マニュアル作成
マニュアル作成の手順と、業務マニュアルの作り方
業務の棚卸しから、マニュアル化する業務の選び方、構成、書き方のルール、レビューと更新までを6つの手順で解説します。文章と動画マニュアルの使い分け、マニュアル作成ツールの種類、担当者の説明を録音して手順の下書きを作る方法もまとめました。優先度を判定するツールと、棚卸し用のExcelつき。
公開日：更新日：執筆・運営：Klang AI AB
マニュアルの種類：業務マニュアル・手順書・チェックリスト
「マニュアル」と一口に言っても、目的と粒度で形が変わります。最初に、作ろうとしているものがどれかを決めると、構成に迷いません。
| 種類 | 書くこと | 向いている場面 | 分量の目安 |
|---|---|---|---|
| 業務マニュアル | 業務の目的、全体の流れ、担当範囲、判断基準、関連する手順書 | 部署の業務全体を引き継ぐ。新人の受け入れ | 業務ごとに数ページ〜 |
| 手順書（作業手順書） | 1つの作業の手順、確認ポイント、判断分岐、注意点 | システムの操作、書類の処理など、決まった順番がある作業 | 1作業1〜2ページ |
| チェックリスト | 確認する項目だけ | 手順は分かっている人の抜け漏れ防止 | 1枚 |
| 動画マニュアル | 実際の作業の様子と、説明の音声・字幕 | 手作業、機器の操作、言葉で説明しにくい動き | 1本数分 |
| FAQ（よくある質問） | 質問と短い回答、詳しい手順へのリンク | 問い合わせ対応、例外的なケースの判断 | 1問1答 |
業務マニュアルの作り方：6つの手順
マニュアル作成は、いきなり書き始めると途中で止まります。対象を絞り、構成を決めてから、担当者の知識を引き出して書きます。
- 01
業務を棚卸しする
部署の業務を、担当者・頻度・所要時間と一緒に1行ずつ書き出します。「月末の請求書発行」「新規取引先の登録」のように、動詞で終わる単位にすると漏れが見つかりやすくなります。
- 02
マニュアル化する業務を選ぶ
頻度が高い、できる人が1人だけ、ミスの影響が大きい、近く担当が変わる。この条件が重なる業務から始めます。下の優先度ツールで点数を付けられます。
- 03
構成と形式を決める
目的・対象者・全体の流れ・手順・判断基準・注意点・改訂履歴の枠を先に作ります。画面操作は画像付き、手作業は動画、判断が多い業務は文章と分岐表、と形式も決めます。
- 04
担当者から聞き出して書く
担当者に実際の作業をしながら説明してもらい、録音します。文字起こしから下書きを作れば、担当者が自分で書く時間はほとんどかかりません。
- 05
使う人にレビューしてもらう
作った人ではなく、初めてその業務をする人に、マニュアルだけを見て作業してもらいます。止まった箇所、質問された箇所が直すべきところです。
- 06
公開し、更新の担当と時期を決める
置き場所を1か所に決めて公開し、管理担当と次の見直し日を書きます。業務やシステムが変わったときに誰が直すかも、この時点で決めます。
マニュアル化の優先度を判定する
候補の業務を入力し、頻度・できる人の数・ミスの影響などを選ぶと、マニュアル化する順番と、業務の種類に合った形式の目安が出ます。例として架空の3業務が入っています。
マニュアル化する順番
- A
新規取引先の登録
11点・今すぐマニュアル化
形式の目安：画像付きの手順書。操作が10手順を超えるなら、短い画面録画を添える
- B
料金に関する問い合わせへの回答
7点・次の候補
形式の目安：文章のマニュアル＋判断分岐の表＋よくある質問（FAQ）
手順が近いうちに変わるため、先に変更後の手順を決めてから作ります。それまでは注意点だけを1枚にまとめます。
- C
展示会ブースの設営
5点・チェックリストで十分／後回し
形式の目安：動画マニュアル＋手元で見るチェックリスト
表としてコピー（Markdown）
| 優先度 | 点数 | 業務 | マニュアルの形式（目安） | | --- | --- | --- | --- | | A 今すぐマニュアル化 | 11 | 新規取引先の登録 | 画像付きの手順書。操作が10手順を超えるなら、短い画面録画を添える | | B 次の候補 | 7 | 料金に関する問い合わせへの回答 | 文章のマニュアル＋判断分岐の表＋よくある質問（FAQ）（手順が固まってから作成） | | C チェックリストで十分／後回し | 5 | 展示会ブースの設営 | 動画マニュアル＋手元で見るチェックリスト |
点数は 頻度＋できる人の数＋影響＋引き継ぎ予定＋変わりやすさ の合計（最大11点）で、9点以上をA、6点以上をBとしています。区切りはこのページの説明用の目安です。入力内容はどこにも送信されません。
部署の業務を一覧にして、同じ基準で点数・優先度・形式の目安が自動で入るExcelです。登録不要でダウンロードできます。
マニュアルの構成と、伝わる書き方のルール
構成の枠は、どの業務でも大きくは変わりません。枠を先にそろえておくと、書く人が変わっても読む人が迷いません。
| 項目 | 書くこと | 書き方のコツ |
|---|---|---|
| 目的 | この業務が何のためにあるか | 1〜2文。目的が分かると、例外のときに判断できる |
| 対象者・前提 | 誰が読むか、必要な権限や準備 | 「入社1か月目の担当者」など、読む人の知識の程度を書く |
| 全体の流れ | 業務の始まりから終わりまで | 5〜7個の箱と矢印の図にする |
| 手順 | 作業の順番 | 1手順1動作。文末は「〜する」。完了の状態を添える |
| 判断基準・分岐 | 条件によって変わる対応 | 「〇〇の場合は△△する」の表にして、手順の中に混ぜない |
| 注意点 | よくある失敗、やってはいけないこと | 理由を1行添える。理由のない禁止は守られない |
| 問い合わせ先・関連文書 | 困ったときの相談先、関連する手順書 | 個人名だけでなく、役割も書く |
| 改訂履歴 | 版、日付、変更内容、変更者 | 最新版がどれか、何が変わったかが分かるようにする |
書き方のルール
- 主語と動詞をはっきり書きます。「確認をお願いします」ではなく「担当者が依頼書の承認欄を確認する」と書きます。
- 1つの文に1つの動作。「開いて、入力して、保存する」は3つの手順に分けます。
- 「適宜」「なるべく」「しっかり」など、人によって解釈が変わる言葉は使わず、数字や状態で書きます。
- 画面操作は、ボタン名を画面の表示どおりに「」で囲み、該当箇所に印を付けた画像を添えます。
- 専門用語や社内の略語は、最初に出てくる箇所で説明するか、用語集にまとめます。
動画マニュアルと文章マニュアルの使い分け
動画は動きを伝えるのが得意で、文章は探す・直すのが得意です。どちらか一方に決めるより、業務の性質で組み合わせるほうが実用的です。
| 観点 | 動画マニュアル | 文章マニュアル（画像付き） |
|---|---|---|
| 向いている業務 | 手作業、機器の操作、力加減や手つきが大事な作業 | 画面操作、判断の多い業務、書類の処理 |
| 作る手間 | 撮影は短時間でできるが、編集に時間がかかる | 書く時間がかかる。録音から下書きを作ると短くなる |
| 更新のしやすさ | 一部が変わっても撮り直しになりやすい | 変わった箇所だけ書き直せる |
| 探しやすさ | 中身を検索しにくい。章立てと字幕で補う | 検索しやすく、必要な箇所だけ読める |
| 見る場面 | 初めて作業を覚えるとき | 作業中に手元で確かめるとき |
動画マニュアルを作るときのコツ
- 動画は1本1テーマにして、数分に収めます。長い作業は章に分け、目次から飛べるようにします。
- 冒頭で完成した状態を見せると、見る人がゴールを理解したうえで手順を追えます。
- 字幕を付けると、音を出せない職場でも見られ、話している内容を検索できるようになります。Klangで動画を文字起こしすれば、SRT・VTT形式の字幕ファイルとして書き出せます。
- 動画と一緒に、手順を1枚にまとめたチェックリストを置くと、2回目以降は動画を見直さずに済みます。
担当者の説明を録音して、マニュアルの下書きを作る
ベテランの担当者ほど、自分の作業を文章にするのに時間がかかります。書いてもらうのではなく、作業しながら話してもらい、その録音を文字起こししてAIチャットで手順に整えると、担当者の時間をほとんど使わずに下書きができます。
- 01
作業しながら説明してもらい、録音する
オンラインなら画面を共有してもらい、Klangの会議ボットを参加させて録音します。対面ならスマートフォンのアプリで録音します。「なぜそうするのか」「間違えやすいところはどこか」を、聞き手が途中で質問するのがコツです。
- 02
文字起こしを確認する
システム名や社内用語が正しく文字になっているかを確かめます。文字起こしの文をクリックすると、その時点の音声を再生できます。
- 03
AIチャットで手順の下書きにする
下の指示文をAIチャットに貼り付けます。手順・判断分岐・注意点・要確認に分かれた下書きができ、各項目に根拠の時刻が付きます。
- 04
担当者に「要確認」を聞いて清書する
説明が飛んでいる箇所は、担当者に確認して埋めます。画面の画像を撮り、手順書のテンプレートに清書して、使う人のレビューに回します。
文字起こし（抜粋）
- 00:12高橋まず依頼書を見て、課長のハンコか電子承認が入ってるか確認します。ないものは受けないで、営業に返してください。
- 00:31佐々木急ぎって言われてもですか？
- 00:34高橋はい、急ぎでも。そこは例外なしです。
- 00:41高橋で、取引先マスタを開いて、法人番号で検索。もう登録されてることがけっこうあるので。
- 01:02高橋出てきたら新規登録はしないで、そのコードを依頼書に書いて返します。
- 01:15高橋なければ新規登録を押して、正式名称を……あ、株式会社が前か後ろか、ここ間違えやすいです。
- 01:48高橋支払条件は一覧から選びます。一覧にないのが来たら、課長に聞いてください。適当に近いのを選ぶと請求でずれるので。
AIチャットで作った下書き
- 1依頼書に課長の押印または電子承認があるかを確認する00:12
- 2取引先マスタを開き、法人番号で検索する00:41
- 3「新規登録」を押し、正式名称を入力する01:15
- 4支払条件を一覧から選ぶ01:48
- 判断分岐検索で既存の取引先が出たら、新規登録せずコードを依頼書に書いて返す（01:02）
- 判断分岐支払条件が一覧にないときは課長に相談する（01:48）
- 注意承認のない依頼書は、急ぎでも受けない（00:34）
- 注意「株式会社」の位置（前株・後株）を間違えやすい（01:15）
- 要確認保存のあと、依頼書をどこに保管するかの説明がない → 高橋さんに確認
説明の録音から、マニュアルの下書きを作る
担当者が業務を説明・実演した録音の文字起こしを開き、AIチャットに貼り付けます。
この文字起こしは、担当者が業務のやり方を説明しながら実演した記録です。次の形でマニュアルの下書きを作ってください。 1. 目的と対象者（話されていなければ「要確認」） 2. 準備するもの・前提条件 3. 手順：1つの手順に1つの動作。文末は「〜する」。各手順に、終わったと分かる状態を添える 4. 判断分岐：「〇〇の場合は△△する」の形で、手順とは別の表にする 5. 注意点：話し手が「間違えやすい」「必ず」などと強調した箇所 6. 要確認：説明が曖昧な箇所や、手順が飛んでいる箇所を、本人への質問の形で 話されていないことを補って書かないでください。各手順と注意点には、根拠になった発言の時刻を付けてください。
動画マニュアルの章立てを作る
作業を撮影した動画をアップロードし、文字起こしができたら使います。
この文字起こしは、作業を撮影した動画の音声です。動画マニュアルの章（チャプター）を作ってください。 各章に、開始時刻、見出し（20文字以内）、その章で見せている作業を1行で付けてください。 1つの章が3分を超える場合は、区切りのよいところで分けてください。
担当者ごとのやり方の違いを洗い出す
同じ業務を複数の担当者が説明した録音を、1つのノートブックにまとめて使います。
このノートブックには、同じ業務を別々の担当者が説明した録音が入っています。 手順ごとに、担当者によってやり方が違う箇所を表にしてください。列は「手順」「担当者ごとのやり方」「違いによって起こりうる問題」です。 どの録音の何分ごろの発言かを、それぞれ付けてください。
AIの下書きは、録音で話された内容しか材料にしていません。話されなかった手順や、担当者が当たり前だと思って省いた確認は、下書きにも入りません。「要確認」の一覧を必ず担当者に戻し、レビューで使う人に試してもらってから公開してください。
マニュアル作成ツールの種類と選び方
マニュアル作成ツールは、大きく5種類に分かれます。製品ごとの機能や料金は変わりやすいため、ここでは種類ごとの向き不向きを整理します。導入前に、各製品の公式情報で最新の内容を確かめてください。
選ぶ順番は、「どこに置けば全員が見るか」が先、「どう作るか」が後です。すでに全社で使っているWikiや共有フォルダがあるなら、そこを置き場所にし、作る工程を軽くする道具を組み合わせるほうが定着します。
| 種類 | 向いている使い方 | 強み | 注意点 |
|---|---|---|---|
| Word・Excel・PowerPoint | 少数の手順書、印刷して使うマニュアル | 追加の費用がかからず、誰でも編集できる | ファイルが増えると最新版が分からなくなる。検索しにくい |
| 社内Wiki・ドキュメント共有ツール | 部署をまたいで多くのマニュアルを置く | リンクでつなげられ、検索しやすい。更新履歴が残る | 構成のルールがないと、ページが散らかる |
| マニュアル作成専用ツール | 画面操作のマニュアルを大量に作り、配布・管理する | 画像の加工、テンプレート、閲覧の管理などをまとめて使えるものが多い | 製品によって機能が大きく違う。社外への持ち出しの扱いを確認する |
| 画面録画・動画作成ツール | 動画マニュアル、操作の説明 | 作業をそのまま見せられる | 編集と更新に手間がかかる。検索しにくい |
| 録音・文字起こし＋AI（Klangなど） | 担当者の説明からマニュアルの下書きを作る | 話すだけで材料がそろい、発言の時刻まで戻って確かめられる | 下書きを作る道具で、マニュアルの置き場所ではない。画像は別に用意する |
マニュアルが使われなくなる理由と、更新の仕組み
作ったマニュアルが使われなくなる原因は、内容より運用にあることがほとんどです。公開する前に、次の4つを決めておきます。
管理担当を1人決める
「部署で管理」では誰も直しません。マニュアルごとに管理担当の名前を書き、異動のときに引き継ぎます。
見直し日を書く
半年や1年ごとの見直し日を表紙に書き、過ぎたものを一覧で確認します。手順書テンプレートのExcelには、見直し日を過ぎると赤くなる管理台帳があります。
変更のきっかけを決める
システムの更新、組織変更、ミスや問い合わせの発生。このいずれかが起きたら、該当するマニュアルを見直すと決めておきます。
使う人が直せる窓口を作る
「ここが違う」と気づいた人が、コメントやフォームで管理担当に伝えられるようにします。直した内容は改訂履歴に残します。
担当者が話すだけで、マニュアルの材料がそろう
Klangは、業務の説明や引き継ぎの会話を録音して文字起こしし、AIチャットで手順の下書きに整えられます。文字起こし・要約・AIチャットはフリープランから使えます。
- オンラインの説明は会議ボット、対面はモバイルアプリ、撮影した動画はアップロードで、すべて文字起こしになります
- 文字起こしの文をクリックすると、その時点の音声を再生できます。下書きの根拠をすぐ確かめられます
- 動画の文字起こしは、Word・TXT・SRT・VTTなどで書き出せます。話者の自動識別はプロプランの機能です
よくある質問
マニュアル作成は何から始めればよいですか？
部署の業務を1行ずつ書き出す「棚卸し」から始めます。そのうえで、頻度が高い、できる人が1人だけ、ミスの影響が大きい、近く担当が変わる、といった業務から優先してマニュアル化します。
業務マニュアルと手順書の違いは何ですか？
業務マニュアルは、業務の目的、全体の流れ、判断基準など、業務全体を説明する文書です。手順書は、そのなかの1つの作業について、操作の順番と確認ポイントを書いたものです。業務マニュアルから、関連する手順書を参照する形にすると整理しやすくなります。
動画マニュアルと文章のマニュアルはどちらがよいですか？
手作業や機器の操作など、動きを見せたい業務は動画、画面操作や判断の多い業務は画像付きの文章が向いています。動画は検索や部分的な更新がしにくいため、章立てと字幕を付け、手順をまとめたチェックリストを添えると使いやすくなります。
マニュアル作成を効率化する方法はありますか？
担当者に書いてもらうのではなく、作業しながら説明してもらい、その録音を文字起こしして下書きにする方法があります。Klangでは、文字起こしをもとにAIチャットで手順・判断分岐・注意点に分けた下書きを作れます。話されていない内容は入らないため、担当者の確認と、使う人のレビューを経てから公開してください。
マニュアル作成ツールは必要ですか？
数が少ないうちは、WordやExcel、社内Wikiで十分です。マニュアルが増えて最新版が分からなくなった、画面操作のマニュアルを大量に作る必要がある、といった課題が出てから専用ツールを検討すると、必要な機能を見極めやすくなります。