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採用の記録

リファレンスチェックの質問と記録方法。職務の事実を確かめる面談ガイド

候補者と働いた経験のある人に、職務上の具体的な出来事を聞くためのガイドです。依頼前の確認、質問例、回答の整理、不一致への対応を、コピー・保存できる確認メモとともに紹介します。

更新日：執筆・運営：

「評判がよいか」ではなく、「採用する職務に必要な行動を、どの場面でどう行ったか」を聞きます。候補者に不利な情報を探すための身辺調査とは分けて考えます。

米国人事管理庁（OPM）は、質問を職務に結び付け、手順を構造化する方法を紹介しています。本ページはその方法論を参考にした実務用の整理です。米国の制度や法的保護が日本でも適用されることを意味しません。

情報源ごとに分けて扱うこと
情報源確認できること残る限界
候補者本人の面接本人の説明、担当範囲、判断の理由記憶や本人の見方に基づく
推薦者への面談一緒に働いた場面で観察した行動観察期間・役割が限られ、評価には主観も入る
職務に関する記録確認できる期間・役割・成果の記録持ち出しや第三者への開示が認められているか別途確認が必要

候補者が推薦者を挙げたことと、その推薦者への録音やAI処理が認められたことは別です。社内の採用・個人情報の運用に沿って、実施範囲を先に決めます。

  1. 01

    目的と質問範囲を候補者に説明する

    どの職務について、誰に、何を、どの方法で確認するかを伝えます。現職への連絡が不利益につながる可能性もあるため、連絡先と時期を推測で決めません。

  2. 02

    推薦者に回答できる範囲を確認する

    所属先の規程や守秘義務のため答えられないこともあります。「分からない」「直接見ていない」「回答できない」を区別して受け止めます。

  3. 03

    記録・AI処理・閲覧者・保管を決める

    録音するか、文字起こしやAI分析に使うか、誰が閲覧し、いつ見直すかを説明して確認します。認められない場合は録音せず、許された方法で必要な範囲のメモを残します。

  4. 04

    不一致の確認手順を用意する

    情報が食い違ったときに候補者へ確認する担当と方法を決めます。推薦者の機密情報を、そのまま別の相手に渡さないよう共有範囲も確認します。

以下はKlangが作成した質問の例です。同じ職務では共通の軸を使い、追加質問は回答の意味や根拠を明らかにするために使います。

「問題のある人ではありませんよね」のように答えを誘導しません。「優秀です」という回答には、「どの仕事の、どの行動からそう感じましたか」と具体化を求めます。直接観察した例がないことを、能力がない証拠として扱いません。

職務に関する質問と、聞き返すポイント
確認の軸最初の質問追加で確かめること
関係・期間いつ、どのような立場で一緒に働きましたか。直接見ていた業務と、見ていない業務は何ですか。
担当範囲その案件で、候補者が担当した部分を教えてください。チームの成果と、本人が行ったことを分けるとどうなりますか。
問題への対応仕事が予定どおり進まなかった具体的な場面はありますか。本人は何を行い、その後どうなりましたか。どこまで確認できていますか。
協働関係者の意見が分かれた場面で、どのように調整しましたか。推薦者ご自身が見聞きした場面ですか。
学習・改善フィードバックを受けた後、仕事の進め方はどう変わりましたか。変化が見られた時期や具体例はありますか。
補足・限界今回の質問で、十分には答えられなかった点はありますか。記憶が曖昧な点、他の人から聞いた点を分けてください。

厚生労働省は、本人の適性・能力に関係しない事項の把握や身元調査が、就職差別につながるおそれを示しています。本人への面接だけでなく、第三者から聞く内容にも注意が必要です。

このガイドや記入票は、個別の実施方法の適法性を判断するものではありません。目的、対象情報、委託先、保存・共有の範囲は、自社の人事・個人情報管理の担当者と確認してください。

  • 本籍・出生地、家族、住宅・生活環境について聞かない。
  • 宗教、思想・信条、支持政党、労働組合などについて聞かない。
  • 私生活や健康に関する話題が出ても、採用メモへ無条件に転記しない。必要性と取扱いを担当者に確認する。
  • 同意があることだけで、あらゆる質問・収集が適切になるとは考えない。

質問と回答の要約だけでは、推薦者が何を根拠に答えたかが抜け落ちます。記録ID、質問番号、録音している場合は時刻も残します。候補者の説明を後から追記するときは、元の回答を上書きせず、確認日と情報源を分けてください。

架空の回答を整理する例
種類記録例扱い
直接観察会議で候補者が3つの選択肢を整理した。推薦者は同席。状況と本人の行動として残す
評価「調整が丁寧だった」と推薦者が述べた。誰の評価かを明記する
伝聞別部署でも評判がよいと聞いた。直接観察と区別し、事実の裏付けと混同しない
不一致本人は主導と説明。推薦者は部長が決裁したと説明。主導と決裁の意味・担当範囲を候補者に確認する
未確認他の案件での行動は推薦者が見ていない。空白を推測で埋めない

1つの職務テーマについて、質問・回答の根拠・未確認事項をまとめます。架空例には、録音しない場合の記録方法も含めています。

1枚につき、1つの確認テーマを整理します。空欄は「未記入」のまま出力されます。分からないことは推測で埋めず、未確認と書いてください。

入力内容はこのページ内だけで処理し、送信・保存しません。ページを閉じると消えます。実名や機密情報は避け、管理用IDを使ってください。これは文章を整理する記入票で、AI処理やKlangへの登録は行いません。

氏名ではなく管理用IDを使い、募集職務に必要な行動を1つ選びます。

候補者との合意、推薦者への説明、録音・AI処理の可否を分ける。未確認は未確認と書きます。

直接見ていた仕事の範囲と、見ていない範囲を残します。

具体的な出来事を尋ね、誘導する前提や職務と無関係な質問を入れません。

状況・本人の行動・確認できた結果。観察していなければ「直接観察なし」。

記録ID・日付・音声の時刻、または手書きメモの場所。存在しない録音時刻は作りません。

「調整力がある」は推薦者の評価として分離。第三者からの伝聞も明示します。

不一致を虚偽と決めつけず、確認する具体的な点と担当を残します。

社内で認められた範囲を記載。未定なら未定とし、共有前に確認します。

共有前に、根拠と扱いを確認する

採否・適性の判定ではありません。記入やチェックは、本人の同意や社内承認を取得する手続きの代わりにはなりません。

未記入：9項目。空欄のままでも下書きとして保存できます。

確認した項目だけチェック

入力を編集すると、確認項目はすべて未確認に戻ります。

候補者の人格、適性、採否をAIに判定させるための手順ではありません。記録の整理結果を、人が他の選考情報と照らして確認します。

  1. 01

    許された取材だけを取り込む

    録音・AI処理の扱いを確認した音声を文字起こしします。話者、固有名詞、否定表現、担当範囲は元音声で確かめます。

  2. 02

    選んだ記録から事実を探す

    分析に対象の音声や資料を追加し、「職務上の出来事、推薦者の評価、未確認事項を分け、出典を示して整理」と指示します。回答が原文の意味を保っているか照合します。

  3. 03

    共有先を確認する

    Klangではトップレベルのプロジェクトでアクセスを管理し、サブフォルダは権限を継承します。選考記録を既存の共有プロジェクトへ入れる前に、閲覧できる人を確認してください。

録音が認められた面談は、Klangで文字起こしして読み返せます。選んだ資料を使った分析と出典の確認で、職務上の事実を探す作業を支援します。採否の判断や同意の取得は代行しません。

  • 話された内容を元音声と照合する
  • 分析の対象にする音声・資料を選ぶ
  • 共有前にプロジェクトの閲覧者を確認する
無料で試す
リファレンスチェックと採用面接は何が違いますか？

採用面接では候補者本人に聞きます。リファレンスチェックでは、一緒に働いたことのある人に職務上の経験を確認します。情報源と観察範囲が違うため、一方をそのまま正解として他方を否定するのではなく、不一致の意味を確かめます。

推薦者が回答できないときはどう記録しますか？

直接見ていない、覚えていない、所属先の規程で答えられないなど、分かる範囲で理由を区別します。回答がないことを、候補者についての否定的な事実に置き換えません。

リファレンスチェックを録音してもよいですか？

実施の了承と録音の了承は分けて確認してください。目的、録音・文字起こし・AI処理、閲覧者、保管の扱いを事前に説明し、自社の運用に沿って確認します。録音が認められなければ、許された方法でメモを残します。

この記入票は採否や候補者の点数を出しますか？

出しません。入力した文章を確認メモの形に並べるだけです。すべての確認項目をチェックしても下書きのままで、適法性、同意の有効性、採用の適否は判断しません。

クレジットカードは不要です。数分でお使いいただけます。

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