定例会議
毎週・毎月の定例会議を、報告の読み上げで終わらせないための進め方をまとめました。そのまま使える定例のアジェンダ、進捗会議で使う信号（緑・黄・赤）の報告、前回からの差分で書く議事録、ToDoの持ち越し管理を紹介します。
更新日：執筆・運営：Klang AI AB
30分の週次定例を想定したアジェンダです。前回のToDoの確認から始め、決定事項とToDoの確認で終わる型にすると、毎回同じ順番で進められます。
ポイントは「報告」と「相談」を分けることです。報告は事前に共有シートに書いてもらい、会議では信号が黄か赤のものだけを話します。浮いた時間を、決めたいことに回します。
コピーして使えます。毎回このアジェンダを複製し、日付と議題だけ書き換えます。
【週次定例 アジェンダ】2026年10月12日（月）10:00〜10:30 0. 前回のToDoの確認（5分） ・期限が来たものだけ、完了／未完了を答える 1. 進捗の報告（10分） ・各担当：信号（緑・黄・赤）と、黄・赤の理由だけ 2. 相談・決めたいこと（10分） ・事前に書かれた議題のみ ① 展示会の出展ブースの規模（担当：中村） 3. 連絡事項（3分） 4. 決定事項とToDoの確認（2分） ※議題は前日17時までにこのアジェンダに追記してください。 ※報告だけの内容は、事前に共有シートに書いて、会議では読み上げません。
定例会議は回数が多い分、1回の進め方の差が積み重なります。次の5つを毎回の型にします。
アジェンダに議題の追記期限を書いておきます。期限までに議題が1つもなければ、定例を中止する、または15分に短縮すると決めておきます。
期限が来たToDoだけを読み上げ、担当者が完了か未完了かを答えます。未完了のものは、新しい期限を決めて持ち越します。
「先週から何が変わったか」だけを話します。変化がない項目は「変わりなし」の一言で次へ進みます。
事前に書かれた議題について、決める人と決め方を確認してから議論します。決めきれないものは、次回までに必要な情報と担当を決めて持ち越します。
司会が決定事項・ToDo（担当と期限）・持ち越しを読み上げ、その場で確定させます。これがそのまま議事録になります。
プロジェクトの進捗会議では、案件やタスクごとに信号の色を付けて報告すると、話すべき項目がすぐに分かります。
赤の項目は、報告ではなく相談の議題として扱います。「誰に何を決めてほしいか」を担当者に言ってもらうと、議論が短くなります。
信号を付ける基準は、最初の定例でチームで決めておきます。「期限まで1週間を切って未着手なら黄」のように具体的にすると、人によって色がぶれません。
| 信号 | 意味 | 会議で話すこと |
|---|---|---|
| 緑 | 予定どおり進んでいる | 話さない（「緑です」の一言のみ） |
| 黄 | 遅れそう、またはリスクがある | 理由と、自分で取る対策 |
| 赤 | 遅れている、または自分では解決できない | 理由と、会議で決めてほしいこと |
定例の議事録で毎回すべての進捗を書き直すと、読む側も前回との違いが分かりません。変わったこと・決まったこと・次にやることの3つだけを書きます。
持ち越しが2回を超えたToDoは、担当者の努力不足ではなく、ToDoの切り方や優先順位の問題であることが多いです。相談の議題に上げて、分けるか、やめるかを決めます。
| ToDo | 担当 | 最初の期限 | 現在の期限 | 持ち越し回数 | 状態 |
|---|---|---|---|---|---|
| 展示会の申込書提出 | 中村 | 10/16 | 10/16 | 0 | 対応中 |
| A社の代替候補を3社挙げる | 小林 | 10/19 | 10/19 | 0 | 対応中 |
| 料金表の改訂 | 加藤 | 9/28 | 10/19 | 2 | 要相談 |
進捗の全体は共有シートや案件一覧に任せ、議事録には変化と決定だけを残します。
【週次定例 議事録】2026年10月12日（月） 参加：中村、小林、加藤、吉田（欠席：伊藤） ■ 前回からの変更点 ・A社案件：黄→赤（先方の予算凍結。11月まで再開見込みなし） ・新サービスの資料：完成（緑） ■ 決定事項 1. 展示会のブースは小サイズ（2コマ）で申し込む ■ ToDo ・中村：展示会の申込書を10月16日までに提出 ・小林：A社の代替案件の候補を3社、次回までに挙げる ■ 持ち越し ・採用イベントへの参加（来週の定例で決める）
毎回の定例の前後で、次の項目を確認します。
□ アジェンダを複製し、日付を書き換えた □ 議題の追記期限を過ぎた時点で議題を確認した □ 前回のToDoのうち、期限が来たものに印を付けた □ 報告の共有シートが更新されているか確認した
□ 決定事項・ToDo・持ち越しを読み上げで確定した □ 差分で書いた議事録を当日中に共有した □ ToDoの持ち越し管理表を更新した □ 持ち越しが2回を超えたToDoを次回の相談議題に入れた
定例会議は同じ形の記録が毎週たまります。録音しておくと、会議ごとの要約に加えて、何週間分かの定例を横断した振り返りも作れます。
定例会議ごとにフォルダを分けて録音を保存しておくと、スケジュール分析で読む範囲をその定例だけに絞れます。結果からはもとになった会議をたどれるので、気になる指摘は文字起こしで実際の発言を確認できます。
会議の処理が終わったときに動き、その会議の要約や決定事項・ToDoをSlack・Teams・メールなどへ届けます。欠席者への共有に使えます。
毎日・毎週・毎月から頻度を選び、決めた時刻にフォルダ内の複数の会議を横断して読みます。「この1か月の定例で繰り返し止まっている論点」のような問いに答えます。プロプラン以上の機能です。
Klangで定例会議を録音すると、文字起こしとAI要約から、決定事項とToDoをすぐに確認できます。AIチャットで「前回からの変更点だけ挙げて」と聞けば、差分で書く議事録の下書きになります。
前回のToDoの確認、進捗の報告（変化のみ）、相談・決めたいこと、連絡事項、決定事項とToDoの確認の5つが基本です。議題の追記期限もアジェンダに書いておきます。
報告は事前に共有シートに書いてもらい、会議では信号が黄か赤のものだけを話すようにします。浮いた時間を、事前に書かれた相談の議題に使います。
前回からの変更点、決定事項、ToDo（担当と期限）、持ち越しの4つだけを書きます。進捗の全体は共有シートや案件一覧に任せます。
進捗会議は、プロジェクトの進み具合を確認することに目的を絞った定例会議の一種です。案件ごとに緑・黄・赤の信号を付けて報告すると、話すべき項目がすぐに分かります。
議題の追記期限までに議題がなければ中止するか、ToDoの確認だけの短い会議にすると、あらかじめ決めておくのがおすすめです。