上げます。対話の場だと伝わります。
- 回答の約束（「来月までに検討します」）は、担当者と期限を決めて記録に残します。
| 方法 | 向いている場面 | 注意点 |
|---|---|---|
| 匿名の事前フォーム | 人事・評価・組織変更など聞きにくい話題 | 個人が特定できる内容は回答時に伏せる |
| 記名の事前フォーム | 業務や制度の具体的な確認 | 回答の前に本人へ意図を確かめられる |
| 当日のチャット | オンライン参加者が多い回 | 司会が読み上げ、重複をまとめる |
| 会場での挙手 | 会場参加が中心の回 | マイクを回し、オンライン側に聞こえるようにする |
| 拠点ごとの代表質問 | シフト勤務や現場の拠点 | 事前に拠点内で質問を集めてもらう |
録画・文字起こしで、参加できなかった人にも届ける
交代勤務、時差、顧客対応で、全社員が同じ時間に参加することはできません。録画を置くだけでは見られないため、読める形に変えて届けます。
オンラインで開催する場合は、Zoom・Teams・Google Meetの会議に会議アシスタントを参加させると、録音と文字起こしが自動で残ります。会場での開催は、スマホアプリで録音するか、録音・録画ファイルを後からアップロードして文字起こしします。
要約を作ったら、公開前に人事・広報など内容に責任を持つ人が確認します。特に、数字、日付、制度の条件は録画の該当箇所と照らし合わせます。AIの要約は下書きとして使い、そのまま全社に配らないようにします。
| 形 | 向いている人 | 作り方 |
|---|---|---|
| 録画（全編） | 細部まで確認したい人 | 会議ツールの録画を共有の場所に保存する |
| 3分で読める要約 | 大半の社員 | 文字起こしから要点・変更点・決定事項をまとめる |
| テーマ別のQ&A | 自分に関係する質問だけ知りたい人 | 質問をテーマで分け、回答と再生位置を添える |
| 未回答の質問リスト | 回答を待っている人 | 担当と回答予定日を一覧にする |
Q&Aをテーマ別にまとめるテンプレート
質問が30件を超えると、時系列のままでは読まれません。テーマ別にまとめ、同じ質問を何度も受けないようにします。
まとめは、社内ポータルや全社チャンネルなど、社員が普段見る場所に置きます。前回までのQ&Aも同じ場所に積み上げると、「前にも聞かれた質問」を検索で探せる社内FAQになります。
| テーマ | 質問（要約） | 回答（要約） | 回答者 | 再生位置 |
|---|---|---|---|---|
| 評価制度 | 新しい評価制度はいつから適用されますか | 来期の4月から。説明会を3月に開く | 人事部長 | 18:40 |
| リモートワーク | 出社日数の方針は変わりますか | 今期は変更なし。来期は部署ごとに検討 | 社長 | 24:10 |
| 新規事業 | 新事業部の人員はどう集めますか | 社内公募を来月開始。詳細は別途掲示 | 事業責任者 | 31:05 |
| 未回答 | 副業の申請手続きは簡単になりますか | 人事で検討し、11月15日までに回答 | 人事部 | — |
開催前・当日・開催後のチェックリスト
担当を分けておくと、当日に司会が録画や質問の整理まで抱え込まずに済みます。
| 時期 | 確認すること | 担当の例 |
|---|---|---|
| 2週間前 | 日時・形式（会場／オンライン／両方）と、録画・共有の方針を決める | 事務局 |
| 1週間前 | 質問フォームを開き、資料の締め切りを伝える | 事務局・広報 |
| 前日 | 質問をテーマ別にまとめ、回答者を割り振る | 事務局 |
| 当日 | 音声と録画の確認、チャットの読み上げ、時間の管理 | 司会・技術担当 |
| 翌営業日 | 要約とQ&Aを確認して公開する | 事務局・内容の責任者 |
| 1〜2週間後 | 未回答の質問に回答し、同じ場所に追記する | 各回答者 |
回を重ねて改善する：見るべき指標
参加率だけを見ると、「集めること」が目的になってしまいます。対話の場として機能しているかを見ます。
過去の回の文字起こしが残っていれば、四半期ごとに「どのテーマの質問が増えているか」を振り返れます。Klangのスケジュール分析（プロプラン以上）を使うと、指定したフォルダに入っている会議を、決めた時刻にまとめて同じ観点で分析できます。
- 事前の質問件数と、そのうち回答した割合。
- 要約やQ&Aの閲覧数（当日参加できなかった人に届いているか）。
- 回答を約束した質問が、期限までに回答された割合。
- 同じテーマの質問が繰り返し出ていないか。繰り返す場合は、説明が届いていない合図です。
- 開催後の短いアンケート（「経営の方針が理解できた」などの5段階評価と自由記述）。
全社の対話を、あとから読める記録に
Klangは、Zoom・Teams・Google Meetの会議に参加して録音し、文字起こしと要約を作ります。会場での開催はスマホアプリで録音するか、録画ファイルをアップロードできます。質問と回答を文字で探せるので、参加できなかった人にも内容が届きます。
- フリープランでも文字起こしは無制限で、1ファイル10GBまでアップロードできます。
- AIチャットで「評価制度についての質問と回答」のように、記録から探せます。
- お客様の会話データをAIモデルの学習に利用しません。
よくある質問
タウンホールミーティングとは何ですか。
経営陣が社員に方針や業績を直接説明し、社員からの質問に答える、全社または事業部単位の対話型の会議です。一方向の報告で終わらず、質疑応答に時間を割くことが特徴です。
全社会議とタウンホールミーティングの違いは何ですか。
全社会議は業績や方針の報告が中心になりやすいのに対し、タウンホールミーティングは社員からの質問と経営陣の回答に時間の多くを使います。同じ全社規模の会議でも、双方向かどうかが違いです。
どのくらいの頻度で開けばよいですか。
四半期に1回、または決算や組織変更などの節目に開く例が多く見られます。頻度よりも、答えきれなかった質問に期限までに回答することのほうが、信頼につながります。
質問が出ないときはどうすればよいですか。
匿名の事前フォームで質問を集め、当日はそこから答え始めます。批判的な質問を早めに取り上げると、聞いてもよい場だと伝わり、当日の質問も出やすくなります。
録画を共有すれば、欠席者への対応は十分ですか。
録画だけでは長くて見られないことが多いため、数分で読める要約と、テーマ別のQ&Aを添えます。文字起こしがあれば、自分に関係する質問だけを探して読めます。