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ハイブリッド会議

ハイブリッド会議のやり方。音声・進行・議事録で、オンライン参加者を置き去りにしない

ハイブリッド会議は、会議室にいる人とオンラインの人が同時に参加する会議です。うまくいかない原因の多くは音声にあります。マイクと反響の対策、機材の選び方、進行のルール、両側の発言を録音する方法、オンライン参加者にも公平な議事録の書き方を順に説明します。

更新日：執筆・運営：

「オンラインの人が発言しない」は、本人の意欲の問題ではないことがほとんどです。環境と進行の側に原因があります。

ハイブリッド会議でよく起きる問題と原因
起きること主な原因対策の方向
会議室の声がオンライン側で聞き取れないノートPCの内蔵マイクが、離れた席の声を拾えない部屋全体を拾うマイクを置く
音が二重に聞こえる・ハウリングする会議室で複数のPCがマイクとスピーカーを同時に使っている音声をつなぐ端末を1台にする
オンラインの人が発言に入れない会議室の会話の間合いに割り込めない司会が順番に指名する
資料やホワイトボードが見えない会議室の画面だけで共有している資料は画面共有し、板書はデジタルで残す
会議後の決定が会議室だけで共有される終了後の立ち話で話が進む決定は会議中に読み上げ、議事録に残す

映像が多少粗くても会議は成り立ちますが、声が聞こえなければ成り立ちません。準備の時間は、まず音声に使います。

  1. 01

    会議室で音声をつなぐ端末を1台に決める

    会議室の参加者がそれぞれのPCで会議に入る場合は、マイクとスピーカーを切り、音声は会議室の代表の1台だけにします。複数のPCが同じ部屋の音を拾うと、エコーやハウリングの原因になります。

  2. 02

    部屋の広さと人数に合うマイクを置く

    少人数ならスピーカーフォン1台、広い部屋なら拡張マイクや天井・境界マイクを使います。マイクから最も遠い席の声を、事前にオンライン側で聞いてもらいます。

  3. 03

    スピーカーの音量と位置を確かめる

    スピーカーの音がマイクに回り込むと、オンラインの人に自分の声が返って聞こえます。音量を上げすぎず、エコーキャンセル機能のある機器を使います。

  4. 04

    オンライン側は、イヤホンとマイクを使ってもらう

    オンライン参加者がPCのスピーカーで聞くと、その音を自分のマイクが拾うことがあります。ヘッドセットかイヤホンを使い、話さないときはミュートにします。

  5. 05

    開始10分前に接続テストをする

    会議室とオンラインの両方で、一人ずつ名前を言って聞こえ方を確認します。毎回同じ会議室を使うなら、うまくいった設定を写真で残しておきます。

製品名ではなく機材の種類で整理しています。購入前に、会議室で実際に試せるかを確認してください。

人数は一般的な目安です。天井が高い、ガラス張りで反響が大きいなど、部屋の条件で必要な機材は変わります。

ハイブリッド会議の機材の種類と目安
機材の種類向いている人数・部屋できること注意点
ノートPCの内蔵マイク1〜2人・小部屋追加の機材なしで始められる離れた席の声は拾いにくい
スピーカーフォン3〜8人・小〜中会議室机の中央に置いて全員の声を拾う広い部屋では端の席が遠くなる
拡張マイク付きスピーカーフォン8〜15人・中会議室マイクを足して拾える範囲を広げる配線と置き場所を決めておく
天井・境界マイク15人以上・大会議室机の上を空けて部屋全体を拾う設置工事や設定が必要になることがある
会議用カメラ（広角・話者追尾）中〜大会議室会議室の全員と発言者を映す音声の対策の代わりにはならない
ヘッドセット・イヤホンオンライン参加者反響を防ぎ、声をはっきり届ける長時間でも疲れにくいものを選ぶ

会議室にいる人は、表情や間合いで自然に発言できます。オンラインの人には同じ機会がないため、進行で補います。

  • 冒頭で「オンラインの方は、チャットか挙手ボタンでどうぞ。こちらから順にお呼びします」と伝えます。
  • 意見を求めるときは、オンライン参加者から先に指名します。会議室の議論が固まってからでは、意見を言いにくくなります。
  • 会議室側にも、オンラインの画面とチャットを見る担当を1人決めます。司会が一人で両方を見るのは難しいためです。
  • 会議室で話すときは、マイクに向かって話し、名前を名乗ってから話してもらいます。録音と議事録にも発言者が残ります。
  • 資料は会議室のスクリーンだけでなく、Web会議で画面共有します。ホワイトボードはデジタルのものを使うか、写真を撮ってチャットに貼ります。
  • 会議室の参加者どうしの小声の相談や、終了後の立ち話で決めないようにします。決めたことは会議中に読み上げます。

ハイブリッド会議の録音で抜けやすいのは、会議室の小さな声か、オンライン参加者の声のどちらかです。録る場所によって残る音が変わります。

会議室の音声がWeb会議にきちんと入っていれば、Web会議に流れる音声を録るのが最も確実です。会議室のマイクの音が小さいと、録音でも同じように聞き取りにくくなるため、前の節の音声の設定が録音の質も決めます。

Klangの会議アシスタントは、Zoom・Teams・Google Meetの会議に参加者として入り、会議の音声を録音して文字起こしします。会議室だけで行う打ち合わせは、スマホアプリで録音するか、録音ファイルを後からアップロードします。録音する前に、会議室とオンラインの両方の参加者に、録音することと記録の共有範囲を伝えてください。

録音の方法と、残る音声
録音の方法残る音声向いている場面
Web会議ツールの録画・録音会議に入っている音声（会議室のマイク＋オンライン）会議室の音声がWeb会議にきちんと入っているとき
会議アシスタント（ボット）の録音Web会議に流れている音声録画の権限がない、または自動で残したいとき
会議室での録音（スマホアプリ・録音機）会議室の音声。オンラインの声はスピーカー経由会議室が中心で、オンライン参加者が少ないとき

会議室の議論だけを細かく書き、オンラインの発言を「その他意見あり」とまとめると、議事録の上でも不公平が残ります。

発言者の名前を手で書き取るのは、ハイブリッド会議では特に難しくなります。Klangのプロプランでは、話者の自動識別で発言を話者ごとに分けられます。議事録として共有する前に、名前の割り当てと決定事項を確認してください。

ハイブリッド会議の議事録に加える項目
項目書き方の例理由
参加形態会議室：5名／オンライン：4名（氏名）誰がどの形で参加したかを残す
チャットでの意見「チャットで田中さんより、納期の再確認の提案」口頭以外の発言も議事録に残す
画面共有した資料資料名と保存場所のリンク会議室の画面だけで見た資料を後から確認できる
聞き取れなかった箇所「音声不良のため後日確認」推測で補わず、確認事項として残す
決定事項と担当担当者・期限を全員に向けて読み上げた内容会議室の外で話が変わらないようにする

会議の前日か直前に、この8項目を確認します。

  • 会議室で音声をつなぐ端末は1台に決まっているか。
  • 最も遠い席の声が、オンライン側で聞き取れるか。
  • オンライン参加者に、イヤホンかヘッドセットの使用をお願いしたか。
  • 資料を画面共有できる状態になっているか。
  • オンラインのチャットと挙手を見る担当が決まっているか。
  • 録音・録画をすることと、記録の共有範囲を参加者に伝えたか。
  • 議事録の担当と、共有の期限が決まっているか。
  • 前回の会議で聞き取れなかった箇所や、未確認の事項が残っていないか。

Klangは、Zoom・Teams・Google Meetの会議に参加して録音・文字起こしし、要約・決定事項・ToDoの下書きを作ります。会議室だけの打ち合わせはスマホアプリで録音できます。参加した場所に関係なく、全員が同じ記録を読めます。

  • フリープランでもZoom・Teams・Google Meetの会議を自動で録音し、文字起こしは無制限です。
  • 録音ファイルや録画は、1ファイル10GBまでアップロードできます。
  • 話者の自動識別はプロプランの機能です。
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ハイブリッド会議とは何ですか。

会議室など同じ場所に集まった参加者と、自宅や別の拠点からWeb会議で参加する人が、同時に参加する会議の形式です。出社と在宅を組み合わせるハイブリッドワークの広がりとともに一般的になりました。

ハイブリッド会議でハウリングやエコーが起きるのはなぜですか。

同じ会議室で複数のPCがマイクとスピーカーを同時に使っていると、スピーカーの音を別のマイクが拾って音が回り込むためです。会議室で音声をつなぐ端末を1台にし、ほかのPCはマイクとスピーカーを切ります。

ハイブリッド会議に必要な機材は何ですか。

最低限、会議室の全員の声を拾えるマイク付きのスピーカーフォンが必要です。広い部屋では拡張マイクや天井・境界マイクを検討します。オンライン参加者にはイヤホンかヘッドセットを使ってもらいます。

オンライン参加者が発言しにくいときはどうすればよいですか。

司会がオンライン参加者から先に指名し、会議室側にチャットと挙手を見る担当を置きます。会議室の議論が固まる前に意見を聞くことで、オンラインの人も議論に加われます。

ハイブリッド会議を録音するにはどうすればよいですか。

会議室の音声がWeb会議に入っていれば、Web会議ツールの録画や会議アシスタントで、会議室とオンラインの両方の音声を録れます。会議室だけで録音すると、オンラインの声はスピーカー越しになり聞き取りにくくなることがあります。

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

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